Với sự trợ giúp của công nghệ, con người ngày nay đang nắm giữ những lợi thế cực lớn trong các hoạt động giao tiếp nơi công sở. Tính “trực chiến”, nhanh nhạy của các công cụ hiện đại là bảo chứng cho khả năng luân chuyển thông tin hiệu quả, có thể giúp doanh nghiệp tăng gấp nhiều lần năng suất lao động.
Đó chí ít là những gì diễn ra trên lý thuyết, những gì chúng ta đang ngộ nhận là đúng.
Trên thực tế, một viễn cảnh khác thiếu tích cực hơn lại đang xảy ra. Slack, Skype hay Google Hangouts, đại diện của những công cụ giao tiếp, kết nối đội nhóm mạnh mẽ, từng được thần thánh hóa bởi nhiều nhân vật nổi tiếng, giờ đây lại hứng chịu không ít những chỉ trích và bị coi là mối hiểm họa khôn lường tới năng suất làm việc của cả doanh nghiệp.
Thực hư của những cáo buộc này là như thế nào, liệu các phần mềm giao tiếp có đang thật sự làm giảm năng suất làm việc của người dùng hay không? Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng giải mã câu chuyện này.
1. “Tội trạng” của phần mềm chat
Được phần lớn người dùng than phiền, đây là 3 cáo buộc phổ biến nhất về việc làm sụt giảm năng suất lao động của các phần mềm giao tiếp trực tuyến với nhân viên văn phòng:
Thứ nhất, các phần mềm này gây gián đoạn trong công việc. Con người mất rất nhiều thời gian (cụ thể là 20 phút) để bắt đầu nhập tâm vào làm một công việc cụ thể. Những dòng tin nhắn trên màn hình điện tử thì lại rất giỏi trong việc phá vỡ luồng suy nghĩ tập trung này.
Chỉ với một thông báo tin nhắn từ đồng nghiệp hay cấp trên, bạn sẽ mất tới 2~3 phút để trả lời và 20 phút tiếp theo để bắt đầu thật sự chú tâm làm việc trở lại. Chất lượng công việc của bạn không thể được đảm bảo, nếu số thời gian lao động cứ liên tục bị ngắt quãng bởi vô vàn những tin nhắn cùng đủ loại nội dung.
Thứ hai, phần mềm chat tạo ra stress và áp lực cho nhân viên: Phần mềm là những khối óc không bao giờ ngủ. Nó luôn thức và sẵn sàng bắt ta dán mắt vào những dòng tin nhắn mọi lúc mọi nơi. Khả năng này những tưởng sẽ đem lại những lợi thế làm việc nhất định cho doanh nghiệp, nhưng không, rất nhiều người đang gặp phải vấn đề nghiêm trọng với chúng.
Một bộ phận nhân viên hiện nay đang hình thành thói quen liên tục kiểm tra thông báo về tin nhắn trong mọi hoàn cảnh và cho rằng phải mình trả lời chúng ngay lập tức nếu không muốn bị đánh giá là lười nhác hay không tích cực trong công việc. Điều này khiến cuộc sống của họ trở nên chật chội và căng thẳng, khiến tinh thần họ xuống dốc cùng với hiệu quả công việc.
Cuối cùng, những thông tin được trao đổi qua phần mềm thường được đánh giá là nông cạn và dễ đi lệch chủ đề: Môi trường trao đổi thông tin liên tục mà phần mềm chat tạo ra là nguyên nhân chính dẫn tới vấn đề này. Việc đòi hỏi con người phải ngay lập tức phản hồi những tin nhắn được gửi đến không cho phép họ có thời gian suy nghĩ thấu đáo về thông điệp được đề cập tới.
Ngoài ra, môi trường chat trong phần mềm cũng không sở hữu một bối cảnh công việc và nhiệm vụ cụ thể, bởi vậy, nhiều nội dung trao đổi có thể bị bẻ hướng sang những chủ đề không liên quan tới mục tiêu chính. Trường hợp này lại một lần nữa ảnh hưởng trực tiếp tới sự tập trung của nhiều nhân viên văn phòng.
2. Liệu phần mềm chat có thật sự là “thủ phạm”
Những cáo buộc này, thoạt nhiên thì vô cùng hợp lý và khiến người nghe có thể dễ dàng “kết tội” cho Slack (cùng các ứng dụng chat hiện đại), nhưng thực tế, lỗi lầm lại không nằm ở công cụ. “Thủ phạm” thực sự chính con người và lầm tưởng về Synchronous Communication.
Vậy Synchronous Communication (Giao tiếp đồng bộ – SC) là gì? Nó là một hình thức giao tiếp, đòi hỏi việc đối thoại giữa hai hay nhiều cá nhân phải được diễn ra đồng thời và liên tục. Việc bạn gọi điện thoại cho khách hàng, tư vấn, trao đổi thông tin cùng họ là ví dụ điển hình của SC.
Trái ngược với SC là Asynchronous Communication (Giao tiếp không đồng bộ – AC), hình thức giao tiếp gián đoạn và không được diễn ra liên tục trong một khoảng thời gian cụ thể. Trao đổi thông tin qua email là một phương tiện truyền dẫn tiêu biểu của AC.
