Hướng dẫn quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân sự trên nền tảng công nghệ (Case study tại Base.vn)

18/10/2021

Bài toán đào tạo & phát triển (L&D) trong doanh nghiệp bao gồm 2 phần: chương trình được thiết kế như thế nào, và nhân sự sẽ tương tác lại ra sao. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý tất cả yếu tố liên quan trong bài toán đó (lộ trình, quy trình và con người) - một cách khoa học và hiệu quả - trên nền tảng phần mềm Base.vn.

Tuỳ thuộc vào ngành nghề kinh doanh và mô hình hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ suy nghĩ về chương trình đào tạo & phát triển nhân sự khác nhau. Bởi vậy, để dễ nắm bắt bài toán chung và định hướng lời giải chung nhất, bài viết sẽ chia các vấn đề trong L&D theo đối tượng đào tạo. Tương ứng với nhân viên mới thử việc và nhân sự chính thức, có hai bài toán cốt lõi doanh nghiệp phải giải quyết là Đào tạo hội nhập (onboarding) và Đào tạo tại chỗ.

 

Các nội dung mô tả và minh hoạ bên dưới đều dựa trên Case study thực tế tại Base.vn: Cách đội ngũ L&D đào tạo nhân sự của bộ phận Kinh doanh (Sales). 

 

case-study-l&d

 

I. Hai bài toán cốt lõi khi đào tạo & phát triển đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp

 

1. Bài toán hội nhập (onboarding) nhân sự mới

 

Base.vn là đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp quản trị - điều hành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô nhân sự và lĩnh vực hoạt động khác nhau. Mô hình này đòi hỏi nhân viên kinh doanh tại Base phải đồng thời hiểu được câu chuyện trong nội bộ, hiểu được bài toán của thị trường và của từng khách hàng sẽ gặp. Bởi vậy, chương trình L&D dành cho bộ phận Kinh doanh luôn được chú trọng.

 

Ngày trước, lộ trình đào tạo onboard cho nhân viên kinh doanh tại Base diễn ra như sau:

 

Trong vòng 2 - 3 tuần đầu: Đào tạo tập trung. Các hình thức đào tạo thường là In-class training (Thuyết giảng trực tiếp 2,5 tới 3 giờ mỗi ngày) và Job Shadowing (Nhân viên sẽ cùng tham gia công việc với các đồng nghiệp có kinh nghiệm để quan sát và học hỏi). Cuối mỗi tuần sẽ có review đánh giá công việc hoặc hoặc bài kiểm tra ngắn.

 

Từ tuần 4-8: Nhân sự sẽ dần luyện tập bao gồm cả demo giả định hoặc “làm thật” với sự hỗ trợ của team leader. Kết thúc thời gian thử việc ở tuần 8, các nhân sự đáp ứng được KPI đề ra sẽ được lên chính thức.

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

Tuy nhiên, lộ trình onboard truyền thống này ngày càng thể hiện nhiều nhược điểm. Rõ nét nhất, doanh nghiệp phải đối mặt với ba thách thức phổ biến dưới đây:

 

1 - Đối tượng cần đào tạo đa dạng, số lượng lớn:

 

Tùy theo định hướng phát triển của doanh nghiệp, tuyển dụng sẽ được thực hiện liên tục hoặc chỉ khi có nhân sự cũ nghỉ việc. Tuy nhiên, thách thức chung là nhân viên mới luôn đa dạng vị trí công việc và khác nhau về background (từ lãnh đạo phòng Marketing tới nhân viên phòng Back Office, từ sinh viên mới ra trường tới những senior có kinh nghiệm nhiều năm). Mỗi đối tượng lại đòi hỏi một chương trình đào tạo onboard riêng biệt.

 

Nếu số lượng nhân sự mới cùng lúc, bộ phận L&D sẽ phải hoạt động hết công suất: vừa phải theo sát từng cá nhân vừa phải kiểm soát tình hình tổng quan trong doanh nghiệp. Thời gian onboard lại có hạn và đòi hỏi phải ra được kết quả nhanh nhất có thể.

