Quy trình tuyển dụng là gì? Nếu bạn trả lời kiểu cho qua, thì đấy là “các bước để doanh nghiệp có được nhân viên mới”. Còn nếu trả lời “có tâm”, bạn sẽ nói: “đó là một quy trình gồm năm bước: 1) viết mô tả công việc, 2) đăng thông tin tuyển dụng, 3) tiếp nhận hồ sơ, 4) phỏng vấn, và 5) tuyển dụng.”
Lý thuyết thì là thế, nhưng quy trình 5 bước đơn giản ấy cũng có thể đi kèm rổ rá những vấn đề khiến nhà tuyển dụng đau đầu. Nhưng đương nhiên, là cũng có nhiều bài học hay ho để nhà tuyển dụng tích lũy.
Khó khăn trong quy trình tuyển dụng thường phát sinh từ những tình huống bất định hoặc do những lỗi tư duy thiên kiến. Những tình huống bất định xảy ra khi nhà tuyển dụng không nắm rõ mục tiêu của mình là gì: họ không trả lời được mình cần tuyển người như thế nào. Và rồi cũng đôi khi để đạt được những gì mình vẽ ra trong đầu, họ hình thành những thiên kiến. Cả 2 tình huống này đều có thể ảnh hưởng đến các quyết định tuyển dụng trong suốt quá trình tuyển dụng.
Xây dựng quy trình tuyển dụng là một chuyện, mà đảm bảo để không mắc phải những sai lầm trong mỗi bước của quy trình lại là một chuyện khác. Dưới đây, chúng tôi sẽ chỉ ra những lỗi sai trong tư duy mà nhà tuyển dụng thường gặp trong từng bước của quy trình tuyển dụng, hy vọng rằng bạn sẽ không bao giờ mắc phải chúng.
Bước 1: Định hình mẫu ứng viên tiềm năng
Trước khi bắt tay vào viết bất kì bản mô tả công việc nào, hãy suy nghĩ kĩ về việc bạn sẽ trình bày và đăng tải nó như thế nào, và về việc nó sẽ giúp bạn có được những ứng viên như thế nào. Đồng thời, cân nhắc nghiêm tục việc sử dụng công cụ giúp bạn làm những việc này hiệu quả hơn. Đây chính là cơ sở để bạn tiến hành toàn bộ hoạt động tuyển dụng, bởi vậy đừng mắc vào những tư tưởng như sau:
# Ngụy biện 1: “Làm cái này có sao đâu, chúng đâu để lại hậu quả gì nghiêm trọng”.
Thực tế là: Chẳng có bằng chứng nào để chứng minh rằng những ảnh hưởng này không nghiêm trọng.
Ví dụ, khi còn sử dụng Excel để quản lý dữ liệu ứng viên, bạn tuyển được 2 ứng viên. Thế nên bạn tiếp tục dùng Excel, lần này bạn tuyển thêm được 4 ứng viên nữa. Vì 4 không phải là con số quá lớn so với 2 nên giải pháp sử dụng excel này vẫn khá ổn. Nhưng thế là bạn mặc nhiên cho rằng cứ tiếp tục sử dụng Excel như vậy cũng không vấn đề gì.
Sai lầm là ở chỗ, chuyện tuyển 2-4 người không giống với khi bạn cần tuyển 10 người. Khi mà số lượng ứng viên cần quản lý đã vượt khỏi hàng chục, thì số lượng file CV cùng số email phản hồi mà nhà tuyển dụng phải xử lí sẽ không hề nhẹ nhàng. Một file Excel lúc này không còn thuận tiện để bạn tìm kiếm, lọc và phân loại ứng viên mong muốn nữa. Đó là chưa kể khi bạn cần tuyển nhiều người cho nhiều vị trí cùng một lúc – mò mẫm trong chỗ bảng tính đó có thể khiến bạn tẩu hỏa nhập ma không chừng.
