Một chương trình tuyển dụng thông qua giới thiệu từ nhân viên, nếu hiệu quả, sẽ rất hữu ích cho nhà tuyển dụng, trước hết bởi nó giảm bớt áp lực đặt lên đôi vai của họ. Thông qua chương trình, tất cả các nhân viên đều có thể trở thành một nhà tuyển dụng, và đây là cơ hội để bạn tận dụng được sức mạnh của số đông cho công việc tạo nguồn ứng viên.
Một điểm mấu chốt khác cho hình thức tuyển dụng này là các ứng viên từ nguồn được giới thiệu, nếu trở thành nhân viên chính thức, thường sẽ gắn bó với công việc hơn so với các ứng viên từ nguồn tuyển dụng khác.
Tất nhiên, những lợi ích này chỉ được phát huy nếu bạn xây dựng một chương trình tuyển dụng qua giới thiệu từ nhân viên (employee referral program – ERP) hiệu quả. Nếu không, không những mất công, mất sức, mà lại còn làm bệ rạc tinh thần chung của nhân viên, hoặc sứt mẻ các mối quan hệ cá nhân của họ.
Muốn vậy, hãy để chuyên gia nhân sự gợi ý giúp bạn 6 bước để xây dựng một chương trình ERP hiệu quả.
11 kênh tuyển dụng hiệu quả của doanh nghiệp để tìm hiểu về các phương pháp tạo nguồn ứng viên dồi dào
Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước đầu tiên để xây dựng một ERP, hay cũng là xây dựng bất kỳ một chương trình nào khác, là cần có hình dung rõ ràng về kết quả cần đạt được. Mà mục tiêu không phải lúc nào cũng là nhằm thu hút nhiều ứng viên hơn.
Ví dụ, đôi khi, một công ty xây dựng ERP với mục tiêu chính chỉ là thông qua đó đa đạng hóa các loại hình ứng viên, vì vậy họ đã chỉ triển khia ERP giữa một nhóm nhân viên nhất định. Hoặc có một số công ty lại muốn tăng số người giới thiệu trong một lĩnh vực cụ thể, ví dụ như nhân viên kinh doanh.
Một khi đã thông qua mục tiêu chung của cả nhóm, thì cần đi vào chi tiết. Ví dụ, có thể hiện tại có khoảng 10% nhân viên IT là từ nguồn giới thiệu, mục tiêu của ERP là tăng tỷ lệ này lên 20%.
Bước 2: Xây dựng một quy trình giới thiệu thân thiện
Khi đã xác định được mục tiêu, bước tiếp theo là xây dựng một quy trình giới thiệu đảm bảo đơn giản và dễ dàng nhất cho nhân viên viên.
Một nhân viên nếu muốn giới thiệu ứng viên thì muốn trải qua càng ít thủ tục càng tốt, có như vậy khả năng thành công của ERP mới cao được. Cách tốt nhất là nhân viên chỉ cần cung cấp tên và cách thức liên lạc của ứng viên, nhà tuyển dụng từ đó sẽ tiếp cận ứng viên.
Ví dụ, trong một chương trình giới thiệu ứng viên, nhân viên chỉ cần cung cấp địa chỉ liên lạc của một nhân viên kinh doanh giỏi nhất mà họ từng gặp, trong bất kì lĩnh vực nào. Mọi chuyện còn lại, nhân viên tuyển dụng sẽ xử lí.
Như vậy, một câu hỏi đúng đắn hơn nên được đặt ra đối với việc xây dựng ERP, không phải là làm thế nào tôi có được contact của các ứng viên, mà là tôi nên quản lý chỗ contact đó như thế nào là tốt nhất. Các nhà tuyển dụng nước ngoài thường sử dụng ATS (Applicant Tracking System) – phần mềm quản lý tuyển dụng – để vừa lưu trữ thông tin ứng viên, vừa giúp cả nhân viên và nhà tuyển dụng theo dõi được ứng viên đó trong phễu tuyển dụng của doanh nghiệp. Nhân viên chỉ cần cung cấp contact của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ tự động upload lên ATS để từ đó có các xử lí tiếp theo.
Bước 3: Đào tạo đội ngũ nhân viên
Sau khi đã hoàn tất công tác chuẩn bị, cần phổ biến đế các nhân viên làm quen với chương trình này. Quá trình truyền thông nội bộ này cần đảm bảo cung cấp đủ 3 thông tin:
- Quy trình giới thiệu ứng viên
- Tiêu chí tìm kiếm ứng viên của công ty Công ty đang tìm kiếm điều gì từ các ứng viên được giới thiệu
- Sau khi giới thiệu ứng viên thì sẽ có gì xảy ra
Thông tin đầu tiên rất dễ dàng: bạn chỉ cần đi theo hướng dẫn ở bước hai.
