Trong năm 2024 này, bạn đang muốn tăng năng suất lên 200% so với chính mình của năm cũ? Bạn muốn cải thiện tình trạng lộn xộn, chậm trễ, lúc nhớ lúc quên, bất lực trước cả “núi công việc” bấy lâu nay của bản thân? Hay đơn giản bạn muốn dùng thử những công cụ không-tốn-kém nhưng lại vô cùng thú vị và mang lại những trải nghiệm tuyệt vời đến bất ngờ?
Hãy khởi động một năm mới thật thành công bằng việc “hack năng suất” của chính bạn nhờ Top 40 ứng dụng hữu ích dưới đây.
Lưu ý rằng trong số chúng có những mobile app hoặc Google Chrome extension (tiện ích mở rộng) hoàn toàn miễn phí, và cũng có những ứng dụng / phần mềm cần trả phí để sử dụng phiên bản đầy đủ tính năng.
1. Ứng dụng phân tích thói quen sử dụng thời gian
1. Trackr
Đây là một extension của Google Chrome cho phép bạn theo dõi thời gian đã dành ra cho các website trên trình duyệt. Dữ liệu được thể hiện dưới dạng biểu đồ trực quan, sẽ hiện ra mỗi khi bạn bật tab mới.
1.2. RescueTime
Công cụ này sẽ theo dõi lượng thời gian hằng ngày bạn lướt web và sử dụng các ứng dụng, phần mềm trên thiết bị. Cuối mỗi ngày, RescueTime sẽ cho bạn xem báo cáo chính xác về cách bạn phân chia thời gian, từ đó đánh giá năng suất ngày hôm đó so với mức độ trung bình, đồng thời chỉ ra đâu là các tác nhân gây tiêu tốn thời gian của bạn.
1.3. Instant 3.0
Được ví như Google Analytics cho cuộc sống của bạn, Instant 3.0 không chỉ ghi nhận tác vụ trên máy tính/điện thoại mà còn có khả năng theo dõi thời gian bạn dành ra cho du lịch, ngủ, tập gym,… và các hoạt động khác.
2. Ứng dụng quản lý đầu việc và nhắc việc cá nhân
2.1. Apple Reminder
Reminder được cài đặt sẵn cho các thiết bị thuộc hệ sinh thái của Apple và hoàn toàn miễn phí. Nó có khả năng quản lý danh sách các task (đầu việc) và file đính kèm hiệu quả trên iCloud. Độc đáo nhất là tính năng nhắc việc cần làm khi bạn di chuyển tới địa điểm tương ứng.
2.2 Microsoft To-Do
Đây là ứng dụng quản lý công việc cá nhân tương thích tốt với các phần mềm Windows. Bạn có thể tạo các subtask (đầu việc con) và đặt deadline cũng như ghi chú cho chúng. Tính năng “My Day” sẽ giúp bạn phân bổ các công việc trong ngày hiệu quả hơn.
2.3. Any.DO
Với Any.DO, các task được sắp xếp trình tự theo mức độ ưu tiên khác nhau và đánh dấu tình trạng thực hiện bằng thao tác kéo-thả trên điện thoại. Bạn có thể tuỳ chọn thời điểm nhắc việc và thêm ghi chú bằng hình ảnh, giọng nói hoặc video. Giao diện “Date view” rất tiện dụng cho việc lên kế hoạch trong tương lai gần.
2.4. Plan
Plan là một extension cho phép hiển thị các việc cần làm, lịch họp, tài liệu, link trên Google Drive,… trong ngày của bạn trên một trang tab mới đẹp mắt. Dữ liệu được đồng bộ hai chiều với Outlook và Google Calendar.
2.5. Taco
Cũng trên giao diện tab mới, Taco cho phép bạn kéo tất cả các task, email, cuộc trò chuyện có gắn dấu sao,… từ hơn 40 ứng dụng khác nhau (Evernote, Asana, Todoist, Trello,…) về cùng một nơi. Bạn có thể đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ mà không cần rời khỏi ứng dụng.
3. Ứng dụng quản lý công việc và cộng tác nhóm
3.1. Trello
Trello được thiết kế tối giản, trực quan hoá với các cột công việc tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Đội nhóm của bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello chỉ với thao tác kéo-thả. Trello có cả bản miễn phí và trả phí.
