Rút ngắn 80% các cuộc họp vô bổ nhờ phần mềm lập kế hoạch công việc

28/09/2018

Bạn có biết, các cuộc họp chán ngắt và vô bổ trong doanh nghiệp có thể cắt giảm đến 80% nhờ một phần mềm lập kế hoạch công việc?

Base Resources - Theo kết quả một nghiên cứu khoa học, thời gian một người có thể tập trung làm việc tối đa là 18 phút. Nếu kéo dài hơn quãng thời gian này, cơ thể sẽ thiếu glucose và oxy, khiến quá trình xử lý thông tin giảm hiệu quả.

 

Tuy nhiên, trên thực tế, đặc biệt là trong các doanh nghiệp, tình trạng “ngập” trong các cuộc họp dài đằng đẵng dường như đã là một thói quen. Tất nhiên các cuộc họp là không thể thiếu để chia sẻ thông tin và đưa ra các quyết định quan trọng; nhưng đáng buồn thay, các cuộc họp kéo dài lại không mang lại hiệu quả tích cực. Chúng chỉ làm nảy sinh hàng loạt vấn đề tiêu cực như lãng phí thời gian, nguồn lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên.

 

“Theo một báo cáo, các cuộc họp không hiệu quả đã khiến các doanh nghiệp tiêu tốn đến 37 tỷ đô la mỗi năm."

 

Một báo cáo ngay sau đó lại chỉ ra rằng, thời gian “vô bổ” nhất trong cuộc họp là khi cần lập kế hoạch công việc cho nhóm hoặc cho một dự án mới.

 

Các cuộc họp lập kế hoạch công việc gây lãng phí thời gian như thế nào?

 

Tưởng tượng trong cuộc họp, bạn muốn giao cho nhân viên A công việc tiền trạm địa điểm tổ chức sự kiện vì A giàu kinh nghiệm nhất. Nhưng nhân viên A lại từ chối với lý do bận việc ở văn phòng. Vậy là một cuộc tranh luận nổ ra, bởi tất cả mọi người đều có nhiều nhiệm vụ cần giải quyết. Sau 15 phút căng thẳng, A vẫn là người phù hợp nhất và bạn buộc phải giao việc cho A.

 

Vấn đề nằm ở chỗ, nếu đã tính toán rằng A là người phù hợp nhất, đáng lẽ ngay từ đầu bạn cần quyết đoán để chốt phương án cuối cùng. 15 phút kia chẳng phải quá lãng phí hay sao? Nếu mỗi nhiệm vụ đều tốn thời gian phân công như vậy thì một dự án sẽ mất bao lâu?

 

Sự thực đáng buồn là, trong hầu hết các cuộc họp, việc thống nhất cần làm những công việc gì, trình tự ra sao, phân công cho ai, deadline như thế nào,... luôn không hề dễ dàng.

 

Một vấn đề khác là việc ghi nhớ được đầy đủ các thông tin trên làm cơ sở để nhân viên làm việc và bạn theo dõi tiến độ công việc. Vài quyển sổ, những cái gật đầu, kể cả khi có thư ký ghi lại biên bản cuộc họp,... không thể đảm bảo bản kế hoạch đầy đủ, chi tiết và chính xác được đưa tới cho tất cả mọi người.

 

Cứ như vậy, nhu cầu về một công cụ thay thế con người trong việc ghi nhận, lưu trữ và chia sẻ kế hoạch công việc trong doanh nghiệp ngày càng tăng. Đó là động lực chính giúp doanh nghiệp tìm đến “giải pháp 4.0” - các phần mềm lập kế hoạch công việc.

 

Phần mềm lập kế hoạch công việc hoạt động như thế nào?

 

Phần mềm lập kế hoạch công việc cho phép tạo kế hoạch với đầy đủ yếu tố trên cùng một hệ thống, một nền tảng, một giao diện. Người dùng có thể được phân công nhiệm vụ bởi những người khác, hoặc tự lập ra một kế hoạch cho mình.

 

Cùng tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm Wework - một giải pháp công nghệ được phát triển bởi Base.vn, áp dụng đặc thù cho doanh nghiệp.

