Một vấn đề khá phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay là tổ chức khá cứng nhắc, phân chia trách nhiệm theo chức danh, người thuộc bộ phận nào thì chỉ làm việc ấy. Các bộ phận này khó tìm được ngôn ngữ chung để giao tiếp, khó quy kết trách nhiệm khi đánh giá kết quả chung.
Khi đó, sự phân chia ranh giới chuyên môn một cách cứng nhắc trở thành rào cản hạn chế sự phát triển của tổ chức. Trong bối cảnh thời đại số đầy biến động, thị trường thay đổi chóng mặt, linh hoạt để thích nghi, tốc độ để bắt nhịp và cải tiến chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp sống sót và cạnh tranh mạnh mẽ.
Đó là lí do khái niệm “cộng tác liên chức năng” (Cross-functional) ra đời. Trong bài viết, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu về xu hướng quản lý hiện đại này, đồng thời đưa ra những so sánh giữa cách vận hành một team truyền thống với một team liên chức năng để bạn có được góc nhìn đa chiều nhất.
1. Cộng tác liên chức năng là gì?
Cộng tác liên chức năng là một nhóm người với chuyên môn khác nhau cùng làm việc và hướng tới một mục đích chung. Trong nhiều trường hợp, đó chỉ đơn giản là một nhóm từ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp cùng làm việc để giải quyết một vấn đề cụ thể. Một team liên chức năng như vậy có khả năng thực thi những cải tiến quan trọng trong tổ chức, và là một công cụ mạnh mẽ giúp xây dựng văn hoá cải tiến liên tục.
Loại hình đa dạng này cho phép tổ chức:
- Tạo ra một văn hoá cải tiến liên tục trong doanh nghiệp, trong đó nhân viên sở hữu các vấn đề và làm việc cùng nhau để đưa ra cách giải quyết.
- Tăng cường làm việc theo nhóm, dẫn đến nhiều cam kết cải tiến liên tục từ mọi người
- Cải thiện giao tiếp giữa các nhóm chức năng riêng biệt trong doanh nghiệp
- Tạo cơ hội cho những thay đổi tích cực
Ví dụ: một team Marketing theo mô hình truyền thống sẽ được phân chia theo chuyên môn: người lên kế hoạch, người viết nội dung, người đo lường và tối ưu quảng cáo, người chuyên thiết kế. Thường thì trong team này, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm theo đúng chuyên môn của mình còn những trách nhiệm chung của cả team (ví dụ như số contact leads thu về cho đội sales) thì thường là “cha chung không ai khóc”, không có trách nhiệm quy kết rõ ràng.
Nhưng với một team Marketing liên chức năng, trách nhiệm không chia nhỏ theo chuyên môn mà theo kết quả cuối cùng là doanh số, mục tiêu được chia nhỏ cho từng thành viên, nên khi không đạt mục tiêu, cả team sẽ cần làm việc cùng nhau để đưa ra cách giải quyết. Với cách tổ chức này, doanh nghiệp trao quyền giải quyết vấn đề và ra quyết định cho nhân viên, khuyến khích mọi người chủ động đưa ra cải tiến liên tục nhằm tạo ra thay đổi tích cực.
Để tìm hiểu thêm về team Marketing liên chức năng, bạn có thể đăng kí miễn phí ebook: Agile Marketing – Phương pháp quản lý team Marketing trong kỷ nguyên số
2. Những lợi ích của cộng tác liên chức năng
- Nâng cao năng lực giải trình và tinh thần trách nhiệm
Với nhóm liên chức năng, khi tất cả mọi người đều nói chung một ngôn ngữ và trách nhiệm cuối cùng được quy kết rõ ràng, thì mỗi cá nhân đều được đòi hỏi phải cam kết cho kết quả. Không còn có chuyện “thân ai nấy lo” bởi mọi người đều nằm trên cùng một chiến tuyến, do đó giảm bớt sự trì hoãn, chậm trễ trong tổ chức.
Ngoài ra, khi cùng nhau giải trình thì các vấn đề về phối hợp, quy trình có thể được làm sáng tỏ. Ví dụ khi gặp vấn đề không đạt đủ doanh số, đây không chỉ là trách nhiệm của riêng team Sales, vấn đề có thể nằm ở phần truyền thông của team Marketing, cũng có thể do quá trình chăm sóc khách hàng không tốt của team Customer Service,… Trong trường hợp này, cộng tác liên chức năng có thể làm sáng tỏ vấn đề và đưa ra giải pháp thống nhất bởi cả tổ chức.
- Những ý tưởng cũ bị thử thách
Mỗi người đều nhìn vấn đề theo cách của riêng họ và thường bị giới hạn bởi hiểu biết cá nhân đó. Đưa những bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau có thể thúc đẩy nhiều giải pháp sáng tạo thoả mãn quan điểm của tất cả mọi người.
Ví dụ, nếu như trước đây Content Writer viết xong một bài viết có thể coi là hoàn thành xong việc, thì giờ đây bài viết đó cần được đo lường hiệu quả bằng quảng cáo, đánh giá bằng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng. Team Sales cũng có thể góp ý cho đội Content về cách tối ưu nội dung sao cho đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng. Không có cách làm đúng hoặc sai, không có ý tưởng tốt hoặc tệ, chúng ta nói chuyện với nhau bằng hai chữ “hiệu quả”. Với cộng tác liên chức năng, sự bảo thủ trì trệ trong quy trình sẽ được giải quyết, tạo cơ hội cho sự cải tiến tích cực.
