Đại dịch COVID-19 chẳng khác nào một cú hích “thô bạo”, buộc nhiều doanh nghiệp phải chuyển sang mô hình làm việc từ xa. Tuy nhiên, khi mới triển khai mô hình này trong thực tiễn, họ bắt đầu gặp phải những khúc mắc đáng ngại về các hoạt động cộng tác trong đội ngũ làm việc.
Tất nhiên, đây không phải là lỗi do mô hình, mà bởi những doanh nghiệp này đang có cách tiếp cận sai tới các hoạt động từ xa. Bởi trên thực tế, từ nghiên cứu của Nicolas Bloom & James Liang, các nhân viên làm việc từ xa còn hạnh phúc hơn, ít có khả năng nghỉ việc hơn và năng suất làm việc cao hơn so với các nhân viên làm việc tại văn phòng.
Vậy đâu là các tiếp cận đúng, để các phòng ban, nhân viên nhân viên cộng tác hiệu quả hơn khi làm việc từ xa? Bạn có thể đồng hành cùng Base Resources để tìm hiểu ngay câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Văn hóa mạnh, giao tiếp tốt, quy trình chuẩn: 3 yếu tố giúp doanh nghiệp cộng tác từ xa hiệu quả.
Để cộng tác làm việc từ xa hiệu quả, các nhà quản lý phải xác định và xây dựng được cho doanh nghiệp 3 điểm tựa vững chãi của bộ máy hoạt động. Đó là: Văn Hóa – Giao Tiếp và Quy Trình.
1. Về văn hóa
Khi làm việc từ xa, thoát ly khỏi môi trường văn phòng thường nhật, nhân viên sẽ rất dễ bị xao nhãng trong công việc và đánh mất đi hiệu suất hoạt động và cộng tác thường thấy. Để giảm thiểu được vấn nạn này, văn hóa, mà kể đến đầu tiên là yếu tố con người, cần phải được chú trọng hơn cả.
Những cá nhân có thể thỏa sức vùng vẫy trong điều kiện làm việc biệt lập, phải là người được trau dồi tư duy self-ownership – tự chủ, tự tạo động lực, tự chịu trách nghiệm. Chỉ khi chính nội tại mỗi nhân viên có “quyết tâm thật”, “ý chí thật” để làm việc, họ mới có thể toàn tâm toàn ý cống hiến cho doanh nghiệp, bất kể trong môi trường, hoàn cảnh nào.
Nhưng tất nhiên, không phải khi đã sở hữu những con người thật sự phù hợp thì bạn có quyền được ngồi rung chân và để mặc họ “tự bơi” trong công việc. Ngoài động lực nội tại, nhân viên cũng cần được thúc đẩy “tinh thần chiến đấu” từ phía công ty. Cụ thể, hãy thiết kế những hình thức ghi nhận và khen thưởng thành tích cho nhân viên khéo léo, sao cho họ có cảm giác tương đồng như khi được làm việc nơi công sở.
Hình thức phổ biến nhất hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng là tạo các bài đăng khen thưởng công khai với những cá nhân có thể hiện xuất sắc. Bạn có thể tận dụng email hay chuyên nghiệp hơn là sử dụng mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp, để tạo một bài viết ghi nhận thành tích và gửi tới toàn thể nhân viên trong công ty theo thời gian thực. Những người khác sẽ có thể tương tác bài đăng và lan tỏa niềm vui và động lực trong toàn thể công ty.
Điểm thứ 2 về văn hóa để công tác từ xa hiệu quả là công cụ phù hợp. Một sai lầm thường thấy của các doanh nghiệp mới bắt tay vào triển khai mô hình làm việc từ xa là có suy nghĩ mặc định nhân viên đã có sẵn trang thiết bị và internet chính thống giống như tại văn phòng. Nhưng thực tế thì không phải vậy, và chính sự thiếu hụt, thiếu đồng bộ về công cụ làm việc sẽ nhấn chìm hiệu suất cộng tác của tổ chức.
Bởi vậy, khi tiến hành mô hình hoạt động từ xa, bạn cần nhanh chóng thực hiện form khảo sát nội bộ để xác định đâu là những trang thiết bị còn thiếu mà nhân viên cần dùng. Nhìn chung, smartphone và laptop là 2 công cụ thiết yếu cho mọi vị trí, nhưng số cá nhân vẫn cần thêm những vật tư chuyên dụng, như: máy in cho chuyên viên pháp chế, webcam cho chuyên viên phỏng vấn tuyển dụng online,…
Ngoài ra, vấn đề về kết nối mạng internet cũng cần hết sức được lưu ý. Một mạng kết nối tại gia lỏng lẻo, không đảm bảo an toàn an ninh hoàn toàn có thể khiến nhân viên và doanh nghiệp trả giá đắt.
Giải pháp phổ biến nhất để giải quyết vấn đề này là sử dụng mạng riêng ảo (VPN – Virtual Private Network) mà mỗi tài khoản kết nối đều phải xác thực với username và password. Với các tổ chức nhỏ hơn, bạn có thể cân nhắc các lựa chọn khác tốn ít chi phí và đơn giản hơn như những phần mềm kết nối: Citrix Virtual Apps, Blackberry Digital Workplace hay TeamViewer,…
Thành tố cuối cùng để tạo nên một văn hóa cộng tác từ xa hiệu quả là doanh nghiệp phải có định hướng chính xác cho nhân viên.
