5 nguyên tắc của quản lí dữ liệu tuyển dụng có thể bạn đang vi phạm

09/08/2017

Muốn nhanh chóng bắt nhịp với hoạt động tuyển dụng trong cuộc Cách mạng dữ liệu, hãy bắt đầu từ việc nắm vững những nguyên tắc của chúng.

Base Resources - Dữ liệu là sức mạnh - chúng ta hiểu điều này. Giữa cuộc cách mạng HR 4.0, dữ liệu chính là cốt lõi để chúng ta thực hiện nhiều thay đổi mang tính đột phá trong hoạt động tuyển dụng.

 

Nhưng thực tế là, vẫn có đến 95% nhà tuyển dụng không biết cách quản lí, tận dụng cơ sở dữ liệu; và 75% nhà tuyển dụng thậm chí còn không hề có ý niệm lưu trữ chút dữ liệu nào (theo LinkedIn). Điều này chính là một sự lãng phí nguồn lực khổng lồ.

 

Là một nhà tuyển dụng, hay là bất kì người nào tham gia vào quá trình tìm kiếm nhân tài của công ty, bạn cần phải có được cho mình một tư duy về quản lí dữ liệu càng sớm càng tốt, nếu không muốn bị tuột về phía sau trong cuộc “săn người”.

 

Còn nếu như khái niệm “dữ liệu” có vẻ to tát và khiến bạn “hoảng nhẹ”, thì hãy để tôi trấn an bạn rằng nó không hề phức tạp hay nặng nề gì cả. Việc lưu trữ hay đọc cả chồng hồ sơ mới là việc phức tạp và nặng nề. Nhờ vào hoạt động quản lí dữ liệu này, hoạt động tuyển dụng của bạn sẽ trở nên cực kì khoa học, rõ ràng và chất lượng. Và để bắt đầu với nó, bạn chỉ cần nắm chắc được 4 nguyên tắc sau đây:

 

Nên: Nhìn nhận việc quản lí dữ liệu một cách toàn diện

 

Theo khảo sát ở một số tổ chức và doanh nghiệp, trở ngại lớn nhất trong việc khai thác dữ liệu nằm ở việc “các dữ liệu thiếu chính xác, thiếu đồng nhất hoặc khó truy cập, đòi hỏi quá nhiều thao tác thủ công”.

 

Khi dữ liệu ứng viên bị rời rạc, rất khó để những nhân viên trong đội tuyển dụng, Giám đốc Nhân sự hay CEO trải nghiệm được toàn bộ lợi ích hay theo dõi độ hiệu quả của việc sử dụng dữ liệu.

 

Thực tế này đòi hỏi nhà tuyển dụng cần thu thập dữ liệu một cách liên tục và trải đều trong tất cả các bước của quy trình tuyển dụng: từ việc quảng bá tin tuyển dụng, sàng lọc CV, tuyển chọn ứng viên phỏng vấn đến khi nhập môn (onboarding).

 

Không những vậy, các dữ liệu này cần phải được kết nối với nhau một cách hợp lí. Dữ liệu nên được tập hợp về một hệ thống, đảm bảo có khả năng truy cập và theo dõi. Có như vậy, dữ liệu mới được tận dụng một cách tối đa; doanh nghiệp dễ dàng phát hiện được các xu hướng chung và ra quyết định chính xác hơn.

 

Không nên: Chỉ thu thập dữ liệu đơn thuần

 

Nhiều doanh nghiệp vẫn tự tin rằng mình vẫn đều đặn nhập thông tin ứng viên lên hệ thống qua mỗi đợt tuyển dụng, có cả nhân viên chuyên phụ trách phần công việc đó. Thế nhưng, những thông tin ứng viên đó liệu có ý nghĩa gì khi chỉ nằm im lìm trên các file excel từ ngày này qua ngày khác?

 

Dữ liệu cuối cùng cũng chỉ là những thông tin vô nghĩa, nếu nó không được sử dụng để phục vụ cho tuyển dụng: dự đoán, tối ưu hóa, ra quyết định. Các doanh nghiệp nên thay đổi tư duy về việc quản trị dữ liệu và biết cách tận dụng chúng một cách tối ưu.

 

Ví dụ, thay vì chỉ lưu trữ thông tin ứng viên trên các file Excel, bạn có thể sử dụng mẫu spreadsheet Quản lí dữ liệu ứng viên trong quy trình tuyển dụng Base E-hiring cung cấp: khi nhập thông tin và tình trạng ứng viên, bạn cũng sẽ đồng thời tính toán được thời gian cần thiết cho chiến dịch tuyển dụng, hay tỉ lệ chuyển đổi của quá trình tuyển dụng. Đó mới là những dữ liệu cần cho các hoạt động tối ưu và ra quyết định tuyển dụng sau này.

 

Nên: Phát triển một chiến lược hợp lí cho quản lí dữ liệu

 

Yêu cầu cơ bản của việc tuyển dụng theo dữ liệu là phải xác định xem mục đích của những dữ liệu ta thu thập. Khi có những dữ liệu đó trong tay, ta có thể cải thiện việc tuyển dụng như thế nào? Nếu như không trả lời được những câu hỏi này, những dữ liệu thu thập và xử lí được sẽ vô nghĩa hoặc không được phát huy tối đa.

 

Thay vào đó, cách bạn nên làm là vạch ra một chiến lược rõ ràng để phát triển tập dữ liệu từ những mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp bạn tổ chức và định hình cách đội ngũ tuyển dụng sử dụng dữ liệu, hay cách báo cáo những dữ liệu này lên các cấp quản lí. Đội ngũ quản lí cũng có thể nắm được một cách định lượng hiệu quả tuyển dụng của phòng nhân sự so với mục tiêu kinh doanh, từ đó có những điều chỉnh phù hợp trong việc đầu tư nguồn lực (nhân sự, ngân quỹ,...).

