Đắt – rẻ không còn phụ thuộc vào giá cả: Nghịch lý thế kỷ 21

Trong kỷ nguyên công nghệ, hầu hết các nhà lãnh đạo đã nhận thức được tầm quan trọng của số hóa nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành. Có “cầu” tất sẽ có “cung” – đồng nghĩa với việc đây cũng là kỷ nguyên bùng nổ các sản phẩm công nghệ phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp trên thị trường. Mỗi một lĩnh vực, một bài toán, doanh nghiệp lại đứng trước rất nhiều lựa chọn do sự đa dạng cả về số lượng và chất lượng của các phần mềm.

Chi phí là một yếu tố rất quan trọng khi doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm dù là đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Bởi việc lựa chọn một phần mềm chính là cân nhắc một công cụ để đi cùng trong một thời gian dài, việc tính toán chi phí và lựa chọn phần mềm phù hợp với tiềm lực của doanh nghiệp là điều hoàn toàn cần thiết.

Trước hết, cần phải khẳng định, không phải cứ giá cao sẽ là tốt, không phải cứ giá thấp là rẻ. Nhưng thế nào là cao, thế nào là thấp, cần đánh giá tới những yếu tố nào cấu thành nên mức giá đó?

1. Giá rẻ nhưng chưa chắc đã rẻ: Định nghĩa lại “giá cả” của một phần mềm

Vì nhiều lí do, có thể là do mới tiếp xúc với công nghệ nên muốn trải nghiệm trước, hoặc tiềm lực chưa đủ để đầu tư,.. một số doanh nghiệp quyết định thử sức với những phần mềm “giá rẻ” hay những phần mềm miễn phí.

Tuy nhiên, phần mềm giá rẻ có thực sự rẻ? Câu trả lời là “Không”. 

Làm một bài toán như thế này cho dễ hình dung: Bạn dự định sẽ thiết kế một trang web để kinh doanh, bạn được 1 công ty chào mời với chi phí 8 triệu – nghe có vẻ cao – bạn nói quá “ĐẮT” nên vì thế mà chọn 1 website với chi phí 500 nghìn với suy nghĩ rằng vậy là đủ. Thế nhưng sau một thời gian sử dụng, trang web của bạn không ổn định, rất khó sử dụng và liên tục lỗi. Một tháng sau phải luôn theo nó để chỉnh sửa, lo toan, lúc này số tiền bỏ ra chỉnh sửa đã vượt gấp 10 lần chi phí ban đầu. 

Bạn dự định sẽ chạy một chiến dịch email marketing. Bạn được một nhà cung cấp chào mời với chi phí 1,8 triệu/phần mềm. Cộng thêm phí trả trên mỗi email gửi đi là 9 đồng. Bạn nói quá “ĐẮT” nên vì thế mà chọn 1 phần mềm khác giá 700 ngàn và miễn phí tất cả các email gửi đi. Thế nhưng sau một thời gian sử dụng, email bạn gửi đi hầu như 100% rơi vào hộp spam. Thậm chí, bạn còn bị đánh dấu địa chỉ IP. Sau một tháng, bạn gửi thông tin tới khách hàng bằng hộp thư cá nhân nhưng tất cả đều không nhận được. Hóa ra, hầu hết đã bị rơi vào hộp spam (kể cả với người thường liên hệ). Lúc này bạn mới nhận ra, địa chỉ email của bạn đã bị liệt vào blacklist. Một người bạn của bạn chọn chi phí 1,8 triệu nhưng 1 tháng sau họ chưa hề phải lo lắng tới việc email bị spam hay bị black list IP.

Ví dụ khác, bạn sở hữu một chuỗi cửa hàng spa, việc lựa chọn một phần mềm quản lý giá rẻ có vẻ là lựa chọn tốt để tiết kiệm chi phí, nhưng khi mua về và triển khai thì bạn phát hiện nó không đủ các tính năng hỗ trợ cho nhu cầu kinh doanh spa của bạn. Thêm vào đó, những chi phí ẩn như bổ sung tính năng mới, hỗ trợ kỹ thuật, dịch vụ phụ trợ, lắp đặt và đặc biệt hiệu quả sử dụng kém làm tăng chi phí tổng thể. Vậy tính ra, toàn bộ chi phí phục vụ cho việc vận hành phần mềm quản lý nghe có vẻ “hợp lý” này lại đắt hơn hẳn so với những đơn vị uy tín đã từng mời chào với giá thành cao hơn.