Trái ngược với mô hình làm việc truyền thống, đội ngũ làm việc từ xa sẽ không có nhiều thời gian để kết nối với văn hóa và mục tiêu của đồng nghiệp, tổ chức. Bởi vậy, bạn cần phải liên tục định hướng tư tưởng của họ với tầm nhìn, giá trị và sứ mệnh của doanh nghiệp, sao cho mọi hoạt động có thể diễn ra hiệu quả, hướng tới một kết quả thống nhất.
Khi hội tủ đủ 3 yếu tố: tìm kiếm con người phù hợp, cho họ công cụ phù hợp và đảm bảo rằng họ nhìn được lối đi của công ty, lúc này văn hóa làm việc từ xa của doanh nghiệp mới thực sự hoàn thiện và sẵn sàng đi vào để hỗ trợ nhân viên công tác hiệu quả.
2. Về giao tiếp
Giao tiếp từ xa giúp nhân viên của bạn vui vẻ và ít bị áp lực hơn; nhưng nếu làm không đúng cách sẽ khiến luồng thông tin bị đứt gãy, mọi sự “không thông”, đồng nghĩa với việc cộng tác cũng trở nên kém hiệu quả.
Vậy làm thế nào để giao tiếp từ xa hiệu quả?
2.1. Giao tiếp trong công việc hằng ngày
Trong giao tiếp thường nhật với đồng nghiệp từ xa, các ứng dụng chat miễn phí như Zalo, Facebook, Skype, Google Hangouts,… dường như là công cụ giao tiếp được sử dụng nhiều nhất.
Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng, các ứng dụng chat kể trên vốn được sinh ra nhằm phục vụ hình thức giao tiếp không đồng bộ (các thành viên hoạt động ở những thời điểm khác nhau). Nhưng với khả năng truyền tải thông tin theo thời gian thực, người dùng thường nhầm lẫn chúng với hình thức giao tiếp đồng bộ.
Hình thức giao tiếp đồng bộ này khiến nhân viên liên tục trực chờ và kiểm tra tin nhắn, vô tình khiến chính những công việc cần thiết họ đang làm bị ảnh hưởng. Giải pháp cho vấn nạn này chính việc đội ngũ làm việc phải là phân tách rõ ràng mục đích và thời lượng giao tiếp khi làm việc từ xa như: Nhân viên không được phép nhắn tin ngoài lề trong nhóm chat chung của công ty, hay những tin tức hữu ích phải được gửi từ các đầu mối nhất định.
Lý tưởng nhất, công ty bạn nên có một khoảng không gian cộng tác làm việc hoàn toàn biệt lập so với các kênh giao tiếp quá nhiều người và tiềm ẩn nguy cơ gây mất tập trung. Nhiều công ty đang sử dụng phần mềm quản lý công việc như Base Wework để mọi người cùng bình luận, thảo luận và trao đổi tài liệu ngay dưới mỗi nhiệm vụ được liệt kê. Đây được xem là cách giao tiếp sát sườn nhất với tiêu chí quản lý công việc và cộng tác nhóm.
Sử dụng các phần mềm quản lý công việc có tính năng trao đổi trên từng đầu nhiệm vụ đang là xu hướng giao tiếp mới, hiệu quả của các doanh nghiệp hiện đại (Hình ảnh phần mềm Base Wework – Base.vn)
2.2. Trong lúc cần truyền đạt những thông tin quan trọng
Giống như trong cộng tác hằng ngày, các ứng dụng chat miễn phí cũng không phải là cách hay để bạn truyền tải các thông tin quan trọng và chính thống. Bởi nó rất nhanh bị trôi, bị quên hoặc nhảy sang chủ đề khác khi nhân viên của bạn liên tục tương tác trong kênh giao tiếp.
Sử dụng Nhóm riêng tư trên Facebook ban đầu được cho là giải pháp hữu ích và dễ thực hiện. Tuy nhiên, dần dần các CEO đã nhận ra hai vấn đề nghiêm trọng.
- Một là bài toán hiệu suất, khi mà nhân viên phải bật một tab Facebook phòng khi có thông báo của công ty, họ chắc chắn sẽ mất tập trung vào rất nhiều thứ khác trên mạng xã hội.
- Hai là, group Facebook không cho phép bạn kiểm soát người có quyền đăng bài, có thể dẫn tới sự xuất hiện của tin tức sai lệch, không chính thống.
Do vậy, với những nội dung quan trọng, việc gửi email sẽ trở thành phương án tốt hơn, do đây là kênh truyền đạt thông tin một chiều, được kiểm soát chính thống bởi công ty. Hoặc tối ưu hơn, bạn hoàn toàn có thể nghĩ đến việc triển khai một mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp.