 

2 - Hàm lượng kiến thức cao, khó truyền đạt hết trong khoảng thời gian ngắn:

 

Mỗi nhân sự mới trong doanh nghiệp đều cần được training rất nhiều kiến thức:

 

  • Kiến thức đặc thù của từng ngành nghề, lĩnh vực

  • Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ 

  • Kiến thức về lịch sử hình thành, văn hóa doanh nghiệp

  • Kiến thức về các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp

  • Kỹ năng làm việc chuyên nghiệp, sử dụng thành thạo các công cụ làm việc

  • Kiến thức về phương pháp quản trị,…

 

Nhân sự mới vừa cần tiếp thu tất cả kiến thức trên, vừa cần được trực tiếp áp dụng chúng để hoàn thành tiêu chí thử việc trong thời gian vỏn vẹn hai tháng! Chỉ phụ thuộc vào các kiến thức được training tại lớp đào tạo tập trung là hoàn toàn không đủ.

 

3 - Nguồn lực đào tạo còn nhiều hạn chế

 

Khi đào tạo nhân sự mới, đội ngũ đứng lớp của doanh nghiệp chủ yếu là các Manager, Director nội bộ. Nhưng những nhân sự đó cũng phải xử lý rất nhiều mục tiêu công việc của họ, nên thường chỉ dành ra quỹ thời gian cực kỳ eo hẹp cho hoạt động training. 

 

"Những ngày đầu, các tài liệu đào tạo dùng chung của Base thường được lưu trên Google Drive và chia sẻ quyền truy cập cho các nhân sự cần thiết. Tuy nhiên, phương pháp này dẫn tới nhiều bất tiện khi các bạn thường xuyên quên tài liệu nằm ở đâu và phải hỏi lại đầu mối là mình. Có nhiều lúc mình đã cập nhật phiên bản mới cho một tài liệu trên Drive, nhưng nhiều bạn không nắm được thông tin và vẫn dùng phiên bản cũ, gây ra sự không đồng nhất trong công việc."

 

(Ms Lưu Phương Anh, L&D Specialist @Base.vn)

 

Tựu chung lại, lộ trình onboard trên có thể thực thi hiệu quả khi doanh nghiệp onboard nhân sự tập trung từng nhóm nhỏ theo khoá (ví dụ định kỳ mỗi tháng một lần), nhưng không phù hợp khi onboard riêng lẻ cho từng cá nhân hoặc với số lượng lớn vài chục người cùng lúc.

 

2. Bài toán đào tạo tại chỗ với các nhân sự chính thức

 

Sau khi đã onboard thành công cho các nhân sự mới, đây là lúc tìm cách để đảm bảo họ - và tất cả nhân sự đang hoạt động trong doanh nghiệp - được đào tạo tại chỗ để không ngừng phát triển từng ngày.

 

Chương trình L&D của Google là một mô hình lý tưởng cho các doanh nghiệp tham khảo. Tại Google, có 4 câu chuyện học tập được quan tâm:

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

Có thể thấy, khái niệm “học tập" được Google định nghĩa đi kèm với các yếu tố lâu bền, chủ động, kịp thời, và hứng thú. Có nghĩa là, cá nhân nhân viên trực tiếp tham gia và đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành công của đào tạo & phát triển.

 

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang “giao khoán” việc này cho bộ phận L&D. Các hoạt động truyền đạt tri thức hầu như chỉ diễn ra một chiều và không nhận được phản hồi quá tích cực từ các học viên. Giữa nhân sự với nhau cũng rất ít khi có sự chia sẻ tri thức. Nếu như chuyên viên phụ trách L&D nghỉ ốm vài ngày hoặc bất ngờ nghỉ việc, cả hệ thống đào tạo sẽ ngay lập tức ngưng trệ.

 

Các thách thức của bài toán onboard người mới như thiếu đội ngũ đứng lớp, tài liệu không được lưu trữ tập trung, nhân sự không tiếp cận được tới 100% tri thức,... cũng ảnh hưởng lớn tới quá trình đào tạo tại chỗ này.

 

II. Công thức đào tạo & phát triển đội ngũ theo một góc nhìn mới & Vai trò của công nghệ

 

Có thể thấy, công việc đào tạo & phát triển nhân sự luôn có góc nhìn và cách tiếp cận khác nhau tùy thuộc vào bối cảnh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để giải quyết hai bài toán chung của L&D là onboard nhân sự mới và đào tạo tại chỗ, một nguyên tắc chung phải tuân thủ để thúc đẩy đội ngũ phát triển lâu dài là “tính hệ thống”: có thể đóng gói, kế thừa và nhân bản được.