Thông tin thứ hai là để đảm bảo các nhân viên giới thiệu được ứng viên chất lượng cao, phù hợp với tiêu chí và mục tiêu tuyển dụng của doanh nghiệp. Dù rằng có thể nhiều nhân viên đã có thể hình dung được các tiêu chí này, đây cũng là cơ hội tốt để đội ngũ lãnh đạo thể hiện được nguyện vọng của mình về một tập thể trong tương lai.
Nhân tố thứ 3 quan trọng nhất, đó là các chuyên viên tuyển dụng cần làm rõ nhân viên sẽ nhận được gì khi giới thiệu được một ứng viên tiềm năng.
Tốt nhất là sau khi một ứng viên được giới thiệu gửi mail ứng tuyển, thì muộn nhất trong vòng vài ngày ứng viên đó cần được liên lạc lại ngay, và nhà tuyển dụng cũng phải thông báo lại kết quả này cho người giới thiệu. Dù có quyết định nhận ứng viên đó hay không, thì đây là công việc tối thiểu mà đội ngũ tuyển dụng cần phải làm. Nếu không nhận được bất kỳ phản hồi nào từ phía công ty, nhân viên sẽ hoang mang và không có động lực tiếp tục giới thiệu thêm một ứng viên nào khác.
Một câu hỏi khác thường được đặt ra là, hoạt động đào tạo về chương trình ERP này nên được diễn ra như thế nào?
Thực ra, tùy thuộc quy mô công ty thì việc công bố về chương trình ERP có thể khác nhau. Với các công ty nhỏ thì có thể dành ra khoảng 30 phút trong cuộc họp để giới thiệu về chương trình, còn các công ty có quy mô lớn hơn có thể thông báo qua email, hoặc các mạng xã hội nội bộ. Tóm lại, buổi đào đào cần ngắn gọn, đúng mục tiêu và làm rõ về quy trình và lợi ích.
Bước 4: Giữ mối liên hệ với nhân viên
Một nguyên nhân lớn dẫn đến việc các nhân viên không giới thiệu các ứng viên là do họ không biết về nhu cầu tuyển dụng trong công ty. Bởi vậy, một khi đã xây dựng ERP và còn đào tạo cho nhân viên về chương trình đó, thì cần để nhân viên biết thông tin về các vị trí đang tuyển dụng, và biến nhân viên thành người quảng bá cho cơ hội việc làm này.
Hệ thống ATS có thể được sử dụng để theo dõi trực quan toàn bộ các vị trí đang tuyển dụng cùng tiến độ tuyển dụng cho các vị trí đó. Tuy nhiên, nếu không có cơ hội sử dụng ATS thì bạn cũng có thể dễ dàng làm điều này bằng cách gửi email hàng tuần cho nhân viên công ty, trong đó cập nhật tiến độ tuyển dụng hiện tại.
Để tránh việc nhân viên không nhớ ra rằng họ có những người quen tiềm năng nào, cần khuyến khích nhân viên thường xuyên rà soát các mối quan hệ trên Linkedln để cập nhật và xem xét những người phù hợp với công ty.
Bước 5: Ghi nhận đóng góp của nhân viên
Giờ đây khi mà chương trình đã thực sự được khởi động thì đã đến lúc bạn chia sẻ cho nhân viên biết được những quyền lợi họ có thể được hưởng là gì.
Cách thường gặp nhất là thưởng giới thiệu bằng tiền. Tuy nhiên, thưởng bằng tiền mặt không cần thiết, hay thậm chí kể cả khi đã có thưởng tiền mặt thì bạn cũng không nên bỏ qua những hình thức ghi nhận khác. Ví dụ như, lãnh đạo trực tiếp tuyên dương nhân viên giới thiệu thành công được nhân viên mới trong buổi họp của toàn công ty; hay gửi email cá nhân để cảm ơn tới những nhân viên tích cực.
Bất kể sử dụng cách nào, sự ghi nhận rất cần thiết để tạo động lực cho các nhân viên tham gia tích cực chương trình ERP này.
Bước 6: Đánh giá kết quả
Đánh giá toàn bộ tiến trình xây dựng chương trình là phần không thể thiếu. Tùy thuộc vào mục tiêu đặt ra ban đầu và công tác đánh giá có thể khác nhau, tuy nhiên một vài chỉ số cơ bản cần nắm được là:
- Tỷ lệ nhân viên được tuyển dụng từ nguồn nhân viên giới thiệu: Đây là con số đơn giản và rõ ràng nhất để đánh giá hiệu quả của chương trình giới thiệu ứng viên. Nếu tỷ lệ này không đạt được như kỳ vọng, hãy đơn giản hóa quy trình giới thiệu ứng viên hoặc tăng cường gợi ý cho các nhân viên về những vị trí hiện có ở công ty. Nếu cả hai quy trình đều hoàn thiện, thì có lẽ vấn đề nằm ở một trong các chỉ số dưới đây.
