Bạn có thể đã nghe rất nhiều lời khuyên như thế này về các cuộc họp: Hãy đặt ra một agenda thật cụ thể và tuân thủ nó. Đây cũng là một trong 11 nguyên tắc tổ chức các cuộc họp của Google.
Tuy nhiên, nếu đây là một cuộc họp quan trọng và mục đích của nó là để giải quyết một thách thức phức tạp, thì rất tiếc, lời khuyên này là một sai lầm.
Vì sao ư?
Các vấn đề phức tạp – như làm thế nào để công ty tăng trưởng nhanh hơn, hoặc vạch ra lợi ích của việc sáp nhập hoặc mở thêm chi nhánh trong năm tới – thường có nhiều vướng mắc, vụn vặt và gần như là một mớ hỗn độn. Bạn nghĩ rằng bạn và đồng nghiệp có thể nói trước được điều gì cụ thể về chúng?
Thêm vào đó, một agenda được thiết lập trước dường như là một cái lồng kính làm giới hạn mọi suy nghĩ của người tham dự cuộc họp, và kể cả là quyền được phát biểu ý kiến: “Ồ xin lỗi, bạn không thể nói điều này ở đây, vì nó không nằm trong agenda có sẵn.” Giới hạn của agenda vô hình trung đã ảnh hưởng tiêu cực tới tư duy out-of-the-box của mọi người.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo ra một agenda cuộc họp ý nghĩa nhất và gắn kết nhất với tất cả thành viên, bởi vì nó được xây dựng từ chính những bước suy nghĩ và chọn lọc của họ.
Bước 1. Cá nhân tự brainstorm ý tưởng
Lý tưởng nhất là mọi người sẽ xuất hiện trong buổi họp với mọi vật dụng (giấy bút, tài liệu,…) đã được chuẩn bị đầy đủ.
Ở màn khởi động, bạn – với tư cách là người chủ trì – sẽ đề cập một cách ngắn gọn về thử thách cần đưa ra bàn luận trong cuộc họp, và sau đó là màn giới thiệu các cá nhân chưa quen biết nhau trước đó.
Tiếp theo, điều quan trọng là bạn cần dành cho mọi thành viên một vài phút để brainstorm và ghi lại suy nghĩ của họ về các chủ đề có thể đề cập tới trong cuộc họp và bất kỳ ý tưởng hay mối quan tâm nào mà họ đang có, tốt nhất là trên các tờ giấy nhớ (sticky note). Những dòng chữ vội vàng đó chính là sự đa dạng và năng lực cá nhân của đội ngũ nhân sự mà nhiều người đã và đang lãng phí.
Brainstorm cá nhân trước cuộc họp là cách bạn khám phá và tận dụng các ý tưởng giá trị
Bước 2. Công bố và phân nhóm các ý tưởng
Bước tiếp theo, nội dung trên các tờ giấy nhớ cần được công bố cho mọi người đều biết. Bạn hãy cố gắng làm điều này một cách ẩn danh để không ai biết ai đã đề xuất những gì.
Cần một khoảng thời gian vừa đủ để mọi người cùng nhau đọc các tờ giấy nhớ và gộp chung các ý tưởng bị trùng lặp hoặc có liên quan tới nhau thành một cụm.
Mặc dù điều này trên lý thuyết sẽ giúp ích cho quá trình sắp xếp nội dung cuộc họp và tạo tâm thế sẵn sàng cho mọi người, nhưng ý nghĩa thực sự của bước này là giúp mỗi thành viên xem được những gì đang tồn tại trong đầu người khác. Tôn trọng và thấu hiểu đồng nghiệp luôn là ao ước của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.
Giờ là lúc mọi người cùng nhau đề xuất các chủ đề thảo luận hữu ích xoay quanh các cụm ý tưởng đã gộp lại trước đó. Bạn hãy mời tất cả thành viên của cuộc họp tuỳ ý đưa ra các đề xuất không giới hạn, đồng thời cho phép họ thoải mái thể hiện quan điểm – đồng ý hoặc không đồng ý với những người khác.
