Có rất nhiều lý do đi đến quyết định sa thải một nhân viên. Có thể do nhân viên đó làm việc không hiệu quả, vi phạm chính sách công ty, hoặc cũng có thể nguyên nhân từ phía doanh nghiệp khi ban lãnh đạo quyết định cắt giảm chi phí và thu hẹp bộ máy nhân sự.
Dù lý do có là gì đi nữa, sa thải không phải trải nghiệm tốt cho cả hai bên. Đối với nhân viên, đây là sự xáo trộn lớn trong đời sống của họ, còn với nhà quản lý, họ sẽ cảm thấy tội lỗi và đồng thời phải mất thêm nhiều thời gian, công sức để ổn định nhân sự tại công ty.
Để trải nghiệm sa thải không còn quá tồi tệ cho cả hai phía, người quản lý phải nỗ lực rất nhiều. Họ phải biết cách chuẩn bị cho quy trình sa thải cũng như giải quyết vấn đề hậu sa thải. Bên cạnh đó, họ cũng cần nắm bắt nghệ thuật thông báo quyết định sa thải sao cho “vừa lòng người đi”. Dưới đây là những lưu ý cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định sa thải nhân viên.
1. Nắm vững quy trình sa thải nhân viên
Khác với quy trình xử lý yêu cầu nghỉ việc – khi nhân viên biết trước rằng mình sẽ rời đi – quy trình sa thải nhân viên cần chú trọng phương pháp truyền đạt sao cho nhân viên có thể chấp nhận với phản ứng không quá dữ dội.
7 bước sa thải nhân viên
Một số vị trí công việc đặc biệt nhân viên không dễ dàng gặp mặt tại công ty như Freelancer, quy trình sa thải qua điện thoại cũng rất cần thiết. Về cơ bản, quy trình sa thải qua điện thoại cũng giống quy trình sa thải trực tiếp. Chỉ khác một điều nhà quản lý cần soạn thảo thêm một email gửi cho nhân viên các giấy tờ cần thiết. Quy trình sa thải qua điện thoại gồm các bước sau:
Quy trình sa thải qua điện thoại
Dưới đây là một ví dụ về thông báo sa thải:
“Cảm ơn Tâm đã đến buổi gặp hôm nay. Mặc dù chúng tôi đánh giá cao công việc và sự cống hiến của bạn cho công ty trong suốt thời gian qua. Nhưng theo những gì bạn thể hiện qua 3 tháng vừa qua, chúng tôi nhận thấy bạn liên tục không đạt 50% KPI và công ty buộc lòng phải ra quyết định thông báo thôi việc với bạn. “
2. Không nên quá khắt khe với bản thân
Tất cả các nhà quản lý đều trải qua cảm giác lo lắng và tội lỗi mỗi khi ra quyết định sa thải một nhân viên. Họ cảm thấy bản thân thật vô tâm khi tước đi nguồn thu nhập và làm tổn thương lòng tự trọng của người nhân viên đó.
Tuy nhiên, nhà quản lý không nên để cảm xúc tiêu cực này ám ảnh quá nhiều bởi họ cũng là con người và việc cảm thấy tội lỗi sau khi gây tổn thương cho người khác là điều bình thường. Cách tốt nhất để nhà quản lý ngăn chặn cảm giác tội lỗi này là đảm bảo rằng trong quá trình nhân viên làm việc, nhà quản lý sẽ dùng hết khả năng để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất. Nếu như nhà quản lý đã cố gắng hết sức nhưng người nhân viên làm việc không hiệu quả, họ sẽ không cảm thấy tội lỗi quá nhiều bởi ít ra họ cũng đã làm mọi cách để tạo cơ hội cho nhân viên.
