Mua hàng là nghiệp vụ tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro tài chính và thất thoát đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, bởi đặc thù công việc ngành này cần nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn thường xuyên. Do đó, việc quản lý các quy trình của phòng mua hàng rất quan trọng. Trong bài viết này, Base sẽ giúp bạn chuẩn hóa quy trình của phòng mua hàng, bao gồm: Quy trình chọn nhà cung cấp và quy trình mua vật tư.
Các bộ phận tham gia trong quy trình này:
- Phòng Kế hoạch vật tư: thực hiện việc tổng hợp nhu cầu mua hàng, tìm nhà cung cấp, lên kế hoạch mua hàng, nhận hàng, kiểm hàng và nhập kho.
- Phòng Tài chính kế toán: thực hiện việc rà soát điều khoản thanh toán trong hợp đồng và thanh toán công nợ hàng hoá.
- Ban giám đốc: thực hiện việc ký duyệt các kế hoạch, hợp đồng mua hàng.
1. Quy trình mua vật tư
Quy trình mua vật tư sẽ đi qua các bước như sau:
Bước 1: Tổng hợp nhu cầu vật tư – Quy trình bắt đầu khi phòng Kế hoạch vật tư tổng hợp nhu cầu vật tư từ các bộ phận trong công ty, tiến hành phân loại vật tư và nhà cung cấp để lập kế hoạch mua hàng.
Trong quá trình phân loại nhà cung cấp, nếu mặt hàng nào chưa có nhà cung cấp hoặc cần thay thế nhà cung cấp cũ, phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới (theo quy trình tìm kiếm nhà cung cấp được mô tả trong mục 2). Nếu mặt hàng cần mua đã có sẵn nhà cung cấp, phòng Kế hoạch vật tư tiếp tục lập kế hoạch mua hàng.
Bước 2: Duyệt kế hoạch mua hàng – Sau khi có kế hoạch mua hàng, phòng vật tư gửi kế hoạch mua hàng để giám đốc/Người được ủy quyền duyệt, đồng thời gửi thông tin cho bộ phận kế toán để lên kế hoạch thanh toán.
Bước 3: Lập đơn hàng – Sau khi kế hoạch được duyệt, phòng kế hoạch vật tư lập đơn hàng, lấy thông tin phê duyệt các cấp và gửi đơn hàng cho nhà cung cấp. Phòng kế hoạch theo dõi và cập nhật thông tin giao hàng của nhà cung cấp.
Bước 4: Nhập hàng, kiểm đếm – Khi nhận được thông tin giao hàng từ nhà cung cấp, phòng kế hoạch vật tư tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại,… và làm thủ tục bàn giao với nhà cung cấp. Nếu kiểm tra chất lượng đầu vào và chủng loại không đạt, phòng kế hoạch vật tư gửi thông báo tới nhà cung cấp để làm thủ tục trả hàng.
Nếu số lượng hàng hóa không khớp, tùy theo từng trường hợp, phòng kế hoạch vật tư xử lý như sau:
- Nếu số lượng hàng hóa thực tế ít hơn số lượng hàng hóa đã có trong đơn hàng: Thông báo đến NCC bằng văn bản có xác nhận của các bên tham gia nhập hàng. Đồng thời, kế toán xác nhận lại công nợ.
- Nếu số lượng hàng hóa thực tế nhiều hơn số lượng hàng hóa đã có trong đơn hàng: Xin ý kiến lãnh đạo, xác nhận lại công nợ trong trường hợp lãnh đạo đồng ý nhập phần dư.
Bước 5: Làm thủ tục bàn giao cho kho – Phòng kế hoạch vật tư tiến hành làm các thủ tục bàn giao hàng hóa, chứng từ liên quan cho bộ phận kho.
Bước 6: Thu thập chứng từ và thanh toán công nợ – Phòng kế toán tập hợp bộ chứng từ nhập hàng, in phiếu nhập, gửi các bộ phận ký hoàn thiện. Đồng thời, kế toán thực hiện theo dõi, thanh toán công nợ theo kế hoạch đã lên.