Thế nên, đừng nghĩ rằng mình có thể tiếp tục làm những gì mình đang làm – nhiều khi bạn sẽ không nhận ra vấn đề mình có nếu như cứ quanh quẩn bế tắc với mấy công việc thủ công. Thế nên, nếu như bây giờ bạn đang dành quá nhiều thời gian mà không tạo ra thêm ứng viên tiềm năng nào cho công ty thì có lẽ bạn nên cân nhắc lại cách mình đang làm việc nhé. Đừng ngần ngại áp dụng các công cụ tuyển dụng mới nếu không muốn mắc phải sai lầm do ôm đồm quá nhiều công việc một lúc – dù rằng bây giờ có thể bạn đang quen và cảm thấy không có vấn đề gì.
# Ngụy biện 2: “Cái thứ X chẳng ra sao, nó chẳng thể giúp tôi làm được chuyện Y”.
Thực tế là: Chuyện Y lẽ ra không việc phải là nhiệm vụ và chức năng của X.
Ví dụ, có những người phàn nàn rằng các phần mềm quản lý tuyển dụng chẳng ra gì bởi chúng không cho họ nhiều hồ sơ như họ kỳ vọng. Thực tế là, những công cụ tốt nhất chỉ có thể giúp nhà tuyển dụng tìm đến những ứng viên tiềm năng và quản lý được quy trình làm việc giữa nhà tuyển dụng và ứng viên được gọn gàng, dễ dàng, nhanh chóng. Còn lại, chuyện thuyết phục được các ứng viên nộp đơn ứng tuyển là việc của nhà tuyển dụng và không một công cụ nào có thể hỗ trợ. Mặc dù vậy, những gì các công cụ tuyển dụng có thể làm lại giúp ích không hề nhỏ giúp công việc tuyển dụng dễ dàng hơn, hiệu quả hơn.
Còn lại, để tăng số lượng hồ sơ ứng tuyển, bạn nên tập trung vào việc quảng bá tin tuyển dụng và cải thiện trải nghiệm ứng tuyển. Một trong số đó là tạo dựng một trang tuyển dựng chuyên nghiệp và đăng các vị trí đang tuyển của bạn trên đó. Trang tuyển dụng này có thể không cần quá lung linh như website chính thức của công ty bạn, nhưng nó chính là “landing page” giúp convert ứng viên tiềm năng thành ứng viên thực sự cho vị trí – mọi thứ phải diễn ra theo cách này mới đúng.
# Ngụy biện 3: “Từ trước tới giờ tôi vẫn thấy ở đâu cũng làm như vậy”.
Thực tế là: Một việc trở thành thói quen (trong mắt bạn) không nhất thiết là một điều đúng đắn.
Ví dụ, bạn sẽ không chọn đầu tư tút tát cho trang tuyển dụng cho doanh nghiệp mình, vì bạn thấy mấy trang tuyển dụng bạn từng xem đều rất đơn giản, nếu không muốn nói là sơ sài. Tại sao bạn lại phải làm trong khi người khác không làm?
Thực tế, trang tuyển dụng có thể ảnh hưởng rất lớn đến thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp. Đó là nơi đầu tiên các ứng viên tìm đến khi có nhu cầu tìm việc và nhận biết được nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Ví dụ như tại MOG hay VMCG, công ty không chỉ đăng tải các thông tin tuyển dụng trên website, mà còn đăng các hình ảnh, video về văn hóa công ty. Ứng viên có thể nhìn thấy dấu ấn, sự tự hào, gương mặt hạnh phúc của nhân viên công ty ở mọi nơi trên trang tuyển dụng. Từ đó, các ứng viên tự nhận định được bản thân họ có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp này hay không trước khi quyết định ứng tuyển.
Ví dụ về mẫu website tuyển dụng của VMCG và MOG, do Base.vn cung cấp
Nhưng một trang tuyển dụng đẹp liệu đã đủ?
# Ngụy biện 4: “Làm sao cho nó càng bắt mắt càng tốt”.
Thực tế là: Tốt gỗ hơn tốt nước sơn.
Ví dụ, bạn có thể tin rằng bạn sẽ thu hút được nhiều ứng viên hơn nếu trang tuyển dụng được thiết kế bắt mắt và thú vị, còn các mô tả công việc thì viết bình thường cũng được. Tuy nhiên, mọi chuyện dường như không phải vậy. Ứng viên có thể thích thú với trang tuyển dụng của doanh nghiệp, nhưng thứ cuối cùng họ chú ý đến vẫn là mô tả công việc mà họ muốn tìm hiểu. Do đó, nói một cách nghiêm túc thì nhà tuyển dụng cũng cần chú trọng đến nội dung mô tả công việc.
