Quản lý nhân viên luôn là một bài toán khó với bất kỳ nhà quản trị doanh nghiệp nào, bởi nó không chỉ đơn giản là mối quan hệ hai chiều giữa CEO – nhân viên mà còn có sự tham gia của cấp quản lý trung gian – C-level, team manager, project manager,… Khi công nghệ đã phát triển và hỗ trợ đắc lực cho hầu hết các nghiệp vụ, việc sử dụng một phần mềm quản lý nhân viên là bước quan trọng cần thiết để tạo ra doanh nghiệp 4.0 thực thụ.
Bài viết này cung cấp thông tin về cách lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên phù hợp với doanh nghiệp có quy mô từ 25-100 nhân sự.
Vì sao doanh nghiệp nên đầu tư sử dụng phần mềm quản lý nhân viên (thay cho các biện pháp quản lý thủ công khác)?
Doanh nghiệp vừa và nhỏ không đồng nghĩa với việc buông lỏng quản lý nhân viên.
Trên thực tế, quy mô từ 25-100 nhân sự là thời điểm thích hợp nhất để doanh nghiệp tận dụng được tối đa lợi ích từ phần mềm quản lý nhân viên.
So với lợi ích mang lại từ các biện pháp thủ công truyền thống, việc sử dụng một công cụ quản lý giúp doanh nghiệp có được môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng suất hơn nhiều.
1. Xây dựng và triển khai kế hoạch công việc tới nhân viên nhanh chóng, chính xác hơn
Có một sự thật là quá trình xây dựng kế hoạch kinh doanh thủ công phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực.
Không chỉ tốn thời gian và công sức để chốt được việc gì cần làm, giao cho ai, thời gian như nào, yêu cầu ra sao,… mà còn phải lãng phí sức người cho việc nhắc nhở nhân viên thực hiện. Chưa kể tới các mâu thuẫn có thể phát sinh trong quá trình hoàn thành trách nhiệm công việc, đòi hỏi bạn phải minh bạch hoá mọi thông tin công việc trong doanh nghiệp bằng phần mềm.
Với sự hỗ trợ đắc lực từ phần mềm quản lý nhân viên, mỗi nhân viên sẽ được nhận một tài khoản đại diện cho vị trí làm việc của chính mình trên hệ thống. Nhà quản lý cấp trung và nhân viên khác có thể nhanh chóng giao việc cho cá nhân với đầy đủ thông tin như deadline, đánh dấu khẩn cấp, hướng dẫn thực hiện,… Kế hoạch công việc đó được hỗ trợ hiển thị theo dạng gộp chung dự án / phòng ban hoặc theo cá nhân chủ sở hữu tài khoản.
Bạn sẽ không còn phải nhận bất kỳ lời phàn nàn hay giải trình nào liên quan tới việc quên kế hoạch, trùng lặp nhiệm vụ, không biết làm gì hay đùn đẩy trách nhiệm cho người khác.
2. Nắm được chính xác quy trình và kết quả làm việc của toàn doanh nghiệp ở mọi lúc, mọi nơi
Quy trình và kết quả làm việc của toàn doanh nghiệp được thể hiện qua từng nhân viên và kết quả chung của các dự án.
Nếu như trước kia, bạn chỉ có thể nhận lấy báo cáo công việc từ nhân viên trong các cuộc họp định kỳ thì giờ đây, đã có phần mềm quản lý nhân viên như một thư ký thay bạn thu thập dữ liệu từ tất cả “ngõ ngách” của doanh nghiệp.
Bạn chỉ cần ngồi trước màn hình máy tính, đăng nhập vào tài khoản Owner là nắm được thông tin của tất cả tài khoản khác: từ việc mỗi phòng ban tồn đọng bao nhiêu đầu việc trong ngày, nhóm việc nào được ưu tiên thực hiện trước,…
Trong trường hợp bạn muốn quản trị đa dự án, phần mềm quản lý nhân viên sẽ hỗ trợ bạn. Không cần phải trì hoãn gần như tất cả để dành thời gian giám sát một dự án, cũng không cần hẹn gặp riêng người quản lý để hỏi về từng tác vụ con, bạn chỉ cần quản lý tiến độ công việc qua giao diện phần mềm quản lý.
Sau khi mỗi nhân viên của bạn làm xong một đầu việc, họ sẽ cập nhật kết quả và đánh dấu trực tiếp lên hệ thống. Phần mềm sẽ tự động tập trung dữ liệu từ khắp các nguồn để tính toán ra các con số, sau đó trình lên bạn dưới dạng biểu đồ trực quan. Nhờ vậy, bạn có thể giám sát cùng lúc hàng chục dự án về tiến độ và lượng đầu việc đã hoàn thành, chứ không chỉ đơn lẻ như xưa.
Giao diện quản lý đa dự án của Phần mềm quản lý công việc Base Wework
Việc minh bạch hoá quy trình và kết quả công việc này giúp hạn chế tối đa các tiêu cực có thể xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp – theo đúng phương pháp luận “phòng còn hơn tránh” của một nhà quản trị. Hơn nữa, doanh nghiệp còn đồng thời đạt được hai tiêu chí – kỷ luật và văn hoá.
