Team leader luôn đóng vai trò rất quan trọng trong hiệu quả làm việc nhóm. Với trách nhiệm dẫn dắt và quản lý, bạn không chỉ phải quan tâm tới hiệu quả công việc của mình, mà còn cần tìm ra giải pháp thúc đẩy năng suất của cả nhóm.
Những tips sau sẽ giúp bạn định hướng được phương pháp thúc đẩy làm việc nhóm hiệu quả:
1. Thiết lập phương hướng chính xác
Đặt mục tiêu rõ ràng, cụ thể
Làm việc nhóm mà không có mục tiêu chẳng khác nào lạc vào một khu rừng mà không xác định trước lối ra. Vì vậy, là một người leader, trước tiên, chính bạn cần phải có phương hướng cụ thể và chính xác trước, rồi sau đó dẫn dắt cả nhóm cùng đi. Có như vậy thì hiệu quả làm việc nhóm mới được đảm bảo.
Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu chung chung “Đạt doanh số cao” trong tháng này, hãy đặt ra một con số cụ thể hơn (200 triệu chẳng hạn). Việc cụ thể hóa các mục tiêu sẽ giúp thành viên trong nhóm có một đích đến, từ đó họ sẽ hình thành mong muốn và trách nhiệm đạt được mục tiêu ấy.
Kết hợp cả hai phong cách lãnh đạo Pháp trị (task-oriented) và Nhân trị (people-oriented)
Pháp trị (task-orientation) có thể được hiểu là phong cách lãnh đạo theo định hướng nhiệm vụ, giám sát nghiêm khắc các công việc cần làm cũng như kết quả đạt được của các thành viên và không ngại phê bình, chỉ trích nếu như họ hoàn thành không tốt nhiệm vụ. Còn Nhân trị (people-oriented) là phong cách mềm mỏng, nhẹ nhàng khuyên bảo và chia sẻ cùng nhân viên, từ đó kêu gọi sự đoàn kết và phát huy tinh thần làm việc nhóm giữa các thành viên. Tuy nghe Nhân trị có vẻ đơn giản hơn Pháp trị, nhưng thực chất nó lại yêu cầu kỹ năng phức tạp hơn. Bởi lẽ, mọi nhiệm vụ công việc đều có thể đo kết quả bằng phương pháp data-driven (định hướng dữ liệu), trong khi tình cảm và lòng tin rất khó để kiểm soát.
Nếu theo thiên hướng Pháp trị quá mức, người lãnh đạo có thể biến thành người độc đoán. Ngược lại, nếu quá lạm dụng thiên hướng Nhân trị, có thể dẫn tới tình trạng vô tổ chức, tự do quá trớn. Vì vậy, người đóng vai trò leader cần linh hoạt kết hợp cả hai phong cách trên.
Chẳng hạn, trong giai đoạn nước rút của một dự án quan trọng, bạn cần chặt chẽ hơn với kết quả làm việc, tạo áp lực để nhân viên nhận thức được độ quan trọng và cố gắng nhất có thể. Nhưng song song với nó, đừng quên quan tâm tới đời sống và chế độ đãi ngộ của nhân viên, đồng thời gửi tới họ những lời động viên tích cực.
Việc dùng một phần mềm quản lý thay vì luôn xuất hiện trước mặt nhân viên để giám sát công việc cũng là một cách lãnh đạo hiệu quả. Chắc chắn không khí trong team sẽ căng thẳng và khó chịu nếu leader cứ lại lặp lại “Hôm nay có nhiệm vụ gì nhỉ? Vẫn chưa xong cơ à? Làm đến đâu rồi? Bao giờ thì xong? Mau hoàn thiện đi nhé” hằng giờ.
Việc phần mềm quản lý hiển thị rõ ràng, trực quan tất cả yếu tố xoay quanh nhiệm vụ cần làm giống như một lời nhắc nhở nghiêm túc về trách nhiệm trong công việc.