Với một website tuyển dụng được thiết kế đẹp mắt và mô tả công việc được viết rành mạch rõ ràng, ứng viên rất dễ bị hấp dẫn và sẵn sàng nộp đơn. Đây chính là cách mà một thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp giúp nhà tuyển dụng có được nhiều ứng viên hơn.
Tuy nhiên, đó mới là những bước đầu tiên của quy trình, và nếu không cẩn thận, nhà tuyển dụng có thể mắc phải các sai lầm khác.
# Ngụy biện 5: “Cái này chỉ là do chuyện X thôi”.
Thực tế là: Có rất nhiều chuyện phức tạp hơn những gì bạn có thể thấy.
Ví dụ, bạn kỳ vọng rằng trang tuyển dụng có thể là đại diện cho toàn bộ thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp trước ứng viên; và cũng chịu trách nhiệm cho trải nghiệm ứng tuyển của ứng viên luôn. Tuy nhiên trên thực tế, trang tuyển dụng không phải là công cụ duy nhất đóng góp vào trải nghiệm và thương hiệu tuyển dụng, mà tốc độ và cách thức nhà tuyển dụng giao tiếp với ứng viên cũng góp phần quan trọng không kém. Và vấn đề này sẽ được giải đáp rõ ràng hơn ở các bước sau.
Bước 2: Quảng bá tin tuyển dụng
Khi đã nắm trong tay một công cụ tuyển dụng ưng ý, xây dựng được trang tuyển dụng bắt mắt, có mô tả công việc hoàn hảo, liệu có phải công ty chỉ cần đăng các quảng cáo tuyển dụng ở khắp nơi và ngồi đợi đơn xin việc từ ứng viên?
# Ngụy biện 6: “Vấn đề này là do X”.
Thực tế là: Bạn không chứng minh được mối quan hệ nhân quả giữa X và vấn đề này.
Ví dụ, bạn bỏ nhiều tiền đăng tin tuyển dụng lên các trang việc làm (vietnamworks, timviec, careerlink,…) và hy vọng nhận được nhiều ứng viên từ nguồn này nhưng lại thấy không hiệu quả. Bạn có thể cho rằng bạn chưa bỏ đủ tiền, hoặc bạn nghĩ là quy trình xử lí đang lỗi, trục trặc đâu đó, hoặc nghĩ rằng trang việc làm này không hiệu quả cho vị trí mà bạn cần tuyển. Nhưng bạn không chứng minh được rằng: nếu bỏ nhiều tiền hơn có hiệu quả hơn không; nếu sửa được lỗi kĩ thuật thì có hiệu quả hơn không; hay chuyển qua trang việc làm khác có hiệu quả hơn không.
Nhiều khi vấn đề là, chính doanh nghiệp của bạn chưa đủ hấp dẫn để khiến ứng viên quan tâm.
Bởi vậy, hãy đảm bảo bạn đã kiểm soát kĩ mọi thứ và hạn chế tối đa các biến trong phương trình tuyển dụng này – để dễ dàng truy ngược lại nguyên nhân nhé.
# Ngụy biện 7: “Nếu làm được thì tại sao không làm?”
Thực tế là: Cẩn thận bị lừa đấy, không phải cái gì làm được cũng có ích để làm.
Ví dụ, website việc làm X tuyên bố rằng họ chỉ đồng ý đăng tin tuyển cho các công ty lớn và chuyên nghiệp. Thế rồi bạn cho rằng doanh nghiệp của mình đủ lớn và chuyên nghiệp, nên nhất quyết đăng tin lên website X bằng được. Thực tế là, rất có thể đây chỉ là một chiêu trò của website X, và việc bỏ ra (nhiều) tiền để đăng quảng cáo vị trí trên website này (chỉ để chứng minh rằng công ty đủ lớn và chuyên nghiệp) có thể sẽ không đem lại nhiều hiệu quả như bạn mong muốn. Hãy luôn tỉnh táo, kiểm chứng thông tin thật kĩ càng và khách quan trước khi đưa ra quyết định nhé.