Mỗi nhân viên cũng được phân quyền tự quản lý đầu việc cá nhân, giúp bức tranh tổng thể doanh nghiệp đạt được hiệu quả ngay từ những mảnh ghép nhỏ nhất.
3. Vạch sẵn định hướng và cung cấp dữ liệu hoàn chỉnh để đánh giá nhân viên
Trong phương pháp quản lý thủ công, việc đánh giá nhân viên mắc phải nhiều sai lầm bởi cả bạn và các quản lý cấp trung đều không thực sự giám sát được nhân viên để hiểu đúng, hiểu đủ về họ; cũng như doanh nghiệp không biết căn cứ vào tiêu chí nào để chấm điểm cho nhân viên.
Phần mềm quản lý nhân viên chính là công cụ giúp theo dõi và chuyển hoá năng lực của nhân viên thành dữ liệu trực quan, từ đó định hướng ra các tiêu chí sát nhất cho việc đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp.
4. Tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô doanh nghiệp
Muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp, chẳng có cách nào nhanh hơn việc bạn thiết lập sẵn một cấu trúc doanh nghiệp và sử dụng một hệ thống quản lý nhân viên chặt chẽ. Kể cả khi có thêm một, mười hoặc cả trăm nhân viên mới, bạn chỉ cần tạo thêm một số lượng tài khoản trên hệ thống có sẵn và phân quyền cho họ theo đúng vị trí công việc. Họ sẽ ngay lập tức “ăn nhập” với hệ thống quản lý của bạn.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhân viên cho doanh nghiệp từ 25-100 nhân sự
Ba tiêu chí hàng đầu để doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn một phần mềm quản lý nhân viên phù hợp là:
1. Khả năng theo dõi nhân viên
Bạn luôn muốn giám sát chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên, nhưng lại không có đủ thời gian và sức lực để quan tâm tới vài chục người như vậy. Hãy chọn một phần mềm quản lý có khả năng phân quyền chặt chẽ cho các thành viên để chia nhỏ các tài khoản trên hệ thống thành các phòng ban / dự án giống như ngoài đời thực. Các team / project manager sẽ giúp bạn theo dõi sát sao từng nhân viên trong doanh nghiệp.
Điều tiếp theo bạn cần trong phần mềm quản lý nhân viên là sự minh bạch về kế hoạch công việc của từng nhân viên, và dựa theo thời gian thực để gắn thẻ trạng thái cho các đầu việc. Khi cần lên kế hoạch tiếp theo cho toàn doanh nghiệp, bạn sẽ biết được tất cả nhân viên đã sẵn sàng hay chưa, liệu đây có phải thời điểm phù hợp chỉ với một thao tác Filter đơn giản.
Một điều nữa là, doanh nghiệp từ 25-100 nhân sự là quy mô vừa đủ để mỗi nhân viên chuyên trách một công việc độc lập và khi cần sẽ dễ dàng xác định được ai là người thuộc vị trí đó. Tận dụng ưu thế đó, bạn nên chọn một phần mềm quản lý cho phép nhân viên cập nhật kết quả công việc ngay trên hệ thống để dễ dàng tìm lại một sản phẩm trí tuệ đã thực hiện.
Phân cấp và quản lý chặt chẽ nhân viên theo từng phòng ban, dự án, nhóm công việc, task và sub-task trên Wework
2. Khả năng tương tác nội bộ
Không quá lớn để thông báo từ CEO phải trải qua vài cấp trung gian mới tới được từng nhân viên các bộ phận, cũng không quá nhỏ lẻ như một đội nhóm để luôn có thể gặp mặt trực tiếp với nhau, doanh nghiệp từ 25-100 nhân sự cần thiết phải có một phần mềm quản lý hỗ trợ việc tương tác nội bộ.
Theo đó, phần mềm này cần tạo ra một không gian mở để bạn, các cấp quản lý khác và toàn thể nhân viên đều có thể thoải mái trao đổi về công việc và chia sẻ kinh nghiệm làm việc hiệu quả với nhau.
Nếu bạn dự định sẽ phát triển doanh nghiệp hơn nữa, đừng quên chọn một phần mềm có APIs mở để dễ dàng tích hợp với các ứng dụng chat và phần mềm hỗ trợ khác về sau. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và làm tăng tính thống nhất trong bộ công cụ quản trị doanh nghiệp.
3. Chi phí sử dụng và triển khai
Trên thế giới hiện có một vài phần mềm quản lý nhân viên cung cấp bản miễn phí, nhưng các tính năng chỉ được hỗ trợ nửa vời, và đặc biệt là giới hạn người dùng ở mức dưới 5-10 nhân viên. Nếu muốn sử dụng cho từ 25-100 nhân sự thì chi phí phải bỏ ra không hề nhỏ, rơi vào khoảng $10/tháng/người. Đó là con số quá lớn đối với ngân sách của một doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Để tiết kiệm chi phí lên tới 80% mà vẫn sở hữu tất cả các tính năng sánh ngang quốc tế, bạn có thể quan tâm tới các phần mềm quản lý nhân viên được phát triển ngay tại Việt Nam. Những phần mềm này còn chiếm ưu thế ở chỗ chúng được thiết kế bởi nhà cung cấp Việt Nam, nên giao diện và nguyên tắc sử dụng phù hợp hơn với phong cách quản trị và văn hoá doanh nghiệp Việt.
