Top 7 phần mềm nhắc việc hiệu quả nhất năm 2020

05/05/2020

Khi công việc ngày càng bề bộn và phức tạp, hãy chọn cho mình một phần mềm nhắc việc hiệu quả.

Base Resources - Để bắt kịp được sự phát triển không ngừng nghỉ của nền kinh tế thị trường, con người ngày nay đang buộc phải dấn thân vào guồng quay khắc nghiệt giữa công việc và cuộc sống. Khối lượng các tác vụ tăng nhanh, não bộ phải làm việc hết công suất, tình trạng nhớ nhớ quên quên, rơi vãi việc cần làm cũng vì vậy mà thường xuyên xuất hiện hơn. 

 

Hiểu được vấn đề thường trực của lối sống hiện đại này, các phần mềm nhắc việc thông minh nhanh chóng được phát triển và cho ra đời. Và quả thực, các phần mềm này đã và đang chứng tỏ tính năng siêu tiện lợi đúng với tên gọi của mình. Sự phổ biến của chúng hiện thời có lẽ là không phải bàn cãi, khi không chỉ với riêng dân văn phòng mà còn cả các freelancer, quản lý cửa hàng, học sinh sinh viên,... cũng đang tích cực sử dụng.

 

Tuy nhiên, với số lượng phần mềm nhiều như hiện nay, để lựa chọn được cho mình phần mềm nhắc việc hiệu quả, phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng thực tế cũng không phải là điều đơn giản. Nếu đang gặp khó khăn trong khâu lựa chọn, bạn hoàn toàn có thể tham khảo ngay  top 7 phần mềm nhắc việc hiệu quả nhất năm 2020 được liệt kê sau đây:

 

1. Todoist

 

Tổng quan

 

Là phần mềm nhắc việc với giao diện tương đối đơn giản, những Todoist vấn sở hữu những tính năng vô cùng mạnh mẽ, được đánh giá cao. Thậm chí được nhiều trang báo nổi tiếng như The Guardian, USA Today, the New York Times, The Wall Street Journal còn không tiếc lời ngợi ca Todoist như là “ứng dụng đổi đời”.

 

phan-mem-nhac-viec-01

Giao diện phần mềm Todoist

 

Tương thích với các thiết bị

 

  • Trình duyệt web

  • macOS

  • Windows

  • Android

  • iOS

 

Chi phí

 

  • Có bản sử dụng miễn phí với những tính năng giới hạn

  • Bản Premium, đầy đủ tính năng hỗ trợ với giá $4 (~100.000 VND)/ tháng và $36 (~850.000 VND)/ năm. (Đặc biệt, đối tượng học sinh, sinh viên được giảm giá 70% khi đăng ký sử dụng bản Premium)

 

Ưu điểm

 

  • Là ứng dụng xử lý việc sắp xếp công việc vô cùng mạnh mẽ. Có thể đồng thời phân loại tác vụ theo deadline, tag, dự án nhanh trong khi bạn đang nhập dữ liệu mới. Về khía cạnh này, khó có ứng dụng nào có thể đánh bại Todoist. 

  • Hỗ trợ người dùng dễ dàng tinh chỉnh ứng dụng với luồng công việc cá nhân nhờ các tính năng mạnh mẽ và linh hoạt như: nhóm dự án, gắn nhãn công việc hay đánh dấu mức độ quan trọng.

  • Dễ dàng khởi tạo công việc trên ứng dụng mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có internet. Với việc được cung cấp trên đa nền tảng từ máy tính đến điện thoại, khả năng truy cập và sử dụng Todoist được đánh giá là vô cùng linh hoạt.

  • Hỗ trợ tích hợp với 2 trợ lý ảo nổi tiếng trên điện thoại là Siri và Alexa.

 

Nhược điểm

 

  • Tính năng phân chia công việc con (subtask) chưa hoạt động hiệu quả, khiến người sử dụng gặp khó dễ trong việc khởi tạo các công việc phức tạp, có nhiều phân nhánh.

  • Ứng dụng chạy trên hệ điều hành Windows được đánh giá thua kém hơn hẳn so với những “người anh em” trên Mac và điện thoại. Giao diện và tính năng chính là là 2 mặt bị hạn chế lớn nhất. 