 

Quy trình lập kế hoạch công việc trên Wework dành cho nhà quản lý như sau:

 

Bước 1: Tạo một phòng ban / dự án mới

 

  • Nhấn nút Tạo dự án mới ở bên trái màn hình
  • Điền các trường thông tin: tên dự án, thành viên tham gia, phân loại dự án, ngày bắt đầu - kết thúc, trạng thái dự án, mô tả ngắn gọn và màu đặc trưng để dễ phân biệt các dự án với nhau.
  • Nhấn Enter
  • Nhấn nút Tuỳ chỉnh ở thanh công cụ phía trên màn hình để cài đặt thêm cho dự án: chọn cách quản lý, yêu cầu review trước khi đánh dấu hoàn thành, danh sách nhãn dán, giao diện hiển thị mặc định,...

 

Lưu ý:

- Wework phân quyền khác nhau trong một dự án: thành viên quản trị, thành viên thực hiện và tài khoản khách. Nếu dự án của bạn cần làm việc cùng khách hàng, bạn có thể thêm vào tài khoản khách (guest).

- Trạng thái của dự án (Planning / Running / Completed / Closed) có thể tuỳ chỉnh sau khi lập dự án.

 

Bước 2: Tạo nhóm công việc mới

 

Nhấn nút Thêm > Thêm nhóm công việc (ở góc trên bên phải của màn hình). Bạn có thể tạo các đầu việc trong từng nhóm sau.

 

Bước 3: Tạo đầu việc mới

 

  • Nhấn nút Thêm công việc
  • Nhập tên đầu việc, người thực hiện, deadline
  • Nhấn Enter
  • Tuỳ chỉnh đánh dấu ưu tiên, dán nhãn Khẩn cấp hoặc các nhãn khác

 

Lưu ý:

- Tên đầu việc là bắt buộc, các trường còn lại có thể bổ sung sau đó.

- Đầu việc mới có thể thuộc một nhóm công việc hoặc không.

 

Bước 3: Cung cấp hướng dẫn cho đầu việc

 

  • Click vào tên đầu việc
  • Nhấn nút Thêm tài liệu để tải lên tệp tin
  • Nhấn nút Thêm checklist để tạo checklist các đầu việc nhỏ hơn
  • Cập nhật mô tả công việc
  • Thêm người theo dõi cho đầu việc

 

phan-mem-lap-ke-hoach-cong-viec-01

Giao diện bổ sung thông tin cho đầu việc trên Wework

 

Lưu ý:

- Người thực hiện các đầu việc này phải là thành viên của dự án.

- Người theo dõi có thể không phải là thành viên dự án, được thêm vào từ bên ngoài và chỉ được phân quyền trong đầu việc đó.

 

Bước 4: Linh hoạt chuyển đổi giao diện kế hoạch công việc

 

Wework cho phép người dùng tuỳ chọn sử dụng 4 giao diện kế hoạch công việc khác nhau: Table (dạng Gantt chart), List (dạng to-do list), Board (dạng bảng Kanban), Member (danh sách công việc được giao cho từng thành viên).

 

phan-mem-lap-ke-hoach-cong-viec-02

Wework hỗ trợ xem kế hoạch công việc trên nhiều giao diện khác nhau

 

Lưu ý:

Trừ định dạng Member, các giao diện còn lại đều hiển thị danh sách đầu việc theo từng nhóm công việc đã chia từ trước.

 

Bước 5: Chỉnh sửa, cập nhật kế hoạch công việc

 

Sau khi đã thiết lập kế hoạch chung cho toàn dự án, kể cả khi mọi người đã bắt tay vào thực hiện công việc, kế hoạch vẫn có thể được chỉnh sửa, bổ sung cho hợp lý. Mọi thay đổi trong đầu việc đều được hệ thống Wework gửi thông báo cho những người liên quan, chứ không cần tổ chức thêm cuộc họp / gặp mặt trực tiếp nữa. Đây cũng là một trong những tính năng của Wework hướng tới sự minh bạch trong kế hoạch và phân chia công việc.

 

Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc Wework giúp thúc đẩy văn hoá minh bạch trong doanh nghiệp như thế nào?

 

Trong không gian dự án của Wework còn có mục Thảo luận, là nơi các thành viên có thể tạo ra các cuộc thảo luận chuyên sâu hoặc trao đổi qua lại các vấn đề gặp phải khi thực hiện kế hoạch.

