Chuyển đổi số (digital transformation) là công cuộc ứng dụng công nghệ (digitalize) vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp nhằm thay đổi toàn diện (transformation) cách thức hoạt động của doanh nghiệp đó, tăng hiệu quả hợp tác, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và mang lại giá trị cho khách hàng.
Theo định nghĩa trên, thì phần “con người” của chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng ngang với các công nghệ, quy trình và cơ sở hạ tầng. Bởi con người mới là chủ thể sử dụng công nghệ, và công nghệ mang lại hiệu quả đến đâu cho doanh nghiệp là câu hỏi do chính con người trả lời.
Để số hoá doanh nghiệp thành công, doanh nghiệp bắt buộc phải đặt nguồn lực con người vào thế chủ động so với công nghệ.
Cụ thể, nếu bạn đã là một nhà quản lý cấp tiến, thì nhiệm vụ tối quan trọng là khuyến khích nhân viên cởi mở hơn với việc áp dụng công nghệ mới. Và nếu bạn là một CEO lãnh đạo doanh nghiệp, bạn sẽ phải thực hiện điều đó với cả nhân viên và các nhà quản lý cấp trung.
Vậy làm thế nào để việc khuyến khích này chính xác là tạo động lực chứ không phải là ép buộc miễn cưỡng?
Câu trả lời là đây. Bạn cần tập trung vào hoàn thiện 3 yếu tố: tư duy mở của nhân viên, các kỹ năng liên quan đến công nghệ và các sản phẩm công nghệ chất lượng cao.
1. Cải thiện tư duy mở của nhân viên về công nghệ mới
Trong quá trình chuyển đổi số, giai đoạn tư duy chủ yếu nói về tầm nhìn lãnh đạo, định hướng chiến lược và xây dựng nền tảng văn hóa với mục tiêu cuối cùng là cải thiện “bộ gen” của doanh nghiệp.
Trước đây, việc đưa ra quyết định thiếu tính cam kết của các CEO từng bị coi là lý do cho sự chậm tiến triển của việc áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp. Nhưng khi thế giới đã thực sự bước vào kỷ nguyên số, tinh thần tham gia hời hợt của đội ngũ nhân viên mới là nguyên nhân đang gây nhiều trở ngại.
Nghiên cứu mới của McKinsey cho thấy 84% CEO của các tổ chức có mong muốn và cam kết triển khai chuyển đổi số, trong khi chỉ có 45% nhân viên cảm thấy hứng thú với điều này.
Chìa khóa để giải quyết vấn đề tư duy này bao gồm 2 hành động song song: một là truyền thông nội bộ, hai là trao quyền tiếp cận chủ động cho nhân viên.
Cải thiện tư duy mở của nhân viên để chào đón các công nghệ mới vào doanh nghiệp
1.1. Truyền thông nội bộ về định hướng chuyển đổi số
Theo kết quả nghiên cứu, quản lý cấp cao thường xuyên giao tiếp với nhân viên dưới quyền giúp doanh nghiệp tăng cao khả năng chuyển đổi số thành công lên 8 lần.
Nếu điều kiện được đổi thành quản lý cấp cao liên tục kết nối và giao tiếp với nhân viên cấp thấp nhất, con số này lên tới 12,4 lần.
Ví dụ về một số thông điệp cốt lõi xoay quanh việc áp dụng công nghệ mới để gửi tới nhân viên:
- Chuyển đổi số là một mục tiêu rõ ràng của doanh nghiệp
- Tầm nhìn của CEO và các cấp lãnh đạo doanh nghiệp gắn kết chặt chẽ với định hướng chuyển đổi số
- Tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều có quyền truy cập thông tin để tìm hiểu về công nghệ mới
- Nhân viên doanh nghiệp có đủ năng lực để sớm nhận thấy thay đổi tích cực của việc áp dụng công nghệ mới
Định hướng tư duy cởi mở với công nghệ cho nhân viên bằng truyền thông nội bộ (Nguồn ảnh: Base Inside)
Bạn có thể cân nhắc áp dụng luôn công nghệ mới làm một kênh truyền thông nội bộ chính thống của doanh nghiệp, thay thế cho các tin tức bị nhiễu loạn trong mạng xã hội Facebook, Zalo,… trước kia. Điều này vừa khiến nhân viên thấy được sự nghiêm túc và tầm quan trọng của thông điệp, vừa giúp họ có cơ hội trải nghiệm trực tiếp công nghệ đó.
Tìm hiểu thêm về Base Inside – Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam.
1.2. Trao quyền chủ động tiếp cận công nghệ cho nhân viên
Trong khi các thành viên cấp cao của tổ chức dễ dàng nắm bắt được vai trò lãnh đạo của họ, rất nhiều nhân viên không biết mình đang ở đâu trong quá trình áp dụng công nghệ, có được quyền chủ động làm điều gì đó hay không.