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

“​​Put the support structures in place to make learning happen and then get out of the way” (Karen May, cựu Phó chủ tịch phụ trách mảng phát triển con người của Google)

 

Theo đó, mô hình L&D hiệu quả là khi thực hiện đào tạo nhân sự thành công và nhân bản được sự thành công này trong toàn bộ đội ngũ, sau đó con người dần dần bước ra khỏi hệ thống đó - giữ lại càng ít sự can thiệp vào hệ thống càng tốt.

 

Base.vn đã triển khai thành công mô hình này. Công thức xây dựng hệ thống đào tạo bao gồm hai yếu tố: Quy trình tự động & Con người chủ động.

 

Công thức này có thể tháo gỡ các thách thức lớn của L&D: 

 

  • Từng bước, từng công việc cần làm, từng chặng đường mỗi nhân viên cần trải qua đều được vận hành một cách tự động

  • Khi nhân sự tham gia vào hệ thống đó, chỉ cần làm theo hướng dẫn, học theo chỉ dẫn, đạt đủ điều kiện thì tự động nâng cấp lên một level mới (giống như khi chơi game)

  • Mỗi nhân sự đều có tinh thần chủ động tìm hiểu, học tập, sẵn sàng chia sẻ, thay vì cần bộ phận L&D thúc giục nhiều lần.

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

Để công thức được xây dựng thành công và vận hành đúng, doanh nghiệp sẽ cần một quá trình đầu tư nhiều trí tuệ, công sức, thời gian; thậm chí là nhiều lần trải qua vòng lặp thử-sai-sửa trước khi xác định được mô hình đúng đắn nhất. Ngay cả vậy, thì chỉ riêng sức người là không đủ.

 

Để rút ngắn quá trình xây dựng hệ thống đào tạo và đảm bảo hiệu quả thực thi, Base.vn đã phát triển các ứng dụng chuyên biệt có tính năng hỗ trợ và/hoặc dành riêng cho công tác L&D.

 

Cần lưu ý rằng, việc triển khai công nghệ trong L&D là một sự đầu tư chứ không phải chi phí, bởi “Lợi thế cạnh tranh cuối cùng của một doanh nghiệp chính là khả năng học hỏi và nhanh chóng áp dụng các tri thức học được vào cải tiến công việc” (Theo nhận định của Jack Welch, cựu chủ tịch và CEO của General Electric).

 

Ở phần nội dung tiếp theo, Base.vn sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân sự theo đúng công thức “Quy trình tự động & Con người chủ động” - với công nghệ hỗ trợ là nền tảng quản trị Base Platform.

 

III. Hướng dẫn cách quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân sự bằng các ứng dụng trên Base Platform

 

1. Xây dựng lại lộ trình onboard cho nhân sự mới:

 

Để đảm bảo chất lượng đầu ra của lộ trình onboarding cũng như thúc đẩy việc đào tạo - học tập lâu dài, Base.vn đã tối ưu lại lộ trình như sau:

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

  • Kéo dài thời gian đào tạo - học tập xuyên suốt thời gian thử việc

  • Thiết lập các checkpoint (giống như trên đường chạy marathon) thay vì chỉ đếm thời gian như trước. Nếu tại checkpoint mà nhân viên mới không tới kịp, người đó sẽ bị đánh trượt vì không đạt yêu cầu. Sẽ có các bài thi năng lực được nâng cấp qua từng checkpoint. 

  • Thực hiện buổi thuyết trình bảo vệ năng lực (probation presentation) trước khi nhân sự được duyệt lên chính thức

  • Tổng hợp các hoạt động cần thiết trong lộ trình onboarding vào Kế hoạch onboarding - “tấm bản đồ” hướng dẫn cho nhân sự

  • Kết hợp thêm nhiều hình thức đào tạo: Coaching 1-1 giữa nhân sự mới và nhân sự cũ, E-learning và E-sharing giúp việc học có thể diễn ra bất cứ lúc nào, đặc biệt hữu ích cho đội ngũ làm việc từ xa,...