3. Phản ứng của nhân viên khi bị sa thải phản ánh hiệu quả giao tiếp trong quá trình làm việc
Nếu một nhân viên phản ứng dữ dội và bị sốc khi biết tin mình bị sa thải, đây là dấu hiệu cho thấy nhà quản lý đang có vấn đề trong giao tiếp với nhân viên trong suốt quá trình làm việc.
Nhân viên quá sốc khi nghe quyết định thôi việc là lỗi của nhà quản lý
Vai trò của người quản lý trong công việc là giao tiếp, đánh giá, và đưa ra phản hồi về hiệu quả làm việc với nhân viên. Quá trình giao tiếp vô cùng quan trọng bởi nó có thể cung cấp dấu hiệu bị sa thải. Nếu nhân viên không biết rằng họ đang làm việc kém hiệu quả và cấp trên đang không hài lòng với họ, họ sẽ không thể cải thiện và vẫn tiếp tục thể hiện sự kém cỏi trong công việc. Đến khi nhận được thông báo, họ thấy rất sốc và không thể chấp nhận bởi họ không biết lý do tại sao.
Để khắc phục tình trạng này, nhà quản lý nên thường xuyên đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, không nên chỉ chờ đến đợt performance reviews. Bên cạnh đó, cần tránh những đánh giá mơ hồ như “làm việc kém hiệu quả” bởi nhân viên sẽ hoang mang và không hiểu họ kém hiệu quả ở điểm nào. Thay vào đó, hãy nói cụ thể và rõ ràng bằng những con số, ví dụ: “Sản lương bán hàng của anh trong 3 tháng gần đây liên tục giảm 10% so với mục tiêu đặt ra”.
Việc thường xuyên đánh giá nhân viên đảm bảo rằng nhà quản lý đang trao nhân viên cơ hội thể hiện tốt nhất khả năng của bản thân. Điều này sẽ giúp giảm tình trạng sa thải nhân viên do sự làm việc kém hiệu quả.
4. Sa thải không phải lúc nào cũng là giải pháp cuối cùng
Hầu hết, sa thải là quyết định của nhà quản lý dành cho các nhân viên làm việc kém hiệu quả. Tuy nhiên, sa thải không phải lúc nào cũng là giải pháp cuối cùng. Nếu nhân viên có tay nghề cao nhưng lại thể hiện kém trong công việc, lý do có thể bởi nhân viên đang không làm đúng vị trí phát huy thế mạnh của anh ta. Trong trường hợp này, thay vì sa thải nhân viên và tốn thêm chi phí tuyển dụng, nhà quản lý có thể cân nhắc chuyển vị trí công tác phù hợp với điểm mạnh của nhân viên.
Xem xét lại vị trí công việc thay vì sa thải vừa cho thấy sự khôn ngoan của người quản lý, vừa giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cũng như công sức đào tạo một nhân viên mới. Tuy nhiên, nếu mọi phương án không hiệu quả thì sa thải là điều khó tránh khỏi.
5. Giải quyết vấn đề hậu sa thải
Một nhân viên làm việc kém hiệu quả nhưng không có mong muốn cải thiện sẽ gây ra nhiều rắc rối cho công ty. Nhân viên đó sẽ làm trì hoãn tiến độ công việc, làm mất tinh thần các nhân viên đồng nghiệp. Lúc này, sự sa thải là thật sự cần thiết để đảm bảo sự lành mạnh trong công ty.
Tuy nhiên, các vấn đề không được giải quyết ngay lập tức khi người nhân viên thôi việc. Sau khi sa thải, nhà quản lý vẫn phải thực hiện nhiều công việc nhằm giải quyết những rắc rối do sự làm việc kém hiệu quả trước đó của người nhân viên gây ra.