Cho phép nhân viên tham gia vào việc áp dụng công nghệ mới với một quyền hạn nhất định mang về 3 lợi ích chính:
- Tạo cơ hội cho nhân viên cống hiến năng lực cho sự phát triển chung
- Cho nhân viên thấy được công nghệ mới ảnh hưởng thế nào đến thành công của doanh nghiệp
- Tìm ra lỗ hổng kỹ năng của nhân sự doanh nghiệp, từ đó có chiến lược tuyển dụng nhân sự mới phù hợp
Nhân viên được trao quyền chủ động tiếp cận với công nghệ sẽ cảm thấy bản thân có giá trị và tin tưởng vào chính sách đối đãi người tài của doanh nghiệp.92% trong số đó cảm thấy hài lòng hơn với công việc và 91% khẳng định có được động lực làm việc tốt nhất; trong khi tỷ lệ ở nhân viên không được trao quyền lần lượt là 29% và 37% (theo nghiên cứu của APA).
2. Cải thiện các kỹ năng liên quan tới công nghệ của đội ngũ nhân viên
Thực tế là hầu hết các doanh nghiệp không có đủ lực lượng lao động đạt chuẩn về kỹ năng kỹ thuật số để hết lòng ủng hộ và nhanh chóng triển khai thành thục công nghệ mới.
Mặc dù digital natives (thuật ngữ chỉ những người sinh ra trong thế giới nơi công nghệ kỹ thuật số đã quá phổ biến, hoặc những người đã quá quen thuộc và khi sử dụng công nghệ) và Millennials (Thế hệ Y – những người sinh ra từ khoảng năm 1980 đến những năm đầu thập niên 2000) đã tham gia tích cực vào lực lượng lao động, tiêu chuẩn kỹ năng của doanh nghiệp vẫn còn một khoảng cách đáng kể cần lấp đầy.
Một báo cáo gần đây của Barclays cho thấy, trong khi 40% các doanh nghiệp phụ thuộc vào nhân viên trẻ và các sinh viên tốt nghiệp chuyên ngành liên quan tới IT, thì 32% thế hệ Millennials lại sợ xuất hiện ở nơi làm việc vì thiếu kiến thức về công nghệ.
Các con số trên rõ ràng là một vấn đề lớn với doanh nghiệp, bởi không dễ dàng để khuyến khích một nhân viên “mù công nghệ” chào đón một bộ phần mềm mới làm thay đổi gần như hoàn toàn công việc quen thuộc. Trong khi những người có sẵn nền tảng kỹ năng và ưa dùng công nghệ lại có xu hướng kén chọn môi trường làm việc.
Nếu bạn đã, đang hoặc dự định sẽ áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp, bạn cần thiết phải giải quyết yếu tố kỹ năng công nghệ cho đội ngũ nhân viên bằng 2 phương pháp: tuyển dụng và đào tạo.
2.1. Tuyển dụng mới các nhân viên giỏi về công nghệ
Bạn có thể lấp đầy khoảng trống kỹ năng bằng cách tuyển dụng thêm những người giàu kỹ năng để họ làm “đầu tàu” kéo theo những nhân viên khác trong dự án áp dụng công nghệ.
Hãy xác định rõ ràng nhu cầu tuyển dụng của công ty bạn, ví dụ như 30 nhân viên mới cần có kỹ năng ở mức trung bình (chiếm khoảng 30% nhân sự) và 5 người (chiếm 5%) phải là chuyên gia về công nghệ.
Nếu doanh nghiệp bạn đang áp dụng phương pháp đánh giá ứng viên bằng khung năng lực, hãy đưa kỹ năng IT vào thành một trong các tiêu chuẩn năng lực có trọng số cao. Các ứng viên có điểm số trung bình vượt trội chắc chắn đã giỏi về công nghệ và phù hợp với định hướng tuyển dụng của bạn.
Ví dụ về khung năng lực ứng viên với yêu cầu về kiến thức công nghệ (Nguồn ảnh: Base E-hiring)
2.2. Đào tạo về công nghệ và cấp chứng chỉ cho nhân viên
Một phương pháp “chậm mà chắc” hơn tuyển dụng là đào tạo để chuẩn hoá nhân viên tới một mức độ kỹ năng nhất định và tăng thêm quyền lợi cho những nhân viên đạt tiêu chuẩn.
Tuy nhiên, ý tưởng này gặp phải vấn đề đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Trong khi đó, việc đào tạo cần được phổ cập rộng rãi, bởi lẽ công nghệ không còn giới hạn trong một số bộ phận cụ thể như Marketing hay Tài chính-kế toán nữa mà đã được “nhúng” trong tất cả các quy trình, phòng ban của doanh nghiệp.