3.2. Asana
Asana là ứng dụng quản lý cơ bản giúp theo dõi công việc, thời gian, nguồn lực của dự án chỉ với một giao diện đơn giản. Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc Todo-list… Các tính năng nâng cao được phát triển ở bản trả phí.
3.3. Base Wework
Base Wework là ứng dụng được thiết kế để quản lý công việc trong cả hai môi trường theo dự án và theo phòng ban, đội nhóm. Bạn có thể linh hoạt sử dụng giao diện Gantt chart, Kanban và Todo-list. Khi mua Wework bạn sẽ được tặng thêm ứng dụng chat nội bộ và quản lý tài liệu nội bộ, dùng được cả trên máy tính và thiết bị di động.
3.4. Base Workflow
Base Workflow chuyên dùng để quản lý các công việc chạy theo luồng quy trình nhằm đảm bảo chúng chạy đúng luồng, giao cho đúng người, chuyển giao thông tin đầy đủ và bảo mật. Workflow có khả năng tự động giao việc, cảnh báo chậm deadline và báo cáo tự động; sử dụng được trên thiết bị di động.
Video giới thiệu tổng quan phần mềm quản lý quy trình Base Workflow
3.5. Microsoft Teams
Thuộc hệ sinh thái Office 365, Microsoft Teams là công cụ nhằm tập trung tất cả dữ liệu của nhóm làm việc về một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật những gì được tương tác gần nhất tới người dùng. Teams có nhiều tính năng đa dạng, đặc biệt là khả năng tích hợp với hơn 400 công cụ và trình kết nối khác.
4. Ứng dụng sắp xếp và quản lý email
4.1. Mailtrack
Công dụng phổ biến của Mailtrack là theo dõi thời điểm email của bạn được đọc, số lần người nhận nhấp vào và mở thư. Thông báo real-time (theo thời gian thực) được gửi qua email hoặc hiện lên dưới dạng cửa sổ nhỏ trên góc màn hình.
4.2. Right Inbox
Right Inbox là một extension của Gmail cung cấp 10 tính năng khác nhau từ lên lịch, đặt lời nhắc, ghi chú, theo dõi email đến gửi các chuỗi thông tin tự động nếu người nhận không trả lời. Ứng dụng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại.
4.3. Sanebox
Những người làm việc nhiều với email là đối tượng sử dụng phổ biến của Sanebox. Nó có khả năng tự động sắp xếp email của bạn vào các thư mục khác nhau dựa theo độ quan trọng, để bạn biết mình cần tập trung vào những gì trước tiên.
4.4. Unroll.me
Với Unroll.me, bạn chỉ cần vuốt sang trái để huỷ đăng ký các kênh email không mong muốn và vuốt sang phải để giữ đăng ký chúng. Tất cả email quan trọng sẽ được tổng hợp chung vào một “rollup” hằng ngày để giảm bớt gánh nặng cho Hộp thư đến.
4.5. Boomerang for Gmail
Là ứng dụng quản lý email chuyên dụng dành cho Gmail, Boomerang có công dụng lên lịch và đặt lời nhắc email. Điều thú vị nhất là nó cho phép bạn “boomerang” (gửi lặp lại) một email trở lại Hộp thư đến vào thời gian nhất định nhằm mục đích nhắc nhở.
4.6. Checker Plus for Gmail
Checker Plus là một extension để kiểm tra email ngay từ lúc mở trình duyệt mà không cần truy cập Gmail. Khi có email mới, hệ thống sẽ ngay lập tức gửi thông báo nhỏ ở góc màn hình, và bạn sẽ không còn nỗi lo bỏ sót email nữa.
5. Ứng dụng giảm sự phân tán, tăng khả năng tập trung
5.1. Freedom / StayFocusd
Đây là hai ứng dụng giúp loại bỏ những thứ trên internet dễ khiến bạn bị nghiện hoặc thường xuyên mất tập trung (điển hình là mạng xã hội và những trang web giải trí). Freedom cho phép bạn cài đặt một khoảng thời gian không thể truy cập website. Ngược lại, StayFocusd chỉ cho phép truy cập vào đó trong một khoảng thời gian giới hạn do bạn tự cài đặt.