  • Bản sử dụng miễn phí thực sự không có nhiều tính năng xuất sắc. Để sử dụng Todoist thực sự hiệu quả, chắc chắn người dùng sẽ cần phải móc hầu bao chi trả cho phiên bản Premium.

 

2. Tick Tick

 

Tổng quan

 

Tick tick có thể được đánh giá gần như là “bản sao” của Todoist, với giao diện sử dụng giống đến 9 phần trên 10. Tick Tick thậm chí còn có thêm những tiện ích thú vị mà Todoist không có, chẳng hạn như tích hợp cả bộ đếm Pomodoro bên trong ứng dụng. 

 

phan-mem-nhac-viec-2

Giao diện phần mềm Tick Tick tương đối giống với Todoist 

 

Tương thích với các thiết bị

 

  • Trình duyệt web

  • macOS

  • Windows

  • Android

  • iOS

 

Chi phí

 

  • Có bản sử dụng miễn phí với những tính năng giới hạn

  • Bản Premium, đầy đủ tính năng hỗ trợ với giá $2.79 (~65.000 VND)/ tháng và $28 (~650.000 VND)/ năm. 

 

Ưu điểm

 

  • Phần mềm hoạt động tương tư như Todoist những có chi phí sử dụng rẻ hơn hẳn. Thậm chí Tick Tick còn có thêm những tiện ích độc đáo chưa hề xuất hiện trên bản gốc Todoist.

  • Các tiện ích đi kèm tương đối hữu dụng, phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng. Có thể kể đến như đồng hồ đếm giờ Pomodoro, hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả, năng suất hơn trong công việc thực tế.

  • Tương tự như Todoist, có thể Dễ dàng khởi tạo công việc trên ứng dụng mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có internet. 

 

Nhược điểm

 

  • Dù sở hữu bộ tính năng tương tự như Todoist, nhưng theo đánh giá, khả năng xử lý của Tick Tick lại không hiệu quả bằng đối thủ.

  • Không có khả năng liên kết với ứng dụng Lịch trên các hệ điều hành và thiết bị. Đây là một thiếu sót tương đối lớn với một phần mềm nhắc việc. Gần đây, Tick Tick đã có động thái cập nhật tính năng này, tuy nhiên, nó chỉ được xuất hiện trên phiên bản Premium. 

  • Tương tự như Todoist, bản sử dụng miễn phí của Tick Tick tương đối nghèo nàn về mặt tính năng và dung lượng lưu trữ công việc. Nhìn chung để sử dụng ứng dụng hiệu quả, người dùng nên chi trả cho bản Premium.

 

3. Microsoft To-Do

 

Tổng quan

 

Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng nhắc việc tương thích tốt với các phần mềm Windows khác thì Microsoft To-Do sẽ là một ứng cử viên tương đối ổn. Đây là ứng dụng thuần túy sử dụng cho mục đích nhắc việc, có khả năng đáp ứng những nhu cầu ghi nhớ cơ bản nhất cảu người dùng.
 

phan-mem-nhac-viec-3

Giao diện phần mềm Microsoft To-Do

 

Tương thích với các thiết bị

 

  • Trình duyệt web

  • macOS

  • Windows

  • Android

  • iOS

 

Chi phí 

 

Miễn phí sử dụng

 

Ưu điểm

 

  • Hoàn toàn miễn phí. Là ứng dụng kế thừa của người tiền nhiệm Wunderlist, Microsoft To-Do được cung cấp đến người dùng với đầy đủ tính năng cần thiết mà không cần phải trả bất cứ một khoản tiền nào.

  • Sở hữu tính năng khởi tạo công việc con trong từng mục công việc. Thậm chí, người dùng còn có thể ghi chú và đặt deadline cho từng công việc con. Đây là lợi thế vượt trội mà ngay cả những phần mềm trả phí như Todoist hay Tick Tick vẫn chưa sở hữu được. 

  • Sở hữu tính năng “My Day”. Là tính năng hỗ trợ người dùng có thể sắp xếp và phân bổ các công việc cần thực hiện trong ngày sao cho hiệu quả nhất. 

  • Sở hữu widget Quick Add trên hệ điều hành Android, giúp người dùng khởi tạo và nhận thông báo công việc nhanh chóng, tiện lợi. 