Bên cạnh đó, nếu phần mềm quản lý đó giống như Base Wework – cho phép leader tạo các cuộc thảo luận chuyên sâu và bình luận ngay dưới đầu việc được phân công của thành viên – đó sẽ là không gian thuận lợi để team leader khéo léo kết hợp cả Pháp trị và Nhân trị. Khi cần thiết, team leader có thể thẳng thắn thúc giục, góp ý, phê bình những sai sót trong công việc của nhân viên và gửi những lời khen ngợi, động viên kịp thời tới họ.
2. Xây dựng cơ cấu nhóm phù hợp
Nhóm có sự đa dạng về nhân khẩu học (tuổi tác, giới tính, dân tộc,…)
Công việc nhóm thường sẽ trôi chảy hơn nếu như bạn có một đội ngũ nhân sự đa dạng về nhân khẩu học. Các thành viên ở các độ tuổi, giới tính hay dân tộc,… khác nhau sẽ có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, những mối quan tâm, trình độ hiểu biết và độ chín chắn trong suy nghĩ khác nhau, nên nhóm của bạn luôn có cái nhìn đa chiều với mỗi tình huống. Tất nhiên, việc tạo ra những cuộc tranh luận hoà bình và thống nhất được ý kiến cuối cùng sẽ kỳ công hơn một chút.
Từng thành viên sở hữu những phẩm chất và mindset nhất định
- Các thành viên cần có và cần rèn luyện phẩm chất
– Có tinh thần đóng góp, xây dựng nhóm
– Biết chia sẻ thẳng thắn và cởi mở với các thành viên trong nhóm về cảm nhận và quan điểm
– Biết lắng nghe và đôi lúc phải nhìn nhận vấn đề dưới góc nhìn của người khác
– Luôn giải quyết vấn đề thay vì kêu ca, phàn nàn
– Khích lệ sự tiến bộ của các thành viên khác trong nhóm
– Tôn trọng sự khác biệt giữa mình và các thành viên khác
- Khuyến khích các thành viên đã từng làm việc với nhau từ trước
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng những nhóm bao gồm rất nhiều thành viên xa lạ ngay từ lúc bắt đầu sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc hợp tác. Hơn nữa, họ sẽ cần dành nhiều thời gian và công sức hơn để xây dựng niềm tin lẫn nhau. Ngược lại, những nhóm có thành viên đã biết nhau. tin tưởng lẫn nhau, hay thậm chí làm việc ăn ý với nhau từ trước, họ sẽ trở nên ngày càng gắn kết và nhanh chóng hình thành một network, phát huy sức mạnh của làm việc nhóm.
Tuy nhiên, cần lưu ý nếu nhóm của bạn có đông thành viên. Khi mọi người trong nhóm đều biết nhau, họ sẽ bắt đầu chia tách thành các nhóm nhỏ (thường bao gồm những thành viên có điểm tương đồng). Khi đó, mâu thuẫn giữa những nhóm nhỏ sẽ có thể xảy ra và tăng dần theo thời gian.
- Các thành viên hiểu rõ trách nhiệm và giới hạn của mình
Nếu các thành viên trong nhóm không có trách nhiệm với công việc hoặc không biết mình cần phải làm gì, hiển nhiên, công việc của cả nhóm sẽ bị chậm trễ.
