Những sự khác biệt điển hình nhất giữa một nhà quản lý tài giỏi và một người điều hành cứng nhắc là gì?
Có thể bạn sẽ nhanh chóng liệt kê ra một danh sách dài các yếu tố như sở hữu tầm nhìn lãnh đạo, luôn thấu hiểu cấp dưới, biết cách duy trì sự hài lòng của nhân viên, giỏi tạo động lực,…
Nhưng đã bao giờ bạn nghĩ về sự thấu hiểu nhân viên ở mức sâu sắc nhất – được áp dụng trong cuộc họp 1-1 (one-on-one meeting) giữa bạn và một nhân viên, hoặc thậm chí là người quản lý dưới cấp hay chưa?
Trên thực tế, đại đa số các nhà quản lý thường lảng tránh việc thường xuyên gặp gỡ 1-1 với nhân viên.
Nhưng bạn có thể ngạc nhiên khi biết được sự thật, rằng các nhà lãnh đạo tuyệt vời luôn luôn tự tạo ra cơ hội để có các cuộc họp riêng lẻ với nhân viên bởi họ biết rằng đây là cơ hội thấu hiểu nhân viên tốt nhất.
Lưu ý rằng cuộc trò chuyện tình cờ khi gặp nhau ngoài hành lang không đủ điều kiện để trở thành cuộc họp 1-1. Một cuộc họp để thảo luận về dự án công việc chỉ có sự tham gia của hai người nhưng cũng không phải thứ mà chúng ta đang nói tới.
1. Hướng dẫn 4 bước xây dựng agenda cho cuộc họp 1-1 với nhân viên
Cuộc họp 1-1 với nhân viên cũng là cuộc họp quan trọng và cần có agenda cụ thể
Cuộc họp 1-1 có một mục đích và cấu trúc rất riêng biệt so với các cuộc họp thông thường, và nó được thiết kế đặc biệt để mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên hơn là nhà quản lý.
Bạn cũng được hưởng lợi, chắc chắn rồi, nhưng điều quan trọng nhất của cuộc nói chuyện này phải là giúp nhân viên khai phá được tiềm năng bản thân và gắn kết điều đó vào chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào để bạn tổ chức được cuộc họp theo đúng định hướng đó?
Cùng tham khảo quy trình 4 bước đơn giản để xây dựng agenda cho cuộc họp 1-1 dưới đây.
- Bước 1: Lên lịch cho cuộc họp
Các cuộc họp 1-1 nên được đặt lịch cố định vào thời gian cụ thể hằng tuần, 2 tuần hoặc 1 tháng/lần. Trong trường hợp bạn hoặc nhân viên có việc đột xuất trùng với lịch họp, chỉ cần điều chỉnh một buổi hôm đó mà thôi.
Tùy thuộc vào kết quả các biểu mẫu đánh giá năng lực nhân viên và lượng thông tin cần trao đổi, thời gian cuộc họp 1-1 có thể dao động từ từ 30, 45 hoặc 60 phút.
- Bước 2: Đặt ra mục tiêu cho nhân viên
Trước khi cuộc họp 1-1 diễn ra, hãy thông báo cho nhân viên về mục đích và chủ đề thảo luận để họ có thời gian chuẩn bị. Bạn có thể yêu cầu họ gửi lại tài liệu hoặc agenda mong muốn với nội dung nêu rõ những vấn đề họ muốn đề cập.
Thao tác này giúp cả bạn và nhân viên hiểu nhau hơn và sẵn sàng cho cuộc họp, đồng thời tránh được những mâu thuẫn nảy sinh hoặc sự nguồn lực thời gian, công sức, tài nguyên,…
- Bước 3: Xem lại các con số báo cáo về nhân viên
Rất có thể nhân viên của bạn sẽ không trực tiếp hay thành thực đề cập tới tình hình công việc của họ hay những trở ngại họ đang gặp phải.
Bởi vậy, việc chủ động xem lại các bản báo cáo để định vị mỗi nhân viên là điều bạn được khuyến khích làm trước cuộc họp.
- Bước 4: Chuẩn bị câu hỏi
Sau khi đã có đủ nền tảng thông tin cần thiết (mục đích, năng lực nhân sự, mong muốn của nhân viên,…), đây là lúc bạn lên danh sách các câu hỏi trọng tâm sẽ dùng trong cuộc họp 1-1.
Ví dụ tham khảo về agenda của một cuộc họp 1-1
- 5-10 phút: Khởi động
– Hỏi về tuần làm việc vừa qua
– Tích cực lắng nghe chia sẻ của nhân viên
- 30-40 phút: Thảo luận
– Review lại hiệu suất làm việc theo tuần của nhân viên
– Đặt câu hỏi
– Lắng nghe những câu hỏi và mối quan tâm của nhân viên
- 5-10 phút: Chuẩn bị cho tuần tiếp theo
– Phối hợp với nhân viên bán hàng để thiết lập mục tiêu
– Lên kế hoạch các mục hành động và các bước để đạt được mục tiêu
– Khích lệ tinh thần làm việc cho nhân viên
2. Thấu hiểu nhân viên chỉ với 5 câu hỏi dùng trong cuộc họp 1-1
– “Tuần vừa qua của bạn thế nào?”
