Khác với trong cơ quan hành chính nhà nước, cả nhà quản lý và nhân viên doanh nghiệp hiện nay có xu hướng linh động hơn trong thời gian và thao tác làm việc. Bạn muốn kiểm tra tiến độ làm việc của cả team mỗi cuối ngày hay thông báo một tin quan trọng, nhân viên muốn cập nhật kết quả đầu việc được giao trong chuyến đi công tác,… Đó là lý do bạn cần một công cụ hỗ trợ dễ dàng mang theo bên mình, và cũng chính là mục đích ra đời của các phần mềm làm việc nhóm trên điện thoại.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn đa chiều về Base Wework – phần mềm làm việc nhóm trên điện thoại được ưa chuộng hàng đầu tại Việt Nam, được bình chọn là Top 15 phần mềm quản lý công việc tốt nhất năm 2021.
1. Base Wework là gì? Làm việc nhóm bằng Base Wework giúp giải quyết bài toán gì trong công việc?
Base Wework là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới để giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án. Phần mềm làm việc nhóm này hoạt động trơn tru cả trên điện thoại di động, tablet và máy tính (laptop, PC), đem lại một trong những giải pháp quản lý dự án và công việc hiệu quả bậc nhất cho doanh nghiệp của bạn trong kỷ nguyên số.
Thừa hưởng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới, Base Wework hỗ trợ người dùng tất cả công đoạn trong quy trình quản lý công việc và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Từ lập kế hoạch, giao việc, báo cáo kết quả, liên lạc trao đổi,… đều dễ dàng sử dụng trên điện thoại di động, giúp người dùng chủ động quản lý công việc.
Tổng quan về phần mềm làm việc nhóm Base Wework
2. Sử dụng phần mềm làm việc nhóm trên điện thoại Base Wework có lợi ích gì?
2.1. Sở hữu quy trình giao việc và báo cáo kết quả công việc hoàn toàn tự động hoá
“Ubofood có 7 bộ phận chuyên môn, tất cả đều dùng Base làm nền tảng công việc hết rồi. Ví dụ kế toán vướng công nợ với một bên nào đấy, thay vì cứ phải gọi điện hò hét thúc giục người ta, tôi bảo chị kế toán viên thử vào Base Wework rồi tạo task, mô tả đúng thực tế, gắn deadline, giao thẳng đến người đó và add tôi làm người theo dõi. Thế là việc trôi suôn sẻ, giá trị của Base Wework được ghi nhận.
Bây giờ mức độ tương tác bắt đầu phức tạp hơn chứ không đơn giản như hồi mới làm quen nữa. Bộ phận này phải thừa kế kết quả kia, rồi tạo đầu việc thì phải tạo thêm sub-task, thêm người follow… Tôi mừng vì mọi người đã xâu chuỗi được luồng công việc.”
(Anh Hà Mạnh Hùng – Phó Giám đốc Công ty cổ phần Ubofood)
Chắc hẳn bạn sẽ muốn giao việc cho nhân viên với một deadline cụ thể và muốn họ tự ý thức được trách nhiệm của mình. Hãy yên tâm vì trên giao diện Base Wework đã thiết kế sẵn một không gian đủ để bạn hoàn tất quy trình giao – nhận việc và báo cáo kết quả.
Bắt đầu từ giao việc.
Bạn dễ dàng tạo lập các dự án và các nhóm công việc khác nhau mà team cần đảm nhiệm. Trong đó, mỗi đầu việc được giao cho một thành viên cùng với các yếu tố đi kèm như ngày bắt đầu, deadline, người theo dõi, file hướng dẫn, đánh dấu khẩn cấp,… Mỗi task lại có thể bao gồm nhiều subtask (công việc con) ở dưới để chia nhỏ nhiệm vụ cần làm.
Từng cá nhân cũng có thể tạo các đầu việc cho riêng mình.
Đặc biệt hơn, bạn có thể tuỳ thuộc vào thực tế nhiệm vụ trong team để cài đặt các công việc lặp lại. Các đầu việc cho chu kỳ mới sẽ được tự động sinh ra vào mỗi thứ 7 hàng tuần hoặc ngày 28 hàng tháng.