Như vậy rõ ràng đắt hay rẻ ở đây không phải là câu chuyện chi phí đầu tư ban đầu nữa, mà phụ thuộc vào “giá trị mang lại”.

2. Nghịch lý: Đắt hay rẻ lại không phụ thuộc vào giá cả!

Nghe thì có vẻ ngược đời nhưng tất cả những ví dụ bên trên đều chứng minh 1 điều rằng: Dù sản phẩm rẻ như thế nào đi chăng nữa, nếu không đáp ứng được đúng và đầy đủ nhu cầu của người dùng, nó chắc chắn là một sản phẩm đắt. Và một phần mềm dù đắt ban đầu nhưng sau cùng có “giá trị mang lại” thì đó là một sản phẩm rẻ. 

Khi vào một cửa hàng, ai cũng đều có tâm lý ưa thích sản phẩm giá rẻ. Thứ đầu tiên được chúng ta quan tâm nhất đó là giá thành của các sản phẩm, “giá” là thứ quyết định lựa chọn 1 trong 2 hành vi mua hàng:

• Sản phẩm này quá đắt, chuyển sang ngay sản phẩm rẻ hơn, rẻ hơn nữa và mua sản phẩm rẻ nhất.
• Tại sao sản phẩm này đắt hơn những sản phẩm khác? Chắc chắn sản phẩm này có điều đặc biệt hơn. Từ đó dẫn đến việc nghiên cứu kỹ lưỡng và lựa chọn những sản phẩm chất lượng, phù hợp với nhu cầu.

Người tiêu dùng thông thái sẽ là người tiêu dùng biết phân tích và lựa chọn tìm ra sản phẩm tốt nhất. 

3. Vậy “giá trị mang lại” của một phần mềm ở đây là gì?

3.1. Hiệu quả đầu tư phần mềm

Đến nay vẫn chưa có một công thức thống nhất để đo lường hiệu quả từ các khoản đầu tư công nghệ. Chỉ số hoàn vốn ROI được xem là một trong những phương thức phổ biến và hiệu quả nhất để đánh giá mức độ thành công và giá trị mà một dự án được đầu tư mang lại. 

ROI (viết tắt của Return on Investment) nghĩa là Chỉ số hoàn vốn đầu tư, được coi như là một thước đo hiệu suất để đánh giá hiệu quả của một khoản đầu tư hoặc so sánh hiệu quả của một số khoản đầu tư khác nhau. ROI đo lường trực tiếp số tiền hoàn vốn trên một khoản đầu tư cụ thể, liên quan đến chi phí đầu tư. 

Tính toán ROI có thể giúp bạn hiểu cách đầu tư trực tiếp đóng góp cho doanh nghiệp. Đây là một công cụ hữu ích để đánh giá các quyết định kinh doanh trong quá khứ và dự đoán cho những quyết định tương lai. 
 

Công thức tính ROI: 

ROI càng cao thì càng tốt. Ví dụ, ROI đạt 300% trong khoảng thời gian 3 năm của khoản đầu tư thì tương ứng với tỷ lệ hoàn vốn gấp ba lần khoản đầu tư khi thời hạn kết thúc. 

Nếu số liệu là âm, điều đó cho thấy rằng trong một khoảng thời gian nhất định, khoản đầu tư này không sinh lãi, mặc dù nó có thể tạo ra lợi nhuận trong dài hạn. Ví dụ, ROI -50% chỉ ra trong vòng một năm đầu tư, dự án sẽ tạm thời vẫn lỗ, chưa hoàn vốn. Khoản đầu tư có thể mang lại lợi nhuận sau 2 năm, và sau 3 năm công ty dự kiến kiếm được 50% lợi nhuận khi áp dụng phần mềm.

3.2. Những giá trị “ẩn” 

Bên cạnh những lợi ích đo lường được như tăng doanh thu, giảm chi phí mà doanh nghiệp đo lường được khi tính toán ROI, có những giá trị mà nhiều khi nhà lãnh đạo không hề nhận ra từ phần mềm.

#1. Cung cấp phương pháp luận về quản trị

Bản thân các phần mềm được xây dựng dựa trên nền tảng chuyên môn và cách tư duy thực tế về quản trị, hướng đến nhu cầu cụ thể và thực tế của từng doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp non trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm, hay đối với những doanh nghiệp có vẻ như đã lỗi thời trong cách thức quản trị và vận hành, việc sử dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn chứ không cần mày mò tự xây dựng lại từ đầu.

• Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn: Có nhiều công cụ phân tích cho phép doanh nghiệp theo dõi và phân tích hiệu suất của trang web, chiến dịch tiếp thị và nội dung của họ trong thời gian thực. Hoặc dữ liệu có thể giúp bạn hiểu khách hàng muốn gì để bạn có thể theo cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm.
• Tối ưu hóa các quy trình trong doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp thiếu đi những quy trình được xây dựng và quản lý chuẩn mực, việc mâu thuẫn trong các hoạt động vận hành rất có thể sẽ xảy ra, đe dọa đến tiến độ cũng như kết quả mục tiêu của cả tổ chức. Vì vậy việc sử dụng giải pháp công nghệ giúp các quy trình này được chuẩn hóa hơn, giảm ma sát, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả công việc hơn rất nhiều.

Dữ liệu đầu ra của quy trình này được chuyển giao thành dữ liệu đầu vào của một quy trình khác (Giao diện phần mềm quản lý quy trình Base Workflow)

#2. Nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp

Có thể nhận thấy rõ rằng, hiện tại, doanh nghiệp nào ứng dụng thành công nền tảng số hóa thì việc triển khai và vận hành đạt hiệu quả cao hơn các doanh nghiệp khác là điều hiển nhiên:

• Tăng độ linh hoạt và khả năng mở rộng quy mô cho doanh nghiệp: Các phần mềm thường có thể dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Thêm nhiều địa điểm, các kênh bán hàng bổ sung và nhiều nhân viên hoặc phòng ban trở nên đơn giản hơn rất nhiều với một hệ thống tốt, trong khi các quy trình quản lý cũng được xử lí hiệu quả hơn.
• Thích ứng nhanh với thị trường: Ngay cả các công ty chiếm vị trí hàng đầu trong các ngành công nghiệp tương ứng của họ phải sẵn sàng thích nghi và đổi mới. Các công nghệ kỹ thuật số thay thế các hệ thống công nghệ sẽ giúp các tổ chức trở nên nhanh nhẹn hơn và đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng, xu hướng thị trường và tiến bộ công nghệ.
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Công nghệ giúp doanh nghiệp chiếm ưu thế hơn trong việc tạo dựng mối tương tác mật thiết, nhanh chóng với khách hàng, cá nhân hóa trải nghiệm người dùng và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng nhằm thúc đẩy tiến trình mua bán và doanh thu vượt trội hơn so với các phương thức tiếp thị truyền thống.

#3. Thay đổi văn hóa, phong cách làm việc

Không dừng lại ở đó, một công nghệ tốt khi chúng ta sử dụng hiệu quả, thì không chỉ là công cụ nữa, mà nó đi vào đời sống hàng ngày của doanh nghiệp, làm thay đổi thói quen, cách nghĩ, lối tư duy và phong cách làm việc của cả một doanh nghiệp. 

• Tăng tính minh bạch trong doanh nghiệp: Số hóa quy trình làm việc đồng nghĩa với việc nhân viên phải chuyển từ phong cách làm việc tự do sang một cách thức làm việc nghiêm ngặt và chính xác hơn. Công nghệ cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin theo thời gian thực và nắm được sâu sắc hơn về hoạt động của công ty, đặc biệt là hiệu suất của con người và tài sản. 
• Khuyến khích hợp tác giữa các phòng ban: Các công cụ quản lý công việc và dự án hỗ trợ gắn kết tất cả các nhân viên ở các phòng ban khác nhau, giúp nhân viên tương tác, trao đổi với nhau nhiều hơn. Bên cạnh việc làm tốt chuyên môn, việc trao đổi với các phòng ban khác cũng sẽ đẩy nhanh hiệu quả công việc của mỗi cá nhân.
• Đặc biệt đối với nhân viên, chủ động quản lý công việc của mình mỗi ngày: Một công cụ quản lý công việc cho nhân viên cảm thấy như mình đang tự kiểm soát công việc của mình chứ không phải người quản lý, từ đó trở nên chủ động và tự giác hơn trong việc hoàn thành công việc.
• Văn hóa số: Tiếp cận dần dần với phần mềm và công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp hình thành văn hóa số, luôn tìm cách tối ưu các hoạt động của doanh nghiệp và nhanh nhạy trong việc thích nghi với cái mới.