 

Nhược điểm

 

  • Do chỉ là một ứng dụng miễn phí, nên các tính năng nổi bật như gắn nhãn công việc, bộ lọc tìm kiếm đều bị lược bỏ không thương tiếc trên Microsoft To-Do. Do vậy việc quản lý công việc đã khởi tạo trên ứng dụng trở nên tương đối khó khăn. 

  • Dù có mặt trên tất cả các hệ điều hành phổ biến, tuy nhiên Microsoft To-Do chỉ cho phép người dùng kết nối với lịch trình cá nhân từ Outlook. Đây là một điểm trừ vô cùng lớn, khi ở thời điểm hiện tại, Outlook đã bị ngó lơ bởi rất nhiều người. 

 

4. Google Tasks

 

Tổng quan

 

Google Tasks là phần mềm nhắc việc vô cùng hữu dụng nếu được sử dụng trong hệ sinh thái các phần mềm của Google - chẳng hạn như việc kết nối nhanh chóng với Gmail hay Google Calendar. Tuy nhiên, nó cũng chỉ xử lý được các tác vụ tương đối đơn giản, chưa thực sự hữu dụng với những các nhân làm việc với nhu cầu và cường đồ cao. 

 

phan-mem-nhac-viec-4

Giao diện phần mềm Google Tasks trên điện thoại

 

Tương thích với các thiết bị

 

  • Trình duyệt web

  • Android

  • iOS

 

Chi phí 

 

Miễn phí sử dụng

 

Ưu điểm

 

  • Có khả năng tích hợp và đồng bộ hóa với bộ ứng dụng vô cùng mạnh mẽ của Google như Gmail hay Google Calendar. Việc luân chuyển qua lại và sử dụng các ứng dụng trong hệ sinh thái của Google luôn được đánh giá cao. 

  • Đánh dấu hiển thị các công việc đã hoàn thành rõ ràng, chi tiết, giúp người sử dụng không bị nhầm lẫn với các công việc còn lại.

  • Tương tự như Microsoft To-Do, Google Tasks có khả năng khởi tạo hệ thống các công việc con tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, tính năng này của Google Task sẽ bị lép về hơn với Microsoft To-Do khi không thể đặt deadline đơn lẻ cho từng đầu subtask.

 

Nhược điểm

 

  • Ứng dụng không được Google chú tâm phát triển. Phải mất tới 3 năm kể từ khi ra mắt Task mới được Google cho lên sóng ứng dụng trên điện thoại. Do vậy, người dùng khó có thể kỳ vọng gì nhiều ở các bản vá lỗi hay tính năng cập nhật từ ứng dụng.

  • Không có khả năng thiết lập các công việc có tính chất định kỳ, lặp lại. Tính năng tưởng chừng như cơ bản nhất này lại không có trên Tasks. 

  • Không thể tùy chỉnh sắp xếp và quản lý công việc. Công việc trên Tasks luôn được mặc định sắp xếp theo tên hoặc deadline, nên việc bạn muốn nhóm chúng theo tính chất hay mức độ quan trọng là hoàn toàn bất khả thi. 

 

5. Apple Reminder

 

Tổng quan

 

Không như tên gọi, ngoài khả năng nhắc việc (reminder), ứng dụng này của Apple còn giúp bạn quản lý danh sách các tác vụ, subtask hay file đính kèm hiệu quả.

 

phan-mem-nhac-viec-5

Giao diện phần mềm Apple Reminder

 

Tương thích với các thiết bị

 

macOS

iOS

 

Chi Phí

 

Miễn phí sử dụng

 

Ưu điểm

 

  • Được cài đặt sẵn cho các thiết bị thuộc hệ sinh thái của Apple và không hề phát sinh bất cứ chi phí nào khi sử dụng.

  • Tương thích và tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng thuộc hệ sinh thái Apple. Lưu trữ dữ liệu hoàn toàn trên iCloud mà không cần khởi tạo tài khoản mới. Được hỗ trợ bởi trợ lý ảo Siri, giúp người dùng thao tác nhanh gọn chỉ bằng giọng nói.