 

Mục đích của việc tối ưu là sắp xếp mọi thứ thành một hệ thống logic, có thể nhân bản được. Chỉ cần kiểm nghiệm một nhân sự được onboard thành công, tất cả nhân sự tiếp theo đều có tỷ lệ thành công cao tương tự.

 

2. Thiết lập các quy trình tự động trong công tác L&D:

 

Để mọi thứ có thể đóng gói và nhân bản được, tất cả quy trình đào tạo & phát triển đã được xây dựng và chuẩn hóa trên các ứng dụng chuyên biệt.

 

a. Nhân bản Onboarding Project trên phần mềm quản lý dự án:

 

Trước tiên, hãy xây dựng một checklist tất cả các đầu việc cần làm để onboard thành công một nhân sự mới: Cần lưu ý những gì trong ngày đầu tiên nhận việc, Kế hoạch công việc trong tuần 1, tuần 2,... là gì. Về cơ bản, checklist này sẽ gần giống nhau ở tất cả các vị trí, nên có thể dùng như một bản mẫu (template).

 

Tiếp theo, tạo lập một dự án trên phần mềm quản lý dự án Base Wework, đưa checklist này lên và giao việc cho nhân viên mới.

 

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đầu việc được phân loại theo từng nhóm và từng cấp độ lớn nhỏ. Trong mỗi đầu việc đều có hướng dẫn thực hiện và lưu ý cụ thể. Ví dụ:

 

Dự án: “TÂM NGUYỄN - SA - ONBOARDING PROJECT”

> Nhóm công việc: “Thiết lập môi trường làm việc”

>> Công việc: “Nhiệm vụ của ngày đầu tiên"

>>> Các đầu việc nhỏ: Tìm hiểu về tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi, Tìm hiểu một sản phẩm của công ty, Viết báo cáo,...

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

Mỗi ngày, phần mềm sẽ nhắc nhở công việc cần làm cho nhân sự và cảnh báo khi sắp tới deadline. Sau khi cập nhật bằng chứng kết quả công việc và/hoặc để lại bình luận, đầu việc sẽ được đánh dấu hoàn thành. Nhờ checklist cụ thể này, mỗi nhân sự mới đều tự tin nắm rõ lộ trình onboarding, có thể chủ động thực hiện và tự mình đánh giá kết quả.

 

Từ góc nhìn của bộ phận L&D, Base Wework có thể coi là một trợ lý 4.0 đắc lực. Nhân sự mới làm xong một việc, phần mềm sẽ gửi thông báo để kịp thời review. Muốn xem tiến độ làm việc của nhân sự mới đến đâu, phần mềm đã có sẵn báo cáo tự động. Muốn trao đổi 1-1 với nhân viên, có thể dùng ngay tính năng chat nội bộ. Tất cả được quản lý trên một nền tảng duy nhất, tập trung và khoa học.

 

Đặc biệt, trên phần mềm Base Wework, dự án Onboarding Project có thể được nhân bản không giới hạn. Khi có nhân viên mới onboard, chuyên viên L&D sẽ chỉ cần nhân bản thêm một lần, điều chỉnh lại một số chi tiết, giao công việc cho người mới - và dự án sẽ bắt đầu chạy trơn tru.

 

"Từ một dự án mẫu trên Base Wework, mình đã không phải tốn nhiều thời gian cho những tác vụ lặp đi lặp lại nữa, cũng không cần lo lắng nếu một vài ngày có việc bận không tới được văn phòng. Mình có thể quản lý mọi thứ từ xa trên mobile app được mà. Cứ có 10 nhân sự mới thì nhân bản dự án 10 lần, có 100 người mới cũng có thể nhanh chóng xử lý."

 

(Ms Lưu Phương Anh, L&D Specialist @Base.vn)

 

huong-dan-dao-tao

 

b. Xây dựng quy trình đánh giá thử việc/thăng cấp nhân sự trên phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình

 

Trước kia, câu chuyện lên chính thức/ thăng cấp và quá trình phê duyệt được diễn ra khá ”‘bí ẩn”, chỉ có những người liên quan được biết. Điều này vô hình trung khiến nhân sự rơi vào thế bị động, khi hoàn toàn không biết mình đã làm được gì và có thể làm gì để được ghi nhận hơn nữa.