#4. Thúc đẩy liên tục việc tối ưu hóa nhân sự 

Khi quyết định thuê nhân viên vào làm việc, doanh nghiệp nào cũng muốn khai thác tối đa năng lực của họ trong công việc, công nghệ sẽ phần nào giúp doanh nghiệp thực hiện điều này mà doanh nghiệp không hề biết. Khi kiểm soát và đo lường được hiệu suất làm việc của nhân viên trên phần mềm, nhà quản lý sẽ dễ dàng ra các quyết định nhân sự như hỗ trợ cải thiện năng suất nhân viên, giao việc đúng cách đúng người, thậm chí là cắt giảm hay thay thế nhân sự cho phù hợp.

4. “Rẻ hóa đắt”: Chi phí tiềm ẩn của phần mềm miễn phí

Bên cạnh những phần mềm khiến doanh nghiệp cần phải suy nghĩ về giá cả, trên thị trường hiện nay còn tồn tại các phần mềm cho phép người dùng sử dụng miễn phí. Các cá nhân, startup và doanh nghiệp nhỏ, trước đây vốn bị cho là nằm ngoài sân chơi công nghệ, giờ cũng có thể trải nghiệm chúng theo cách riêng của mình. Vì sau cùng, họ cho rằng mình chẳng mất gì khi sử dụng một thứ công cụ có giá thành 0 đồng.

Tuy nhiên, câu nói “tiền nào của nấy” cũng không ngoại trừ công nghệ. Thế kỷ 21 này không còn khái niệm ngon – bổ – rẻ nữa. Trước tiên có thể dễ dàng nhận ra những nhược điểm của các phần mềm miễn phí khiến người dùng cảm thấy rất bất tiện như:

• Giao diện và cấu hình đơn sơ, không giữ chuẩn dữ liệu khi xuất ra: Vì có giá thành rẻ, nên cấu hình của những phần mềm này đều rất đơn sơ, không chuẩn dữ liệu khi xuất ra, dữ liệu không hiển thị ở dạng biểu đồ, hình ảnh mà là những con số. Điều này gây rắc rối lớn và dễ gây sai sót về số liệu cho người sử dụng. 
• Lập trình đơn giản, không giải quyết các vấn đề chuyên sâu: Doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm không chỉ muốn rút ngắn thời gian quản lý, nâng cao hiệu quả công việc mà còn muốn dựa vào các báo cáo, chỉ số từ phần mềm từ đó đưa ra các quyết định hợp lý nhất. Các phần mềm này thường không thể giải quyết được vấn đề này do lập trình đơn sơ, thiếu tính phân tích chuyên sâu.
• Tốc độ truy cập và cập nhật chậm trễ: Có thể khi mới sử dụng, những phần mềm này đều chạy nhanh và mượt. Tuy nhiên, tốc độ truy cập có thể giảm xuống theo thời gian. Điều này gây phiền toái và mất thời gian cho người sử dụng. Các con số dữ liệu cập nhật chậm trễ khiến cho người quản lý không thể theo dõi sát sao công việc, gây khó khăn trong việc quản lý nhân viên

Không dừng lại ở đó, ban đầu có thể doanh nghiệp không mất phí, nhưng trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm những chi phí không ngờ tới để duy trì hoạt động tốt hoặc thậm chí là khắc phục các nhược điểm của chúng. 

#1 – Chi phí linh hoạt

Ngoại trừ ứng dụng open source, các phần mềm miễn phí thường gặp rất nhiều hạn chế khi ứng dụng vào thực tế do tính chất đơn giản của mình. Còn đối với phần mềm có mã nguồn mở, thì việc tùy biến cũng rất phức tạp và đòi hỏi nhiều công sức, gây tiêu tốn thời gian, tiền bạc. Bởi vậy, việc linh hoạt triển khai các phần mềm miễn phí vào trong doanh nghiệp với hy vọng chúng đáp ứng được những yêu cầu đặc biệt của từng công việc, dự án gần như là không thể. 

Lấy ví dụ, khi các công cụ miễn phí thường chỉ hỗ trợ một phương pháp luận quản lý cụ thể, thì tùy thuộc vào đặc điểm của dự án, doanh nghiệp lại có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Nếu trong một dự án, bạn triển khai mô hình Agile, số còn lại thì sử dụng PRINCE2, thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải đồng thời sử dụng hai phần mềm miễn phí riêng biệt. Lúc này, bạn không thể trực tiếp lồng ghép các phần mềm này lại vào luồng công việc, quy trình và cấu trúc tổ chức của mình. Và gần như nếu muốn sống chung với chúng, bạn sẽ phải thay đổi lại toàn bộ cách thức làm việc vốn có. 