 

Không nên: Giới hạn phạm vi của dữ liệu

 

Bạn có biết ứng viên của bạn đến chủ yếu từ nguồn nào (mạng xã hội, hay các trang tin việc làm)? Tỉ lệ ứng viên vượt qua từng vòng tuyển dụng của bạn là bao nhiêu? Trung bình các ứng viên mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành từng vòng tuyển dụng của bạn, và họ thường bỏ ứng tuyển ở vòng nào?

 

Tất cả những dữ liệu này hoàn toàn không thể có được nếu bạn chỉ thu thập, lưu trữ các thông tin ứng viên theo cách thông thường; và đây mới thực sự là những con số có thể được tận dụng để đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn.

 

Bài học là không bao giờ chỉ dừng lại ở những dữ liệu bề mặt. Hãy bắt đầu bằng câu hỏi về Mục đích của dữ liệu: Xác định xem bạn cần biết những dữ liệu gì? Vì sao lượng đơn tuyển về qua Facebook lại nhiều hơn các trang tin việc làm? Vì sao số lượng ứng viên bỏ giữa chừng lại cao như vậy? Việc đặt câu hỏi vì sao sẽ giúp bạn đặt đúng chỗ dữ liệu thu thập được trong bức tranh tuyển dụng chung của công ty.

 

Không nên: Tách biệt hoạt động quản lí dữ liệu với hoạt động tuyển dụng

 

Việc quản lí dữ liệu trong tuyển dụng không nhất thiết phải cần đến một công nghệ tách biệt với việc tuyển dụng, hay càng không cần đến một đội ngũ riêng để phân tích dữ liệu. Việc phân tách giữa bộ phận HR và quản lí dữ liệu chắc chắn sẽ gây ra tình trạng sót, thừa hoặc sai lệch thông tin, dẫn tới sự thiếu hiệu quả.

 

Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ tận dụng được dữ liệu một cách tối ưu khi họ đảm bảo sự đồng nhất giữa tuyển dụng và dữ liệu.

 

Với sự phát triển của công nghệ số hóa, đây không còn là một bài toán khó. Nhiều nền tảng hiện đại kết hợp giữa quy trình tuyển dụng với các tính năng quản lí dữ liệu đã ra đời hoàn toàn có thể đáp ứng được nhu cầu này của nhà tuyển dụng. Những nền tảng đó được gọi là e-hiring: tuyển dụng dựa trên công nghệ Internet.

 

Nền tảng E-hiring dựa trên công nghệ đám mây tiên tiến, từ đó khai phá một tiềm năng khổng lồ trong việc thu thập và quản lí dữ liệu. Tính ưu việt của e-hiring là khả năng lưu trữ những dữ liệu phức tạp theo thời gian thực của quy trình tuyển dụng: ví dụ như ngay khi ứng viên vừa ứng tuyển cho vị trí qua trang tin việc làm vietnamworks, hồ sơ của họ sẽ lập tức đổ về một hệ thống chung duy nhất, và nhà quản lí sẽ nhận được thông báo đồng thời.

 

Bên cạnh giải pháp quản lí dữ liệu ứng viên khoa học, nền tảng e-hiring còn hỗ trợ nhà tuyển dụng bằng hàng loạt những tính năng đột phá mà chỉ công nghệ mới có thể đem lại như: quản lí tuyển dụng đa kênh, gửi email marketing hàng loạt, xuất báo cáo tự động, liên lạc với ứng viên trên một hệ thống duy nhất,...  

 

Dữ liệu là tương lai của tuyển dụng - Đây không phải là một lời phóng đại. Ngay từ hiện tại, dữ liệu đã và đang thay đổi các hoạt động của doanh nghiệp, và hiển nhiên tuyển dụng cũng nằm trong số đó. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp nói chung và người làm tuyển dụng nói riêng nhanh chóng bắt nhịp với hoạt động quản lí dữ liệu, bắt đầu từ việc nắm vững những nguyên tắc của chúng.

 

Nhận miễn phí ebook "Phương pháp quản lý hồ sơ và data ứng viên" của Base E-hiring để tìm hiểu về giải pháp tối ưu nhất cho công việc quản lí dữ liệu trong tuyển dụng.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Tuyển dụng nhân sự phù hợp với văn hóa: Khi năng lực không phải tiêu chí hàng đầu để lựa chọn ứng viên

Tại sao khi nhắc đến tuyển dụng, nhiều doanh nghiệp không cho rằng năng lực là yếu tố quan trọng nhất?

Tuyển dụng 11/12/2019
Case Study: Base Enterprise - Giải quyết bài toán nhân sự với Recruitment Marketing và công nghệ E-Hiring

Áp dụng Recruitment Marketing và công nghệ E-Hiring vào tuyển dụng, Base đã thành công trong việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp, thu hút nhiều ứng viên chất lượng cao.

Tuyển dụng 06/10/2019
Recruitment Marketing là gì? Tổng quan những điều cần biết về Recruitment Marketing

Tuyển dụng là một dạng Marketing. Nếu bạn là một nhà tuyển dụng nhưng không nhìn nhận bản thân như một Marketer thì bạn là một nhà tuyển dụng thất bại.

                _ Matthew Jeffrey, Global head of sourcing and employment brand at SAP_

Tuyển dụng 05/10/2019

Đăng ký nhận bản tin