Nếu một đề xuất được chấp thuận bởi đủ số lượng thành viên cần thiết, nó được đưa vào danh sách chờ. Trong trường hợp ngược lại, nó sẽ được lịch sự đặt sang một bên.
Bước 3. Hoàn thiện bản agenda chính thức
Với một danh sách các chủ đề đã được thống nhất, hãy tiếp tục trau chuốt lại ngôn từ và chọn lọc một lần nữa trước khi đưa thông nhất bản agenda cuối cùng. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần khoảng ⅓ tổng thời gian thiết lập agenda để hoàn thành bước này.
Bạn có thể hợp nhất các chủ đề tương tự nhau hoặc lồng chúng vào làm một. Một số chủ đề có thể bị loại bỏ vì nằm ngoài phạm vi giải quyết hoặc không quan trọng. Bạn cũng có thể muốn giới hạn số lượng chủ đề chính thức trong agenda; điều này phụ thuộc vào thời lượng cuộc họp và ước tính thời gian cần thiết của mỗi chủ đề.
Cuối cùng, mọi người nên biết lý do tại sao agenda chính thức lại bao gồm những chủ đề này, và kết quả nào được mong đợi từ cuộc họp.
Có nhiều cách khác nhau để xây dựng agenda cho một cuộc họp. Nếu bạn muốn tạo ra quy trình của riêng mình, chỉ cần chắc chắn rằng nó tuân theo một vài nguyên tắc sau:
- Mỗi cá nhân đều có thể đóng góp ý kiến của riêng mình trước khi tham gia xử lý nội dung của người khác.
- Mọi người đều có tiếng nói bình đẳng trong việc biểu quyết đâu là chủ đề nên hoặc không nên có trong agenda.
- Các chủ đề thảo luận được chọn lọc dựa trên mức độ quan trọng và thú vị của chúng.
- Các hoạt động diễn ra đều được điều phối hợp lý và thu hút được sự tham gia của các thành viên.
Cuộc họp quan trọng sẽ diễn ra suôn sẻ sau khi mọi người cùng nhau xây dựng một agenda
Lưu ý: Các tiêu chí để lựa chọn chủ đề thảo luận phù hợp cho agenda
Trong quá trình phân loại để đưa ra quyết định cuối cùng, có thể mọi người sẽ không đồng quan điểm về các chủ đề thảo luận. Điều đó rất tuyệt, bởi nó thể hiện quyền sở hữu và chính kiến của cá nhân.
Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để đánh giá các chủ đề thảo luận tiềm năng:
- Thú vị với hầu hết mọi người. Bao nhiêu người xếp hạng chủ đề này vào top 3 thú vị nhất khi có được danh sách chủ đề cuối cùng?
- Là một phần trong sự phức tạp của thách thức đang gặp phải. Chủ đề này có phải là một phần của sự phức tạp cần xử lý hay không?
- Có liên quan đến câu hỏi tổng quát. Chủ đề này sẽ giúp đạt được mục tiêu giải quyết các thách thức phức tạp như thế nào?
- Mang tính chất thực tiễn: Thử lấy ví dụ về một hành động có thể rút ra sau khi thảo luận về chủ đề này?
- Quan trọng để giải quyết: Nếu vấn đề này không được giải quyết ngay lập tức, có điều gì đó bị đe doạ hay không?
Tạm kết
Đừng quá cứng nhắc rằng mọi người khi đến tham dự một cuộc họp bắt buộc phải đọc trước một agenda chi tiết. Hãy tạo một sự khác biệt bằng cách để chính họ góp phần vào thiết kế ra agenda. Họ sẽ có được sự gắn kết nhất định với những nội dung trong đó và nhiệt tình hơn trong việc đóng góp ý tưởng giải quyết vấn đề.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Giảm thời gian họp hành vô bổ – Chuẩn hóa quy trình – Minh bạch thông tin – Tiết kiệm chi phí với Phần mềm Quản lý công việc Base Wework. Đăng ký ngay tại đây để được nhận tư vấn và hỗ trợ demo trải nghiệm sản phẩm.
