Có rất nhiều các phương pháp đánh giá nhân viên trong công ty nhưng đa số đều có các ưu điểm lẫn nhược điểm mà các nhà quản lý phải tùy chỉnh dựa trên hình thái doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một vài phương pháp phổ biến và hữu ích nhất mà HR Talents tổng hợp được dành cho các quý công ty, nhà quản trị.
1. Phương pháp theo dõi các sự việc quan trọng (critical incident method)
Theo phương pháp theo dõi các sự việc quan trọng, nhà quản lý sẽ ghi chú lại các hành vi (cả tích cực và tiêu cực) của nhân viên trong công việc trong những khoảng thời gian nhất định. Những ghi chú này sau đó sẽ được tổng hợp để đưa vào báo cáo nghiệm thu cuối cùng.
Ưu điểm:
- Quản lý nhìn thấy sự tiến bộ trong công việc của nhân viên qua thời gian do luôn sát sao theo dõi nhân viên trong quá trình làm việc.
- Quản lý kịp thời hướng dẫn, hỗ trợ, đưa ra giải pháp khi nhân viên gặp khó khăn trong lúc làm việc.
Nhược điểm:
- Các đánh giá dựa trên ghi chú có thể thiếu khách quan, cảm tính.
- Việc thực hiện ghi chú trên giấy mang đến rủi ro về hư hỏng, thất lạc thông tin theo thời gian.
- Quản lý theo dõi quá sát sao khiến nhân viên không thoải mái và gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.
- Phương pháp đánh giá chỉ phù hợp với quy mô nhân sự nhỏ (<20 nhân sự) do việc theo dõi nhiều nhân viên cùng một lúc có thể khiến quản lý trở nên quá tải, mặt khác các đánh giá cho ra cũng khó đảm bảo được chất lượng.
2. Phương pháp đánh giá 360 độ
Theo phương pháp đánh giá 360 độ, mọi nhân viên sẽ được đánh giá dựa trên phản hồi của đồng thời cả quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, nhân viên từ phòng ban khác mà đối tượng đánh giá làm việc cùng thường xuyên, khách hàng,… Mỗi nhân viên sẽ được đưa một bảng hỏi, trong đó bao gồm danh sách tên của các đồng nghiệp cùng một loạt năng lực để đưa ra các đánh giá tương ứng.
Ưu điểm:
- Phương pháp cho ra các kết quả đánh giá đa chiều, không chỉ thuần về chuyên môn mà còn về thái độ làm việc, khả năng làm việc nhóm và các phương diện khác của nhân viên.
Nhược điểm:
- Phương pháp sẽ trở nên phức tạp khi áp dụng với quy mô nhân sự lớn. Một cá nhân có thể nhận ít nhất 03 phiếu đánh giá khác nhau từ đồng nghiệp, lãnh đạo, khách hàng; nhân lên với số lượng nhân sự thì khối lượng phiếu đánh giá sẽ rất lớn, khiến người đánh giá mất nhiều thời gian để tổng hợp và gạn lọc thông tin.
- Phương pháp tiềm ẩn nguy cơ mâu thuẫn nội bộ do các đánh giá tiêu cực có thể gây mất lòng cá nhân. Ngược lại nếu nhân viên sợ mất lòng nhau mà không chỉ ra các chỗ sai, chỗ chưa tốt thì sẽ ảnh hưởng đến kết quả đánh giá.
- Năng lực người đánh giá kém dẫn đến đánh giá không chuẩn. Ví dụ như nhân viên mới vào công ty sẽ khó có thể đưa ra những nhận xét đúng về một nhân viên lâu năm tại công ty.
Một gợi ý giúp việc triển khai đánh giá 360 độ hiệu quả hơn đó là sử dụng công cụ hỗ trợ đánh giá nhân sự – Base Review. Công cụ sẽ mang lại cho doanh nghiệp:
- Kết quả đánh giá khách quan: Phần mềm bao quát các thông tin nhân sự trên nhiều góc nhìn gồm điểm số (Score), xếp hạng (Ranking) , danh hiệu (Label), giúp người đánh giá có đầy đủ thông tin để ra các đánh giá chính xác. Mặt khác phần mềm cung cấp các hình thức đánh giá như Tự đánh giá, Quản lý đánh giá, Đánh giá chéo, giúp kết quả đánh giá đa chiều và toàn diện hơn. Các đánh giá này sau đó sẽ được lưu trữ lại trên hệ thống, phục vụ cho việc so sánh sự tiến bộ của nhân viên qua những kỳ đánh giá.