 

Base.vn đã nghiêm túc xem xét và xây dựng quy trình chuẩn cho hai cột mốc sự nghiệp quan trọng này.

 

Nhân sự muốn lên chính thức hoặc thăng cấp sẽ phải đạt được nhiều tiêu chí đánh giá liên quan tới: Thâm niên, Kết quả công việc, Độ hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ, Khả năng xử lý các vấn đề khó trong công việc, Mức độ gắn kết với doanh nghiệp, Mức độ tự tin với vị trí công việc mới,... Thêm vào đó, đặc thù của hai quy trình này là cần sự tham gia của nhiều phòng ban và cấp bậc (quản lý bộ phận, lãnh đạo, HR, L&D,...). Bởi vậy, mục tiêu xây dựng quy trình là giảm thiểu ma sát vận hành và minh bạch dữ liệu nhất có thể.

 

Doanh nghiệp có thể tạo hai luồng quy trình chuẩn trên Phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình Base Workflow, với các bước lần lượt tương ứng với thực tế.

 

Ví dụ:

 

  • Quy trình đánh giá thử việc: L&D Đánh giá năng lực học tập > Quản lý đánh giá kết quả công việc > Lãnh đạo phê duyệt > L&D tổ chức buổi bảo vệ năng lực > HR tiếp nhận thông tin > Hoàn thành.

  • Quy trình thăng cấp: Làm bài thi năng lực > Xét duyệt từ các cấp quản lý > Nộp kế hoạch công việc khi ở level mới > Bảo vệ kế hoạch > Hoàn thành.

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

Mỗi nhân sự tương ứng với một thẻ nhiệm vụ trên hệ thống. Tính tự động hóa của phần mềm thể hiện ở tính năng kéo - thả để tự động chuyển giao nhiệm vụ qua các bước. Người phụ trách của bước kế tiếp sẽ được giao việc với deadline giới hạn (ví dụ 24 giờ), kèm theo tất cả dữ liệu tổng hợp từ giai đoạn trước đó: Số liệu KPI ra sao, đã được đánh giá như thế nào,... để tiến hành nhiệm vụ.

 

Nhờ phần mềm Base Workflow, quy trình sẽ được cải thiện đáng kể về tốc độ và độ chính xác. Bộ phận L&D và cấp quản lý luôn nắm được tổng quan thông tin và tiến trình onboarding/thăng cấp của nhân sự tại mỗi thời điểm.

 

Đặc biệt, tại bước Xét duyệt từ các cấp quản lý/lãnh đạo, doanh nghiệp có thể tin dùng sự hỗ trợ của Phần mềm quản lý phê duyệt Base Request.

 

Nhân sự hoặc team leader sẽ chủ động tạo đề xuất trên phần mềm và điền các trường thông tin được liệt kê sẵn trong form. Dựa trên nguyện vọng và các nội dung được trình bày bên trong, người duyệt có thể chấp thuận hoặc từ chối  đề xuất. Nếu cấp quản lý phê duyệt, phần mềm sẽ tự động chuyển tiếp thông tin tới cấp duyệt tiếp theo cao hơn (thường là đại diện ban lãnh đạo). Chỉ khi có được sự đồng thuận từ tất cả các cấp, đề xuất mới được coi là phê duyệt thành công.

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

Phần mềm Base Workflow và Base Request đều được tích hợp thêm chữ ký số Base Sign, giúp tiết kiệm phần lớn thời gian và công sức ký duyệt trên công văn thông báo bổ nhiệm nhân sự. Nhóm ứng dụng này đặc biệt hữu ích cho các cấp lãnh đạo thường xuyên không có mặt tại văn phòng: có thể luôn nắm được thông tin kịp thời để ký duyệt mọi lúc mọi nơi, ngay trên cả thiết bị di động.

 

c. Xây dựng thêm quy trình sản xuất và triển khai tài liệu đào tạo

 

Khi đã sở hữu công cụ quản lý và tự động hóa quy trình 4.0 Base Workflow, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng để “quy trình hoá mọi thứ”. Một trong số đó là Quy trình triển khai tài liệu/training/sharing.

