Các đội nhóm hiện đại càng ngày càng đa dạng, năng động và số hóa hơn xưa. Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều mối nguy cơ đe doạ làm giảm năng suất làm việc nhóm. Đó là việc có quá nhiều đầu việc được giao cùng lúc mà không được kiểm soát chặt chẽ, các đồng đội không hiểu ý nhau, tinh thần làm việc chưa được phát huy cao độ,…
Để có thể dẫn dắt toàn đội nhóm vượt qua các rào cản đó, bạn sẽ cần đến bộ các nguyên tắc cốt lõi trong làm việc nhóm, vốn vẫn còn là điều xa lạ đối với nhiều nhà quản lý ngày nay.
Bộ công thức bí mật nâng cao năng suất làm việc nhóm này được công bố bởi Giáo sư J. Richard Hackman của Đại học Harvard – một người tiên phong trong lĩnh vực nghiên cứu hành vi của tổ chức và đội nhóm. Trong hơn 40 năm nghiên cứu, ông đã đưa đến một kết luận:
Điều quan trọng nhất với sự cộng tác trong nhóm không phải là tính cách, thái độ hay phong cách làm việc của các thành viên. Rất nhiều trường hợp thành công của đội nhóm được quyết định bởi các điều kiện khả thể.
Kết quả nghiên cứu của Giáo sư Hackman đã được đăng tải trên tạp chí Harvard Business Review (HBR), theo đó 4 điều kiện khả thể thúc đẩy một nhóm làm việc đa dạng, linh hoạt, số hóa và năng động bao gồm: sự định hướng thống nhất, cấu trúc đội nhóm hợp lý, các công cụ hỗ trợ hiệu quả và – quan trọng nhất – một tư duy chia sẻ.
1. Công thức thứ nhất: Sự định hướng thống nhất
Nền tảng của mỗi đội nhóm tuyệt vời là sự định hướng giúp tạo ra động lực làm việc và gắn kết các thành viên của nó. Nhân viên của bạn không thể có cảm hứng làm việc nếu họ không biết mục đích rõ ràng của những hành động đó là gì.
Cùng xem ví dụ về một đội nhóm toàn cầu mà HBR đã nghiên cứu. Tất cả các thành viên đều đồng ý rằng công việc của họ là hết lòng phục vụ khách hàng, nhưng mức độ “hết lòng” trong suy nghĩ của mỗi nơi lại khác nhau. Các thành viên ở Na Uy mặc định điều đó nghĩa là cần cung cấp sản phẩm chất lượng cao tuyệt đối bất kể chi phí là bao nhiêu. Nhưng đồng nghiệp của họ Anh lại cho rằng nếu khách hàng chỉ cần một giải pháp chính xác 75% thì đó chính là thứ họ cần phục vụ. Để giải quyết sự bất đồng này đòi hỏi một cuộc thảo luận thẳng thắn để thống nhất mục tiêu của toàn bộ nhóm.
Nhìn rộng ra quy mô doanh nghiệp, sự định hướng càng quan trọng hơn nữa nếu doanh nghiệp bạn có nhiều cơ sở và các nhân viên trao đổi thông tin công việc với nhau từ xa chứ không gặp mặt trực tiếp. Để họ giữ được quan điểm giống nhau về mục tiêu công việc, bạn cần thiết phải làm công tác tư tưởng cho họ.
Ở bước này, hoạt động truyền thông nội bộ là vô cùng thiết yếu. Nhiều doanh nghiệp cho rằng để làm truyền thông nội bộ, họ chỉ cần tạo những không gian mạng xã hội như Group Facebook, Group Chat; hay tổ chức vài hoạt động vui chơi để mọi người cùng tham gia vui vẻ với nhau. Đây là một quan niệm chưa đầy đủ.
Bản chất của truyền thông nội bộ phải là tạo ra một định hướng thống nhất, phải giúp từng thành viên nhìn được bức tranh tầm nhìn, sứ mệnh của đội nhóm, của doanh nghiệp. Bằng cách đó, các hoạt động nhóm mới cộng hưởng được sức mạnh và phát huy tối đa năng lực của các thành viên.
Tất cả các thành viên trong nhóm phải cùng làm việc để hướng đến một mục tiêu chung
2. Công thức thứ hai: Cấu trúc đội nhóm hợp lý
Theo HBR, các đội nhóm cần có một số lượng thành viên phù hợp mà trong đó pha trộn hài hoà giữa kỹ năng và phong cách làm việc.
Nghiên cứu của HBR đã chỉ ra rằng các đội nhóm có năng suất làm việc cao thường sở hữu sự cân bằng kỹ năng đáng kể. Có nghĩa là từng cá nhân không nhất thiết phải sở hữu đồng thời tất cả các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm, nhưng cả tập thể sẽ cần có được điều này. Giải pháp hiệu quả là việc tuyển dụng các thành viên có sự đa dạng về độ tuổi, giới tính, chủng tộc,… cũng như kiến thức, quan điểm và phong cách làm việc. Việc này giúp hạn chế tình trạng tư duy theo lối mòn mà một nhóm quá tương đồng thường gặp phải.
Lẽ dĩ nhiên, sự đa dạng này cũng cần được cân nhắc tùy theo quy mô mong muốn của nhóm. Không phải cứ thêm thành viên là thúc đẩy sự đa dạng – bạn cần phải suy nghĩ xem nếu cá nhân này được đưa vào nhóm, họ có thể đóng góp những màu sắc mới nào, hiện tại nhóm có đang cần thêm cá tính này hay không.
