1. 457 tỷ đô – Một con số khó hiểu!
Kết luận được đưa ra sau khi nhóm nghiên cứu đã tiến hành trên 19 triệu cuộc họp và phỏng vấn với hơn 6.500 chuyên gia đang làm việc tại Anh, Đức và Hoa Kỳ.
Tất nhiên nhiều người nghĩ rằng: “Họp để còn chia sẻ thông tin và đưa ra các quyết định quan trọng chứ, các tổ chức duy trì sao được nếu thiếu họp!”.
Điều này hoàn toàn đúng. Nhưng con số 457 tỷ đô kia sẽ trở nên khó hiểu khi đọc những số liệu tiếp theo mà cuộc khảo sát Doodle công bổ: “44% cho biết họ không có đủ thời gian để làm phần còn lại của công việc vì phải tham gia quá nhiều cuộc họp, 43% cho biết thông điệp và các kết luận được đưa ra từ cuộc họp không rõ ràng, khiến họ nhầm lẫn. Tệ hơn nữa, 26% cho biết quy trình tổ chức họp không hiệu quả làm suy yếu mối quan hệ với khách hàng/nhà cung cấp.”
Rõ ràng 457 tỷ đô tiêu tốn cho các cuộc họp là điều vô cùng lãng phí!
Trên thực tế, đặc biệt là trong các doanh nghiệp, tình trạng “ngập” trong các cuộc họp dài đằng đẵng dường như đã là một thói quen. Đáng buồn thay, các cuộc họp kéo dài lại không mang lại hiệu quả tích cực. Chúng chỉ làm nảy sinh hàng loạt vấn đề tiêu cực như lãng phí thời gian, nguồn lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên.
2. Liệu có thống kê được những hệ quả của những cuộc họp vô nghĩa không?
- Lãng phí thời gian: Tác hại rõ nhất của việc họp không hiệu quả là thời gian của cá nhân và tổ chức bị hao phí. Trong cuộc họp bàn về vấn đề nhân sự, lãnh đạo yêu cầu mời thêm giám đốc kinh doanh, giám đốc tài chính tham gia với hi vọng sẽ có góc nhìn mới. Tuy nhiên vì họ không am hiểu về nội dung nhân sự, nên người trình bày mất rất nhiều thời gian để giải thích về chuyên môn và phương án. Họ chỉ ngồi im hoặc thi thoảng được yêu cầu cho ý kiến thì phát biểu theo lối “vô thưởng vô phạt”.
- Lãng phí tiền bạc: Bên cạnh những chi phí phải bỏ ra khi tổ chức một cuộc họp, theo thống kê của Insider, trung bình ở Anh mỗi người phải bỏ ra 3 tiếng để họp mỗi tuần, trong đó, tới 2/3 số buổi họp bị đánh giá là phí phạm thời gian. Tính ra, tới 24 tỷ giờ đồng hồ làm việc bị lãng phí trong năm tới. Như vậy, năm 2019 này số tiền ước tính thiệt hại tổng cộng trên toàn thế giới sẽ khoảng 425 tỷ Bảng Anh.
- Gây khó chịu và thất vọng cho các nhân viên có năng suất cao và một số quản lý hàng đầu: Thiệt hại lớn nhất của tổ chức khi họp không hiệu quả là những con người nhiệt huyết lâu dần sẽ sinh chán nản, mất đi sức sáng tạo và không còn giữ được sự tập trung trong công việc. Điển hình là các cuộc họp mà người thuyết trình đọc nguyên văn nội dung trên màn hình trình chiếu, trong khi tư liệu này đã được gửi tới toàn bộ thành viên dự họp trước đó 3 ngày.
3. Giải pháp: Giảm số lượng và tăng chất lượng!
3.1. Bao nhiêu cuộc họp là đủ?
Điều này tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, không có một câu trả lời chính xác nào cả. Nhưng trả lời các câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn xác định được mình có nên tổ chức cuộc họp này hay không.
Mục đích của cuộc họp là gì?
Xác định mục đích của cuộc họp này càng cụ thể càng tốt: Mục tiêu và kết quả mong muốn là gì? Càng cụ thể càng tốt.
Ví dụ: Nếu mục tiêu là có được một quyết định nhất định, cuộc họp là cần thiết. Nhưng nếu bạn không thể chỉ định mục đích và bạn muốn thảo luận về một vấn đề mà không có bất kỳ agenda hoặc mục tiêu nào, có lẽ bạn không nên tổ chức cuộc họp. Thay vào đó, hãy nghĩ đến những cách khác hiệu quả hơn để thảo luận về vấn đề này.
