Đã bao giờ bạn phải vật lộn với những trang tính Excel cả nghìn dòng, rồi “điên tiết” lên khi không thể tìm ra một lỗi sai trong “mớ” công thức hàm rắc rối, phức tạp? Hay đã bao giờ, bạn phải dành hàng giờ liền, xử lý thủ công loạt giấy tờ văn bản chất đống, mà rõ thường chỉ thấy trên những bộ phim hài mang tính châm biếm?
Con giun xéo lắm cũng quằn, mệt mỏi khi phải liên tục xử lý những công việc lặp lại vô hồn, bạn bắt đầu đi tìm các giải pháp mới mẻ từ thế giới công nghệ, với mong muốn cải thiện hiệu suất hoạt động cho chính bản thân và doanh nghiệp. Những tưởng đây sẽ là lời giải cho tất cả vấn đề của bạn, thì không, chúng lại nảy sinh ra một vấn đề khác, mà cũng không kém phần nan giải:
Làm thế nào để thuyết phục sếp của bạn đầu tư cho những giải pháp công nghệ mới?
Thuyết phục cấp trên sử dụng công nghệ? Đừng đơn độc, hãy trở thành một nhà hùng biện với sự ủng hộ từ đám đông!
Nhiệm vụ thuyết phục cấp trên móc hầu bao chi trả cho một thứ thuốc thử mới mang tên công nghệ có lẽ không hề dễ dàng. Nhất là khi, nhiều cấp quản lý vẫn đang tin rằng doanh nghiệp của mình có thể hoạt động tốt với phương thức truyền thống ngay trong bối cảnh công nghệ hiện đại ngày nay (và tất nhiên, đây là suy nghĩ sai lầm).
Để thay đổi suy nghĩ của những vị sếp đáng kính, nhưng có phần khắt khe, bạn có thể tham khảo ngay những gợi ý dưới đây:
1. Tìm kiếm sự đồng tình từ đồng nghiệp, đội ngũ nhân viên
Những vấn đề về công việc hay phương thức vận hành là vấn đề mang tính hệ thống. Nên chắc chắn, bạn không phải là người duy nhất trải nghiệm chúng. Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao, bạn cần nhanh chóng tìm kiếm sự ủng hộ của những đồng nghiệp đang gặp phải các vấn đề tương tự. Cấp trên có thể dễ dàng từ chối đề xuất của một nhân viên, nhưng khi đó là vấn đề, pain point của cả tập thể, thì họ sẽ không thể làm ngơ được nữa.
Lưu ý: Đối tượng chính khi kêu gọi sự ủng hộ của bạn nên là các nhà quản lý cấp trung. Họ làm việc tương đối sát với nhân viên, nên chắc chắn sẽ hiểu rõ và có thể định hình được các pain point của đội ngũ lao động trong thực tế. Đồng thời, những cá nhân này cũng nắm trong tay lượng quyền hạn nhất định để đề xuất và thuyết phục cấp trên thực hiện các khoản đầu tư mang tính chiến lược.
2. Nhấn mạnh những giá trị lợi ích
Lợi ích là thứ đầu tiên (và gần như là duy nhất) mà các cấp lãnh đạo nghĩ tới khi đưa ra các quyết định đầu tư bất cứ thứ gì. Bởi vậy, khi có đề xuất về việc ứng dụng công nghệ, hãy đảm bảo bạn có thể đưa ra những dữ liệu về sự biến chuyển có lợi trong các mặt như doanh thu hay vận hành để thu hút cấp trên.
Cụ thể, có hai loại lợi ích mà bạn cần đưa ra khi muốn thuyết phục cấp trên đầu tư vào công nghệ. Chúng bao gồm:.
Lợi ích hữu hình: Là nhóm lợi ích liên quan đến các khía cạnh về gia tăng doanh thu trực tiếp hoặc tối ưu chi phí trong các hoạt động vận hành và kinh doanh của tổ chức. Những lợi ích này có thể được đo lường dễ dàng qua thước đo tài chính: cụ thể hơn bằng cách so sánh doanh thu và chi phí trước và sau khi đầu tư công nghệ.
Một số ví dụ về lợi ích hữu hình:
- Tăng trưởng doanh thu
- Tăng trưởng thị phần
- Giảm chi phí giao dịch
- Giảm chi phí lao động
Lợi ích vô hình: Là nhóm lợi ích công nghệ có tác động đến các hoạt động vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên nhóm này không liên quan trực tiếp đến thước đo kinh tế, nên khó và tiêu tốn nhiều thời gian đo lường hơn.
Một số ví dụ về lợi ích vô hình:
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
- Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên
- Xây dựng tính minh bạch trong công việc
Bạn có thể bắt đầu thu thập những dẫn chứng lợi ích này bằng cách phân tích thị trường phần mềm công nghệ, kiểm tra những báo cáo về việc các doanh nghiệp đang ứng dụng chúng như thế nào, và họ đã nhận lại được những gì. Sau đó hãy liệt kê những thông tin quan trọng và phù hợp nhất đối với doanh nghiệp của bạn, lấy chúng làm dẫn chứng để thuyết phục cấp trên.
Chẳng hạn, nếu bạn đang muốn ban lãnh đạo đầu tư vào một phần mềm quản lý yêu cầu, đề xuất để hạn chế tình trạng quá tải, xử lý giấy tờ thủ công., bạn có thể lấy dẫn chứng theo các casestudy điển hình như: Ubofood – một doanh nghiệp bán lẻ thực phẩm đã cắt giảm được 80% email và tiết kiệm 4kg giấy tờ chỉ trong vòng 1 tháng kể từ khi ứng dụng Base Request.