# Ngụy biện 8: “Tôi thấy có nhiều bên đã làm như vậy rồi và đều tốt cả, nên chúng ta cũng có thể làm như vậy”.
Thực tế là: Những bên đã làm như vậy có tương đồng với doanh nghiệp của bạn không?
Ví dụ, có rất nhiều nhà tuyển dụng muốn đăng tin tuyển dụng trên website X, Y, Z do nghe ngóng rằng có những công ty khác đã tìm được rất nhiều ứng viên tốt từ các nguồn này. Nhưng họ lại không biết rõ những “công ty khác” cụ thể là những bên nào, những công ty này đang làm việc trong những lĩnh vực nào và họ đang tìm kiếm ứng viên ở trình độ nào. Tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng tới hiệu quả của việc đăng tin tuyển dụng.
Bên cạnh đó, có rất nhiều cách để quảng bá tin tuyển dụng thay vì chỉ sử dụng các website việc làm. Bạn đã thử đăng tin tuyển trên Instagram bao giờ chưa? Nếu như còn lo ngại rằng chưa thấy bên nào làm, thì để tôi trấn an cho bạn một điều: nếu như bạn chỉ làm những điều người khác đã làm, bạn sẽ chỉ có những gì người khác có (hoặc tệ hơn, là trâu chậm uống nước đục!)
Vậy việc làm theo các công ty có mô hình tương tự thì có ảnh hưởng gì không?
# Ngụy biện 9: “Tôi thấy chúng ta giống bên A nên cứ theo bên A mà làm”.
Thực tế là: Bạn nghĩ là bạn giống A chỉ vì bạn chưa xem hết những điểm khác biệt giữa bạn và A thôi.
Có nhiều nhà tuyển dụng chấp nhận đánh đổi 2 việc tương tự nhau, nhưng lại không xem xét kỹ lưỡng sự khác biệt thực sự giữa chúng. Ví dụ, Google là một công ty công nghệ, và họ không đăng tin tuyển dụng lên các trang tin việc làm. Công ty của bạn cũng là công ty công nghệ, thế là bạn cũng chọn không đăng tin tuyển dụng lên các trang việc làm. Nhưng đương nhiên đó là việc làm không khôn ngoan – giữa công ty của bạn và Google có một điểm tương đồng nhưng có cả hàng trăm điểm khác biệt.
Trong việc lựa chọn đăng tin tuyển dụng ở đâu, gợi ý tốt nhất cho bạn là theo dõi cách làm từ trước tới nay để xem kênh tuyển dụng nào là hiệu quả với mình. Kênh nào hiệu quả thì tiếp tục và tăng cường sử dụng, kênh nào kém hiệu quả thì ngừng.
Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu là vô cùng quan trọng. Trong thời đại mà dữ liệu trở thành nguồn dầu hỏa cho tuyển dụng như hiện nay, dữ liệu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí và thời gian, và quan trọng, là tránh cho bạn mắc phải những sai lầm chỉ vì thiên kiến chủ quan của bản thân.
Bước 3: Tạo nguồn ứng viên bị động
Phần lớn các doanh nghiệp dành nhiều thời gian để kêu gọi ứng viên nộp hồ sơ. Nhưng còn những ứng viên tốt hơn nhưng lại không có nhu cầu nộp hồ sơ thì sao – bạn có bỏ qua họ không?
Số này được gọi là ứng viên bị động, với những ưu nhược điểm riêng. Họ không chủ động tìm việc để nhảy, nhưng cũng có thể sẽ bị thuyết phục để chuyển việc nếu được offer tốt. Ứng viên bị động thường có chất lượng tốt hơn; tuy nhiên, cũng cần lưu ý các vấn đề sau:
# Ngụy biện 10: “Mấy người trong đám này toàn tính thế này, chắc anh ta không khá hơn đâu”.
Thực tế là: Đặc điểm chung của một nhóm cũng không phải lúc nào cũng đúng với thành viên của nhóm đấy.