- Quy trình đánh giá đơn giản, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp: Thay vì tự mình xây dựng, doanh nghiệp thực hiện đánh giá theo bộ tiêu chí, mô hình đánh giá được thiết lập sẵn trên phần mềm. Các dữ liệu sau đó sẽ được phần mềm tự động tổng hợp và tạo thành các báo cáo biểu đồ trực quan, giúp quản lý tiết kiệm thời gian trong việc nghiên cứu báo cáo.
Tổng quan kết quả đánh giá nhân viên trên phần mềm Base Review
3. Phương pháp checklist
Phương pháp checklist là một loạt các câu hỏi nhằm đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên do đội ngũ nhân sự đặt ra cho người quản lý trực tiếp. Các câu hỏi này sẽ được đặt dưới hình thức “có/không”, nhằm thu thập ý kiến của người quản lý về năng lực của một nhân viên cụ thể nào đó.
Ưu điểm:
- Quy trình triển khai phương pháp đơn giản chỉ với hai công việc: phát phiếu cho nhân viên, tổng hợp thông tin từ phiếu.
- Kết quả cho ra cô đọng, súc tích.
Nhược điểm:
- Kết quả cho ra có thể không đủ sâu do chỉ gồm hai lựa chọn Có/Không, chỉ đánh giá nhân viên có đáp ứng tiêu chí hay không thay vì đánh giá được cụ thể mức độ đáp ứng tiêu chí của nhân viên. Doanh nghiệp cần kết hợp song song phương pháp checklist với các phương pháp khác để có những đánh giá chất lượng.
Mẫu form đánh giá nhân viên theo phương pháp checklist
4. Phương pháp tự đánh giá
Với phương pháp tự đánh giá, các nhân viên sẽ được yêu cầu tự đánh giá năng lực của chính họ thông qua một hệ thống câu hỏi nhiều đáp án. Qua đó, họ sẽ thể hiện được mình tự tin về năng lực của mình tới đâu. Với các kết quả này, nhân viên sẽ tiếp tục bước vào thảo luận cùng với quản lý qua buổi họp trực tiếp. Buổi họp sẽ giúp làm rõ ràng hơn các khiếm khuyết còn ẩn giấu, và cả hai bên sẽ có phương án để khai thác ưu điểm cũng như hạn chế nhược điểm tốt hơn.
Ưu điểm:
- Nhân viên chủ động hơn với kết quả đánh giá. Cụ thể nhân viên tự nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân và có xu hướng tự giác hơn để khắc phục điểm yếu, cải thiện năng lực bản thân.
- Nhà quản lý hiểu thêm về góc nhìn của nhân viên, quản lý có thể cảm nhận nhân viên đang nhận thức về bản thân như thế nào và có những định hướng đào tạo phù hợp cho nhân viên đó.
Nhược điểm:
- Phương pháp tự đánh giá chỉ nên dùng để tham chiếu và áp dụng song song với các phương pháp khác, do nhân viên thường có xu hướng đánh giá cao năng lực bản thân, dẫn đến kết quả đánh giá không đảm bảo khách quan.
5. Phương pháp đánh giá theo thang điểm năng lực
Với phương pháp đánh giá theo thang điểm năng lực, mỗi vị trí sẽ có những bộ năng lực nhất định, và từng năng lực của nhân viên sẽ được đánh giá theo các thang điểm từ giỏi đến yếu.
Ưu điểm:
- Với phương pháp đánh giá theo thang điểm năng lực, bạn sẽ so sánh được năng lực của nhân viên với nhau. Đồng thời bạn cũng xác định được những năng lực nào của nhân viên cần phải tiến hành đào tạo, cải thiện thêm.
Nhược điểm:
- Phương pháp chỉ áp dụng với nhân viên ở cùng vị trí do nhân viên ở những vị trí khác nhau, có những nhiệm vụ và yêu cầu trong công việc khác nhau nên các tiêu chí để đánh giá công việc cũng không giống nhau.