Mục đích đó có thể đạt được bằng việc gọi điện thoại hoặc gửi email không?
Nếu có cách hiệu quả hơn, nhất là nhanh hơn để tìm câu trả lời cho câu hỏi của mình, bạn không nên tổ chức một cuộc họp.
Ví dụ: Đi đến thẳng chỗ đồng nghiệp để đặt câu hỏi có thể là một giải pháp nhanh hơn cho vấn đề của bạn hơn là lên lịch một cuộc họp. Sử dụng Slack để trò chuyện hoặc gửi một loạt email cho nhân viên nếu muốn hỏi ý kiến chung cho vấn đề gì đó cũng làm một gợi ý. Vấn đề là các công cụ này đòi hỏi ít thời gian hơn so với việc thiết lập một cuộc họp, bạn sẽ nhận được câu trả lời của mình nhanh hơn và đồng nghiệp của bạn không phải mất thời gian cho một cuộc họp.
Vấn đề này có khẩn cấp không?
Các cuộc họp thường dành cho những việc quan trọng, thế nên hãy xem xét mọi khía cạnh để biết có cần tổ chức cuộc họp này ngay bây giờ hay không.
Ví dụ: Một nhân viên là người chủ chốt trong dự án của bạn có thể không có mặt hoặc một số thông tin quan trọng có thể bị thiếu. Trong trường hợp đó nên đợi cho đến khi có tất cả thông tin bạn cần để lên lịch cuộc họp.
Vấn đề có quan trọng không?
Liệu không tổ chức cuộc họp này có vấn đề gì không? Một cách tốt để xác định xem một cuộc họp có cần thiết hay không là xem xét các nhà quản lý cấp cao hoặc các thành viên trong nhóm sẽ phản ứng thế nào nếu cuộc họp của bạn bị hủy bỏ.
Bạn có thể có được thông tin cần bằng một cách khác? Đồng nghiệp của bạn sẽ yêu cầu bạn lên lịch lại cuộc họp? Nếu nhận thấy rằng không thể thiếu cuộc họp này thì bạn nên lên lịch cho nó. Nhưng nếu đồng nghiệp và các nhân viên không thực sự để tâm thì có thể xem xét hủy cuộc họp.
Trong cuốn sách “How Google Works”, Eric Schmidt, cựu CEO, Chủ tịch điều hành của Alphabet Inc., đã đề cập đến cách ông yêu cầu nhóm của mình xây dựng guideline cuộc họp cho tất cả nhân viên của Google. Một trong những nguyên tắc đầu tiên là chỉ họp khi thấy hoàn toàn cần thiết.
3.2. Làm thế nào để có cuộc họp hiệu quả
Sau khi đã tối ưu hóa số lượng cuộc họp thì việc làm sao để đảm bảo buổi họp sẽ diễn ra ngắn nhất có thể là bước thứ 2. Các gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn có một cuộc họp thực sự hiệu quả:
Có agenda rõ ràng cho mọi cuộc họp và gửi cho người tham dự trước
Một cuộc họp mà không có agenda và cấu trúc rõ ràng sẽ dễ bị kéo dài trong nhiều giờ. Để nâng cao năng suất làm việc, các cuộc họp của bạn luôn cần một phác thảo rõ ràng về các chủ đề sẽ được thảo luận. Quan trọng hơn, những người tham gia cần nhận được agenda đó ít nhất 24 giờ trước khi cuộc họp bắt đầu để có thể chuẩn bị tốt và đưa ra những đóng góp tích cực.
Mời đúng đối tượng
Hẳn bạn không xa lạ với hình ảnh một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình có mặt để làm gì, chuyên môn của tôi không đóng góp được cho vấn đề đang bàn bạc hay là thông tin vừa cập nhật chẳng liên quan đến bộ phận của tôi… Đây thực sự là tình huống gây bối rối, khó chịu và cực kỳ lãng phí nguồn lực trong mọi tổ chức.
Vì thế, là người chủ trì, hãy chỉ mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp. Bạn không cần khiến bất cứ ai phải ngao ngán thêm nữa về những lần hội họp. Cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người sẽ cho hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự trở nên quá đông thì khả năng sẽ có vài thành viên bắt đầu trở thành khán giả, họ không đóng góp thêm được điều gì ích lợi, đồng thời các luồng thảo luận dễ rơi vào tình trạng lan man xa chủ đề và khó kiểm soát.
Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Dù là người tổ chức hay người tham dự, hãy rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc và biết đặt ra giới hạn. Đừng bao giờ đến họp muộn và cũng đừng chờ đợi người đến muộn, bất kể đó là ai. Nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu “vào việc” ngay như lịch thông báo, để những người đúng giờ thấy họ được tôn trọng và những ai đến muộn đủ ái ngại mà không muốn có thêm một lần sau như thế nữa.