Sa thải để lại một núi công việc cho nhà quản lý
Cụ thể, sau khi sa thải, người quản lý sẽ phải phân chia công việc với các nhân viên còn lại. Bên cạnh đó, họ phải tốn thêm thời gian, chi phí cũng như công sức để tìm kiếm và đào tạo nhân viên mới thay thế. Theo SHRM – Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực tại Hoa Kỳ – toàn bộ chi phí liên quan đến tìm mới và đào tạo một nhân viên có thể lên tới 50% đến 60% mức lương hàng năm của nhân viên. Đối với những vị trí đòi hỏi chuyên môn cao, mức chi phí có thể lên tới 200%.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa nhà quản lý nên giữ lại một nhân viên làm việc kém hiệu quả chỉ vì sự bất tiện trong việc tìm người thay thế. Sa thải là điều chắc chắn xảy ra tại tất cả các doanh nghiệp, vậy nên, mỗi doanh nghiệp cần có kế hoạch xử lý các vấn đề liên quan mỗi khi ra quyết định để nhân viên rời đi.
6. Có mặt nhân chứng trong cuộc gặp với nhân viên
Có mặt nhân chứng – thường là người từ bộ phận HR – trong cuộc gặp thông báo sa thải có hai mục đích: Thứ nhất, người đó sẽ giúp nhà quản lý truyền đạt quyết định sa thải một cách hiệu quả và tránh được sự tranh cãi với nhân viên trong cuộc gặp. Nhân viên HR thường rất thành thạo với việc sa thải vậy nên họ sẽ giải quyết mọi vấn đề theo đúng quy trình và đảm bảo đầy đủ tính pháp lý.
Ngoài ra, nhân chứng trong cuộc gặp mặt sa thải là nhân tố quan trọng trong trường hợp nhân viên bị sa thải có hành động pháp lý chống lại doanh nghiệp. Khi trường hợp kiện tụng xảy ra, người tham gia cuộc gặp sẽ là nhân chứng xác nhận rằng phía doanh nghiệp đã làm đúng quy trình và doanh nghiệp đã thật sự đối xử công bằng với nhân viên.
Tuy nhiên, nếu phòng nhân sự không thể sắp xếp để tham gia cuộc gặp, nhà quản lý có thể tìm những người có thâm niên trong tổ chức, một người quản lý khác cùng cấp, luật sư của công ty hoặc một nhân viên đáng tin cậy.
7. Thông báo với các nhân viên còn lại
Sau khi sa thải nhân viên, nhà quản lý cần thông báo cho các nhân viên khác về sự rời đi của đồng nghiệp. Đây là công việc quan trọng nhằm củng cố tinh thần nhân viên và ngăn chặn những lời đồn xuyên tạc.
Thông báo về sự nghỉ việc của đồng nghiệp cho các nhân viên còn lại
Sự im lặng sau sa thải sẽ gây một số tác động tiêu cực đối với các nhân viên còn lại trong công ty. Nếu không có biện pháp giải quyết, những tin đồn suy đoán tiêu cực sẽ xuất hiện. Các nhân viên có thể sẽ mất niềm tin với công tác quản lý của doanh nghiệp và họ sẽ lo lắng sau khi đồng nghiệp bị sa thải, họ sẽ có nguy cơ là người tiếp theo.
Để giải quyết tình trạng này, nhà quản lý cần thông báo cho các nhân viên còn lại rằng đồng nghiệp của họ đã thôi việc và đồng thời trấn an công việc của họ đang rất thuận lợi. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần thông báo rõ ràng sự phân công trách nhiệm công việc mới và cam kết sẽ nhanh chóng tìm được người thay thế vị trí nhân viên đã nghỉ việc.
Nhận xét tiêu cực về nhân viên bị sa thải là điều tối kị. Nhà quản lý sẽ tự đánh mất sự tôn trọng từ các nhân viên khác nếu cố tình làm xấu hình ảnh nhân viên vừa rời đi. Dưới đây là một ví dụ về cách thông báo sự nghỉ việc của nhân viên:
“Hôm qua là ngày cuối cùng Bắc làm việc với chúng ta. Chúng ta chúc cho anh ấy mọi sự may mắn và suôn sẻ trong tương lai. Hiện tại, công ty đang bắt đầu tuyển người thay thế. Trong thời gian đó, Hương và Toàn sẽ đảm nhận những phần việc để lại của Bắc. Tôi đánh giá cao công việc của tất cả các bạn và tôi đảm bảo rằng không ai phải rời đi tiếp theo. Nếu có thắc mắc, xin vui lòng đến trình bày trong văn phòng của tôi.”