- Sân chơi được san bằng
Cấu trúc và thứ bậc là những yếu tố quan trọng của bất kì tổ chức nào, tuy nhiên đôi khi cách tiếp cận đa chiều có thể đem lại kết quả cao hơn. Cộng tác liên chức năng cho phép mọi người ở mọi cấp có thể tham gia vào quá trình đổi mới, đóng góp vào việc thực hiện những ý tưởng mới, tạo động lực cho tất cả mọi người trong tổ chức đóng góp vào kết quả chung. Từng thành viên hiểu được đóng góp của họ cho bức tranh chung, bởi vậy họ hiểu rằng mình cần phải đóng góp những gì.
3. Các tip xây dựng các nhóm liên chức năng
Nhóm liên chức năng giữ vai trò vô cùng quan trọng trong việc cải tiến và cải thiện hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là một số chiến lược giúp các nhà lãnh đạo xây dựng các nhóm này:
- Chọn thành viên là những người có tầm ảnh hưởng
Trong tổ chức sẽ có những người có tố chất lãnh đạo, cho dù họ làm ở vị trí nào trong công ty. Những người đó được yêu mến và tôn trọng, họ làm việc, phối hợp tốt với những người khác trong công ty. Do đó, việc truyền cảm hứng cho người khác rất dễ dàng đối với họ. Đây là những thành viên hoàn hảo trong nhóm liên chức năng, có họ trong nhóm sẽ giúp việc hợp tác của nhóm tốt hơn.
- Thúc đẩy vai trò của người có chuyên môn giỏi
Có những người trong tổ chức hiểu tường tận về quy trình, sản phẩm hoặc quy định của tổ chức, những người này có thể nâng cao hiệu quả và tốc độ cộng tác nhóm bằng cách chia sẻ kiến thức của họ với những người còn lại. Ghép cặp những người chuyên môn giỏi với những người ít kinh nghiệm là một cách tuyệt vời để người mới học việc nhanh chóng, đồng thời giúp người cũ có góc nhìn mới mẻ trong công việc.
- Khuyến khích tương tác ngẫu nhiên
Một cuộc trò chuyện ngẫu nhiên trong giờ nghỉ có thể dẫn tới những sáng kiến đột phá. Những công ty có nhóm liên chức năng thường thiết kế những không gian mở, thậm chí có giờ cố định cho sự tương tác ngẫu nhiên đó. Ví dụ như Google, họ tạo những không gian kết nối trong khu vực ăn uống để nhân viên từ các phòng ban khác nhau có cơ hội để tán gẫu.
- Đo lường hiệu quả
Mọi người đều muốn biết nỗ lực của họ tạo ra sự biến đổi như thế nào, hãy cho phép nhóm liên chức năng của bạn thấy được tác động mà họ đang tạo ra, điều này giúp họ có thêm động lực tiếp tục tham gia và đóng góp vào kết quả chung của nhóm.
- Giảm bớt các cuộc họp dài lê thê
Khi làm việc trong một nhóm lớn, đa dạng, đôi khi phải mất vài tuần để mọi người thống nhất được lịch họp. Các cuộc họp khá mất thời gian mà đáng lẽ thời gian đó nên dùng để làm việc, điều này có thể khiến họ chán nản. Vì lí do đó, nên hạn chế số lượng cuộc họp của các nhóm liên chức năng lại, chỉ họp khi thực sự cần thiết. Trong mỗi cuộc họp cần có thời gian cụ thể, agenda rõ ràng, có người ghi chép nội dung cuộc họp, và có phương thức theo dõi các “bước tiếp theo” sau cuộc họp.
4. Nhóm liên chức năng và những nguy cơ
Nhóm liên chức năng giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề về khả năng thích nghi và tốc độ linh hoạt. Tuy nhiên, khi ranh giới giữa các bộ phận mờ đi, số lượng dự án tăng lên, nhu cầu trao đổi giữa các bộ phận dự án lớn dần, các công cụ quản lý cũ như email, excel sẽ trở nên bất cập.
Ví dụ, nếu như trước đây một đội ngũ content có thể chỉ cần một file excel để quản lý số lượng và tiến độ bài viết, thì giờ đây họ có thể phải đảm nhận nhiều công việc hơn, tham gia nhiều dự án hơn mà một file excel không thể đảm bảo rõ ràng.
Việc cộng tác liên chức năng trong một hoặc giữa nhiều nhóm cũng tạo ra nhu cầu mới trong quản lý. Nhà quản lý thay vì nhìn nhận các bộ phận một cách độc lập, giờ đây còn phải theo dõi được cả sự liên kết của một bộ máy: chúng có đang ăn khớp với nhau không, chức năng này có đang hoạt động ổn định để tạo đầu vào cho chức năng khác,…
Bởi vậy, việc có một giao diện quản lý cho phép nắm bắt toàn bộ hoạt động một cách trực quan, nhanh chóng là vô cùng cần thiết. Các công cụ cũ như email, excel hay các phần mềm chat hoàn toàn không được thiết kế để tối ưu cho công việc này. Thay vào đó, các nhà quản lý nên sử dụng các phần mềm chuyên biệt cho hoạt động quản lý công việc, quản lý dự án như Base Wework, Trello, Asana,… Các phần mềm này không chỉ giúp từng cá nhân theo dõi các nhiệm vụ và cộng tác với nhau dễ dàng; mà còn giúp nhà quản lý cập nhật được tiến độ công việc và đánh giá hiệu quả của nhân viên.
Giao diện tiến độ dự án dưới dạng Gantt chart của phần mềm Base Wework
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp công nghệ giúp bạn linh hoạt hơn trong việc quản lý và phối hợp công việc giữa các phòng ban bộ phận trong công ty, bạn có thể nhận tư vấn trải nghiệm sản phẩm Base Wework bằng cách đăng ký ngay tại đây.