Bám sát chủ đề và mục tiêu
Như đã nói ban đầu, thư mời họp luôn cần phải đi kèm với agenda cụ thể. Và khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát theo các chủ đề thảo luận.
Đôi khi, trong vài trường hợp thảo luận quá sôi nổi hoặc do người tham gia đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ bị chệch mục tiêu với vô vàn ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa khỏi vấn đề đặt ra ban đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức là rất quan trọng. Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp và đề nghị rằng những người có liên quan hãy có một buổi họp khác “đến nơi đến chốn” về vấn đề đó sau.
Tổng kết sau khi đã thảo luận
Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa. Khả năng tệ nhất là sau cuộc họp mọi người bối rối không biết phải làm gì và thông tin chẳng ngã ngũ, để rồi khi bạn tổ chức cuộc họp tiếp theo mọi người bắt đầu nêu lại những điều đã từng nói.
3.3. Một số lưu ý
- “Không họp vào thứ 6”: Cuối tuần là khoảng thời gian để tổng hợp các công việc quan trọng nhất và tăng tốc để hoàn thành. Không nên tổ chức các cuộc họp diễn ra vào ngày thứ 6 để mọi người có một ngày làm việc hiệu quả.
- Các cuộc họp dưới 15 phút: Theo luật Parkinson, các cuộc họp của công ty không nên diễn ra vượt quá 15 phút. Những cuộc họp liên tục 1-2 giờ đồng hồ là chuỗi cực hình đối với người tham gia. Nó không chỉ làm mọi người cảm thấy mệt mỏi, không thể suy nghĩ được mà còn làm giảm hiệu quả khi họp.
- Muốn giảm bớt những cuộc họp không cần thiết, cần giảm bớt số lượng phòng họp cũng có thể được: Nếu công ty có 10 phòng họp nên giảm xuống còn 2, 3 phòng, nếu có 2 phòng họp nên bớt đi để lại một thôi. Nếu hạn chế về địa điểm họp thì việc họp hành cũng sẽ giảm theo, bớt được những cuộc họp không cần thiết và cũng góp phần làm cho cuộc họp gọn nhẹ hơn.
- Đẩy nhanh việc ra quyết định bằng các cuộc họp đứng (stand-up meeting): Các stand-up meeting thường được coi là một phần của văn hóa khởi nghiệp. Nhưng còn hơn cả thế, một nghiên cứu tại Đại học Washington cho thấy mọi người có xu hướng năng động, hào hứng và năng suất hơn khi tham gia các stand-up meeting.
- Trong hầu hết các status update meeting, người tham gia cần phải đứng chứ không được ngồi ghế. Bạn cũng có thể áp dụng điều này cho các loại cuộc họp khác.
- Tính toán và ghi lại chi phí của mỗi cuộc họp để tạo nhận thức: Hầu hết mọi người không nhận ra rằng các cuộc họp đều bao gồm chi phí, đặc biệt là chi phí ẩn. Bạn có thể thực hiện đơn giản bằng cách ghi lại chi phí các cuộc họp và chia sẻ với nhân viên vào cuối tháng. Khi các con số nói lên rằng nhân viên đã dành 30-35 giờ cho các cuộc họp cùng với chi phí của nó, chắc hẳn nhân viên của bạn sẽ cẩn thận hơn trong tương lai.
- Thoát khỏi Email, smartphone và các phiền nhiễu không cần thiết khác: Nếu sử dụng smartphone hoặc laptop trong một cuộc họp quan trọng có nhịp độ nhanh, không những bạn bị mất tập trung mà người khác cũng cảm thấy phiền nhiễu. Điều này càng tồi tệ hơn khi một số công ty cho phép uống trà và ăn đồ ăn nhẹ trong các cuộc họp.
3.4. Cách tốt nhất để giảm họp chính là luôn phân bổ và quản lý công việc hiệu quả
Hầu hết các cuộc họp vô nghĩa đều là về việc lập kế hoạch cho dự án, phân chia công việc, báo cáo kết quả, phê bình tiến độ… đây là những đầu việc hoàn toàn không cần đến việc cả một tập thể đều phải bỏ thời gian ra để nghe. Vì vậy bản chất của việc giảm họp chính là doanh nghiệp có những quy trình được chuẩn hóa, ít xảy ra phát sinh, mọi thứ đúng tiến độ và chất lượng.