Khi thành viên trong team làm xong một đầu việc, họ sẽ báo cáo kết quả công việc ngay ở đó trước khi đánh dấu tick vào checklist hoặc kéo-thả ở giao diện Kanban. Bạn có thể mở điện thoại ra kiểm tra và duyệt hoàn thành hoặc góp ý, nhắc nhở dưới mục Bình luận.
Quy trình này có thể áp dụng giữa hai thành viên bất kỳ trong team chứ không nhất thiết phải là quản lý và người dưới quyền. Bởi vậy, bạn có thể an tâm rằng sự cộng tác chuyên nghiệp được xuyên suốt trong cả team của mình.
Giao diện task management trên phần mềm làm việc nhóm Base Wework
Lịch sử mọi đầu việc và dự án trong team đều được lưu trữ trong phần mềm mà không hề làm nặng máy hay đơ máy, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng điện thoại của bạn. Khi cần tìm kiếm lại một thông tin cũ, thanh tìm kiếm sẽ giúp ích cho bạn.
Tính năng nhân bản dự án cũng là yếu tố giúp ứng dụng Base Wework trên điện thoại đã tiện ích lại càng thuận lợi hơn.
“Anh dùng tính năng nhân bản dự án vì quy trình nhượng quyền cơ bản đều áp dụng giống nhau cho tất cả các dự án. Đây là một trong những yếu tố khiến anh quyết định chọn nhanh phần mềm này. Hơn nữa, do chính sách nhượng quyền luôn đảm bảo công bằng trong việc đối xử và hỗ trợ cho các đối tác, nên việc áp dụng Wework để quản lý thông tin giữa các dự án rất ổn đấy. Kinh nghiệm ở dự án này có thể dễ dàng được copy qua dự án khác nên giúp mọi người càng ngày càng hoàn thiện việc triển khai của mình hơn.”
(Anh Bạch Thành Long – Giám đốc điều hành công ty TNHH Mầm Xanh được biết đến với thương hiệu Mommy Spa & Skincare)
2.2. Trao đổi, thảo luận và chat nội bộ mọi lúc mọi nơi
Ngoài tính năng bình luận dưới mỗi đầu việc, bạn có thể mở rộng quy mô trao đổi thông tin qua mục Thảo luận của phần mềm Base Wework. Điều này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức tổ chức các cuộc họp nội bộ, đồng thời lưu lại tài liệu phục vụ cho đào tạo thành viên trong team hoặc quy trình onboarding người mới.
“Thông thường, quy trình dịch vụ tại Prospero sẽ đi từ bước sale (tư vấn), chốt hợp đồng và chuẩn bị chứng từ (tổng hợp tài liệu, dịch thuật, làm việc với văn phòng luật sư,…). Ứng dụng Base Wework hỗ trợ chúng tôi nhiều nhất trong việc theo dõi khách hàng đang ở bước nào, được phụ trách bởi ai. Nhân sự có thể thảo luận bằng cách comment ngay trên từng đầu mục công việc của từng trường hợp khách. Như vậy, mọi người vừa nắm chắc quy trình chung vừa hiểu tình hình thực tế.”
(Chị Jane Trần – Assistant Director phụ trách triển khai dự án chuyển đổi số tại công ty chuyên cung cấp các giải pháp dịch vụ Du học – Định cư Prospero J&J Consulting)
Chat nội bộ thông qua điện thoại cũng là mong muốn của đại đa số thành viên khi làm việc nhóm, đặc biệt là nhà quản lý.
Các phần mềm chat như Facebook, Skype,… không phù hợp bởi chúng làm phân tán tư tưởng, thông tin công việc và lẫn lộn với các mối quan hệ cá nhân của thành viên. Còn Base Wework thì khác, phần mềm này được tích hợp sẵn với Base Message – ứng dụng chat nội bộ chỉ dành cho các cá nhân trong team, nên tạo ra một môi trường làm việc độc lập và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Khi có tin nhắn, bạn cũng sẽ nhận được thông báo và các lựa chọn phản hồi đầy đủ.