Bạn có thể tổ chức các khoá đào tạo nội bộ miễn phí về công nghệ cho toàn bộ nhân viên doanh nghiệp, theo quy mô từng phòng ban để đảm bảo hiệu quả giảng dạy và kiến thức phù hợp với tính chất làm việc.
Hãy cung cấp giấy chứng nhận/chứng chỉ cho nhân viên khi kỹ năng của họ đạt đến một mức độ nhất định đủ để áp dụng công nghệ. Nhân viên có quyền đăng ký học lên các khoá chuyên sâu hơn nếu có nhu cầu.
Nghiên cứu cho thấy 56% trưởng phòng nhân sự tin rằng đội ngũ nhân viên đạt được giấy chứng nhận kỹ năng chuyên môn có tác động tích cực đến lợi nhuận của tổ chức.
Để tạo động lực cho nhân viên tham gia đào tạo, hãy thực hiện một số chính sách tăng quyền lợi cho nhân viên đạt chứng chỉ, ví dụ như tăng một bậc lương, thêm tiền thưởng hằng tháng, trao nhiều cơ hội thăng tiến hơn,… Những giá trị lợi ích cụ thể này được nhân viên chào đón hơn nhiều so với những điều hứa hẹn “sẽ nâng cao năng suất”, “sẽ làm giảm thao tác thủ công”, “sẽ thành người high-tech”, “sẽ giúp ích cho nghề nghiệp tương lai,…”
3. Đảm bảo chất lượng tốt nhất cho công nghệ được áp dụng trong doanh nghiệp
Hiển nhiên rồi, nhân viên của bạn dù đã có tư duy hướng tới chuyển đổi số và được trang bị các kỹ năng cần thiết, thì họ vẫn sẵn lòng gạt phăng đi công nghệ mới mới nếu đó là một công nghệ không phù hợp, hay nói trắng ra là… dở tệ.
Nhân viên chỉ sẵn sàng áp dụng công nghệ khi đã xác nhận được chất lượng và độ phù hợp của công nghệ
“Áp dụng” công nghệ là một chặng đường dài không có hồi kết, bởi trong tương lai sẽ xuất hiện nhiều hơn nữa các ý tưởng mới tân tiến và phù hợp. Nếu lúc này bạn mang tới cho nhân viên một công cụ khác xa với điều họ mong đợi, chính bạn là người đặt dấu chấm cho tư duy cởi mở của họ.
Bạn có thể sử dụng một phần mềm thú vị để thu hút sự quan tâm của nhân viên hoặc ngược lại – chú trọng đầu tư vào tư duy và kỹ năng trước rồi áp dụng một công cụ vào. Nhưng dù bạn theo quy trình nào thì chất lượng phần mềm vẫn là yếu tố cốt lõi.
Mỗi công cụ mới như phần mềm giao việc, phần mềm quản lý hồ sơ, mạng truyền thông nội bộ,… đều có các tiêu chí lựa chọn khác nhau, nhưng tựu chung lại đều cần đáp ứng các nhu cầu sau:
- Lưu trữ dữ liệu đầy đủ, khoa học, dễ tìm lại khi cần
- Hỗ trợ tương tác 2 chiều giữa nhà quản lý và nhân viên
- Sử dụng hiệu quả trên mọi thiết bị di động (smartphone, laptop, tablet,…) và hệ điều hành (Android, iOS,…)
- Bảo mật thông tin người dùng
- Khả năng tích hợp cao, có thể tích hợp với nền tảng có sẵn của doanh nghiệp và các ứng dụng từ nhà cung cấp khác
Không quá khó để chọn được một ứng dụng cho riêng cá nhân sử dụng, nhưng để áp dụng trong quy mô lớn của doanh nghiệp thì bạn phải cân nhắc, đánh giá cẩn thận.
Tạm kết
Công nghệ sẽ không thể áp dụng thành công nếu thiếu đi đội ngũ nhân viên – lực lượng lao động chính của doanh nghiệp. Nói cách khác, CEO và lãnh đạo cấp cao chỉ là chiếc chìa khoá mở ra cánh cổng chuyển đổi số, còn chặng đường hiện thực hoá nó để đạt được thành tựu phải dựa vào năng lực của toàn thể nhân viên và động lực thúc đẩy từ bạn.
Đã đến lúc bạn tạo ra và nuôi dưỡng một văn hoá doanh nghiệp mà đội ngũ nhân viên sở hữu cả tư duy và kỹ năng kỹ thuật số, đồng thời được tiếp cận với các sản phẩm công nghệ tốt nhất hiện nay. Chúc bạn thành công!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