Việc phân công nhiệm vụ trong team cũng cần phải được cân nhắc hợp lý. Hãy đảm bảo rằng đội nhóm của bạn đang chịu trách nhiệm từ A đến Z một dự án hoặc nhiệm vụ hoàn chỉnh chứ không chỉ là những đầu việc phát sinh bất ngờ. Đồng thời, từng nhân viên cũng có nhiều quyền tự chủ trong việc quản lý phần việc của mình và nhận được phản hồi đánh giá từ phía bạn.
Đôi khi, bạn sẽ bắt gặp các tình trạng tiêu cực là các trường hợp cá nhân giữ kín thông tin công việc, báo cáo thiếu trung thực, đồng nghiệp khó cộng tác, quản lý không kiểm soát được tiến độ,… Lúc này, kỷ luật rõ ràng là điều bạn cần cho đội nhóm. Hãy đặt ra các quy tắc chung cho tất cả thành viên như yêu cầu báo cáo theo ngày, đóng góp ý kiến bắt buộc,… Việc minh bạch nhiệm vụ của từng cá nhân trong đội nhóm cũng giúp hình thành một văn hoá tin tưởng và cạnh tranh lành mạnh.
Một team đa dạng là một team hiệu quả
3. Công thức thứ 3: Các công cụ hỗ trợ hiệu quả
Điều kiện khả thể thứ 3 giúp thúc đẩy làm việc nhóm trong doanh nghiệp là các yếu tố thuộc về môi trường. Những bộ công cụ hỗ trợ cho nhà quản lý này có thể là: một cơ chế trao thưởng cho các cá nhân thành tích xuất sắc, một hệ thống thông tin tập trung các dữ liệu cần thiết cho công việc, một hệ thống tài liệu đào tạo học tập nội bộ, hay các yếu tố công nghệ, tài chính khác. Dù rằng dĩ nhiên khó có gì hoàn hảo nhưng việc tạo được một nền móng vững chắc cũng sẽ giúp nhóm ổn định hơn.
Những công cụ tác động tích cực này có thể là một chính sách khen thưởng khi đạt năng suất cao, một quy trình giáo dục và đào tạo nội bộ, các trang thiết bị hiện đại, bộ phần mềm quản trị doanh nghiệp hoặc hệ thống liên kết trực tiếp tới cơ sở dữ liệu chung,…
Không có quy chuẩn cố định về các công cụ hoàn hảo cho đội nhóm, nên bạn hoàn toàn có thể lựa chọn bắt đầu từ những công cụ thiết yếu và phù hợp nhất.
Ví dụ, bạn có thể bắt đầu từ việc sử dụng phần mềm quản lý công việc, rồi tận dụng API mở để trang bị thêm hàng loạt phần mềm khác. Cách triển khai từng phần mềm chuyên biệt này không những không phiền phức và rời rạc mà còn mang lại hiệu quả kinh tế và năng suất làm việc cao hơn giải pháp ERP nhiều lần.
4. Bí mật cuối cùng: Tư duy chia sẻ
Sau các nghiên cứu diễn ra trong nhiều năm, HBR đã khẳng định vai trò quan trọng của tư duy chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm. Đó cũng là một yếu tố bạn có thể tự khơi nguồn và phát triển trong chính đội nhóm của bạn.
Theo như phân tích của HBR, các đội nhóm trong quá khứ thường là một tập hợp ổn định gồm các thành viên khá đồng nhất, những người ngồi làm việc trực diện và có xu hướng có suy nghĩ tương tự nhau. Nhưng ngày nay, các đội nhóm thường không có tư duy là một nhóm lớn gắn kết mà là một vài nhóm nhỏ hơn, các thành viên làm việc độc lập mà không hề hoặc rất hạn chế cộng tác, chia sẻ cùng nhau.
HBR gọi đây là “phản ứng tự nhiên của con người” với xu hướng chia nhỏ mọi thứ và “sử dụng các phím tắt” trong thế giới ngày càng phức tạp.
Đó là một sự thiệt thòi cho năng suất làm việc nhóm, bởi lẽ rất có thể một số thành viên có được thông tin quan trọng mà những người khác không có nhưng việc chia sẻ lẫn nhau bị hạn chế bởi địa lý hoặc lối suy nghĩ việc ai nấy làm. Thật đáng tiếc, vì đáng lẽ ra thông tin đó có thể cung cấp cho nhóm một lời giải thích chính xác hay một bằng chứng rõ ràng giúp mọi người hiểu nhau hơn và tối ưu kết quả làm việc lên rất nhiều.
Nói cách khác, kiến thức được chia sẻ là nền tảng của sự hợp tác hiệu quả.
Hiểu được điều đó, các phần mềm làm việc nhóm, điển hình là phần mềm quản lý công việc và dự án Wework đề cập ở trên, đã phát triển tính năng bình luận, thảo luận và chat nội bộ ngay trên hệ thống. Điều đó thực sự giúp đội nhóm của bạn có được không gian làm việc độc lập với bên ngoài và gắn kết giữa các thành viên.
Các cuộc thảo luận chia sẻ trên hệ thống Wework thậm chí còn hiệu quả hơn các cuộc họp thông thường
Phần kết
Các công thức bí mật mà HBR thu được sau quá trình nghiên cứu rất có thể là những điều bạn đã cân nhắc tới nhưng chưa thực sự nghiêm túc triển khai nó trong đội nhóm. Đã đến lúc bạn cần dũng cảm thực hiện một cuộc cải cách thực sự để đạt được năng suất làm việc nhóm cao như mong muốn.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn và hỗ trợ demo trải nghiệm Phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0 Wework, đăng ký ngay tại đây.