 

Tại bước đầu tiên là Phê duyệt ý tưởng, doanh nghiệp nên mời tất cả nhân sự trong doanh nghiệp tham gia để luồng quy trình có nhiều dữ liệu hữu ích. Hãy sử dụng từ khóa khi nhắc tới các tài liệu và gắn thẻ chúng, để tiện lợi cho việc tra cứu sau này. Đừng quên bước cuối cùng trước khi triển khai thành công một bộ tài liệu là Đo lường kết quả. 

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

2. Thúc đẩy nhân sự chủ động học tập, tiếp thu và chia sẻ tri thức

 

Nhờ sự hỗ trợ của công nghệ, doanh nghiệp đã có thể xây dựng và tối ưu các quy trình quản lý đào tạo. Tuy nhiên, chừng ấy là chưa đủ để tạo thành một chương trình L&D hiệu quả. Doanh nghiệp cần khích lệ tốt hơn nữa để nhân sự chủ động tiếp thu cũng như chia sẻ tri thức cùng đồng nghiệp.

 

Hiểu được bài toán này, Base đã phát triển một phần mềm dưới dạng mạng xã hội học tập được “game hóa" nhiều tính năng, hứa hẹn tạo ra môi trường học tập lành mạnh và chủ động cho từng nhân sự. Phần mềm có tên Base Square - Nền tảng hỏi đáp, chia sẻ và lưu trữ tri thức nội bộ.

 

Case study thực tế tại Base.vn sẽ giúp doanh nghiệp hình dung cụ thể Base Square là gì, và làm thế nào để tối ưu hóa lợi ích học tập từ phần mềm này.

 

a. Đẩy mạnh mô hình Q&A (hỏi và trả lời) trực tuyến

 

Base Square được thiết kế giống một trang “Quora nội bộ", để nhân sự trong doanh nghiệp thoải mái hỏi - đáp và tương tác lẫn nhau. Mỗi câu hỏi được đăng tải sẽ tiếp nhận nhiều câu trả lời và chọn lọc ra một đáp án đúng nhất.

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

Về bản chất, tự thân mô hình Q&A này đã có khả năng thúc đẩy học tập trong mạng lưới nhân sự nhờ tạo ra “phép nhân tri thức". Thay vì phải gửi riêng cho 5 người có cùng thắc mắc, giờ đây lời giải sẽ xuất hiện công khai để tất cả mọi người cùng biết. Và thay vì chỉ ngồi im một chỗ với tâm thế bị động, mỗi thành viên trên Base Square có thể cùng lúc đóng cả ba vai trò: người hỏi, người trả lời và người tìm kiếm thông tin.

 

Khối lượng hỏi - đáp được thực hiện trên phần mềm càng lớn, kho tri thức chung của doanh nghiệp càng được đầy hơn. Các thế hệ nhân viên tương lai có thể kế thừa chỗ “tài sản" này một cách đầy đủ, chứ không phải ngậm ngùi vì tình trạng “chảy máu chất xám" như trước.

 

Để khai thác thêm sự chủ động hỏi và trả lời trên Base Square, bộ phận L&D tại Base.vn cũng tận dụng một số tính năng:

 

  • Xây dựng cây thư mục chủ đề và bộ sưu tập hashtag khoa học, để các câu hỏi được phân loại tới đúng đối tượng nhân sự quan tâm

  • Gợi ý danh sách các chuyên gia tiềm năng tương ứng với mỗi chủ đề, nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng của câu trả lời

  • Liên kết phần mềm Base Square với ứng dụng chat nội bộ Base Message (sẵn có trên nền tảng Base.vn), để bot tự động gửi link câu hỏi mới tới các nhân sự quan tâm chủ đề

  • Ghi nhận đóng góp của các nhân sự tích cực tham gia hỏi - đáp trên phần mềm. Base Square đã có sẵn bảng xếp hạng thành tích tự động, chuyên viên L&D chỉ cần căn cứ vào đó để tiến hành khen thưởng.

 

Với tất cả động lực được học hỏi, được chia sẻ kinh nghiệm cá nhân, được đồng nghiệp khen ngợi, được xếp hạng đầu bảng, được lãnh đạo tuyên dương,... chắc hẳn mỗi cá nhân sẽ tích cực hoạt động hơn trên mạng hỏi đáp nội bộ.