2. Quy trình tìm nhà cung cấp mới
Trong trường hợp hàng hoá cần mua chưa có nhà cung cấp, hoặc công ty cần thay nhà cung cấp mới, phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp theo quy trình sau:
Bước 1: Tìm nhà cung cấp – Phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới theo nhu cầu vật tư đã có. Trong quá trình tìm kiếm cần khảo sát nguyên vật liệu, lấy báo giá để đánh giá nguồn cung và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Bước 2: Lập hợp đồng nguyên tắc – Sau khi có thông tin về nhà cung cấp được chọn, phòng kế hoạch vật tư tiến hành lập hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp.
Bước 3: Rà soát hợp đồng – Sau khi lập hợp đồng, phòng kế hoạch vật tư chuyển lại hợp đồng để phòng tài chính kế toán rà soát các thông tin, điều khoản,… chuẩn bị ký hợp đồng. Trong trường hợp có thông tin, điều khoản,… cần điều chỉnh, phòng kế toán ghi chú lại và chuyển cho phòng kế hoạch vật tư điều chỉnh.
Bước 4: Ký hợp đồng – Phòng kế hoạch vật tư gửi hợp đồng đã rà soát trình ban giám đốc/người được ủy quyền phê duyệt.
- Nếu hợp đồng được duyệt, phòng kế hoạch vật tư báo lại cho NCC và cập nhật thông tin NCC vào kế hoạch mua hàng.
- Nếu hợp đồng không được duyệt, phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp khác.
>>> Lý thuyết bao giờ cũng đơn giản hơn thực tế. Đọc thêm ấn phẩm chia sẻ "người thật việc thật" tại một doanh nghiệp sản xuất điển hình <<<
3. Cách thiết lập quy trình trên Base Request và Base Workflow
Với quy trình như trên, Base gợi ý cách số hoá quy trình như sau: Bước tổng hợp yêu cầu mua hàng sẽ được xử lý thông qua excel. Khi nhận các yêu cầu mua hàng từ các thành viên, bộ phận trong công ty, phòng kế hoạch vật tư tổng hợp lại trong file excel và tiến hành phân loại chủng loại vật tư, nhà cung cấp, bổ sung số lượng, đơn giá,… để tạo thành kế hoạch mua hàng. Sau khi có kế hoạch mua hàng, phòng kế hoạch vật tư tạo đề xuất trên phần mềm Base Request và đính kèm bản kế hoạch mua hàng để được duyệt mua hàng. Sau khi đề xuất được duyệt, đơn hàng sẽ được tiếp tục xử lý theo quy trình mua hàng tại Base Workflow.