3. Thuyết phục cấp trên bằng nghệ thuật hùng biện khoa học
Ngoài sự trợ giúp của đồng nghiệp và những dẫn chứng lợi ích mạnh mẽ, bạn vẫn có thể biến kế hoạch đề xuất của mình có sức nặng hơn nữa bằng việc ứng dụng các nguyên lý thuyết phục của triết gia lừng danh Aristotle. Những nguyên lý này phổ biến và hiệu quả đến mức ngay cả những nhân vật tầm cỡ như tỷ phú Warren Buffett cũng học tập và sử dụng chúng trong thực tế.
Những nguyên lý này, hay còn được gọi là tam giác hùng biện, bao gồm 3 khía cạnh: ethos (tính tin cậy-góc nhìn người đề xuất), pathos (tính cảm xúc-góc nhìn người tiếp nhận đề xuất) and logos (tính lý luận – dẫn chứng).
Bằng việc kể một câu chuyện nhân-quả với sự lồng ghép khéo léo 3 yếu tố này, bản đề xuất của bạn chắc chắn sẽ gây được ấn tượng mạnh mẽ với cấp trên. Dưới đây là một ví dụ cụ thể:
Dẫn đề: Là người chịu trách nhiệm cho việc tuyển dụng (ethos – gắn liền hình ảnh bản thân gần gũi nhất với vấn đề – tăng tính tin cậy), tôi đã tổng hợp nhanh một bản báo cáo so sánh quy trình làm việc thủ công hiện tại với việc nếu được triển khai công nghệ.
Tóm tắt về tình trạng hiện tại: Quy trình tuyển dụng truyền thống hiện tại đang không hiệu quả, tiêu tốn nhiều thời gian và công sức, gây áp lực lên đội ngũ nhân viên.
Chi tiết:
- Doanh nghiệp đang trong tiến trình mở rộng, áp lực tuyển dụng lớn 1000 người/ năm, gây khó dễ cho đội ngũ nhân viên với chỉ 7 người (kêu gọi sự đồng tình từ những đồng nghiệp, đánh vào tính cảm xúc – pathos)
- Các công tác quản lý hồ sơ tiến hành thủ công trên excel tiêu tốn rất nhiều thời gian.
- Thương hiệu tuyển dụng còn non trẻ trong thị trường lao động ngành tài chính cạnh tranh gay gắt.
- Đội ngũ tuyển dụng gặp khó khăn do quy mô tuyển dụng trải dài trên nhiều tỉnh thành
- Tuyển dụng không hiệu quả, gây lãng phí tài chính (số liệu – logos)
Sau phần dẫn đề về tình trạng, bạn sẽ vẽ ra bối cảnh về tương lai với sự trợ giúp của công nghệ (với số liệu và dẫn chứng được tham khảo từ các doanh nghiệp cùng ngành nghề).
Giải pháp: Ứng dụng phần mềm quản trị tuyển dụng ATS sẽ giúp giải quyết các bài toán (đề cập đến những pain point của cả doanh nghiệp, đánh vào cảm xúc của cấp lãnh đạo – pathos) như:
- Đa dạng nguồn ứng viên, đánh giá tức thời hiệu quả của các kênh tuyển dụng
- Theo dõi các chỉ số tuyển dụng sát sao
- Nâng cao năng suất và hiệu quả quản lý dữ liệu tuyển dụng
- Đẩy mạnh chất lượng tuyển dụng
Ở đây, có thể bổ sung thêm các Unique Selling Point (tính năng nổi bật, chi phí rẻ) của phần mềm để tăng độ tin tưởng từ cấp trên.
Giả định về kết quả, với số liệu trung bình được thu thập theo sản phẩm công nghệ được dự định ứng dụng (ở đây, số liệu được dựa trên một case study thực tế, VietCredit cùng sản phẩm E-Hiring của Base.vn):
- Hiệu quả tuyển dụng dự kiển: sau 4 tháng sử dụng phần mềm, ước tính có 16,000 hồ sơ ứng tuyển với số nhân viên được tuyển dụng chính thức lên tới 350 người. (Đối xứng với KPI 336 người/ tháng, đạt 104% (số liệu – logos)
- Tinh gọn quy trình tuyển dụng, tự động hóa các tác vụ thủ công
- Tiết kiệm thời gian tuyển dụng, tập trung vào các công việc nhằm nâng cao thương hiệu và chất lượng tuyển dụng
Lưu ý: Các dẫn chứng số liệu nên được biểu diễn dưới dạng hình ảnh nhiều hơn – bởi chúng có thể minh họa và hỗ trợ thông điệp bạn cần truyền tải giúp người nghe tiếp thu dễ hơn và ghi nhớ lâu hơn. Bởi theo các nghiên cứu khoa học, bộ não của con người có khả năng xử lý hình ảnh nhanh hơn văn bản thuần túy.
Tạm kết
Dẫu cho làn sóng công nghệ đang dịch chuyển mạnh mẽ và thay đổi bộ mặt của nhiều doanh nghiệp hàng ngày, thì vẫn còn đó những vị cấp trên truyền thống chưa nhận ra điều này. Để thuyết phục họ nhanh chóng nghĩ lại, bạn cần phải xây dựng được một bản đề xuất với nòng cốt là sự ủng hộ của tập thể nhân viên cũng như dẫn chứng từ những con số hùng hồn.
Hi vọng với những chỉ dẫn được đề xuất trong bài viết trên, bạn sẽ có thể giải quyết được bài toán này, giúp doanh nghiệp giải phòng nguồn nhân lực và gây dựng được lợi thế cạnh tranh mới từ công nghệ.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
