Xác minh thông tin ứng viên là bước quan trọng trước khi chính thức đưa ra một offer. Đây là lúc bạn hiểu thêm nhiều hơn về ứng viên hơn là những gì họ cho bạn thấy, bởi vậy hãy chuẩn bị thật kĩ lưỡng.
1. Tại sao cần tiến hành xác minh thông tin ứng viên
Trong hồ sơ và các vòng phỏng vấn, chỉ có ứng viên tự nói về mình. Tham chiếu thông tin có thể cung cấp cho bạn những thông tin khách quan hơn về hiệu quả làm việc của họ. Trước khi nhận ứng viên vào làm, hãy cân nhắc việc xác minh thông tin ứng viên qua sếp cũ, đồng nghiệp hoặc những đối tác cũ của họ (ví dụ: khách hàng).
Một vài mục đích của việc xác minh thông tin ứng viên:
- Đảm bảo bạn đang nhận được thông tin chính xác. Hãy xác minh lại những thông tin ứng viên đưa vào hồ sơ như: những công việc trước đây, chức vụ và trách nhiệm, thời gian làm việc…
- Nắm được kinh nghiệm làm việc trước đây của ứng viên. Hiểu được các ứng viên đã vận dụng kỹ năng của họ như thế nào trong công việc từ những người đã làm việc trực tiếp với họ.
- Biết được ứng viên làm việc với người khác thế nào. Dựa vào bảng tham chiếu thông tin để tìm hiểu về mối quan hệ trong công việc của ứng viên với người quản lý, đồng nghiệp, cấp trên trực tiếp và khách hàng cũ.
- Phát hiện những điểm không tốt. Tham chiếu thông tin có thể giúp bạn phát hiện những hành vi không tốt trước đó của ứng viên. Hãy sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định có nên offer vị trí cho ứng viên đó hay không.
2. Bộ câu hỏi để tham chiếu thông tin ứng viên
- [Tên ứng viên] đã làm việc tại công ty của bạn từ khi nào ở vị trí gì?
- Bạn biết gì về năng lực làm việc hoặc đã từng làm việc với [Tên ứng viên] chưa?
- Tại sao [Tên ứng viên] rời công ty của bạn?
- Các nhiệm vụ chính của [Tên ứng viên] là gì?
- Bạn có thể cho biết một vài dự án nhóm mà [Tên ứng viên] đã tham gia không? Vai trò của họ là gì và họ cộng tác với đồng nghiệp như thế nào?
- [Tên ứng viên] phản hồi như thế nào khi được góp ý?
- Một vài điểm mạnh và điểm yếu của [Tên ứng viên] là gì.
- Bạn nghĩ [Tên ứng viên] có kĩ năng nào nổi bật?
- [Tên ứng viên] xử lý các tình huống căng thẳng như thế nào? Xin đưa ra các ví dụ cụ thể.
- [Tên ứng viên] có phong cách quản lí thế nào? Bạn có thể kể lại một lần [Tên ứng viên] bất hòa với các thành viên trong nhóm?
- [Tên ứng viên] có hành vi nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc không? (ví dụ như: đi làm trễ, không kịp deadline hoặc tranh cãi với đồng nghiệp)
- Bạn có nghĩ [Tên ứng viên] có thể đảm nhận vai trò cao hơn không? Tại sao?
- Nếu có cơ hội, bạn có thuê [Tên ứng viên] lần nữa không?
3. Tiến hành tham chiếu thông tin ứng viên như thế nào?
- Hãy tiến hành hoạt động xác minh thông tin ở giai đoạn cuối cùng trước khi chính thức nhận ứng viên vào làm việc. Để có cái nhìn khách quan hơn trong quá trình tuyển dụng, hãy đặt những câu hỏi tham chiếu tương tự cho tất cả các ứng cử viên có trong danh sách.
- Thông báo cho ứng viên biết trước rằng bạn sẽ tiến hành tham chiếu thông tin. Bạn có thể lưu ý điều đó trong bài thông báo tuyển dụng của mình và yêu cầu các ứng viên cung cấp một số đầu mối liên lạc để tham chiếu thông tin.