Giao diện của Freedom
Giao diện của StayFocusd
5.2. Focus booster
Pomodoro là một kỹ thuật nổi tiếng cho sự tập trung: Chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ để làm trong các khoảng thời gian ngắn, xen giữa là những đợt nghỉ ngơi ngắn. Dựa trên kỹ thuật này, Focus booster cung cấp cho bạn đồng hồ đếm ngược thời gian và tự động ghi lại lịch sử làm việc trong ngày.
5.3. Forest
Ý tưởng ở đây là xây dựng một rừng cây, nơi mỗi cây tượng trưng cho một nhiệm vụ của bạn. Bất cứ khi nào bạn muốn có được sự tập trung, hãy trồng một cái cây trên ứng dụng và để nó tự lớn. Nếu bạn rời khỏi ứng dụng trong khoảng thời gian đó thì cái cây sẽ chết. Forest có hợp tác với một tổ chức trồng cây ngoài đời thực.
5.4. Noisli
Đây là một extension giúp bạn tăng độ tập trung khi nghe những âm thanh tự nhiên như tiếng mưa rơi, tiếng gió, tiếng lá cây xào xạc,… Noisli có tính năng hẹn giờ và tạo danh sách yêu thích, tuy nhiên bạn cần trả phí để có thể sử dụng nhiều hơn 25 phút/ngày.
5.5. Focus To-Do
Focus To-Do kết hợp đồng thời đồng hồ đếm ngược theo kỹ thuật Pomodoro với trình quản lý đầu việc, giúp bạn dễ dàng tập trung hơn cho nhiệm vụ đặt ra. Ứng dụng đã phát triển tính năng đặt lịch nhắc việc cho những task quan trọng và báo cáo lượng thời gian bạn đã dành cho công việc.
6. Ứng dụng theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu
6.1. Weekdone
Weekdone là một công cụ cài đặt mục tiêu OKR và theo dõi tiến độ trực quan. Tiến độ được đo lường định kỳ một cách chặt chẽ, cho phép bạn sắp xếp lại các nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ mà không làm giảm chất lượng đầu ra. Ứng dụng có cả bản miễn phí và trả phí.
6.2. Perdoo
Perdoo là nền tảng quản lý mục tiêu OKR đơn giản. Một Perdoo’s Roadmap dễ dàng được thiết kế bằng thao tác kéo – thả. Perdoo cho phép bạn và đồng nghiệp chia sẻ tiến độ và giao tiếp với nhau một cách hiệu quả bằng cách tích hợp với ứng dụng Slack. Phiên bản miễn phí của Perdoo bị giới hạn khả năng quản lý.
6.3. Base Goal
Base Goal là ứng dụng chuyên nghiệp dành cho đội nhóm, doanh nghiệp để quản trị thực chiến, giúp xây dựng cây mục tiêu tổng thể và quản lý quá trình thực thi mục tiêu (bao gồm cả OKR và KPI). Việc thực thi được theo dõi tiến độ, đánh giá và làm báo cáo chi tiết. Base Goal có thể được sử dụng trên thiết bị di động.
6.4. Lattice
Lattice là ứng dụng bao gồm hai chức năng cốt lõi là quản lý mục tiêu và đánh giá tiến độ công việc thông qua nhiều trang báo cáo. Bạn có thể lọc dữ liệu theo nhóm, giới tính, độ tuổi, kỹ năng và các chỉ số khác, đồng thời chia sẻ chúng tới những người có liên quan. Điểm trừ của Lattice là chi phí tương đối đắt đỏ.
6.5. Daydeed
Daydeed được thiết kế cho các mục tiêu phân chia đồng đều cho từng ngày gần giống như thói quen. Nó sử dụng thiết kế UX để hiển thị xem bạn đã hoàn thành mục tiêu đặt ra của ngày hôm đó hay chưa và nhận về dấu tick xanh (khen thưởng) hoặc X đỏ (trừng phạt).
7. Ứng dụng ghi chép nhanh
7.1. Sticky Note
Đây là ứng dụng hỗ trợ ghi chú dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh trên các hình dán có kích cỡ và màu sắc khác nhau – giống như những tờ giấy dán ngoài đời thực. Những ghi chú này được đồng bộ với OneDrive để xem được trên các thiết bị khác.
