1. Khái niệm về cấu trúc kim tự tháp – mô hình xếp hạng các kỹ năng quản lý
Kim tự tháp xếp hạng các kỹ năng quản lý là một cấu trúc mô tả hệ thống phân cấp bộ kỹ năng tiêu chuẩn của một nhà quản lý điển hình. Cấu trúc này bao gồm 10 kỹ năng được chia thành 4 cấp độ từ thấp đến cao, tương ứng là mục đích sau cùng của từng cấp độ.
Kim tự tháp kỹ năng quản lý này được xây dựng dựa trên ý tưởng của tiến sĩ Kammy Haynes – một nhà tâm lý học tổ chức nhân sự, một chuyên gia nhân sự có hơn 20 năm kinh nghiệm và cũng chính là CEO của công ty mang tên bà. Cơ sở cho việc xếp hạng mức độ là sự tăng dần độ khó của các kỹ năng quản lý mà bạn phải làm chủ nếu muốn đạt được thành công trong vai trò một nhà quản lý. Chân kim tự tháp là hệ thống những kỹ năng cơ bản nhất, và ở trên đỉnh là một kỹ năng đặc biệt với độ khó cao nhất.
4 mức độ của các kỹ năng quản lý trong cấu trúc kim tự tháp
2. Tại sao cần xếp hạng mức độ các kỹ năng quản lý?
Một nhà quản lý truyền thống là người đảm nhận các vai trò cơ bản của một cấp trên như đảm bảo đội nhóm của mình tuân thủ đúng chính sách và nội quy của tổ chức / doanh nghiệp, giao việc và giám sát công việc sao cho hoàn thành mục tiêu đề ra, hướng dẫn nhân viên làm việc, báo cáo cho quản lý cấp trên,… Tuy nhiên, theo thời gian, tính chất công việc thay đổi và các kỹ năng quản lý cũng linh hoạt hơn nhiều.
Theo đó, các nhà quản lý hiện đại cùng lúc đảm nhận thêm nhiều vai trò như tạo động lực cho nhân viên, giải quyết mâu thuẫn nội bộ và tạo sự gắn kết, onboarding nhân viên mới, đề ra các ý tưởng sáng tạo,… Các kỹ năng quản lý cũng vì thế mà đa dạng hơn, bao gồm thêm nhiều kỹ năng mềm.
Việc xếp hạng mức độ các kỹ năng này sẽ cho bạn một cái nhìn toàn diện về lộ trình phát triển năng lực cho nhà quản lý. Bạn sẽ biết được nên bắt đầu từ những điều cơ bản nào trước, hay muốn hướng tới sự cộng tác mật thiết với nhân viên thì cần trau dồi thêm kỹ năng nào,… Nói cách khác, bạn sẽ tự điều chỉnh được bản thân để trở thành một nhà quản lý hoàn hảo nhất tại nơi công tác.
3. 4 mức độ xếp hạng các kỹ năng quản lý trong cấu trúc kim tự tháp?
Cấu trúc kim tự tháp cho thấy mối quan hệ giữa các kỹ năng quản lý với nhau như các kỹ năng nào cùng cấp độ, các kỹ năng nào đòi hỏi tài năng hơn,… Tất cả chúng được xây dựng thành một khối chặt chẽ và khoa học.
Trong cấu trúc kim tự tháp có 4 cấp độ kỹ năng quản lý. Bạn có thể tham chiếu vào bản thân để xem năng lực quản lý của mình đã đạt tới cấp độ cao nhất hay chưa.
3.1. Cấp độ 1
Nằm ở dưới đáy của kim tự tháp, cấp độ 1 bao gồm các kỹ năng cơ bản mà bạn phải nắm vững để đảm bảo công việc của đội nhóm được hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng cao và chi phí tối thiểu. Có thể gọi đây là những nguyên tắc sơ bộ của vị trí quản lý. Các kỹ năng của cấp độ này gồm có:
- Lập kế hoạch: Kỹ năng xác định các điều kiện có sẵn về tài nguyên, nguồn lực, thời gian,… của đội nhóm để lập ra kế hoạch làm việc với lịch biểu hoàn chỉnh.
- Tổ chức: Kỹ năng thiết lập, phân công trách nhiệm làm việc và tạo sự hợp tác giữa các đội ngũ nhân sự.
- Điều hướng: Kỹ năng cung cấp hướng dẫn cho toàn đội nhóm để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và hiệu suất cam kết trước đó.
- Kiểm soát: Kỹ năng theo dõi, phân tích kết quả và báo cáo lên cấp trên về sản lượng, chất lượng và chi phí làm việc.
3.2. Cấp độ 2
Ở cấp độ 2 của cấu trúc kim tự tháp, số lượng các kỹ năng quản lý giảm xuống nhưng độ khó của từng kỹ năng lại tăng lên. Điều này là hợp lý, bởi lẽ bạn không chỉ cần hoàn thành đầu việc cá nhân mà còn phải khéo léo trong việc tạo động lực cho nhân viên và thực hiện các bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả. Đội nhóm là một hợp thể của nhiều cá nhân, nên hiệu quả công việc của nhà quản lý đương nhiên có phụ thuộc vào cách nhân viên của bạn thể hiện khả năng và tinh thần đoàn kết như thế nào.