– “Một điều bạn đã làm được và một điều chưa làm được trong tuần?”
– “Bạn nghĩ vấn đề ở đây là gì?”
– “Thế còn tuần này? Kế hoạch và ưu tiên của bạn là gì?”
– “Bạn có phản hồi nào dành cho tôi không?”
Bạn hoàn toàn có thể dựa trên mục đích của những câu hỏi này để đặt ra câu hỏi tương tự. Điều quan trọng ở đây là mục đích và giá trị của thông tin nhân viên sẽ trả lời bạn.
Câu hỏi số 1: “Tuần vừa qua của bạn thế nào?”
Trên thực tế, nhiều nhà quản lý quá lạm dụng quyền lực để biến cuộc họp 1-1 thành buổi chất vấn, nên trong suốt quá trình họ chỉ tập trung vào các con số, sai lầm và liên tục ra lệnh cho nhân viên cấp dưới.
Đó không phải hành vi được khuyến khích.
Tinh thần 1-1 của cuộc họp phải là khi bạn cung cấp sự thấu hiểu, khích lệ và hỗ trợ giúp nhân viên đạt được mục tiêu – quy trình cốt lõi quen thuộc để biến tiềm năng thành hiệu suất hàng đầu.
Để tránh sự cám dỗ của chỉ trích và ra lệnh, cuộc họp 1-1 nên được mở đầu bằng sự khuyến khích đối thoại, dù câu hỏi đó nghe qua có vẻ đơn giản một cách lố bịch. Lúc này, nhiệm vụ của bạn chỉ đơn giản là ngồi lại và lắng nghe.
Đối thoại 2 chiều là điều kiện cần thiết để bạn hiểu được nhân viên một cách rõ nhất
Và bạn rút ra được điều gì ở câu trả lời của nhân viên?
Bạn sẽ hiểu tại sao hiệu suất của của họ lại cao/thấp như vậy. Bạn sẽ biết những KPI bạn đặt ra đang gây khó khăn cho họ như thế nào. Và bạn sẽ thấy cách họ phản ứng với nghịch cảnh và thất bại, một cách trung thực nhất.
Một lần nữa, đừng vội vàng phê phán, sửa chữa và chỉ trích mọi vấn đề tồn tại ở nhân viên. Trong phạm vi 3 cuộc họp 1-1 đầu tiên, bạn sẽ cần thêm thời gian quan sát hành vi thực tế của mọi người.
Câu hỏi số 2: “Một điều bạn đã làm được và một điều chưa làm được trong tuần?”
Một nhà quản lý cần thiết phải hiểu về chiến thắng cũng như những thách thức của nhân viên để đưa ra kế hoạch làm việc ngắn hạn cho họ, hoặc xa hơn là dự tính cho lộ trình công danh. Câu hỏi này giúp bạn có được cả hai cùng lúc.
Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu nhân viên liệt kê một điều họ muốn bắt đầu làm, một điều họ muốn ngừng làm và một điều họ muốn tiếp tục.
Lấy ví dụ, một nhân viên kinh doanh (salesman) của bạn có thể trả lời như sau:
– Điều muốn bắt đầu làm: “Tôi muốn chủ động hơn về việc nhập dữ liệu khách hàng tiềm năng lên CRM. Tôi dự định sẽ dành ra 10 phút cố định sau mỗi cuộc gọi để làm việc này.”
– Điều muốn dừng làm: “Có lẽ một cuộc gọi cold-calling có tỷ lệ chào hàng thành công cao hơn một email chung chung sặc mùi quảng cáo. Tôi nghĩ tôi nên dừng việc gửi email hàng loạt này lại.
– Điều muốn tiếp tục làm: “Tôi đã chăm sóc khách hàng theo đúng quy trình 7 bước và thấy rất hiệu quả. Tôi sẽ cố gắng cá nhân hoá nó hơn với từng khách hàng, nhưng về cơ bản vẫn giữ quy trình chuẩn.”
Câu hỏi số 3: “Bạn nghĩ vấn đề ở đây là gì?”
Khi cần giải quyết một vấn đề cụ thể, bạn tốt nhất nên tiếp cận nó một cách rõ ràng.
Ngay sau nói với nhân viên những gì bạn đang thấy, hãy hỏi về các giải pháp tiềm năng: “Huế thân mến, trong vài tuần qua, tôi thấy bạn có vài lần bị chậm deadline so với dự kiến. Bạn nghĩ vấn đề ở đây là gì?”
