Phỏng vấn là một bước quan trọng của quy trình tuyển dụng, bởi đến bước này, nhà tuyển dụng và ứng viên đã dành cho nhau một khoảng thời gian tìm hiểu nhau rõ hơn. Đối với nhà tuyển dụng, phỏng vấn hiệu quả là khi nhà tuyển dụng đã xác định rõ ràng và thiết lập các bước:
- (1) Xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng
- (2) Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
- (3) Xây dựng được cách thức đánh giá trong mỗi vòng (bộ khung năng lực ứng viên)
- (4) Thực hiện các vòng của quy trình tuyển dụng
Quy trình phỏng vấn diễn ra tại bước này. Để phỏng vấn một cách hiệu quả, khai thác tối đa năng lực ứng viên để đem lại những quyết định tuyển người đúng đắn, nhà tuyển dụng cần xác định được rằng, với những tiêu chí họ cần đánh giá từ bước (1) và bước (2), họ cần phải hỏi ứng viên những thông tin gì.
Nắm được nhu cầu hoàn thiện quy trình phỏng vấn tuyển dụng của các doanh nghiệp, Base Resources xin đưa ra lời khuyên về một phương pháp phỏng vấn rất phổ biến hiện nay: Phỏng vấn hành vi.
Là một phương pháp quá nổi tiếng nhưng phỏng vấn hành vi liệu đã được thực hiện đúng cách trong doanh nghiệp của bạn? Liệu bạn đã tận dụng phương pháp này hiệu quả để hiểu tường tận năng lực ứng viên hay chưa? Bài viết dưới đây sẽ đem đến cho bạn câu trả lời.
1. Mục đích của các câu hỏi phỏng vấn hành vi
Câu hỏi phỏng vấn hành vi (còn được gọi là các câu hỏi phỏng vấn STAR – viết tắt của Situation – Task – Action – Result) có thể tiết lộ cách ứng viên hành xử thế nào trong các tình huống trước đây trong công việc (trái với câu hỏi phỏng vấn tình huống là giả định những câu chuyện chưa xảy ra). Qua câu trả lời, bạn có thể hình dung được cách ứng viên sẽ phản ứng trong các tình huống tương tự tại công ty của bạn.
Các câu hỏi phỏng vấn hành vi thường được dùng để đánh giá các kỹ năng mềm như:
- Teamwork
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng lãnh đạo
- Khả năng sáng tạo
- Kỹ năng giao tiếp
Câu hỏi phỏng vấn hành vi rất hữu ích trong trường hợp nhà tuyển dụng muốn kiểm chứng lại các thông tin có trong CV của ứng viên. Có khá nhiều ứng viên ghi hồ sơ long lanh hòng gây ấn tượng nhưng thực tế họ không làm được như vậy – bộ câu hỏi hành vi này giúp bạn xác định ứng viên có thật sự chân thực và có những năng lực cần thiết cho công việc hay không. Họ đã cộng tác với nhóm của mình như thế nào? Họ đã hỗ trợ và chăm sóc khách hàng như thế nào? Những người thực sự làm là những người có thể đưa ra câu trả lời chi tiết và thỏa đáng nhất: bao gồm tình huống họ áp dụng kỹ năng đó, công việc họ phải giải quyết là gì, họ đã làm những gì, kết quả của hành động đó như thế nào.
Hãy sắp xếp sao cho những câu hỏi phỏng vấn hành vi này sẽ kiểm tra được cả việc ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty hay không và phù hợp với chuyên môn công việc hay không. Đối với các vị trí như quản lý hoặc nhân viên cấp cao, hãy đặt các câu hỏi đánh giá kỹ năng lãnh đạo của ứng viên. Nếu bạn thuê nhân viên bán hàng, bạn cần kiểm tra cách họ xử lí những khiếu nại của khách hàng. Hoặc, nếu tuyển dụng một vị trí thường phải làm việc dưới áp lực và các deadline liên tục, hãy dựa vào các câu hỏi phỏng vấn hành vi để đánh giá cách ứng viên giải quyết các tình huống căng thẳng.
2. Một số câu hỏi phỏng vấn hành vi bạn có thể đặt ra cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng
- Bạn đã bao giờ từng báo cáo những vi phạm của thành viên trong team hoặc quản lí của mình lên cấp trên chưa? Bạn đã làm thế nào? Phản ứng của người kia ra sao?
- Hãy kể về một lần bạn phải hợp tác với một đồng nghiệp khó tính. Bạn đã làm thế nào để giao tiếp với đồng nghiệp đó một cách hiệu quả?
- Bạn giải thích thuật ngữ ‘X’ của một ngành công nghiệp nào đó thế nào cho một người đến từ ngành khác?
- Bạn đã bao giờ đóng vai trò lãnh đạo trong công việc nào đó chưa? Mô tả lại trải nghiệm đó.
- Trong CV bạn có ghi rằng mình từng lên kế hoạch kinh doanh và giúp đem lại 45 khách hàng mới cho công ty. Bạn đã làm điều đó như thế nào?
3. Đặt câu hỏi phỏng vấn hành vi cho ứng viên như thế nào để hiểu rõ năng lực của họ?
- Hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp cho các ứng viên đủ thời gian để suy nghĩ bởi các câu hỏi phỏng vấn hành vi có thể rất khó trả lời. Hối thúc ứng viên trả lời ngay có thể bị phản tác dụng; họ có thể lo lắng hoặc trả lời đại chỉ để tránh việc lúng túng khi giữ im lặng.