Lý do khiến người dùng chỉ trích các công cụ chat trong doanh nghiệp nảy sinh từ đây. Phần mềm có thể về bản chất được sinh ra là một công cụ giao tiếp không đồng bộ, nhưng với khả năng truyền tải thông tin theo thời gian thực nhanh chóng, người dùng thường nhầm lẫn cách sử dụng chúng này theo hình thức còn lại.
Vô hình chung, họ khiến những phần mềm “đắt giá” của mình phải chịu trận nhiều khuyết điểm chí mạng của giao tiếp đồng bộ. Những khuyết điểm đó bao gồm:
- Ảnh hưởng đến tâm lý làm việc, khiến nhân viên ngộp thở khi phải liên tục tiếp nhận và phản hồi thông tin từ các nguồn khác nhau
- Hình thành thói quen Short-term Thinking (suy nghĩ ngắn) cho nhân viên, khiến thông điệp được đưa ra trong giao tiếp nông cạn, không mang nhiều ý nghĩa
- Tác động tiêu cực tới sự tập trung của nhân viên, gây tiêu tốn thời gian làm việc hiệu quả của họ
- Luồng thông tin xảy ra tình trạng quá tải và rối loạn khi nhiều người cùng tham gia đồng thời vào cuộc trò chuyện
Vậy nên, việc chúng ta đang vội vàng gán tội cho những phần mềm giao tiếp hiện đại là một kết luận đi sai lầm. Thực chất, chúng ta đang sử dụng những công cụ hiện đại sai cách và cần thay đổi hướng tiếp cận ngay thay vì đổ lỗi cho chúng.
3. Asynchronous Communication – Lời giải về giao tiếp hiệu quả trong doanh nghiệp
AC về bản chất đã xuất hiện trước SC từ rất lâu (phải tới những năm 2000, SC mới đặt nền móng cho sự xuất hiện của mình, AC thì được tin rằng đã ra đời cách đây hàng nghìn năm), nhưng nó lại bị quên lãng trong thời kỳ hiện đại do nhu cầu tiếp nhận và truyền tải thông tin nhanh chóng của con người. Nhu cầu này thực tế chỉ đúng với một số trường hợp đặc biệt, đòi hỏi công việc phải diễn ra trong thời gian thực như chăm sóc khách hàng hay sửa chữa sự cố. Còn lại chúng thực sự không đem lại nhiều hiệu quả như người ta kì vọng.
AC thì ngược lại, dù đang bị thời thế ngoảnh mặt làm ngơ, những thực tế, với tính chất giao tiếp gián đoạn của mình, nó vẫn thể hiện được những điểm mạnh nổi trội trong việc xây dựng công tác giao tiếp và trao đổi trong doanh nghiệp. Cụ thể chúng giúp:
- Tạo điều kiện cho nhân viên văn phòng xây dựng cho mình những khoảng thời gian tập trung làm việc dài hạn, không bị gián đoạn hay làm phiền
- Giúp người tham gia giao tiếp có thời gian xử lý thông tin được tiếp nhận thấu đáo hơn, từ đó có thể đưa ra những phản hồi sâu sắc, mang nhiều ý nghĩa về mặt giá trị nội dung
- Tránh làm rối luồng thông tin tiếp nhận của một cá nhân, giúp họ có thể dễ dàng tìm kiếm và tiến hành lại cuộc trao đổi khi cần
- Hỗ trợ các đội nhóm có nhân viên làm việc từ xa dễ dàng trao đổi hơn mà không phải quá chú tâm đến câu chuyện lệch múi giờ
- Xây dựng văn hóa làm việc tự do và phát triển, không gò bó nhân viên buộc phải thực hiện những tác vụ dư thừa khi không cần thiết
Những ưu điểm này hoàn toàn khỏa lấp số khuyết điểm mà SC để lại, vậy nên, việc xây dựng một văn hóa giao tiếp AC có lẽ sẽ là khía cạnh mà mọi doanh nghiệp cần phải lưu tâm trong thời gian tới. Cụ thể, hãy khuyến khích nhân viên của bạn hình thành những thói quen như:
4. Tiếp nhận và xử lý thông tin đúng cách
Đại bộ phận nhân viên văn phòng đều đang mắc phải thói quen ngay lập tức trả lời những tin nhắn hay thông điệp mình nhận được, vô hình chung sẽ làm xao nhãng công việc hiện tại.
Thay vì tiếp tục duy trì thói quen xấu này, hãy xây dựng các khung thời gian nhất định trong ngày chỉ để trả lời tin nhắn và email. Nếu quá lo lắng về phản ứng của đối tượng giao tiếp, bạn có thể cài đặt các thông điệp trả lời tự động để thông báo tới họ trước. Ban có thể tham khảo nội dung của thông điệp theo template dưới đây, được trích dẫn từ cuốn “Tuần làm việc 4 giờ “ của Tim Ferriss:
5. Sử dụng các công cụ chat theo đúng mục đích sản phẩm
Bao hàm cả email, các công cụ phục vụ việc trao thông tin đổi hiện nay, như Slack, Skype hay Google Hangouts đều đang được thiết kế cho mục đích giao tiếp AC. Bởi vậy, việc sử dụng chúng theo hình thức SC sẽ không đem lại nhiều hiệu quả, trái lại, còn ảnh hưởng tới năng suất làm việc của nhân viên.