7.2. Google Keep
Là một phần của G-suite, Google Keep được biết đến với tính năng ghi chú lại và dán nhãn lời nhắc, ý tưởng và việc cần làm. Bạn có thể đồng bộ ứng dụng với các trình duyệt web, điện thoại di động, thậm chí cả Smartwatch để dễ dàng lưu lại mọi thứ xung quanh.
7.3. Evernote
Nếu bạn đang tìm kiếm một nơi để lưu trữ tất cả các ghi chú, bản trình bày, bài viết yêu thích, tệp đính kèm, bản ghi âm,… của mình và chia sẻ tới mọi nơi, Evernote là một lựa chọn đáng tin cậy.
7.4. Microsoft OneNote
Không chỉ hỗ trợ từ gõ bàn phím, MS OneNote còn cho phép bạn viết hoặc vẽ ra các ghi chú để mang lại cảm giác thực tế. Các bản ghi âm và video cũng dễ dàng được lưu lại. Ứng dụng có thể hoạt động trên cả máy tính xách tay và điện thoại thông minh.
7.5. Paper 3.0
Công nghệ ghi chú kỹ thuật số của Paper 3.0 gần như thay thế hoàn toàn được bút và giấy. Bạn có thể vẽ trên ảnh, tạo bảng biểu, checklist và các ghi chú khác một cách nhanh chóng và tiện lợi.
8. Ứng dụng tiện ích khác khi sử dụng máy tính
8.1. OneTab
Bất cứ khi nào bạn thấy màn hình đang có quá nhiều tab, hãy bấm vào biểu tượng OneTab để đưa tất cả chúng vào một danh sách. Khi cần truy cập lại một lần nữa, bạn có thể khôi phục lại riêng từng tab hoặc tất cả cùng lúc. Extension này giúp bạn tiết kiệm đến 95% bộ nhớ trong Google Chrome.
8.2. LastPass
LastPass được biết tới là công cụ để quản lý tất cả mật khẩu của bạn cũng như địa chỉ, thẻ tín dụng,… theo phương thức mã hoá. Bạn sẽ giữ được chúng một cách bảo mật, đồng thời tránh được những phiền toái khi bị quên các thông tin này.
8.3. Pushbullet
Extension này cho phép quản lý thông báo từ điện thoại Android ngay trong Chrome, bao gồm cả các cuộc gọi điện thoại. Khi bạn loại bỏ thông báo trên máy tính thì chúng cũng biến mất trên điện thoại. Từ trình duyệt, bạn còn có thể trả lời tin nhắn từ WhatsApp, Facebook Messenger,… và chia sẻ tệp giữa các thiết bị.
8.4 Google Dictionary
Đây là công cụ tuyệt vời dành cho những người có vốn ngoại ngữ hạn chế hoặc đang học tiếng nước ngoài. Bạn không cần gián đoạn việc đọc thông tin trên máy tính bởi cuốn từ điển hay trang web dịch thuật nào nữa, bởi cửa sổ phiên dịch sẽ hiện ra ngay tại chỗ bạn cần.
8.5. Google Quick Scroll
Google Quick Scroll hoạt động như sau: Dau khi bạn gõ từ khóa tìm kiếm vào Google và click vào một liên kết nào đó trong kết quả tìm kiếm, extension này sẽ tự động đánh dấu các đoạn văn bản liên quan tới truy vấn tìm kiếm của bạn, giúp bạn tìm được câu trả lời một cách nhanh chóng hơn.
8.6. Instapaper
Instapaper được thiết kế để hỗ trợ bạn lưu lại các trang web trên thiết bị của mình và đọc offline. Nó có thể lưu các trang web ở chế độ văn bản thuần tuý (không có hình ảnh và hiệu ứng nền), giúp ích cho bạn trong việc đọc – hiểu nội dung của trang web đó.
40 ứng dụng kể trên là 40 công cụ được thiết kế với tính năng và công dụng riêng, nhưng mục đích cuối cùng đều là “hack năng suất”, tạo ra một phiên bản “bạn của năm 2024” hiện đại hơn, có những trải nghiệm tuyệt vời hơn, và quan trọng nhất là sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn trong công việc.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