Các kỹ năng quản lý ở cấp độ 2 đều là kỹ năng mềm, bao gồm:
- Tạo động lực: Kỹ năng khuyến khích mọi người cùng tham gia công việc và nỗ lực hết mình để thực hiện tốt nó.
- Đào tạo & Huấn luyện: Kỹ năng truyền tải kinh nghiệm, kiến thức cho nhân viên và giúp họ biết cách tự khai thác tiềm năng bản thân để đảm bảo có đủ năng lực đảm nhận các công việc được giao, thậm chí đáp ứng các yêu cầu cao hơn.
- Lôi kéo sự tham gia: Kỹ năng khuyến khích nhân viên tham gia cộng tác để cùng giải quyết vấn đề và đưa ra ý tưởng mới.
3.3. Cấp độ 3
Sau khi đã thực hiện khá đầy đủ các nhiệm vụ của một người quản lý, bạn cần nghĩ đến việc tối ưu chúng sao cho tốt hơn bằng cách tự trau dồi năng lực bản thân. Có thể công việc hiện tại chưa yêu cầu điều đó, nhưng khi tổ chức / doanh nghiệp của bạn phát triển hơn và đội nhóm cũng có quy mô lớn hơn trong tương lai, bạn không thể cứ giậm chân tại chỗ được. Hãy chú ý tới các kỹ năng quản lý ở cấp độ 3:
- Tự quản lý: Kỹ năng tự loại bỏ các trở ngại trong cuộc sống và cân bằng các mối quan tâm khác nhau (công việc, học tập, sở thích, gia đình, các mối quan hệ,…)
- Quản lý thời gian: Kỹ năng sắp xếp và sử dụng nguồn lực và thời gian giới hạn một cách có hiệu quả nhất.
3.4. Cấp độ 4
Ở trên đỉnh chóp của cấu trúc kim tự tháp chỉ bao gồm 1 kỹ năng quản lý duy nhất: Lãnh đạo. Khi đã đạt tới cấp độ này, bạn không còn tập trung vào giám sát chặt chẽ và chịu trách nhiệm với mọi việc xảy ra trong đội nhóm nữa, mà ở một tầm cao hơn – người nghiên cứu và đưa ra tầm nhìn, phương hướng cũng như chiến lược hoạt động sao cho phù hợp nhất với sứ mệnh của tổ chức / doanh nghiệp. Đó là sự khác biệt cơ bản giữa hai khái niệm “quản lý” và “lãnh đạo”.
Liên quan tới kỹ năng lãnh đạo, chúng ta có khái niệm “nhà lãnh đạo”. Đó là một chức danh có yêu cầu cao hơn rất nhiều so với một nhà quản lý thông thường. Giống như nhận định, một nhà quản lý có thể không biết lãnh đạo, nhưng một nhà lãnh đạo bắt buộc phải biết quản lý.
4. Lưu ý khi áp dụng cấu trúc kim tự tháp vào lộ trình phát triển năng lực quản lý
Nhiều nhà quản lý kỳ vọng có thể đạt được ở mức hoàn hảo tất cả các kỹ năng trong cấu trúc kim tự tháp, kể cả kỹ năng lãnh đạo. Tất nhiên bạn cũng có thể nỗ lực và đạt được thành công đó, nhưng có bắt buộc phải đi theo một lộ trình cố định cho tất cả mọi người?
Sự thực là, hầu hết các nhà quản lý đang có mặt ở nhiều cấp độ cùng một lúc mà chưa hoàn thiện toàn bộ cấp độ đó. Bởi lẽ các công việc quản lý thường yêu cầu kết hợp tất cả các yếu tố trong các cấp độ của kim tự tháp, và chưa có quy chuẩn đánh giá mức độ “đủ” dành riêng cho từng kỹ năng. Ví dụ, một nhà quản lý có thể giám sát, huấn luyện nhân viên và quản lý thời gian rất tốt nhưng lại hơi cứng nhắc nên chưa biết cách tạo động lực cho thành viên trong đội nhóm của mình.
Bất kể bạn đang ở đâu trong cấu trúc kim tự tháp, sự phát triển các kỹ năng quản lý của bạn cũng không nhất thiết phải theo đúng lộ trình từ cấp độ 1 lên tới đỉnh của cấu trúc kim tự tháp. Đừng e ngại nếu nhiệm vụ của bạn yêu cầu sự tham gia không liên tục vào một số kỹ năng ở các cấp độ khác nhau; nhưng cũng đừng tham lam muốn học tất cả mọi thứ cùng lúc. Chắc chắn sẽ có những công việc khác giúp bạn phát triển kỹ năng quản lý đa dạng và liên tục tại tổ chức / doanh nghiệp .
Kết luận
Cấu trúc kim tự tháp là một phiên bản tối ưu của danh sách các kỹ năng cần có ở một nhà quản lý, với các kỹ năng được phân chia thành 4 mức độ và mục đích rõ ràng. Nhìn vào đó, bạn có thể tự xác định cho mình một lộ trình phát triển năng lực hợp lý để trở thành một nhà quản lý thành công.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Tham khảo ngay bộ “Toàn tập từ điển năng lực” bao gồm 30+ năng lực với định nghĩa, thang đánh giá mức độ hành vi và các câu hỏi đánh giá chi tiết của Base.vn tại đây.