8. Hủy bỏ quyền truy cập, thu hồi tài khoản nội bộ công ty
Không nhân viên nào có thể cảm thấy vui vẻ sau khi nhận quyết định sa thải. Họ rơi vào trạng thái buồn bã, thất vọng và thậm chí có thể nảy sinh ý nghĩ tiêu cực muốn trả thù công ty. Cách dễ nhất để hạ uy tín công ty đó là lan truyền tin tức tiêu cực, gây rối hồ sơ máy tính, đánh cắp dữ liệu công ty từ hệ thống nội bộ. Mặc dù trường hợp này rất ít khi xảy ra nhưng đề phòng không bao giờ là phương án thừa.
Để ngăn chặn những hành động quấy phá, doanh nghiệp cần hủy quyền truy cập cũng như tài khoản của nhân viên bị sa thải trên hệ thống nội bộ doanh nghiệp. Hành động này nên được làm trước khi thông báo cho nhân viên về quyết định sa thải hoặc ngay khi cuộc gặp mặt kết thúc. Ngoài việc vô hiệu hóa quyền truy cập, nhà quản lý cũng nên yêu cầu nhân viên giao lại toàn bộ tài sản của doanh nghiệp như máy tính xách tay và thẻ nhân viên.
9. Không cho phép sự thỏa hiệp
Phần lớn nhân viên khi nhận được quyết định sa thải sẽ cầu xin sự xem xét và mong muốn có được cơ hội thứ hai. Điều này thường gây bối rối cho các nhà quản lý và đây là tình cảnh không nhà quản lý nào mong muốn khi họ đã cho rằng để nhân viên ra đi là quyết định tốt nhất. Do đó, các nhà quản lý cần giữ vững lập trường, hành động quyết đoán và không cho phép bất kỳ sự thỏa hiệp nào diễn ra. Nếu nhân viên quá xúc động, nhà quản lý có thể cho họ thời gian chấp nhận sự thật và không nên đưa ra bất kỳ tác động nào.
Một khi quyết định sa thải đưa ra là không thể rút lại
Nhà quản lý cũng có thể hướng nhân viên đặt bản thân vào vị trí của họ. Nhà quản lý có thể nói với nhân viên rằng: “Nếu là tôi, bạn nghĩ bạn sẽ làm thế nào trong trường hợp này?”. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu hơn về cảm xúc của đôi bên và thông cảm cho quyết định khó khăn của nhà quản lý.
Tạm kết
Sa thải chưa bao giờ là trải nghiệm tốt với cả nhà quản lý và nhân viên. Trước đi để nhân viên ra đi, nhà quản lý nên làm mọi cách trong khả năng để cố gắng giúp nhân viên sửa chữa sai lầm và thể hiện tốt nhất năng lực của họ. Tuy nhiên, sau mọi cố gắng, nếu nhân viên không thể cải thiện tình trạng công việc thì sa thải là phương án không thể tránh khỏi. Khi trường hợp không mong muốn đó xảy ra, nhà quản lý cần chắc chắn mình thực hiện đúng quy trình và xử lý sao cho công bằng nhất đối với nhân viên.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để giảm tình trạng sa thải nhân viên do làm việc kém hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn hóa đầu vào, lựa chọn những ứng viên có năng lực phù hợp với vị trí công việc. Bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY combo 6 cuốn ebook tuyển dụng độc quyền tại Base.vn để xây dựng nên chiến lược tuyển dụng thu hút nhân tài.