Có nhiều lý do khiến thành viên không có trách nhiệm với công việc. Điển hình có thể kể đến là thói quen lười biếng, nước đến chân mới nhảy, hoặc đơn giản là sợ thất bại. Một số biểu hiện thiếu trách nhiệm của thành viên mà bạn có thể dễ dàng phát hiện ra, đó là:
– Thiếu hứng thú trong công việc, tránh những công việc có tính thử thách
– Đổ lỗi cho người khác khi mắc lỗi
– Không hoàn thành công việc đúng deadline
– Phụ thuộc vào đồng nghiệp trong công việc
– Thiếu niềm tin vào leader và các thành viên khác
Vì vậy, để đảm bảo là thành viên trong nhóm hiểu rõ trách nhiệm và giới hạn của mình, bạn có thể bắt đầu bằng việc trò chuyện và hỏi han họ. Hãy để họ chia sẻ suy nghĩ và có thể cả những khó khăn. Sau đó, bạn hãy đưa ra lời khuyên từ chính kinh nghiệm của mình. Lúc đó, họ sẽ cảm thấy mình quan trọng hơn và nhiều khả năng sẽ có trách nhiệm hơn trong công việc.
Chuyên nghiệp hơn, hãy sử dụng phần mềm quản lý công việc và dự án Wework như chiếc camera giám sát của leader và quyển nhật ký của thành viên trong đội nhóm.
Trên hệ thống Wework, tất cả các đầu việc thuộc một dự án đều được phân công cụ thể cùng với người theo dõi, tài liệu hướng dẫn (nếu có) và deadline theo thời gian thực. Dựa trên deadline đó, hệ thống tự động gửi email nhắc việc hằng ngày và cập nhật các thẻ trạng thái Due Today, Quá hạn, Hoàn thành sau deadline vào đầu việc như một lời nhắc nhở nghiêm túc về nhiệm vụ phải làm của từng cá nhân. Đặc biệt, nhân viên của bạn có thể xem được tiến độ dự án (được cập nhật tự động bởi Wework) để biết được năng suất làm việc thực tế của mình như thế nào, và mình cần làm gì tiếp theo cho tròn trách nhiệm.
Làm việc với Wework giúp nhân viên của bạn có ý thức về trách nhiệm cá nhân
3. Có các biện pháp hỗ trợ hợp lý
Xây dựng chính sách khen thưởng, xử phạt minh bạch
Khen thưởng hay xử phạt là những hình thức nên có để tạo động lực cho các thành viên. Thông thường, khen thưởng được sử dụng nhiều hơn và cũng được khuyến khích nhiều hơn. Xử phạt thường được áp dụng khi thành viên vi phạm nội quy hay gây ra hậu quả nào đó cần sự bồi thường, thay vì được sử dụng khi họ có hiệu quả làm việc thấp hoặc giảm sút thành quả.
Dù là khen thưởng hay xử phạt, bạn cũng cần có chiến lược rõ ràng và thông báo cho tất cả các thành viên cùng biết. Bên cạnh hiệu quả công việc được thể hiện trên phần mềm quản lý, việc khen thưởng hoặc xử phạt cũng dựa trên tính chất công việc cũng như ngành nghề và hoàn cảnh của từng công ty. Dưới đây là ví dụ một vài hình thức khen thưởng và xử phạt phổ biến:
- Khen thưởng: commission, tuyên dương trước tập thể, tăng lương, thăng chức,…
- Xử phạt: nhắc nhở, trừ lương, phạt tiền, giáng chức, đền bù, sa thải,…
Duy trì văn hóa hướng dẫn – đào tạo
Đôi khi, cách nhanh nhất để khiến nhân viên nghỉ việc là chỉ yêu cầu họ tạo ra giá trị mà không giúp họ tiếp thu kiến thức mới. Những nhân viên mới đi làm, đặc biệt là sinh viên mới ra trường thường có khao khát trải nghiệm và học hỏi hơn là mục đích tạo ra thu nhập ổn định. Nếu họ không thể học được gì từ nhóm của bạn, nhiều khả năng họ sẽ không gắn bó lâu dài. Đó quả là một điều đáng tiếc.