- Đối với những ứng cử viên gặp khó khăn trong quá trình trả lời các câu hỏi hành vi mà bạn đưa ra, hãy hỏi họ một tình huống khác, dù vẫn để kiểm tra kỹ năng tương tự. Ví dụ, nếu ứng viên không thể nhớ ra được thời gian cụ thể khi họ phải làm việc với một đồng nghiệp khó tính, hãy yêu cầu được cung cấp một ví dụ khác về việc họ đã làm việc nhóm hiệu quả như thế nào, và rằng tại sao họ nghĩ ví dụ đó đủ tiêu biểu để thể hiện năng lực của họ?
- Một số ứng viên có thể không quen thuộc với việc phỏng vấn hành vi. Để đánh giá tốt hơn câu trả lời của họ, hãy đặt thêm các câu hỏi cho đến khi ứng viên mô tả đầy đủ hành vi của họ trong một tình huống cụ thể.
- Nếu bạn đang phỏng vấn một sinh viên mới tốt nghiệp hoặc một ứng viên có ít kinh nghiệm chuyên môn, họ có thể phải cố gắng để mô tả tình huống mà họ tham gia. Hãy khuyến khích họ đưa ra những ví dụ cả từ môi trường không chuyên nghiệp (ví dụ như trong nhóm nghiên cứu trên trường, đội chơi thể thao hoặc công việc tình nguyện) và đánh giá các phẩm chất của họ dựa trên đó.
- Chú ý đến các ví dụ mà ứng viên lựa chọn. Từ câu trả lời của họ, bạn sẽ nhận ra cách họ nhận định như thế nào là một tình huống khó khăn, một khách hàng khó tính hoặc một môi trường làm việc đầy cạnh tranh.
- Các hành vi trong quá khứ có thể nắm bắt được cách ứng viên suy nghĩ và phản ứng, nhưng bạn không nên chỉ dựa vào chúng để dự đoán hành vi trong tương lai. Tốt nhất, hãy xem xét các yếu tố khác. Ví dụ, có những ứng viên từng xử lí các tình huống làm việc với khách hàng không khéo léo cho lắm có thể đã rút được kinh nghiệm từ những sai lầm của họ và trở thành nhân viên bán hàng tốt hơn.
4. Câu trả lời của ứng viên mà nhà tuyển dụng cần lưu ý
- Trả lời “đúng tiêu chuẩn”. Những câu trả lời “quá đúng” theo khuôn, cho thấy ứng viên của bạn đang cố tạo ấn tượng tốt, nhưng cũng vì thế mà không thể hiện được dấu ấn cá nhân. Các “bí kíp” phỏng vấn , “câu trả lời mẫu” hay các thông tin tương tự tồn tại đầy rẫy trên Internet, không ngoài khả năng ứng viên của bạn đã tham khảo rất nhiều.
- Câu trả lời chung chung hoặc thay vì đưa ra một trải nghiệm cụ thể trong quá khứ, ứng viên lại tự đặt ra một giả định cho bản thân để giải quyết. Điểm khác biệt của câu hỏi phỏng vấn hành vi và ở câu hỏi tình huống là để xem cách họ thực sự đã làm – chứ không phải là cách họ nghĩ mình sẽ giải quyết trong một tình huống lý tưởng. Bởi vậy, dù là tình huống không chuyên nghiệp, bạn cũng nên khuyến khích ứng viên kể sự thực. Nếu họ không trả lời được, chứng tỏ họ không có hoặc có rất ít kinh nghiệm đối với kỹ năng đó.
- Không có câu trả lời. Nếu như ứng viên không thể trả lời được bất kỳ câu hỏi hành vi nào thì điều đó có thể chứng tỏ ứng viên không quan tâm nhiều đến các năng lực cần thiết cho công việc. Ví dụ, nếu một nhân viên dịch vụ khách hàng không thể kể ra một trải nghiệm hỗ trợ khách hàng của mình, thì hẳn họ cũng chẳng nhiệt tình hay tận tâm lắm với vị trí đó.
- Nhân phẩm tốt, nhưng thiếu căn bản. Người phỏng vấn nên tập trung vào kết quả. Ví dụ, khi thuê một nhân viên bán hàng, bạn có thể mong đợi một ứng viên hoạt ngôn, nhanh miệng, tuy nhiên, đôi khi một ứng viên có biểu hiện trầm ổn vẫn có thể hoàn thành tốt các chỉ tiêu. Hãy liên kết các hành vi trong quá khứ của ứng viên đối chiếu với hiện tại để tìm ra sự phù hợp tốt nhất cho công ty bạn.
Tham khảo bộ câu hỏi phỏng vấn ứng viên theo các vị trí tại đây.
Tổng kết
“Nhân tài là chìa khóa quan trọng nhất để phát triển. Tuyển dụng đang và sẽ luôn là điều quan trọng nhất chúng tôi làm”, trích lời Mac Bennioff – Nhà sáng lập, Co-CEO của Salesforce.
Đánh giá năng lực ứng viên bằng phỏng vấn hiệu quả là vấn đề cốt lõi trong tuyển dụng mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm. Với những gợi ý đến từ Base Resources, hi vọng bạn vận dụng những kiến thức này một cách hiệu quả để tuyển chọn được những ứng viên phù hợp nhất.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Ngoài ra, để có thêm nhiều thông tin về tuyển dụng, bạn có thể tải xuống MIỄN PHÍ tài liệu về Chiến lược tuyển dụng tại đây.