Tháng đầu tiên các bạn chưa khai thác được nhiều từ ứng dụng, nhưng sau này quen rồi lại cảm thấy không thể thiếu Base Wework. Thậm chí có lần tôi định tiện tay forward tài liệu qua app tin nhắn, nhân viên của tôi còn bảo “Thôi, anh cứ gửi qua Base cho em đi”. Tóm lại, những gì liên quan đến cá nhân mới dùng app tin nhắn. Còn đã là công việc thì dùng Base. Nhờ đó mọi người tập trung hơn.”
(Anh Vũ Duy Khánh – Nhà sáng lập và Giám đốc Điều hành Công ty Cổ phần Tư vấn Thiết kế AIPC)
Ứng dụng chat Base Message tách biệt công việc nội bộ với mạng xã hội
2.3. Xoá bỏ hoàn toàn thao tác báo cáo và nhắc nhở thủ công
Có một sự thật là việc liên hệ với các thành viên để nhắc nhở về deadline hoặc phàn nàn về chất lượng công việc tốn rất nhiều thời gian. Hơn nữa, nó còn khiến nhà quản lý bị gián đoạn luồng công việc.
Nhưng giờ đây bạn đã có một “trợ lý 4.0” trên điện thoại, có thể bao quát toàn bộ hành động của thành viên trong team và tự động gửi thông báo và lời nhắc khi cần thiết.
Bạn và nhân viên đều nhận được thông báo ngay lập tức khi có sự thay đổi trong công việc liên quan như ai đó giao việc cho bạn, thêm bạn làm người theo dõi, chỉnh sửa thông tin đầu việc, đánh dấu hoàn thành, yêu cầu review, bình luận,… Sẽ không có nhiệm vụ nào bị bỏ quên hoặc lấp liếm được, cho dù những thay đổi trong đó được thực hiện vào ngoài giờ làm việc, thậm chí là nửa đêm.
Mọi thay đổi trong công việc đều được phần mềm Wework ghi lại và bắn thông báo tới bạn
Đặc biệt, khi bạn khởi tạo một đầu việc mới và giao cho người khác, Base Wework sẽ tự động hiển thị chúng trong danh sách công việc của người được giao và thay bạn nhắc nhở họ khi đến deadline.
Các thẻ trạng thái “Due today”, “Quá hạn” và email mỗi ngày xứng đáng để Base Wework áp đảo các phần mềm nhắc việc riêng lẻ. Với hệ thống email rõ ràng này, các đầu việc trong team vẫn được giám sát chặt chẽ mà không cần tới sự giục giã khó chịu của các thành viên.
“Điều tôi thích nhất ở Base Wework chính là tính kiểm soát về mặt tiến độ. Mỗi nhiệm vụ đều đi kèm với deadline hoàn thành. Chúng tôi còn có thể theo dõi timeline chung của dự án nữa. Nhân sự hầu như chẳng cần đôn đốc nhau quá nhiều vì Base đã tự động gửi email nhắc nhở mỗi sáng rồi.
Khi sử dụng phần mềm làm việc nhóm Wework, bạn sẽ nhận được email thông báo và nhắc việc mỗi ngày
2.4. Tích hợp sẵn với nhiều ứng dụng tiện ích khác
Có nhiều phần mềm trên thiết bị di động bị lỗi khi người dùng cố gắng upload và mở các file tài liệu trên đó. Cũng có trường hợp người dùng bắt buộc phải download tài liệu về và sử dụng các ứng dụng khác để hiển thị nội dung file. Điều này gây ra sự bất tiện lớn trong việc trao đổi thông tin trong team, bởi từng thành viên phải thoát ra vào lại rất mất công và các ứng dụng ngoài tiêu tốn nhiều dung lượng.
Để khắc phục điều đó, phần mềm làm việc nhóm Base Wework được phát triển hệ thống API mở, tích hợp với Word, Excel, PowerPoint, Dropbox,… Bạn và nhân viên dễ dàng upload các file dưới nhiều định dạng trên hệ thống, kể cả các file ở mô tả công việc, file kết quả, trong bình luận hoặc trong tin nhắn. Các thành viên còn lại trong team chỉ cần click vào đó là xem được phiên bản đầy đủ của tài liệu.