Cách tiếp cận này không nghiêm trọng bằng việc trực tiếp yêu cầu giải pháp, nhưng nhân viên sẽ bắt đầu hiểu rằng họ cần thiết phải suy nghĩ và cải thiện vấn đề kia.
Đặt câu hỏi gợi mở trong cuộc họp 1-1 giúp nhân viên chủ động suy nghĩ và nghĩ tới giải pháp
Ngoài việc định hướng ngầm đó, câu hỏi đơn giản này sẽ cho bạn nhiều bằng chứng xác thực hơn để dự đoán tính cách của một nhân viên. Họ có xu hướng bào chữa và đổ lỗi cho người khác không? Hay họ thẳng thắn thừa nhận sai lầm và yêu cầu được giúp đỡ?
Câu hỏi này thực sự hữu ích khi đang có một số vấn đề tồn tại trong tổ chức bạn (như đạo đức làm việc kém, turnover rate – tỷ lệ nghỉ việc cao, nảy sinh mâu thuẫn nội bộ,…) Chắc chắn bạn không muốn chờ đợi đến cuối quý hoặc buổi đánh giá cuối năm đâu, và thời cơ hoàn hảo nhất để giải quyết chúng chính là cuộc họp 1-1 này.
Câu hỏi số 4: “Thế còn tuần này? Kế hoạch và ưu tiên của bạn là gì?”
Đánh giá về hoạt động của tuần trước là một bước đệm hoàn hảo cho giai đoạn thứ hai của cuộc họp – hỏi về kế hoạch và ưu tiên của nhân viên trong tuần này.
Trong quá trình nghe kế hoạch của nhân viên, bạn hãy ghi lại một vài ghi chú để tham khảo trong cuộc họp 1-1 kế tiếp. Điều này có nghĩa là tuần sau, khi họ mô tả lại một tuần làm việc, bạn có thể so sánh nó với các mục tiêu họ đề ra.
Họ đã hoàn thành hết những mục tiêu họ đặt ra? Kế hoạch có được triển khai thuận lợi hay bị lệch sang hướng khác? Đã có sự thay đổi ở công đoạn làm việc cuối cùng?… Những câu hỏi này sẽ lần lượt được trả lời theo những gì nhân viên của bạn kể.
Quan trọng nhất, bạn có thể đánh giá khả năng lập kế hoạch và sắp xếp công việc của nhân viên.
Câu hỏi số 5: “Bạn có phản hồi nào dành cho tôi không?”
Nội dung quan trọng không kém của cuộc họp 1-1 là yêu cầu nhân viên phản hồi về người quản lý của họ – là bạn – trong thời gian làm việc cùng nhau.
Bạn có thể sử dụng mô hình phản hồi SBI kể lại một câu chuyện theo lần lượt 3 yếu tố:
– Situation: Tình hình
– Behavior: Hành vi
– Impact: Tác động
Mô hình phản hồi SBI giúp bạn thấu hiểu nhân viên hơn trong cuộc họp 1-1
Ví dụ:
– Tình huống: “Tuần trước, phòng Marketing của chúng ta có buổi thảo luận chung với team sản phẩm để đề ra chiến lược ra mắt sản phẩm mới ấn tượng nhất.”
– Hành vi: “Khánh đã liên tục ngắt lời tôi và cho rằng tôi có cái nhìn phiến diện, cho đến khi bạn ra mặt và khẳng định rằng tôi hoàn toàn đủ tư cách để bày tỏ quan điểm.”
– Tác động: “Tôi cảm thấy bản thân có giá trị và có tiếng nói hơn rất nhiều. Thật tuyệt khi có bạn là người tinh tế và xứng đáng để tin tưởng.”
Kể cả khi phản hồi từ phía nhân viên là điều tiêu cực, nó luôn là cái nhìn trung thực nhất và bạn cần trân trọng tất cả điều này. Hãy rút ra kinh nghiệm để trở nên tốt hơn trong mắt nhân viên.
Đừng tỏ ra ác cảm hay gạt phắt đi những phản hồi đó nếu bạn không muốn tất cả im lặng trong cuộc họp 1-1 lần tới.
Tạm kết
Cuộc họp 1-1 chính là cơ hội tuyệt vời để bạn thấu hiểu nhân viên hơn bao giờ hết, tới mức có thể cùng họ chia sẻ và minh bạch mọi vấn đề xoay quanh công việc hằng ngày. Mong rằng với hướng dẫn xây dựng agenda và bộ câu hỏi mẫu hữu ích trong bài viết, bạn có thể triển khai thành công các cuộc họp 1-1 trong doanh nghiệp, và hơn thế nữa, biến nó trở thành một điểm nhấn của EVP doanh nghiệp.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Download miễn phí Bộ biểu mẫu về đánh giá nhân viên chỉ với 1 click tại đây.