- Đánh giá thông tin nhận được trong quá trình tham chiếu nếu thông tin đó liên quan tới vị trí tuyển dụng. Đừng lo lắng quá nếu ứng viên thiếu đi một số kĩ năng mà cũng không phải yêu cầu tiên quyết cho vị trí của bạn.
- Điều chỉnh các câu hỏi của bạn cho tùy theo quan hệ của người tham chiếu với ứng viên. Ví dụ, một cấp trên cũ có thể nắm rõ về hiệu quả làm việc của ứng viên, trong khi một đồng nghiệp cũ có thể cho bạn biết về khả năng làm việc nhóm của ứng viên đó
- Tham chiếu qua điện thoại là nhanh chóng nhất, bạn có thể dò đoán được ý kiến thông qua giọng điệu nói chuyện của họ. Tuy nhiên, gửi câu hỏi của bạn qua email cũng là một sự lựa chọn tốt nếu như quản lý cũ hoặc đồng nghiệp cũ của ứng viên gợi ý như vậy
- Nếu bạn nhận ra các thông tin tham chiếu được không ăn khớp với nhau, hãy thảo luận điều đó với ứng viên. Ví dụ, thời gian làm việc không chính xác có thể chỉ là do lỗi đánh máy trong hồ sơ của ứng viên.
4. Những trường hợp cần chú ý khi tham chiếu thông tin ứng viên
- Ý kiến tiêu cực. Các ứng viên thường cung cấp những người giới thiệu có lợi cho mình. Nếu người giới thiệu đó có đưa ra bất kì phản hồi tiêu cực nào về ứng viên, bạn cũng nên xem xét nghiêm túc trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng.
- Thiếu dẫn chứng cụ thể. Bạn hoàn toàn có khả năng nhận được những phản hồi tô hồng quá mức khi đi xác minh thông tin ứng viên. Dù sao thì đây là những người mà ứng viên tin rằng sẽ nói tốt cho họ, để bảo đảm họ có thể suôn sẻ trong một cuộc phỏng vấn đầy tính cạnh tranh. Nếu cấp trên cũ hoặc đồng nghiệp cũ mà ứng viên cung cấp không thể chỉ ra cụ thể những kinh nghiệm làm việc của ứng viên hay những ý tưởng mà ứng viên đã đóng góp, thì có thể hiểu là ứng viên không thật sự xuất sắc như họ nói.
- Mâu thuẫn trong thông tin thực tế. Vài thông tin nhỏ không chính xác (ví dụ: thời gian làm việc) thì có thể không đáng để loại ứng viên. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy ứng viên đang nói dối về những vấn đề quan trọng hơn, như phạm vi trách nhiệm của họ, thì đó là dấu hiệu cảnh báo về tính trung thực của ứng viên.
5. Những thách thức trong quá trình tham chiếu thông tin
- Thiếu tin tưởng: Một số người có thể do dự khi tiết lộ thông tin về đồng nghiệp cũ của họ. Hãy trấn an họ rằng cuộc gọi này là bí mật và giải thích rằng đây chỉ là vì bạn muốn tìm hiểu rõ thông tin của các ứng viên hơn.
- Thiếu tính khách quan: Một số nhà tuyển dụng có thể giữ ác cảm đối với nhân viên đã rời công ty của họ. Hoặc một số khác thì có thể phóng đại kỹ năng làm việc của nhân viên cũ. Để giảm bớt các thiên kiến chủ quan này, hãy yêu cầu người tham chiếu các ví dụ cụ thể thể hiện hành vi và thái độ của nhân viên tại nơi làm việc.
- Thiếu thời gian Cấp trên cũ và đồng nghiệp không có nhiều thời gian để trả lời hàng loạt câu hỏi của bạn. Vậy nên, khi gọi điện tham chiếu thông tin, tối đa chỉ nên gọi từ 10 đến 15 phút hoặc có thể đề nghị họ phối hợp trả lời qua email.
Muốn tuyển dụng hiệu quả hơn? Tham khảo ebook MIỄN PHÍ của chúng tôi về cách xây dựng một chiến dịch tuyển dụng khoa học và bài bản nhất tại đây.
