5 nguyên tắc cần nằm lòng khi quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên

09/08/2017

Muốn hoạt động tuyển dụng diễn ra thuận lợi, hãy bắt đầu từ việc nắm vững nguyên tắc quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên.

Base Resources - Hồ sơ và dữ liệu (data) ứng viên là nguồn tài nguyên quý giá để doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều thay đổi mang tính đột phá trong hoạt động tuyển dụng. Nhưng tiếc thay, có đến 95% nhà tuyển dụng đang không biết nên quản lý hồ sơ ứng viên thế nào. Và 75% là tỷ lệ nhà tuyển dụng thờ ơ với việc quản lý hồ sơ cũng như dữ liệu ứng viên (theo LinkedIn). Điều này chính là sự lãng phí nguồn lực khổng lồ.

 

Là một nhà tuyển dụng, hay bất kỳ người nào tham gia vào quá trình tìm kiếm nhân tài của công ty, bạn cần rèn giũa cho bản thân tư quy về quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên càng sớm càng tốt. Đây là con đường duy nhất giúp bạn tồn tại và không bị tụt lại phía sau trong cuộc đua “săn người”.

 

Nếu bạn muốn hoạt động tuyển dụng diễn ra khoa học, rõ ràng, chất lượng, hãy chắc chắn bản thân nằm lòng 5 quy tắc quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên sau đây: 

 

Dữ liệu trong hồ sơ nên được quản lý một cách toàn diện

 

Theo khảo sát ở một số tổ chức và doanh nghiệp, trở ngại lớn nhất trong việc quản lý hồ sơ ứng viên đó là các thông tin thu thập được thường thiếu chính xác, thiếu đồng nhất hoặc khó truy cập, đòi hỏi quá nhiều thao tác thủ công.

 

Không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả

 

Khi dữ liệu ứng viên bị rời rạc, rất khó để những nhân viên trong đội tuyển dụng, Giám đốc Nhân sự hay CEO trải nghiệm được toàn bộ lợi ích hay theo dõi độ hiệu quả của việc sử dụng dữ liệu.

 

Thực tế này đòi hỏi nhà tuyển dụng cần thu thập thông tin một cách liên tục và trải đều trong tất cả các bước của quy trình tuyển dụng để hoàn thành một bộ hồ sơ ứng viên hoàn chỉnh: từ việc quảng bá tin tuyển dụng, sàng lọc CV, tuyển chọn ứng viên phỏng vấn đến khi nhập môn (onboarding).

 

Đọc thêm: Thuộc lòng những tuyệt chiêu viết tin tuyển dụng “hớp hồn” ứng viên

 

Một điều quan trọng cần lưu ý đó là các dữ liệu phải được kết nối với nhau một cách hợp lý. Mọi dữ liệu nên được tập hợp về một hệ thống nhằm đảm bảo khả năng truy cập và theo dõi. Có như vậy, những thông tin về ứng viên mới được tận dụng một cách tối đa, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các xu hướng chung trong thời gian tuyển dụng và đưa ra quyết định chính xác hơn. 

 

Không được để dữ liệu nằm chết

 

Nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ rằng quản lý hồ sơ ứng viên chỉ cần đều đặn cập nhật thông tin ứng viên là đủ. Thế nhưng, câu chuyện về quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên không dừng lại ở việc liên tục làm đầy các thông tin liên quan đến ứng viên. Sẽ thật vô nghĩa nếu các thông tin được thu thập chỉ nằm im lìm trên file excel từ ngày này qua tháng khác. 

 

Quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên không nằm ở việc chỉ nhập thông tin liên tục

 

Nếu quản lý bằng cách trên, hồ sơ ứng viên sẽ chỉ là tập hợp những thông tin vô nghĩa. Những thông tin trong hồ sơ sẽ không được sử dụng cho mục đích tuyển dụng như dự đoán, tối ưu hóa và ra quyết định. Để dữ liệu ứng viên không trở nên vô dụng, doanh nghiệp nên thay đổi cách tư duy về phương pháp quản trị hồ sơ và dữ liệu ứng viên, và tận dụng chúng một cách tối ưu.

 

Phát triển chiến lược sử dụng dữ liệu

 

Như đã nói, bạn không nên để dữ liệu trong hồ sơ ứng viên nằm chết. Mọi thông tin thu thập được phải được khai thác liên tục và có chiến lược sử dụng lâu dài. Hãy luôn đặt ra câu hỏi: Khi có những thông tin về ứng viên trong tay, bạn có thể cải thiện việc tuyển dụng như thế nào? Nếu không trả lời được những câu hỏi này, những thông tin thu thập và xử lý được sẽ vô nghĩa hoặc không thể phát huy hiệu quả tối đa.

 

Dữ liệu đã có, giờ ta phải sử dụng thế nào?