Mẫu form đánh giá nhân viên theo thang điểm
6. Phương pháp Quản trị bằng mục tiêu
Phương pháp quản trị mục tiêu có thể là một trong những phương pháp phổ biến nhất – mà chúng ta vẫn thường được biết tới qua những cái tên viết tắt quen thuộc như KPI hay OKR.
Trong phương pháp này, nhân viên cùng người quản lý trực tiếp sẽ cùng làm việc với nhau để xây dựng một danh sách mục tiêu cần đạt cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu được đặt ra cần phải thỏa mãn các tiêu chí SMART: cụ thể (specific), đo lường được (measureable), attainable (có thể đạt được), thực tế (relevant) và (có giới hạn về thời gian thực hiện (time-bound). Ví dụ, người nhân viên có thể đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu bán hàng lên 5% trong một quý. Mục tiêu này cần có các chỉ số làm thang đo cụ thể để nghiệm thu sau khi hết giai đoạn.
Sau đây là trình tự để thực hiện phương pháp quản trị bằng mục tiêu:
– Thảo luận đưa ra các mục tiêu lớn nhỏ có sự góp mặt của cả quản lý lẫn nhân viên.
– Chỉ dẫn cách thức thực hiện mục tiêu cho nhân viên (kế hoạch hành động)
– Nhân viên tiến hành, đo đạc kết quả thường xuyên
– Nghiệm thu thường xuyên liên tục. Nhà quản lý góp ý hoàn thiện cho nhân viên
Quy trình quản trị mục tiêu
Ưu điểm:
- Phương pháp quản trị mục tiêu giúp nhân viên có sự tập trung cao độ vào những mục tiêu quan trọng. Ngoài ra do từng đầu việc nhân viên thực hiện đều được gắn với một mục tiêu cụ thể nên nhà quản lý dễ dàng định lượng được hiệu quả làm việc của nhân viên.
Nhược điểm:
Phương pháp quản trị mục tiêu sẽ không phát huy được ưu điểm của chúng khi doanh nghiệp vấp phải các vấn đề sau đây:
- Vấn đề về đặt mục tiêu: Các mục tiêu đặt ra quá xa vời, không phù hợp với khả năng thực hiện của nhân viên; mục tiêu cá nhân không liên kết với mục tiêu chung nên dù nhân viên làm tròn trách nhiệm cũng không mang lại hiệu quả; mục tiêu cứng nhắc và không linh hoạt trước những thay đổi của tổ chức.
- Vấn đề về thực thi mục tiêu: Quản lý không nắm được tiến độ thực hiện các mục tiêu dẫn đến không thể hành động kịp thời khi có vấn đề xảy ra. Mặt khác nhân viên không có công cụ để quản lý các đầu việc đang thực hiện, dẫn đến tình trạng mất kiểm soát với công việc, không biết bản thân đang chậm tiến độ để có điều chỉnh kịp thời.
- Vấn đề về đánh giá nhân sự: Quản lý chỉ nhận về kết quả công việc cuối cùng mà không thấy được toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên. Khi nhân viên có hiệu suất kém, quản lý khó có thể nhận biết được nguyên nhân và đưa ra giải pháp phù hợp cho nhân viên.
Hiểu được 3 vấn đề thường trực của doanh nghiệp trong quản trị mục tiêu, phần mềm Base Goal đã được thiết kế với các tính năng giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu của nhiều cá nhân cùng một lúc một cách hiệu quả hơn, đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn.
- Base Goal giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống mục tiêu cá nhân khoa học: Mục tiêu cá nhân khi được tạo trên phần mềm sẽ được gán đầy đủ các thông tin: Mục tiêu thuộc cycle nào, mục tiêu thuộc team nào, loại mục tiêu là gì (OKR hay KPI) và mục tiêu được tạo cho ai (bản thân mình hay người khác). Doanh nghiệp có thể thấy tổng quan các mục tiêu đang liên kết với nhau thế nào trong một chu kỳ thời gian cụ thể, thông qua các giao diện mục tiêu tổng quan, mục tiêu theo thành thành viên, hoặc mục tiêu theo sơ đồ cây (liên kết giữa các bộ phận)
Base Goal giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống mục tiêu cá nhân khoa học
- Base Goal giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tiến độ thực hiện mục tiêu, hỗ trợ việc kiểm soát các mục tiêu đi đúng hướng, hoàn thành đúng tiến độ: Khi nhân viên thực hiện thao tác cập nhật kết quả lên hệ thống, con số đo lường % hoàn thành mục tiêu sẽ thay đổi. Nhìn vào màu sắc và dấu hiệu cảnh báo hiển thị, người lãnh đạo sẽ luôn biết tiến độ công việc của nhân viên.