- Tỷ lệ các ứng viên được giới thiệu nhận được liên hệ từ phía công ty: Như ở bước 4 đã đề cập, việc liên hệ lại với ứng viên được giới thiệu rất cần thiết, và tỷ lệ này lý tưởng nên ở mức 100%. Nhưng có thể, nếu như công ty chỉ đặt mục tiêu là thông báo tới các ứng viên đủ điều kiện, thì ngay cả khi đó mục tiêu này đã được thực hiện chưa? Nếu con số mục tiêu này cũng không đạt được, thì bạn cần làm một trong hai việc: hoặc là điều chỉnh con số mục tiêu, hoặc là nỗ lực tiếp cận các ứng viên được giới thiệu hơn.
- Tỷ lệ các ứng viên “đạt tiêu chuẩn”: Đây là số lượng những ứng viên được giới thiệu đáp ứng được các tiêu chuẩn để tiến hành phỏng vấn. Tỷ lệ này nên (thường) cao hơn tỷ lệ đối với các ứng viên chủ động ứng tuyển. Nếu không, nhân viên đã giới thiệu những người không phù hợp. Để giải quyết vấn đề này, cần phải đặt ra những kỳ vọng và tiêu chuẩn rõ ràng về ứng viên mà công ty đang tìm kiếm.
- Tỉ lệ nhân viên tham gia vào chương trình ERP: Thường thì một tỉ lệ nhỏ nhân viên sẽ đóng góp một lượng lớn số ứng viên được giới thiệu. Tuy nhiên, cũng không nên để mặc tỉ lệ này quá thấp: bạn có thể có một số biện pháp cải thiện hiệu quả truyền thông ERP cho nội bộ doanh nghiệp mình.
- Chất lượng của các nhân viên được tuyển dụng qua nguồn giới thiệu: Các nghiên cứu chỉ ra rằng các nhân viên được tuyển dụng từ chương trình người giới thiệu thường tốt hơn so với những nguồn tuyển dụng không qua người giới thiệu. Có thể thông qua tiêu chí này để đánh giá đảm bảo nhân viên đã giới thiệu được đúng người.
Lưu ý: Nếu cho rằng công ty không đạt được tỷ lệ ứng viên qua giới thiệu như mong đợi, nhưng bạn vẫn cảm thấy bạn đã thực hiện đúng mọi tiêu chí đặt ra bên trên, như vậy liệu có phải chương trình này không hiệu quả ở công ty này và bạn nên bỏ qua nó không?
Không hẳn, có rất nhiều các nhân tố khác có thể ảnh hưởng đến số lượng ứng viên được giới thiệu. Ví dụ, nêu như bạn vừa sa thải một số lượng lớn nhân viên tại công ty, công ty có thể sẽ có ít ứng viên được giới thiệu hơn. Hoặc nếu nhóm đang tập trung hoàn thành một dự án lớn, thì cũng sẽ có ít người có thời gian để giới thiệu ứng viên hơn.
Nếu chương trình giới thiệu ứng viên đã đi vào ổn định mà vẫn ít có được những ứng viên từ nguồn giới thiệu, đó là dấu hiệu cần xem xét lại văn hóa công ty. Thực chất nhân viên chỉ giới thiệu những người thân của họ khi họ cho rằng doanh nghiệp của bạn là một môi trường tốt để làm việc.
Do đó, cần nỗ lực để biến công ty thành một môi trường tốt để làm việc, trước khi quan tâm đến tỷ lệ người giới thiệu.
Kết luận
Như đã nêu ở trên, tạo nguồn ứng viên thông qua giới thiệu là một trong những cách lý tưởng nhất bởi độ chất lượng và tốc độ của nó. Do đó, nếu công ty không có một ERP chặt chẽ thì sẽ có khả năng mất đi một số tiềm năng tuyệt vời. Hy vọng rằng thông qua hướng dẫn 6 bước trên, công ty có thể đảm bảo tận dụng tối đa chương trình này để giảm gánh nặng cho đội ngũ tuyển dụng và cải thiện chất lượng nhân viên của toàn thể công ty.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để có được nguồn ứng viên dồi dào và chất lượng, đồng thời dễ dàng quản lý toàn diện quy trình, hoạt động tuyển dụng nên được tiến hành trên nền tảng công nghệ hiện đại. Đăng ký nhận tư vấn trải nghiệm phần mềm tuyển dụng Base E-hiring MIỄN PHÍ tại đây để hiểu rõ hơn về tuyển dụng trong kỷ nguyên số.
