Trong quá trình đánh giá nhân viên, nhà quản lý thường mắc phải 5 sai lầm phổ biến sau: đánh giá nhân viên một chiều, không nắm được nhân viên đang làm gì, thiếu tiêu chí đánh giá minh bạch, không đánh giá bao quát nhân viên trong thời gian dài, truyền đạt kết quả đánh giá theo cách tiêu cực. Những sai lầm đó dẫn tới việc sai lệch kết quả đánh giá, về lâu dài dễ nảy sinh mâu thuẫn nội bộ.
Để giải quyết bài toán đánh giá nhân viên hiệu quả, rất nhiều doanh nghiệp đã tìm tới giải pháp dùng công cụ trực tuyến để theo dõi và ghi nhận kết quả làm việc của nhân viên. Ở bài viết này, chúng tôi sẽ mô tả chi tiết hơn về Base Wework – phần mềm quản lý công việc và dự án tích hợp đầy đủ các tính năng giúp tối ưu hoá quá trình đánh giá nhân viên của nhà quản lý.
Video giới thiệu phần mềm Wework
1. Wework là kênh tham chiếu khách quan cho kết quả đánh giá
Khi hầu hết mọi chiến lược kinh doanh và kế hoạch hoạt động đều theo hướng dữ liệu (data-driven), sẽ thật chuyên nghiệp nếu bạn cũng đánh giá nhân viên theo phương pháp này. Những dữ liệu và con số được ghi nhận trên phần mềm không biết nói dối, chúng chính là bằng chứng “tâm phục khẩu phục” nhất về hiệu quả làm việc.
Phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework sẽ tự động thống kê và ghi nhận các dữ liệu sau:
- Các đầu việc rõ ràng, hiển thị trên một không gian làm việc duy nhất
Không gian đó chính là nơi các kế hoạch và dữ liệu chi tiết được hệ thống thành chuỗi dự án và đầu việc khác nhau. Mỗi đầu việc được gắn thẻ tên cho một người thực hiện cụ thể, và phần mềm sẽ thống kê trong từng tuần / tháng / quý, nhân viên đã đảm nhận những công việc gì, thuộc những dự án và phòng ban nào. Đồng thời, nhìn vào danh sách tên công việc, nhà quản lý cũng dễ dàng biết được độ “nặng ký” trong nhiệm vụ của mỗi nhân viên.
Phần mềm Wework cho phép tuỳ chỉnh trình hiển thị danh sách công việc theo dự án / phòng ban, theo to-do-list, theo từng thành viên,… giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi khối lượng công việc.
- Báo cáo hiệu quả làm việc của từng nhân viên
Sau khi được tuỳ chỉnh khoảng thời gian làm việc, phần mềm quản lý sẽ hiển thị ngay một bản báo cáo kết quả làm việc của nhân viên với các con số thống kê như tổng số công việc, số lượng công việc hằng ngày, số công việc đã hoàn thành, số công việc đang làm, số công việc quá hạn,… Không những nhà quản lý mà mỗi nhân viên đều có thể xem bản báo cáo của cá nhân; khiến nó trở thành cơ sở khách quan cho việc đánh giá.
Giao diện báo cáo hiệu quả làm việc của từng nhân viên trên Wework
2. Wework là “camera giám sát” giúp nhà quản lý luôn nắm được việc gì – của ai – cần phải hoàn thành vào lúc nào
Là một phần mềm quản lý dành cho các doanh nghiệp 4.0, Wework cho phép nhà quản lý luôn theo sát được tiến trình làm việc của nhân viên nhờ các tính năng ưu việt:
- Quản lý đa dự án
Wework cho phép quản lý nhiều phòng ban / dự án tại cùng một thời điểm. Như vậy, nhà quản lý có thể bao quát tất cả nhiệm vụ của nhân viên mà không bị giới hạn ở một hoặc một vài phạm vi công việc nhỏ lẻ.
Giao diện báo cáo đa dự án của Wework
- Hiển thị trực quan trạng thái mọi công việc
Mỗi đầu việc đều được gắn kèm deadline cụ thể và thẻ tình trạng: Đã hoàn thành, hoàn thành sau deadline, quá hạn, khẩn cấp,… Mọi mốc thời gian đều được cập nhật theo thời gian thực nên những thẻ quá hạn và hoàn thành sau deadline không thể chỉnh sửa. Nhìn vào đó, nhà quản lý có thể đánh giá được năng suất làm việc của nhân viên cũng như kỹ năng quản lý thời gian của họ.
Wework gắn mỗi đầu việc với thẻ tình trạng cụ thể, dựa trên deadline là thời gian thực
- Tự động cập nhật và báo cáo tiến độ công việc theo thời gian thực
Bảng tiến độ công việc của Wework được xây dựng dựa trên mức độ hoàn thành của các đầu việc nhỏ. Dựa vào bảng này, nhà quản lý vừa có thể theo dõi tổng quan tiến độ dự án, vừa biết được tiến độ công việc của từng nhân viên: họ đang ở đâu, đang đi nhanh hay đi chậm, thời gian còn lại là bao nhiêu,… trên giao diện bảng KANBAN hoặc GANTT Chart theo thời gian thực.
Wework cho phép bạn tuỳ chọn hiển thị bảng tiến độ công việc dưới dạng bảng KANBAN…
… hoặc GANTT chart
Bên cạnh đó, Wework có tính năng tự động cập nhật báo cáo tiến độ dự án theo thời gian thực, cả tiến độ thực tế, tiến độ dự báo và dự báo tỉ lệ hoàn thành công việc theo đúng deadline. Thay vì dự báo chủ quan, nhà quản lý hoàn toàn có thể dùng phương pháp data-driven này để đánh giá hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên.