 

Người lập ra dự án còn có các quyền nâng cao hơn nữa bằng các tính năng trong nút ba chấm ở trên cùng bên phải màn hình: Tuỳ chỉnh hình nền, Xuất công việc ra Excel, Nhập công việc từ Excel, In dự án ra giấy, Nhân bản dự án, Đóng / Mở / Xoá dự án.

 

Lưu ý:

Dự án bị xoá sẽ biến mất hoàn toàn, còn dự án đã đóng sẽ vẫn được lưu trên hệ thống, có thể mở lại bất kỳ lúc nào.

 

Bước 6: Theo dõi việc triển khai dự án

 

Trong quá trình làm việc, Wework cũng hỗ trợ nhà quản lý và nhân viên theo dõi và thực hiện đúng kế hoạch được lập ra bằng các tính năng nâng cao:

 

  • Gửi email nhắc việc hằng ngày
  • Cập nhật kết quả và bình luận ngay dưới đầu việc
  • Tự động cập nhật báo cáo tiến độ công việc
  • Cho phép tìm kiếm và lọc các đầu việc theo nhiều tiêu chí khác nhau
  • Xem được hoạt động hằng ngày và tỷ lệ phân bổ công việc trong dự án của từng thành viên

 

phan-mem-lap-ke-hoach-cong-viec-03

Tiến độ triển khai kế hoạch công việc được cập nhật liên tục trên Wework

 

Sau khi kế hoạch công việc đã được lập và lưu trữ trên phần mềm, nghĩa là mọi thứ đã được cân nhắc và sắp xếp hợp lý. Nó giống như một lời giao việc “chốt hạ”, chứ không phải một lời nhờ vả để dễ dàng thoái thác. Nhờ vậy, mọi thành viên đều có ý thức và kế hoạch rõ ràng về việc mình cần làm, tránh xảy ra thiếu sót, sai lầm gây ảnh hưởng tới hiệu quả chung.

 

Phương pháp luận trong việc lập kế hoạch của phần mềm Wework giống với cách Google sử dụng để phân công công việc trong đội nhóm - chiến lược vạch rõ các mục hành động và chỉ định trách nhiệm bằng phương pháp "Buck stops here". Hiểu đơn giản là, mọi mục hành động được xác định trong một cuộc họp cần phải có thời hạn và một người chịu trách nhiệm trực tiếp.

 

Đọc thêm: Cách Google tổ chức các cuộc họp hiệu quả: 11 điều bạn nên học hỏi

 

Tạm kết

 

Một phần mềm có đầy đủ tính năng lập kế hoạch công việc, giám sát triển khai thực hiện, báo cáo kết quả cuối cùng và đưa ra số liệu phục vụ đánh giá nhân viên chính xác như Wework đúng là giải pháp hiệu quả giúp cắt giảm các cuộc họp vô bổ, đồng thời tăng cao năng suất lao động. Đã đến lúc các nhà quản lý Việt Nam “thức thời” hơn, áp dụng công nghệ đúng cách để tối ưu hoá quá trình làm việc.

 

Đăng ký tại đây để nhận miễn phí tài khoản dùng thử phần mềm quản lý công việc & dự án Wework.

 

Từ khóa

lập kế hoạch công việc kế hoạch kinh doanh phần mềm lập kế hoạch công việc phần mềm doanh nghiệp công nghệ 4.0

Bài viết liên quan

Phần mềm quản lý công văn Base Office giúp hiện đại hoá quy trình xử lý công văn như thế nào?

Một phần mềm quản lý công văn hiện đại sẽ xoá bỏ mọi quy trình thủ công rườm rà và đưa bạn tới gần hơn với khái niệm “doanh nghiệp 4.0” thực sự.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất cho doanh nghiệp

Bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ từ A-Z việc tạo lập, lưu trữ và ban hành văn bản trong doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.

SaaS là gì? Việt Nam đã phát triển mô hình SaaS như thế nào?

Bài viết sau đây sẽ giúp bạn có một cái nhìn toàn diện về SaaS - loại hình phần mềm đang dẫn đầu xu hướng công nghệ toàn cầu.

Đăng ký nhận bản tin