  • Có khả năng khởi thông báo cho các công việc tùy thuộc vào địa điểm diễn ra. Đây là một tính năng độc đáo chỉ có Apple Reminder có. Người dùng có thể thiết lập các địa điểm diễn ra hoạt động, Reminder sẽ định vị chính xác địa điểm và thông báo tới người dùng khi đến nơi.

 

Nhược điểm

 

  • Chỉ hỗ trợ các thiết bị thuộc hệ sinh thái của Apple. Điều này có nghĩa là, kể cả khi bạn sử dụng Macbook nhưng dùng điện thoại Android, bạn cũng không thể tích hợp và sử dụng ứng dụng trên đồng thời 2 thiết bị.

  • Không có tính năng đánh dấu trạng thái công việc. Để xác định tình trạng công việc, người dùng buộc phải ghi chú lại chúng vào trong từng mục, mất rất nhiều thời gian. 

 

6. Any.DO

 

Tổng quan

 

Any.DO là một phần mềm nhắc việc tuyệt vời để nhớ tất cả những công việc và nhiệm vụ bạn phải làm hằng ngày. Nó liệt kê danh sách các công việc, đánh dấu chúng làm rồi hay chưa và tuỳ chỉnh nhắc nhở vào những thời điểm bạn cài đặt.

 

phan-mem-nhac-viec-6

Giao diện phần mềm Any.do

 

Thiết bị tương thích

 

  • Trình duyệt web

  • macOS

  • Windows

  • Android

  • iOS

 

Chi phí

 

Có bản sử dụng miễn phí, cần đăng nhập bằng tài khoản Gmail, Apple ID hay Facebook để sử dụng

Bản Premium tính phí $5.99 (~150.000 VND)/ tháng, trả theo gói thường niên. 

 

Ưu điểm

 

  • Sở hữu giao diện “drag & drop” hiện đại, hỗ trợ người dùng để sắp xếp trình tự của các tác vụ theo độ ưu tiên khác nhau; hay đánh dấu tình trạng công việc chỉ bằng thao tác kéo thả trên điện thoại.

  • Có thể tạo ghi chú bằng hình ảnh, video clip hoặc giọng nói

  • Cách hiển thị “Date view” (Today / Tomorrow / Upcoming / Someday) rất tiện dụng và hữu ích, chỉ cần nhìn vào là biết những công việc cần làm trong từng ngày. Tuy nhiên, tính năng này không phù hợp với những dự án hoặc công việc kéo dài nhiều ngày

  • Hỗ trợ tích hợp với các trợ lý ảo nổi tiếng như Siri, Alexa hay Google Assistant.

 

Nhược điểm

 

  • Chưa hỗ trợ liên kết với các ứng dụng bên thứ 3 như email hay lịch trình bên ngoài. Người dùng khi muốn sử dụng đồng thời các ứng dụng này phải chuyển đổi qua lại, tương đối bất tiện.

  • Các tính năng chuyên sâu như gắn nhãn tình trạng công việc, sắp xếp theo tính chất hay khởi tạo subtask đều bị lược bỏ. Any.do đóng vai trò chỉ là một ứng dụng nhắc việc đơn thuần.

  • Chi phí bản Premium tương đối cao, chưa tương xứng với những tính năng cung cấp ra cho người tiêu dùng.

 

7. Wework

 

Tổng quan 

 

Năm 2018 là năm bùng nổ về công nghệ số, mọi công việc không chỉ cần được nhắc nhở mà còn cần được theo dõi tiến độ, cập nhật kết quả, báo cáo và lưu lại lịch sử lâu dài. Đặc biệt là việc cộng tác trong doanh nghiệp giữa các đồng nghiệp, giữa sếp và nhân viên đang ngày càng chặt chẽ.

 

Theo xu hướng đó, các phần mềm nhắc việc không chỉ dừng lại ở quy mô cá nhân hay đứng thành phần mềm riêng lẻ nữa mà được tích hợp chung với hàng loạt tính năng nâng cao khác, phát triển thành phần mềm quản lý công việc toàn diện. Base Wework là một phần mềm như vậy.