Một số phần mềm gợi ý
1. Jira
Nếu bạn đang sở hữu một doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghệ, phát triển phần mềm, hoặc có nhiều đội nhóm làm việc theo phương pháp Agile, thì Jira là một phần mềm quản lý khá hiệu quả.
Jira cung cấp hơn mười loại báo cáo khác nhau để chia nhỏ dữ liệu theo nhiều tiêu chí, giúp bạn trở thành một “ông trùm” thực sự – nắm được mọi diễn biến công việc trong doanh nghiệp qua một màn hình.
Một trong những tính năng nổi trội của phần mềm Jira chính là báo cáo công việc đa dạng
Bạn có thể tìm thấy ở Jira một số tính năng quản lý nhân viên đặc biệt, ví dụ như thiết lập tham số điều kiện (conditions) và thẩm định (validators) để phần mềm tự động xác định liệu nhiệm vụ đã hoàn thành có đáp ứng đủ yêu cầu hay chưa. Tuy nhiên, cách thức vận hành, thuật ngữ chuyên ngành IT và sự phân quyền của Jira rất phức tạp nên đòi hỏi cả nhà quản lý và nhân viên hiểu biết khá sâu về sử dụng phần mềm.
Đối với phiên bản Cloud, Jira áp dụng chi phí là 7$/người dùng/tháng cho doanh nghiệp có quy mô từ 11-100 nhân sự – một mức giá không nhỏ.
2. Asana
Nếu doanh nghiệp của bạn dao động trong khoảng 75-100 nhân viên, hoạt động theo mô hình cộng tác liên chức năng (một nhân viên cần phải tham gia nhiều dự án / phòng ban khác nhau), bạn có thể tham khảo phần mềm Asana.
Asana là một phần mềm quản lý nhân viên dưới hình thức phân chia theo từng dự án. Theo đó, một đầu việc sau khi được giao cho một nhân viên sẽ có thể liên kết với nhiều dự án khác nhau hoặc được nâng cấp thành một dự án độc lập, giúp bạn dễ dàng kiểm soát được nhiệm vụ của từng nhân viên trong dự án cụ thể.
Tính năng đặc biệt của Asana là tự động xây dựng timeline hành động từ thông tin nhập vào hệ thống. Nhờ đó, bạn sẽ thấy được tổng quan về workflow trong doanh nghiệp, thấy được sự phụ thuộc và cộng tác lẫn nhau giữa các nhân viên.
Asana có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án
Phiên bản đầy đủ của Asana có giá 9.99$/người dùng/tháng – một mức giá cao đối với doanh nghiệp Việt.
3. Wework
Wework là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý nhân viên nổi tiếng trên thế giới, đáp ứng đủ 3 tiêu chí lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp từ 25-100 nhân sự.
Mọi thay đổi trong trạng thái công việc của nhân viên đều được Wework tự động bắn thông báo hoặc gửi email tới tài khoản của nhà quản lý. Ngay cả khi nhân viên thực hiện chỉnh sửa trạng thái đầu việc, lịch sử này cũng được lưu lại trên hệ thống, giúp minh bạch tối đa quá trình làm việc. Các thẻ tag theo thời gian thực (Due today, Quá hạn, Hoàn thành sau deadline,…) cũng là một cách hữu ích để giám sát công việc của nhân viên.
Bạn luôn có thể theo dõi trạng thái và tiến độ làm việc của từng nhân viên hoặc từng dự án trong doanh nghiệp trong mục Báo cáo. Thậm chí, kết quả của từng đầu việc nhỏ cũng được lưu trữ và dễ dàng tìm lại.
Trạng thái và tiến độ làm việc của nhân viên được cập nhật tự động trên phần mềm quản lý công việc Wework
Wework hỗ trợ tối đa việc cộng tác và thảo luận giữa bạn và nhân viên bằng chuyên mục Thảo luận và khung bình luận ngay dưới mỗi đầu việc của nhân viên. Đặc biệt, bạn không cần phải mua thêm một ứng dụng chat từ bên ngoài mà hãy vô tư sử dụng ứng dụng Base Messages được tích hợp sẵn.
Ưu điểm vượt trội của Wework là chi phí sử dụng rất Việt Nam, dù ở quy mô lớn hay nhỏ thì đều chỉ dao động trong khoảng 30.000VND/người dùng/tháng.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Wework là phần mềm quản lý nhân viên phù hợp nhất với doanh nghiệp Việt Nam có quy mô từ 25-100 nhân sự. Để nhận tư vấn trải nghiệm sản phẩm Wework, đăng ký ngay tại đây.