Như vậy, cách thiết lập trên phần mềm như sau:
- Thiết lập Request duyệt kế hoạch mua hàng
- Thiết lập Workflow đặt hàng
- Thiết lập Workflow duyệt nhà cung cấp mới (nếu hàng hoá chưa có NCC, hoặc cần thay NCC mới)
3.1. Request duyệt kế hoạch mua hàng
Cách thiết lập như sau:
- Tên đề xuất: Kế hoạch mua hàng
- Người duyệt: Giám đốc/ người được uỷ quyền
- Người theo dõi: Phòng tài chính kế toán
- Trường thông tin:
- Bảng kê mua hàng chi tiết
- Tổng chi phí dự kiến
- Ghi chú
Sau khi thiết lập trên Base Request, giao diện nhóm đề xuất như sau:
3.2. Workflow đặt hàng
Bạn thiết lập workflow đặt hàng theo hướng dẫn như sau:
| Giai đoạn | Người thực hiện | Nhiệm vụ hoàn thành (to-do) | Kết quả giai đoạn |
|---|---|---|---|
| Đơn hàng (đã duyệt) | P. Kế hoạch vật tư | Sau khi kế hoạch được duyệt, phòng kế hoạch vật tư lập đơn hàng mua vật tư, lấy thông tin phê duyệt các cấp và gửi đơn hàng cho nhà cung cấp | 1. Đơn hàng đã duyệt 2. NCC |
| Theo dõi giao hàng | P. Kế hoạch vật tư | Phòng kế hoạch theo dõi và cập nhật thông tin giao hàng cùng nhà cung cấp. | 3. Thời gian giao hàng 4. Cập nhật tình trạng giao hàng |
| Nhập hàng, kiểm đếm | QA/QC | Khi nhận được thông tin giao hàng từ nhà cung cấp, phòng kế hoạch vật tư tư tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại,… và làm thủ tục bàn giao với nhà cung cấp. | 5. Ghi chú về số lượng 6. Ghi chú về chất lượng 7. Ghi chú về chủng loại 8. Yêu cầu về chất lượng, chủng loại (Đạt/Không đạt) 9. Yêu cầu về số lượng (Đủ, Nhiều hơn, Ít hơn) |
| Bàn giao cho kho | Bộ phận kho | Phòng kế hoạch vật tư tiến hành làm các thủ tục bàn giao hàng hóa, chứng từ liên quan cho bộ phận kho và kế toán. | 10. Liệt kê chứng từ liên quan bàn giao |
| Thu thập chứng từ và thanh toán công nợ | P. Tài chính – Kế toán | Thu thập bộ chứng từ và theo dõi thanh toán công nợ |
Trong workflow này, mỗi nhiệm vụ là một đơn hàng mua vật tư.
Giao diện quy trình sau khi đã thiết lập trên Base Workflow:
3.3. Workflow tìm nhà cung cấp mới
Trong trường hợp hàng hoá chưa có nhà cung cấp (NCC), quy trình tìm nhà cung cấp sẽ được thiết lập theo hướng dẫn như sau:
| Giai đoạn | Người thực hiện | Nhiệm vụ cần làm (to-do) | Kết quả giai đoạn |
|---|---|---|---|
| Tìm NCC | P. Kế hoạch vật tư | – Khảo sát nguyên vật liệu – Lấy báo giá | 1. Nhu cầu mua vật tư 2. NCC cũ 3. NCC dự kiến 4. Báo giá |
| Chọn NCC | P. Kế hoạch vật tư | – Đánh giá, quyết định nhà cung cấp mới | 5. NCC mới 6, Tên người đại diện 7. Chức vụ 8. Số điện thoại 9. Email 10. Tên đầu mối làm việc 11. Số điện thoại 12. Email 13. Địa chỉ 14. Thông tin khác |
| Lập HĐ nguyên tắc | P. Kế hoạch vật tư | – Lập hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp. | 15. Hợp đồng 16. Ghi chú về hợp đồng |
| Rà soát hợp đồng | P. Tài chính – Kế toán | – Rà soát các thông tin, điều khoản,… chuẩn bị ký hợp đồng. | 17. Thông tin điều chỉnh hợp đồng |
| In và trình ký | P. Kế hoạch vật tư | – Trình ký hợp đồng bản cứng | 18. Hợp đồng đã ký |
| Cập nhật thông tin NCC mới | P. Kế hoạch vật tư | – Cập nhật thông tin vào kế hoạch mua hàng – Cập nhật thông tin NCC mới vào DS NCC hiện tại |
Trong workflow này, mỗi nhiệm vụ là một nhà cung cấp.
Quy trình ký phụ lục khi NCC thay đổi báo giá
Nếu nhà cung cấp hiện tại thay đổi báo giá hoặc phương thức thanh toán, doanh nghiệp cần tiến hành đàm phán phụ lục hợp đồng, quy trình như sau:
Bạn có thể setup quy trình này trên Workflow tương tự như các quy trình trên.
Các đề xuất về quy trình trên từ Base, bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy trình doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