 

Tổng quan về phần mềm Wework

 

Thiết bị tương thích

 

  • Trình duyệt web

  • macOS

  • Windows

  • Android

  • iOS

 

Chi phí

 

Cung cấp linh hoạt theo 4 gói chi phí cơ bản, tùy thuộc và quy mô và nhu cầu sử dụng. Chi phí trung bình chỉ 33.000VND (~$1.45)/ người/ tháng

 

Ưu điểm

 

  • Được phát triển ở Việt Nam, ngôn ngữ và giao diện của Wework rất thân thiện với người dùng Việt.  

  • Có khả năng xây dựng kế hoạch kinh doanh dưới dạng các phòng ban / dự án, chia thành các đầu việc với deadline và người thực hiện, người giám sát cụ thể, có thể chia checklist trong từng đầu việc. 

  • Mỗi đầu việc được gắn thẻ trạng thái (tự động hoặc tuỳ chỉnh) với màu sắc khác nhau để tiện theo dõi, và được coi là hoàn thành khi người dùng mark done vào hệ thống. Danh sách công việc cần làm có thể tuỳ chọn hiển thị ở dạng to-do list, board, bảng Kanban, Gantt chart,...

  • Wework có tính năng báo cáo khá đa dạng: tự động tạo báo cáo tiến độ công việc, báo cáo theo tổng số lượng và trạng thái công việc, dự báo được thời gian hoàn thành.

  • Với từng đầu việc, Wework cho phép tuỳ ý bình luận, ghi chú ngay dưới đầu việc, đồng thời cập nhật kết quả trực tiếp lên hệ thống. Tính năng tìm kiếm và lọc các đầu việc cũng được tối ưu hoá thân thiện với người dùng.

  • Riêng với tính năng nhắc nhở công việc, Wework sẽ bắn thông báo tự động tới tài khoản cá nhân và người quản lý khi có thay đổi trong công việc (thêm dự án mới, giao việc, đánh dấu hoàn thành,...) Đồng thời, hệ thống tự động gửi email nhắc việc hằng ngày tới hộp thư cá nhân của người dùng, bao gồm các công việc có deadline trong ngày và đã quá hạn nhưng chưa hoàn thành xong.

 

Nhược điểm

 

  • Thiết kế để sử dụng cho mô hình đội nhóm từ 15 người trở lên. 

  • Với những người có nhu cầu sử dụng cá nhân, chi phí sử dụng sẽ không thực sự hợp lý.

 

Kết luận

 

Phần mềm nhắc việc tiện ích đặc biệt cần thiết cho những người sử dụng muốn làm chủ quỹ thời gian ít ỏi của mình. Nhìn rộng hơn, đó là công cụ thông minh giúp người dùng kiểm soát toàn bộ các công việc phải làm trong một khoảng thời gian nhất định cũng như các kế hoạch được thực hiện trong tương lai, đồng thời cộng tác có hiệu quả trong tổ chức. Hãy chọn cho mình một phần mềm phù hợp để tối ưu hoá kết quả công việc.

 

Để nhận tư vấn trải nghiệm Wework - phần mềm quản lý công việc toàn diện với đầy đủ tính năng tạo việc, theo dõi và nhắc việc, click đăng ký tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Thuyết phục sếp sử dụng công nghệ? Học hỏi ngay 3 chiêu thức khiến sếp “móc hầu bao” ngay lập tức!

Mong muốn được ứng dụng một giải pháp công nghệ để nâng cao hiệu quả làm việc nhưng chưa biết đề xuất với cấp trên như thế nào? Hãy tìm cho mình câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây!

Điểm mặt 3 yếu tố giúp doanh nghiệp cộng tác làm việc từ xa hiệu quả: Văn hóa tốt, giao tiếp chuẩn và quy trình tinh gọn.

Bỡ ngỡ, chệch choạc trong các hoạt động cộng tác khi buộc phải chuyển đổi làm việc theo mô hình từ xa? Đừng quá lo lắng, vì lời giải cho vấn đề sẽ được bật mí ngay trong bài viết sau đây!

Số hóa để cộng tác làm việc minh bạch, hiệu quả: Câu chuyện “5 châu 4 bể” của Prospero J&J Consulting

Khi những rào cản về mặt thời gian, không gian địa lý không thể làm khó được một doanh nghiệp thông minh cùng trợ thủ công nghệ đắc lực của mình! 

Đăng ký nhận bản tin