Đây là một nghịch lý khó có thể chấp nhận, khi công cụ vốn sinh ra để phục vụ doanh nghiệp, chứ không phải thứ đồ trang sức bắt “đỏng đảnh” bắt ép tổ chức phải thay đổi, “ăn vận” lại để phù hợp với mình! Đây chính là thứ chi phí linh hoạt có thể khiến cho nhiều doanh nghiệp lao đao, mất đi sự chủ động trong quá trình vận hành và hoạt động của mình.

#2 – Chi phí phát triển

Hầu hết các công cụ đều đang bị đặt dấu hỏi lớn về việc sở hữu tiện ích kết nối với các công cụ khác trong hệ sinh thái phần mềm quản trị doanh nghiệp qua cổng API. Bởi nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng các công cụ như Marketing Automation, CRM hay BPM đơn lẻ, nhưng không thể kết nối để truyền tải dữ liệu tổng quát cho phần mềm quản lý dự án tổng thể, thì điều gì sẽ xảy ra? 

Bạn sẽ phải đối mặt với những rủi ro gần như là khó tránh sau:

• Làm chậm tiến độ dự án: Khi không thể tích hợp để truyền tải dữ liệu, buộc lòng người sử dụng sẽ phải tính đến bài toán nhập liệu thông tin bằng tay – công việc vốn vô cùng tốn kém thời gian và công sức. 
• Dễ dẫn đến sai sót: Việc nhập liệu data thủ công không những gây tốn kém thời gian và công sức, mà đồng thời còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót vô cùng lớn. Rõ ràng, con người thì không thể đánh bại máy móc về tính chính xác khi trong quá trình xử lý thông tin được. 
• Thiếu đi tính nhất quán: Khi không thể tích hợp thông tin của các công cụ khác nhau trên cùng một nền tảng, cùng một thời điểm, việc nhìn nhận bức tranh tổng thể dự án cũng sẽ gặp phải trở ngại. Bạn buộc lòng phải đánh giá chúng dưới góc độ đơn lẻ, dẫn đến việc thiếu đi tính nhất quán và khách quan cần thiết.

Có thể nói, việc kết nối một phần mềm mới với các công cụ kinh doanh khác để đồng bộ hóa luôn thông tin là yếu tố tối quan trọng với các doanh nghiệp có khối lượng công việc lớn cần xử lý. Khi các phần mềm miễn phí không sở hữu tiện ích này đồng nghĩa với việc sớm hay muộn các doanh nghiệp cũng phải thay thế chúng. 

Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng mình có thể sử dụng những phần mềm miễn phí mãi mãi. Những thực tế, ngay cả khi không tính đến tiện ích tích hợp API, thì các phần mềm này cũng có giới hạn nhất định về số lượng người sử dụng và dung lượng lưu trữ dữ liệu. Rõ ràng, không doanh nghiệp nào có thể giậm chân tại chỗ mãi, và khi quy mô của họ vượt quá khung cho phép của phần mềm, họ sẽ không thể sử dụng chúng được nữa.

#3 – Chi phí “mạo danh”

Mặc dù trên thị trường đang tồn tại rất nhiều phần mềm mang danh nghĩa công cụ quản lý, nhưng thực tế, chúng đôi khi chỉ là những bảng to-do list được thiết kế lại màu mè hơn để đánh lừa người dùng. Các phần mềm này chỉ sở hữu những tính năng nghèo nàn, phù hợp hơn với tác vụ quản lý công việc đơn thuần chứ không phải là tổng thể toàn dự án. 

Đơn cử, tính năng theo dõi tiến độ là một trong những thành tố không thể thiếu của các phần mềm quản lý dự án, nhưng ở các giải pháp miễn phí thì chúng lại không hề xuất hiện. Điều này sẽ khiến việc phối hợp các nguồn lực và tài nguyên phù hợp để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Giả sử, bạn có nhân viên A, chịu trách nhiệm cho 6 công việc, còn nhân viên B thì phải hoàn thành 10 công việc, tất cả đều đáo hạn vào cuối tuần. Vậy lúc này, ai là người có khối công việc năng hơn và cần được san sẻ bớt? Ai là người sẽ có nhiều thời gian dư thừa để hỗ trợ đồng nghiệp khác? Đây là một câu hỏi gần như không có lời giải nếu phần mềm quản lý dự án của bạn không sở hữu tính năng theo dõi tiến độ. Bởi thực tế, dù đầu công việc của B nhiều hơn A, nhưng nếu mỗi công việc của A lại tốn thời gian xử lý gấp đôi công việc của B thì sao? 