Email, Google Calendar, Google Drive,… cũng là các ứng dụng tiện ích được tích hợp sẵn trên hệ thống Base Wework. Mọi thứ mới tiện lợi làm sao!
Bạn dễ dàng mở ảnh, file dữ liệu ngay trên hệ thống Base Wework mà không cần tải về hoặc sử dụng app hỗ trợ
2.5. Sử dụng hiệu quả trên mọi thiết bị di động và hệ điều hành
Base Wework là một phần mềm làm việc nhóm tương thích với cả hệ điều hành Android và iOS. Ngoài đôi chỗ khác biệt về giao diện, các tính năng của hai bên hoàn toàn giống nhau. Điều này góp phần tạo nên sự công bằng trong team, đồng thời tránh gây ra sự đứt quãng dữ liệu trong quá trình làm việc.
Không chỉ riêng điện thoại, phần mềm làm việc nhóm Base Wework còn hoạt động tối ưu trên PC, laptop, Macbook và tablet. Nói cách khác, chỉ cần đăng ký tài khoản và kết nối Internet, bạn có thể tham gia chặt chẽ vào làm việc nhóm dù ở bất cứ đâu.
Thậm chí khi sử dụng Base Wework trên máy tính, bạn còn có thể được hỗ trợ nhiều tính năng mở rộng hơn.
Tham khảo thêm Review về phần mềm làm việc nhóm Base Wework:
Phần mềm quản lý công việc Wework giúp nhà quản lý đánh giá nhân viên hiệu quả hơn như thế nào?
3. Chi phí sử dụng phần mềm làm việc nhóm Base Wework
Dù team của bạn dùng chỉ dùng app Base Wework trên điện thoại, chỉ dùng phiên bản trên máy tính hoặc sử dụng đồng thời cả hai, thì mỗi thành viên chỉ cần đăng ký một tài khoản duy nhất. Bạn có thể đăng nhập nó cùng lúc trên nhiều thiết bị để giảm tải các thao tác kỳ công, khác với Zalo là chỉ duy trì một thiết bị tại một thời điểm.
Về chi phí sử dụng, giống như hầu hết các phần mềm thuộc mô hình Software-as-a-Service (hay còn gọi là SaaS), Base Wework được bán theo gói theo số lượng tài khoản. Mỗi tài khoản có mức giá khoảng 30.000VNĐ/tháng (tương đương $1.4/tháng).
Đặc biệt, bạn có thể đề xuất nâng cấp quy mô làm việc nhóm thành không gian làm việc cho cả doanh nghiệp với các gói Base Wework lên tới hàng trăm tài khoản. Lúc này, team của bạn trở thành một trong số các phòng ban trực thuộc hệ thống và được quản trị bởi cấp cao nhất – CEO của công ty.
Xem chi tiết: Bảng giá của phần mềm làm việc nhóm Base Wework
Bên cạnh mọi tính năng vẫn giữ nguyên như cũ, khi triển khai phần mềm Base Wework cho toàn doanh nghiệp, team của bạn sẽ liên lạc dễ dàng hơn với các phòng ban khác và tracking được năng suất tổng thể của team so sánh với các team khác như thế nào.
Kết luận
Một phần mềm đề cao tính cộng tác nhưng không kém phần khoa học và minh bạch như Base Wework sẽ là lựa chọn hữu ích nhất cho bạn trong làm việc nhóm. Với Base Wework, công việc luôn được theo dõi sát sao trong bất kỳ thời gian nào, cho dù bạn đang ở đâu, có đang sử dụng máy tính hay điện thoại. Đó chính là công cụ hỗ trợ mà bạn cần đầu tư nếu muốn thức thời với công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn đang quan tâm tới phần mềm làm việc nhóm Base Wework linh hoạt – tiện dụng – hiệu quả trên cả máy tính và thiết bị di động, đăng ký để NHẬN TƯ VẤN và tham gia DEMO TRẢI NGHIỆM ngay tại đây.