Báo cáo tiến độ công việc và dự báo tỉ lệ hoàn thành theo phương pháp data-driven của Wework
- Bắn thông báo ngay lập tức mỗi khi có thay đổi trong từng công việc
Nếu bạn là quản lý trực tiếp hoặc người giao việc hoặc cho nhân viên, bất kỳ sự thay đổi nào trong công việc (đánh dấu hoàn thành, bỏ dấu hoàn thành, chỉnh sửa deadline, bình luận, cập nhật kết quả, chuyển công việc sang dự án khác,…) đều được Wework gửi thông báo ngay lập tức tới bạn. Nếu một nhân viên thường xuyên tạo ra thông báo, hãy yên tâm rằng họ đang duy trì và có tiến triển trong công việc. Ngược lại, nếu hệ thống không hề nhắc tới một cá nhân, bạn có thể cần phải đặt câu hỏi họ đang làm gì.
Mọi thay đổi trong công việc đều được gửi thông báo tới tài khoản của nhà quản lý
3. Wework là “kho” tự động lưu trữ mọi kết quả làm việc của nhân viên trong quá khứ
Quy trình đánh giá nhân viên hiện đại đã không còn nỗi lo bỏ sót các thành tích / sai lầm trong quá khứ, bởi lẽ Wework cho phép nhà quản lý dễ dàng thao tác trên tất cả dữ liệu đủ nhiều, đủ lâu để phục vụ việc đánh giá chính xác.
- Lưu lại toàn bộ lịch sử các dự án
Tất cả các dự án dù đã đóng vẫn được lưu lại lịch sử trên hệ thống Wework, và nhà quản lý hoàn toàn có thể mở ra xem lại các đầu việc, người thực hiện, deadline, tình trạng hoàn thành, kết quả,… bất cứ lúc nào. Đó là chính là bằng chứng minh bạch cho quá trình làm việc và thành tích đạt được của nhân viên trong thời gian dài.
- Lưu lại toàn bộ file kết quả công việc từ các nguồn
Wework được thiết kế trên nền tảng mở của Base.vn, cho phép xây dựng, tích hợp và kết nối một cách dễ dàng các ứng dụng khác nhau thông qua các chuẩn giao thức APIs. Nhà quản lý và nhân viên có thể chia sẻ tài liệu trực tiếp với nhau trên một nền tảng duy nhất mà không cần phải bận tâm nó đến từ nguồn nào (Google Drive, Dropbox, OneDrive,… hay thậm chí là từ máy tính cá nhân). Nhờ vậy, các file kết quả được upload ngay trong từng đầu việc đều được tổng hợp và lưu trữ trên cùng hệ thống, và nhà quản lý không cần lo sẽ làm thất lạc hay phải thao tác phức tạp để xem được chúng.
Hệ thống APIs thông minh tích hợp hầu hết các công cụ làm việc cần thiết trên một nền tảng Base.vn duy nhất
- Lọc và tổng hợp các đầu việc trong thời gian dài theo nhiều tiêu chí đánh giá
Nhà quản lý hoàn toàn có thể chọn một khoảng thời gian xác định rồi lọc các đầu việc theo tiêu chí Chưa hoàn thành / Đang review / Đã hoàn thành / Đánh dấu sao / Quá hạn. Tính năng này sẽ chỉ ra rất rõ nếu một nhân viên chỉ hoàn thành các đầu việc đơn giản và luôn luôn quá hạn các đầu việc quan trọng.
- Cho phép nhà quản lý bình luận, ghi chú, trao đổi với nhân viên ngay trong từng đầu việc
Việc theo dõi từng đầu việc không chỉ đơn thuần là cập nhật kết quả nữa. Với Wework, bạn có thể bình luận, trao đổi với nhân viên ngay dưới từng đầu việc và dùng lệnh @ để tag tên từng người. Rất có thể sau này bạn sẽ muốn nhìn lại những dòng bình luận ấy, để biết tại thời điểm đó bạn đã đánh giá nhân viên của mình như thế nào.
Việc nhận xét, trao đổi về từng đầu việc trở nên chuyên nghiệp hơn bao giờ hết với phần mềm Wework
4. Wework là kênh giao tiếp thân thiện nhất giữa nhà quản lý và nhân viên
Nếu bạn đã sử dụng một phần mềm quản lý công việc và dự án có tính năng báo cáo tự động như Wework, nhân viên chắc hẳn đã nắm được tổng quát về hiệu suất làm việc của mình. Nhờ vậy, giữa hai bên sẽ tránh được những bất đồng lớn trong buổi đối thoại về kết quả đánh giá, thậm chí còn làm gia tăng tính cộng tác / hợp tác giữa nhà quản lý với nhân viên.
Bên cạnh các mục đích trao đổi về chuyên môn công việc, nhà quản lý cũng có thể tạo các buổi thảo luận chuyên sâu trên hệ thống Wework để cả đưa ra một số điểm quan trọng trong bản đánh giá kết quả nhân viên và cho phép cả team cùng thảo luận. Mặc dù giải pháp này không thể thay thế cuộc họp đánh giá trực tiếp, nhưng ít nhất việc gõ văn bản cũng có thể làm giảm bớt các cảm xúc tiêu cực so với lời nói.
Với tất cả các tính năng trên, Wework xứng đáng là một phần mềm quản lý công việc và dự án chuyên nghiệp, giúp nhà doanh nghiệp giải quyết rất nhiều bài toán, trong đó có quy trình đánh giá nhân viên. Các doanh nghiệp ứng dụng Wework trong quản trị chính là những “nhà tiên phong” trong kỷ nguyên số.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đăng ký nhận tư vấn trải nghiệm phần mềm Wework tại đây để trở thành một nhà quản lý thức thời và hiện đại.