Một cách hiệu quả để hỗ trợ các thành viên trong nhóm là duy trì các hoạt động hướng dẫn và đào tạo lẫn nhau. Bên cạnh tổ chức các khóa đào tạo thường niên, việc hướng dẫn và góp ý trong các nhiệm vụ hàng ngày giúp tăng cường sự hợp tác và gắn kết hơn cả. Hãy tận dụng tính năng trao đổi trực tiếp trên hệ thống của phần mềm quản lý chuyên nghiệp bạn đang sử dụng.
4. Tạo ra điểm chung giữa các thành viên
Có văn hóa riêng của doanh nghiệp và từng nhóm
Trong trường hợp doanh nghiệp bạn có nhiều nhân viên mới và họ vẫn chưa hoà nhập, thì văn hóa doanh nghiệp sẽ là một trong những nhân tố gắn kết mọi người với nhau.
Đó có thể là các buổi team-building, cùng nhau chạy bộ vào mỗi sáng chủ nhật, mở các lớp yoga miễn phí cho nhân viên, hàng tháng có buổi liên hoan, hàng tuần nhân viên được gặp trực tiếp sếp để nói về cảm nhận hoặc khó khăn khi làm việc,…
Thông qua các hoạt động văn hóa mang tính tập thể, các thành viên trong nhóm nói riêng và trong doanh nghiệp nói chung sẽ quen biết nhau hơn, trò chuyện nhiều hơn. Đó chính là nền tảng để cùng nhau làm việc tốt hơn, thúc đẩy hiệu quả của cả nhóm.
Hình thành thói quen hợp tác và phối hợp giữa các nhân viên
Thay vì nghiêm túc phê bình với tâm lý xây dựng và hoàn thiện ý tưởng, nhiều người vẫn có thói quen “ném đá” và tấn công ý kiến của người khác. Thậm chí trong một tập thể, có những người chỉ biết đến quyền lợi của mình, không quan tâm đến tất cả mọi người xung quanh. Những lý do này khiến cho việc phối hợp trong nhóm đôi khi không được trơn tru và không mang lại hiệu quả.
Sử dụng phần mềm quản lý Wework chính là tự tạo ra một không gian cộng tác tốt nhất cho các nhân viên của bạn. Mọi người cùng được gắn tên trong cùng dự án, thấy được các đầu việc và tiến trình làm việc của nhau, có thể giao việc cho nhau và giúp đỡ cùng thực hiện, bình luận và góp ý trong kết quả của nhau,… Giải pháp này vô cùng phù hợp với các dự án cần thực hiện theo dây chuyền – mỗi khi một thành viên thay đổi tình trạng đầu việc, mọi người sẽ đều được thông báo về tài khoản và biết được bước tiếp theo cần phải làm gì.
Phần mềm tối ưu cho cộng tác giữa các thành viên nhóm
Cùng xem video giới thiệu cách lập kế hoạch – giao việc cho từng cá nhân – cộng tác trên phần mềm Base Wework:
Để hình thành thói quen cộng tác hiệu quả cho nhân viên, bạn còn phải để ý tới nhiều yếu tố nữa, trong đó có cả phong cách làm việc của chính bạn và sự tinh tế khi đánh giá ứng viên trong tuyển dụng. Hãy xây dựng một bộ từ điển năng lực chung cho doanh nghiệp và khung năng lực cụ thể cho mỗi vị trí trong nhóm, đồng thời lấy chúng làm cơ sở phát triển cá nhân và tuyển dụng những thành viên phù hợp.
Kết luận
Làm một team leader không hề dễ dàng, nhưng nếu bạn thực sự có đam mê và tìm được định hướng đúng đắn cho mình, bạn sẽ nhanh chóng đạt được thành công trong việc thúc đẩy làm việc nhóm. Nhìn rộng hơn, năng suất lao động của doanh nghiệp cũng sẽ tăng cao với những chiến lược và công cụ quản trị kịp thời, đúng đắn.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Bạn có thể đăng ký nhận tư vấn 1-1 và demo trải nghiệm (miễn phí) Phần mềm Base Wework NGAY TẠI ĐÂY.