Nhìn chung, tuy chi phí “mạo danh” không trực tiếp tác động tới ngân sách của doanh nghiệp, nhưng chúng thường khiến công việc trong dự án bị tồn đọng và không được giải quyết triệt để. Nếu xu hướng này xảy ra quá thường xuyên, chất lượng công việc và quy trình vận hành chắc chắn sẽ bị tổn hại, ảnh hưởng tới những mục tiêu then chốt của tổ chức.

#4 – Chi phí đào tạo và hỗ trợ

Chương trình đào tạo và chăm sóc khách hàng luôn là những dịch vụ không thể thiếu từ các đơn vị cung cấp phần mềm trả phí, bởi họ cần phải đảm bảo khách hàng của mình hài lòng nếu muốn cạnh tranh và tăng doanh số. Việc bảo trì và nâng cấp hệ thống cũng vậy, thường xuyên được diễn ra và hoàn toàn miễn phí.

Nhưng đối với các phần mềm miễn phí, sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp là vô cùng hiếm hoi. Vì cơ bản, mục đích thiết kế phần mềm của họ hoàn toàn khác so với các công cụ trả phí. Sự hài lòng hay thành công của khách hàng thực tế cũng chẳng ảnh hưởng gì đến lợi ích của họ.

Do vậy, để sử dụng được các công cụ miễn phí, doanh nghiệp lại buộc phải tự móc túi chi trả các khoản phí đào tạo nhân viên và xử lý sai sót, lỗi lầm của chúng. Các khoản chi phí này có dao động tùy thuộc vào quy mô nhân sự và độ tinh thông công nghệ của mỗi cá nhân trong tổ chức, nên nó hoàn toàn có thể bành trướng tới một ngưỡng mà ít người có thể ngờ đến. 

#5 – Chi phí bảo mật, rủi ro

Phần mềm quản lý vận hành trong doanh nghiệp thường sẽ là một kho lưu trữ thông tin công ty đáng kể, ngay cả khi không kết hợp với các hệ thống, công cụ quản lý khác. Các dạng dữ liệu mà phần mềm này có thể tích lũy theo thời gian bao gồm:

• Thông tin về khách hàng của bạn
• Tỷ suất lợi nhuận của các dự án
• Ngân sách chi tiêu cho các dự án
• Dữ liệu về nguồn lực con người và tài nguyên
• Thông tin về các hoạt động của dự án

Các dữ liệu này được đánh giá là vô cùng nhạy cảm và có thể ảnh hưởng tới không chỉ dự án, mà còn là cả sự tồn vong của tổ chức. Bởi vậy, việc cân nhắc kỹ lưỡng khi giao phó những dữ liệu này cho bên cung cấp phần mềm thứ ba là vô cùng cần thiết bởi những rủi ro của chúng.

Kết luận: Giá là thứ bạn trả, nhưng giá trị là thứ bạn nhận được

Bài học ở đây là đừng nên đặt quá nặng giá trị phải bỏ ra. Nó sẽ làm ta quên mất rủi ro mà không thấy những giá trị nhận được. 

Ben Graham từng nói: “Giá là thứ bạn phải trả, giá trị là thứ mà bạn nhận được. Cho dù là tất (socks) hay cổ phiếu (stocks), tôi vẫn thích mua hàng chất lượng khi nó được giảm giá“.

Phân vân giữa việc nên mua phần mềm hay không đã là câu chuyện của thời đại nào rồi, chúng ta sẽ không bàn đến nữa, chỉ là câu hỏi nên chọn phần mềm thế nào cho phù hợp nhất với doanh nghiệp. Bài toán chi phí luôn là bài toán được đặt ra đầu tiên khi một nhà lãnh đạo đưa ra bất kỳ một quyết định gì. 

Tuy nhiên hãy nhớ, đắt hay rẻ không phải là giá cả, đắt hay rẻ nằm ở giá trị!

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.