 

Để các dữ liệu không rơi vào tình cảnh nằm chết, bạn nên vạch ra chiến lược rõ ràng để phát triển tập thông tin ứng viên. Đơn giản nhất, bạn hãy định hình chiến lược từ những mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp bạn lên kế hoạch về cách đội ngũ tuyển dụng sử dụng dữ liệu hay cách báo cáo những dữ liệu này lên các cấp quản lý. Đội ngũ quản lý cũng có thể nắm được một cách định lượng hiệu quả tuyển dụng của phòng nhân sự so với mục tiêu kinh doanh, từ đó có những điều chỉnh phù hợp trong việc đầu tư nguồn lực (nhân sự, ngân quỹ,...).

 

Khai thác triệt để thông tin từ dữ liệu đầu vào

 

Đã bao giờ bạn tò mò những ứng viên của bạn phần lớn đến từ nguồn nào (mạng xã hội hay các trang tin tuyển dụng)? Tỷ lệ ứng viên vượt qua từng vòng tuyển dụng là bao nhiêu? Các ứng viên mất trung bình bao nhiêu thời gian để hoàn thành từng vòng tuyển dụng của doanh nghiệp bạn, và họ thường bỏ cuộc ở vòng nào?

 

Và cũng đã bao giờ bạn nghĩ đến việc làm cách nào có thể trả lời những câu hỏi trên? 

 

Tất cả những câu hỏi trên hoàn toàn sẽ không có câu trả lời nếu bạn chỉ thu thập, lưu trữ các thông tin ứng viên theo cách thông thường; và đây mới thực sự là những con số có thể được tận dụng để đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

 

Nếu biết cách khai thác, dữ liệu sẽ cho bạn biết rất nhiều điều

 

Bài học là không bao giờ chỉ dừng lại ở những dữ liệu bề mặt. Hãy bắt đầu bằng câu hỏi về mục đích của dữ liệu: Xác định xem bạn cần biết những dữ liệu gì? Vì sao lượng đơn tuyển về qua Facebook lại nhiều hơn các trang tin việc làm? Vì sao số lượng ứng viên bỏ giữa chừng lại cao như vậy? Việc đặt câu hỏi vì sao sẽ giúp bạn đặt đúng chỗ dữ liệu thu thập được trong bức tranh tuyển dụng chung của công ty.

 

Quản lý dữ liệu cần đi liền với hoạt động tuyển dụng

 

Quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên không nhất thiết phải cần đến một phần mềm tách biệt với hoạt động tuyển dụng, hay càng không cần thiết thành lập một nhóm riêng chuyên về phân tích dữ liệu tuyển dụng. Việc phân tác giữa bộ phận HR và quản lý hồ sơ, dữ liệu chắc chắn sẽ gây ra tình trạng sót, thừa hoặc sai lệch thông tin, dẫn tới sự thiếu hiệu quả.

 

Quản lý hồ sơ, dữ liệu phải đi liền với tuyển dụng mới đem lại kết quả cao

 

Nếu đồng nhất giữa tuyển dụng và dữ liệu, doanh nghiệp có thể tận dụng được dữ liệu một cách tối ưu. Với sự phát triển của công nghệ số, việc kết hợp tuyển dụng và quản lý hồ sơ, dữ liệu không còn là bài toán khó. Nhiều nền tảng đã ra đời hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu này của nhà tuyển dụng.

 

Hồ sơ và dữ liệu ứng viên là “mỏ vàng” vô giá trong tuyển dụng - Đây không phải là một lời phóng đại. Ngay từ hiện tại, dữ liệu đã và đang thay đổi các hoạt động của doanh nghiệp, và hiển nhiên tuyển dụng cũng nằm trong số đó. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp nói chung và người làm tuyển dụng nói riêng nhanh chóng bắt nhịp với hoạt động quản lý hồ sơ và dữ liệu, bắt đầu từ việc nắm vững những nguyên tắc của chúng.

 

Nhận miễn phí ebook "Phương pháp quản lý hồ sơ và data ứng viên" để tìm hiểu về giải pháp tối ưu nhất cho công việc quản lý dữ liệu trong tuyển dụng.

Từ khóa

Bài viết liên quan

Hướng dẫn xây dựng chân dung ứng viên qua 3 vòng tuyển dụng

Trước khi gặp mặt, nhà tuyển dụng và ứng viên chỉ giao tiếp qua email hay vài cuộc gọi ngắn ngủi. Vậy nên, trong suốt quá trình phỏng vấn, làm thế nào nhà tuyển dụng hiểu hết về ứng viên của mình, để biết rằng họ là lựa chọn phù hợp hay không?

Tuyển dụng 06/05/2020
Giảm tỉ lệ nghỉ việc sớm bằng đánh giá đúng năng lực ứng viên

Nhiều nhà tuyển dụng đau đầu nhìn nhân viên ra đi sớm mà không hiểu nguyên do vì sao. Có điều gì nhà tuyển dụng chưa biết về việc ra đi của họ? Có góc nhìn nào mới từ việc nhân thôi việc sớm ngoài các lí do về vị trí, môi trường, chế độ,... không phù hợp?

Tuyển dụng 05/03/2021
Học hỏi kinh nghiệm vàng trong tuyển dụng từ ông lớn Google

Quản lý 1 triệu hồ sơ ứng viên mỗi năm, phép màu nào giúp Google làm điều không tưởng đó?

Tuyển dụng 19/12/2019

Đăng ký nhận bản tin