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

b. Lưu trữ tất cả tài liệu đào tạo tại một thư viện chung duy nhất

 

Như đã đề cập tại mục I.1, Google Drive không phải là công cụ lý tưởng để lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp. Hãy số hóa chúng lên Thư viện chung của phần mềm Base Square - một không gian trực tuyến vừa chuyên nghiệp vừa đảm bảo bảo mật.

 

Thư viện không giới hạn dung lượng lưu trữ, hỗ trợ đa dạng hình thức tài liệu khác nhau như template, ebook, handbook, podcast, video,... và đa dạng chủ đề khác nhau như lý thuyết quản trị, kỹ năng nghề nghiệp, chia sẻ case study, phỏng vấn 1-1,... Tại Base.vn, mỗi nhân viên đều có quyền đóng góp tài liệu, nhưng bộ phận L&D vẫn nên chịu trách nhiệm chính cho việc xây dựng và cập nhật nội dung này.

 

dao-tao-va-phat-trien-nhan-su

 

Thư viện tri thức trực tuyến là nguồn lực quan trọng trong hình thức đào tạo E-learning và E-sharing, hữu ích đồng thời cho cả lộ trình đào tạo onboard và đào tạo tại chỗ. Khi thư viện tri thức đủ lớn và tất cả nhân sự đều có thói quen tra cứu trên Base Square, đó là lúc doanh nghiệp có thể tự hào về văn hóa học tập.

 

"Trong công tác đào tạo, những bài toán nhỏ tưởng chừng vô hại lại có thể ảnh hưởng rất lớn tới hành vi/thói quen học tập của nhân viên. Sau một chặng đường từng bước xây dựng, mình nhận ra Base Square thực sự đã đi vào đời sống của đội ngũ khi hầu hết nhân sự đều có thói quen ‘Square’ khi tìm hiểu về điều gì đó (tương tự như việc tra cứu Google). Mình tin rằng khi đầu vào (input) được chuẩn bị tốt thì đầu ra (output) chắc chắn sẽ rất tuyệt vời."

 

(Ms Lưu Phương Anh, L&D Specialist @Base.vn)

 

IV. Tạm kết

 

Xây dựng một chương trình đào tạo & phát triển nhân sự đáp ứng được cả hai tiêu chí “quy trình tự động" và “con người chủ động" không hề dễ dàng. Doanh nghiệp nói chung và bộ phận L&D nói riêng sẽ cần đi đúng hướng, tuyển đúng người và chọn đúng công cụ phù hợp.

 

Hy vọng rằng trên hành trình đó, các phần mềm quản lý chuyên biệt của Base.vn sẽ giúp doanh nghiệp bạn cán đích thành công!

 


 

Base.vn - Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +5000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,...

 

Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm các phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình - quản lý dự án - quản trị phê duyệt - mạng xã hội học tập, bạn có thể ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Review chi tiết: Bộ ứng dụng chấm công theo ca và làm thêm giờ dùng trong doanh nghiệp

Chấm công theo ca, chấm công theo giờ và tính giờ OT - Bài toán công lương trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với bộ ba ứng dụng từ Base.vn: Base Schedule, Base Hourly và Base Overtime.

Top 40 công cụ giúp bạn “hack” năng suất thành công trong năm mới 2021

Hãy khởi động một năm mới thật thành công bằng việc “hack năng suất” của chính bạn nhờ Top 40 ứng dụng hữu ích dưới đây.

Review Phần mềm quản lý đề xuất dưới dạng biểu mẫu điện tử (e-form) Base Request

Bạn là một CEO, C-level, Manager đang cảm thấy mệt mỏi vì phải căng não xử lý nhiều loại đơn từ, đề xuất mỗi ngày. Bạn nhìn rộng ra toàn doanh nghiệp, các nhà quản lý khác cũng đang gặp tình trạng tương tự. Thậm chí chính nhân viên là người tạo ra đề xuất cũng bất lực vì không biết phải tìm tới ai để xin ký duyệt hoặc phải chờ bao lâu để được sếp ký duyệt cho.

Bạn đang muốn tìm một công cụ thông minh giúp bạn số hoá tất cả những thứ này lên hệ thống. Và bạn đang tìm hiểu về một phần mềm quản lý đề xuất dưới dạng biểu mẫu điện tử (e-form) mới tình cờ biết tới, có tên Base Request.

Đăng ký nhận bản tin