Ví dụ hành động dưới đây:
Thay vì tiếp tục có những hành động gây xao nhãng như vậy hãy thử sử dụng các ứng dụng chat theo nguyên tắc sau:
Luôn cung cấp bối cảnh cụ thể: Khi gửi bất cứ tin nhắn nào, hãy đảm bảo bạn cung cấp đầy đủ thông tin tới người đọc để họ có thể tiếp thu và hiểu vấn đề bạn đưa ra cụ thể nhất. Bằng hành động này, bạn sẽ đảm bảo người đọc có được lượng kiến thức đầy đủ để xây dựng các đoạn hội thoại tinh gọn và hiệu quả nhất.
Truyền tải thông điệp ngắn gọn: Nếu bạn có quá nhiều thông tin cần truyền tải cho đối phương, thay vì diễn đạt bằng đoạn text, hãy ghi âm hoặc quay video lại. Chúng sẽ giúp bạn tránh được tình trạng “loãng” thông tin trong cuộc hội thoại, cũng như giúp người nghe dễ dàng tìm kiếm và tiếp nhận thông tin hơn.
Tránh đề cập tới người khác khi không cần thiết: Khả năng tag và đề cập tới người khác trong ứng dụng chat đảm bảo người nhận đọc được thông tin của bạn. Tuy nhiên, với việc được thiết kế vô cùng nổi bật, chúng sẽ gây xao nhãng và mất tập trung ngay tức thì cho đối tượng đích. Vấn đề này sẽ trở nên vô cùng nghiêm trọng đối với những người có công việc đòi hỏi chu trình suy nghĩ phải được liền mạch và thông suốt, như lập trình viên hay designer. Vì vậy, hãy hạn chế đề cập tới người khác khi không cần thiết.
6. Thay thế ứng dụng chat bằng các phần mềm quản lý công việc
Nếu không thể sống chung với lũ, thay đổi cách sử dụng các ứng dụng chat thông thường, hãy cân nhắc tới việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc thay thế chúng.
Những phần mềm quản lý công việc hiện đại, đơn cử như Base Wework, cho phép người dùng có thể cộng tác toàn diện trong công việc và dự án: Người giao việc sẽ nhận được thông báo tự động khi người nhận việc thay đổi tình trạng của đầu việc (upload kết quả, đánh dấu hoàn thành, sửa deadline,…) và ngược lại. Hai bên có thể bình luận ngay dưới đầu việc, dùng thẻ @ để nhắc tên, chat qua ứng dụng tích hợp sẵn Base Messages hoặc tạo cuộc thảo luận mới trên hệ thống.
Giao diện công tác làm việc trên phần mềm Base Wework
Ngoài ra, thay vì phải chia sẻ báo cáo tiến độ dự án và tài liệu qua hàng trăm tin nhắn, phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ người dùng tải các tệp tin này lên và theo dõi tiến trình nhanh chóng. Qua đó, thông tin về công việc luôn được công khai để mọi nhân viên liên quan tiếp cận dễ dàng. Chuyện tốn thời gian tìm kiếm và hỏi han người khác trong các cuộc hội thoại vô thưởng vô phạt cũng từ đó được giảm thiếu một cách tối đa.
Cuối cùng, môi trường làm việc của những phần mềm này luôn cung cấp tới người dùng một bối cảnh công việc chính thống, trực quan. Điều này sẽ hạn chế tối đa việc trao đổi thông tin bị đi lệch chủ đề như ở trên các ứng dụng chat.
Với những phương pháp này, hi vọng bạn có thể ứng dụng thành công hình thức giao tiếp Asynchronous Communication trong doanh nghiệp của mình và tối ưu hiệu quả làm việc của bản thân và nhân viên hiệu quả hơn.
Tạm kết
Nhanh chưa chắc đã hay, chậm còn còn phải suy xét mới có thể cho là dở. Việc giao tiếp trong doanh nghiệp hoàn toàn không thể hấp tấp và ngắn nghĩa như trong các cuộc đối thoại thường nhật được. Tất nhiên, trong nhiều trường hợp, thông tin cần được trao đổi qua lại nhanh chóng, kịp thời, tuy nhiên, chúng cũng cần phải đáp ứng được những yếu tố kiến quyết như đầy đủ nội dung và bối cảnh giao tiếp. Bởi vậy, hãy luôn dành cho mình một quãng nghỉ chiến lược, đế đảm bảo bản thân có khả năng tiếp thu và phản hồi thông tin một cách hiệu quả nhất!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn đang quan tâm tới một phần mềm quản lý, hãy tham khảo ngay tại đây Base Wework, giải pháp hỗ trợ cộng tác làm việc và theo dõi tiến độ, kết quả công việc hàng đầu Việt Nam hiên nay.