Ví dụ, nhiều nhà tuyển dụng không muốn tuyển dụng những ứng viên quá trẻ bởi những người này thường không gắn bó lâu dài với công việc. Kể cả khi nếu tuyển dụng họ, họ cũng có khả năng sẽ nhảy việc trong vòng 2 năm. Thực tế rằng, những lo lắng này không thể đúng hết với tất cả những người ở thể hệ trẻ. Không thể sử dụng những đặc điểm này để nói về 1 thế hệ bởi tất cả họ đều có những đặc điểm khác nhau. Thay vì thế, nếu gặp một ứng viên nào đủ tiềm năng, đừng vội vã đánh giá tuổi đời của họ mà hãy thử nhấc điện thoại lên để trò chuyện với họ xem sao.
Công việc tạo nguồn ứng viên bị động đôi khi sẽ khiến bạn thấy bị quá tải, vì ứng viên bị động có thể ở bất cứ đâu. Chính vì thế, đôi khi nhà tuyển dụng sẽ quyết định lựa chọn ứng viên bị động từ những tiêu chí bất thành văn. Khi đó, rất có thể là họ sẽ mắc phải:
# Ngụy biện 11: “Anh ta như thế này chắc hẳn là vì như thế này…”
Thực tế là: Đừng đưa ra kết luận quá vội vàng khi chưa có đủ chứng cứ xác minh.
Ví dụ, nhiều nhà tuyển dụng thường bỏ qua những ứng viên làm ở các công ty cũ dưới 2 năm, vì họ cho rằng như vậy là ứng viên không đủ tinh thần trách nhiệm, không cam kết với công việc, đứng núi này trông núi nọ. Nhưng thực ra, điều cần phải xem xét ở đây là lý do tại sao họ thay đổi công việc. Nếu công ty bị phá sản hoặc ứng viên có các vấn đề cá nhân, thì chuyện này cũng không ảnh hưởng lắm.
Suy cho cùng, người làm tuyển dụng phải hạn chế tối đa các định kiến của bản thân. Việc đó sẽ giúp họ tránh được rất nhiều sai lầm khác, chẳng hạn như dưới đây.
# Ngụy biện 12: “Tôi không thích anh ta vì anh ta trước đây đã từng…”
Thực tế là: Nhiều khi một sự việc đơn lẻ trong quá khứ không thể nói lên cả con người.
Ví dụ, nhiều nhà tuyển dụng sẽ không tìm đến những nhân viên cũ, vì họ lo ngại rằng những người đã từng bỏ việc tại công ty mình một lần chắc chắn có thể bỏ tiếp những lần khác. Tuy nhiên, trong số dòng nhân viên bị động, thì chính những người nhân viên cũ mới hiểu rõ nhất về doanh nghiệp của bạn, để cân nhắc được chính xác nhất họ có nên trở lại thêm lần nữa hay không.
Trong một tình huống khác, có những nhà tuyển dụng lại chỉ ưu ái tìm đến ứng viên từng làm việc ở công ty to, vì cho là như vậy nghĩa là họ rất có năng lực. Điều này chỉ đúng một phần. Thực tế rằng họ đã làm việc cho Google hay Facebook đi chăng nữa cũng không đồng nghĩa họ làm tốt ở công ty bạn. Dù rằng mô hình hoạt động của bạn có giống hệt Google hay Facebook đi chăng nữa, cũng nhất định phải kiểm tra xem họ có thực sự làm tốt ở công ty cũ hay không.
# Ngụy biện 13: Có những nhà tuyển dụng sử dụng những tiêu chí mang tính hình thức, không liên quan để kết luận về nội dung bên trong
Ví dụ, có những nhà tuyển dụng chỉ tuyển các ứng viên có bằng tốt nghiệp xuất sắc hay từng đi du học. Nhưng liệu đấy có phải là một tiêu chí bắt buộc phải có cho công việc của bạn? Hãy thực tế hơn mà phân biệt rõ ràng giữa cái nên có và cái phải có. Lời khuyên cho bạn là sử dụng những cụm từ: “Ưu tiên ứng viên….” thay vì “Yêu cầu ứng viên…”, khi viết mô tả công việc.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Tìm đọc ebook “Chiến lược tuyển dụng trong kỉ nguyên 4.0” MIỄN PHÍ từ chúng tôi để tiến hành hoạt động tuyển dụng một cách khoa học và bài bản nhất.