Một trong những cách mà hầu hết các doanh nghiệp đều đang sử dụng để quản lý công việc chính là sử dụng phần mềm. Ngoài việc cho phép dễ dàng tạo kế hoạch với đầy đủ yếu tố trên cùng một hệ thống, một nền tảng, một giao diện. Người dùng có thể được phân công nhiệm vụ bởi những người khác, hoặc tự lập ra một kế hoạch cho mình.
Hiện nay có thể dễ dàng tìm được nhiều phần mềm quản lý chất lượng như Trello, Asana, Wework,… Ví dụ một công cụ như Wework (hỗ trợ tiếng Việt) có khá đầy đủ những tính năng có thể hỗ trợ nhà quản lý trong việc quản lý nhân viên hiệu quả:
Dễ dàng tạo phòng ban/ dự án
Wework cho phép người dùng nhanh chóng tạo một phòng ban hoặc một dự án, trong đó có thể tạo nhóm công việc, đầu công việc.
Sau khi đã thiết lập kế hoạch chung cho toàn dự án, kể cả khi mọi người đã bắt tay vào thực hiện công việc, kế hoạch vẫn có thể được chỉnh sửa, bổ sung cho hợp lý. Mọi thay đổi trong đầu việc đều được hệ thống gửi thông báo cho những người liên quan, chứ không cần tổ chức thêm cuộc họp/ gặp mặt trực tiếp nữa. Đây cũng là một trong những tính năng của Wework hướng tới sự minh bạch trong kế hoạch và phân chia công việc.
Sau khi khởi tạo công việc có thể ghi chú rõ ràng cho người thực hiện, cho phép bình luận trao đổi kết quả
Trong không gian dự án của Wework còn có mục Thảo luận, là nơi các thành viên có thể tạo ra các cuộc thảo luận chuyên sâu hoặc trao đổi qua lại các vấn đề gặp phải khi thực hiện kế hoạch.
Linh hoạt chuyển đổi giao diện kế hoạch công việc
Wework cho phép người dùng tuỳ chọn sử dụng 4 giao diện kế hoạch công việc khác nhau: Table (dạng Gantt chart), List (dạng to-do list), Board (dạng bảng Kanban), Member (danh sách công việc được giao cho từng thành viên). Phần này rất quan trọng trong Doanh Nghiệp vì một team Developer, Marketing hoặc Sales thì đều có cách thức quản lý công việc khác nhau, do đó phần mềm cần thiết phải có sự linh hoạt trong quản lý.
Giao diện Gantt chart của Wework
Theo dõi việc triển khai dự án/ công việc
Trong quá trình làm việc, Wework cũng hỗ trợ nhà quản lý và nhân viên theo dõi và thực hiện đúng kế hoạch được lập ra bằng các tính năng nâng cao:
- Gửi email nhắc việc hằng ngày
- Cập nhật kết quả và bình luận ngay dưới đầu việc
- Tự động cập nhật báo cáo tiến độ công việc
- Cho phép tìm kiếm và lọc các đầu việc theo nhiều tiêu chí khác nhau
- Xem được hoạt động hằng ngày và tỷ lệ phân bổ công việc trong dự án của từng thành viên
Tiến độ triển khai kế hoạch công việc được cập nhật liên tục trên Wework
Một phần mềm có đầy đủ tính năng lập kế hoạch công việc, giám sát triển khai thực hiện, báo cáo kết quả cuối cùng và đưa ra số liệu phục vụ đánh giá nhân viên chính xác như Wework đúng là giải pháp hiệu quả giúp cắt giảm các cuộc họp vô bổ, đồng thời tăng cao năng suất lao động. Đã đến lúc các nhà quản lý Việt Nam “thức thời” hơn, áp dụng công nghệ đúng cách để tối ưu hoá quá trình làm việc.
4. Đừng biến “họp” thành “hành”: Hãy chấm dứt những cái ngáp ngủ của nhân viên!
Theo một cuộc khảo sát của các chuyên gia Mỹ bởi Salary.com, các cuộc họp được xếp hạng là kẻ huỷ diệt năng suất trong văn phòng hàng đầu. Nhưng bên cạnh đó, cũng có nhiều cách để tổ chức một buổi họp hiệu quả để nhân viên của bạn cảm thấy tràn ngập năng lượng và vui vẻ về làm việc.
Các cuộc họp của bạn đang như thế nào?
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Phần mềm quản lý công việc và dự án Wework với đầy đủ tính năng hỗ trợ quy trình làm việc trong đội nhóm là lựa chọn sáng suốt nhất cho bạn. Để tìm hiểu kỹ hơn và trải nghiệm Wework, hãy đăng ký tại đây.