Base Goal hỗ trợ việc kiểm soát các mục tiêu đi đúng hướng, hoàn thành đúng tiến độ
- Base Goal giúp việc đánh giá nhân viên khách quan: Phần mềm áp dụng 2 phương thức đánh giá là nhân viên tự đánh giá (self review) và quản lý đánh giá (manager review). Bản thân nhân viên sẽ tự đánh giá về mức độ tự tin hoàn thành mục tiêu. Quản lý đánh giá dựa vào 2 tiêu chí “Chất lượng mục tiêu” và ” Các key result có liên quan và mang lại hiệu quả cho việc hoàn thành mục tiêu hay không”. Kết quả từ 2 phía sẽ là cơ sở để nhà quản lý đưa ra đánh giá cuối cùng chính xác.
Nhân viên tự đánh giá trên Base Goal
Quản lý đánh giá nhân viên trên Base Goal
7. Các lưu ý khi nghiệm thu đánh giá nhân viên
Công việc nghiệm thu đánh giá tuy là bắt buộc nhưng cũng là một yêu cầu nhạy cảm, do liên quan đến nhiều yếu tố. Trong quá trình nghiệm thu đánh giá, hoặc cả khi phỏng vấn đánh giá nhân viên, nhà quản trị nhân sự cần phải lưu ý tới những vấn đề sau để khai thác và truyền đạt thông tin được tốt nhất:
Những việc nên / khuyến khích làm
- Chuẩn bị trước các khâu phỏng vấn, chủ động thêm vào đó những câu hỏi yêu cầu nhân viên chủ động đánh giá bản thân
- Thông báo trước và kêu gọi sự tham gia đóng góp của toàn thể nhân viên.
- Chú trọng vào cơ hội phát triển bản thân cho nhân viên
- Thể hiện sự trân trọng nỗ lực của nhân viên trước khi đưa ra các đánh giá tiêu cực hơn
- Hạn chế phê phán nhân viên bằng ngôn ngữ gay gắt
- Hỗ trợ thiết lập mục tiêu và triển khai phương án hành động cho nhân viên
- Cần thường xuyên giải đáp, khảo sát và tìm ra điểm yếu của nhân viên để ngồi lại, nói chuyện rồi khắc phục
- Sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp.
Những điều không nên làm khi phỏng vấn nhân viên
- Thuyết giảng, đánh giá cá nhân về nhân viên
- Quá trình phỏng vấn lộn xộn, bị lẫn giữa nhiều vấn đề
- Độc chiếm cuộc trò chuyện.
Trong buổi trao đổi, nhân viên tham gia góp ý và phát biểu càng nhiều càng giúp buổi nghiệm thu trở nên hiệu quả. Người quản lý và nhà quản trị nhân sự cần hiểu và lắng nghe chứ không phải ra sức phê phán và bác bỏ ý kiến của nhân viên. Nếu có sự bất đồng, nên đưa ra lý do hợp lý. Buổi nghiệm thu sẽ hiệu quả hơn nếu nêu được nhiều mục tiêu cụ thể và giải pháp khắc phục các khó khăn hiện có.
Kết luận
Nhìn chung, đích đến của những phương pháp đánh giá nhân viên là đưa ra nhìn nhận đúng về hiệu suất của nhân viên, những điều nhân viên đó đang làm tốt và chưa tốt; từ đó mà doanh nghiệp có những phương hướng cải thiện phù hợp để giúp nhân viên hoàn thiện hơn, đạt được hiệu suất tốt hơn nhằm đáp ứng các yêu cầu phát triển của tổ chức. Mong rằng những thông tin bài viết trên mang lại có thể giúp bạn lựa chọn được phương pháp đánh giá nhân viên phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Download miễn phí Bộ 12 biểu mẫu đánh giá nhân viên chỉ với 1 click tại đây.