Các thông tin quan trọng khi được trình bày thông qua mạng truyền thông nội bộ chính thống sẽ trở nên có sức nặng và đáng tin hơn (Hình ảnh phần mềm Base Inside – Base.vn)
2.3. Trong các cuộc họp online
Nhắc tới làm việc từ xa, không thể không nhắc tới các cuộc họp online – mà theo khuyến nghị nên được tổ chức thông qua các công cụ hỗ trợ video call.
Đúng vậy, dù bạn tổ chức cuộc họp 1-1 hay tập thể thì luôn có thể dùng cách thức này, miễn là camera và mic đã được trang bị đầy đủ. Video call giúp giao tiếp trở nên có hồn hơn, đồng thời đảm bảo tính tập trung và độ hiệu quả của cuộc họp.
Hoặc bạn có thể học tập cách thú vị sau của công ty công nghệ GitLab: phát trực tiếp các buổi họp trên kênh Youtube chuyên dùng cho nội bộ công ty. Nhân viên từ xa của bạn có thể bình luận tức thời ở đó, và bạn (hoặc người chủ trì cuộc họp) có thể phản hồi ngay.
Bên cạnh đó, có một hình thức họp online khác thú vị hơn được GitLab tin tưởng sử dụng – họp qua Google Docs. Phương pháp này không bắt buộc nhân viên tham dự, bởi khi đọc tài liệu vẫn hiểu được bối cảnh và nắm bắt được nội dung cuộc họp.
Theo đó, mỗi cuộc họp có một trang Google Docs được cấp quyền chỉnh sửa cho tất cả nhân viên. Trên đó đã có sẵn các thông tin cần thiết về cuộc họp như thời gian, agenda, thành phần tham dự,… Khi người chủ trì nêu ra một vấn đề, các thành viên sẽ đồng thời gõ ra ý kiến của mình. Các tầng ý kiến được phân biệt bởi dấu thụt lùi vào trong. Mọi người cũng được phép nhận xét hoặc ghi chú lên ý kiến của người khác.
Có một điều cần lưu ý là chỉ tổ chức các cuộc họp khi thực sự cần thiết. Còn lại, hãy đơn giản hoá việc giao tiếp trong công việc bằng cách sử dụng các nền tảng giao tiếp.
3. Về quy trình
Ở yếu tố này, một vấn đề khiến các doanh nghiệp gặp khó trong việc hoạt động, công tác từ xa chính là tư duy cho rằng quy trình là phải chuẩn và phải cố định; và đã đưa ra quy trình thì 100% phải bám theo đó, không được linh động, linh hoạt. Đây chính là một suy nghĩ sai lầm, khi đặt trong tình huống doanh nghiệp cần phải thích nghi với một mô hình làm việc hoàn toàn mới.
Trên thực tế, quy trình phải liên tục được cập nhật và chuẩn hóa lại. Khi có biến động thị trường (như ảnh hưởng từ đại dịch COVID-19), mô hình làm việc của công ty thay đổi, thì quy trình cũng phải thay đổi theo để tạo điều kiện cho nhân viên hoạt động.
Những quy trình làm việc nhiều bước, phức tạp, chắc chắn khó lòng có thể được vận hành hiệu quả trong môi trường từ xa, thiếu nhiều tương tác vật lý. Quy trình mới để hỗ trợ bộ máy nhân viên, phải được cải tiến tinh gọn lại, logic hơn mới có thể đưa ra kết quả và giảm thiểu rủi ro. Ứng dụng quản lý quy trình như Base Workflow có thể giúp doanh nghiệp thiết lập và cải tiến quy trình liên tục trong giai đoạn dịch bệnh căng thẳng và gấp rút.
Phần mềm Base Workflow giúp các phòng ban trong doanh nghiệp cộng tác theo quy trình nhanh chóng, dễ dàng
Một doanh nghiệp từ xa, muốn cộng tác và làm việc hiệu quả, trước hết phải nhìn nhận được 3 yếu tố trụ cột về văn hóa – giao tiếp và quy trình như trên. Và thông qua 3 yếu tố này, bạn sẽ không chỉ có thể hỗ trợ doanh nghiệp mình vượt qua tình trạng khủng hoảng của đại dịch gần đây, mà còn nhất thể biến tổ chức thành một cỗ máy vận hành chính xác, tinh gọn, có thể đối đầu được nhiều tình huống cách bách khác trong tương lai.
Tạm kết
Đột ngột thay đổi mô hình làm việc chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng đối với doanh nghiệp, nhất là khi họ ở trong tình huống bị động, do bị thúc ép từ yếu tố bên ngoài như thời gian gần đây. Việc chệch choạc trong hoạt động cộng tác, làm việc hiệu quả đương nhiên rất dễ xảy ra, nhưng nếu bạn sở hữu cho mình được một hướng đi đúng đắn, thì việc đưa tất cả trở lại đúng quỹ đạo sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Hy vọng, bài viết trên đây sẽ chính là hướng đi mà bạn có thể tìm đến trong bối cảnh người người phải làm việc ở nhà, nhà nhà lại phải làm việc từ xa như hiện nay. Chúc các bạn thành công!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đăng ký nhận TƯ VẤN 1-1 và DEMO TRẢI NGHIỆM Bộ giải pháp ngay TẠI ĐÂY.
