1. Phần mềm Trello là gì?
Trello là phần mềm giúp bạn quản lý công việc một cách trực tuyến, đơn giản và hiệu quả. Trello được xây dựng dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban – tức là quản lý công việc trực quan theo các đầu công việc.
Để quản lý dự án hiệu quả, bạn cần nhìn thấy mọi công việc một cách toàn diện và cho phép điều chỉnh các hoạt động linh hoạt. Trello với thiết kế tối giản và trải nghiệm dễ dàng là một công cụ tuyệt vời để bạn quản lý công việc/quản lý dự án, thay vì sử dụng các công cụ giao tiếp kém hiệu quả khi làm việc nhóm như email.
Các đối tượng thường xuyên sử dụng phần mềm Trello đó là: doanh nghiệp vừa và nhỏ, các bạn freelancer.
2. Cách sử dụng phần mềm Trello
Đầu tiên, hãy cùng làm quen với các thành phần cơ bản trong phần mềm quản lý công việc Trello:
- Card: Card hay còn gọi là thẻ thông tin, sẽ gồm có các mục: Title, Description để mô tả về một công việc (task), một tính năng sản phẩm (feature), một câu hỏi (question),…hoặc bất cứ thông tin nào bạn cần lưu. Mỗi card sẽ có các checklist để bạn chia các đầu việc nhỏ hơn. Trong các card, các thành viên có thể giao tiếp, trao đổi công việc bằng cách bình luận (comment), đính kèm hình ảnh,…
- List: List là danh sách tổng hợp các card được phân chia theo một tình trạng hoặc một tính chất khác biệt. Ví dụ: List có tên là To-do, sẽ gồm các công việc cần hoàn thành, List Done sẽ gồm các công việc đã hoàn thành.
- Board: Board hay bảng thường được sử dụng tương đương như một dự án hoặc một phần công việc lớn. Trong board, có thể có nhiều List để phân chia dự án thành các danh mục đầu việc lớn.
- Organization: Đây là nơi tổng hợp những board và member (thành viên) công ty
Sau khi đã nắm được các thành phần của Trello, khi này cách sử dụng phần mềm đã rất đơn giản. Hãy làm theo các bước sau đây:
- Tạo một không gian làm việc nhóm (Team space): Tạo tên của nhóm nên gợi nhớ về dự án đang triển khai. Bạn có thể viết thêm mô tả cho dự án nếu cảm thấy cần thiết.
- Tạo bảng: Board sẽ có giao diện như một chiếc bảng trắng, đây là nơi bạn sẽ quản lý công việc của nhóm/dự án.Tiến hành đặt tên cho board, thêm các thành viên. Board cũng có chế độ public và private để bạn tùy chọn. Sử dụng chế độ bookmark để đánh dấu các dự án cần đặc biệt chú ý hơn các dự án còn lại.
- Tạo list: Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanba, nên các list phổ biến được áp dụng là: List to-do (các công việc cần làm). List doing (các công việc đang làm), List Done (các công việc đã hoàn thành).
- Tạo card: Đây là đơn vị công việc nhỏ nhất trên Trello. Card sẽ bao gồm các thông tin: mô tả, file đính kèm, task nhỏ hơn hoặc checklist, thời hạn, thời gian, người chịu trách nhiệm thực hiện và nhãn. Bạn có thể tải ảnh và file từ thiết bị, Google Drive, Drop Box hay One Drive.
Điểm thú vị và tiện lợi trong quá trình sắp xếp công việc tại Trello, đó là bạn có thể di chuyển các card bằng cách kéo-thả dễ dàng, từ List này sang List khác. Bạn cũng có thể trao đổi với các thành viên bằng cách đề cập họ trong Bình luận với cú pháp @ trước tên của họ.
3. Review chi tiết về phần mềm quản lý công việc Trello
*Ưu điểm:
- Dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Các thao tác sử dụng cũng rất đơn giản: các công việc thuộc các giai đoạn được chuyển giao linh hoạt bằng cách chỉ cần kéo thả các card, để lên lịch và giao việc trong team cũng nhanh chóng,…
- Miễn phí: Trello hiện đang cung cấp sản phẩm dưới hình thức Freemium, tức là người dùng có thể sử dụng miễn phí các tính năng cơ bản. Tuy rằng các tính năng nâng cao thuộc phiên bản Business có giá tiền không hề dễ chịu (9.99$/người dùng/tháng) – thì phiên bản miễn phí của Trello cũng đáp ứng được những nhu cầu cơ bản nhất trong quản lý dự án. Bạn cũng dễ dàng mời những người dùng mới tham gia Trello nhờ sự “miễn phí” này; nhờ đó Trello thường được ưa chuộng bởi các startup và freelancer.
- Theo dõi trực quan: Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list. Và chỉ cần nhìn vào giao diện, là nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.
- Khả năng tích hợp lớn: Trello còn có ưu điểm đáng kể đó là khả năng tích hợp lớn khi sử dụng bản trả phí. Nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB.
* Nhược điểm:
- Không phân cấp thành viên quản trị: Tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Sự phân quyền lỏng lẻo hoàn toàn không phù hợp nếu có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp độ doanh nghiệp – khi cần có những giới hạn quyền hoạt động khác nhau đối với các cấp nhân viên – trưởng phòng – CEO… Đây là yếu điểm lớn nhất của Trello vì nó có thể phá vỡ tính chặt chẽ và bảo mật thông tin doanh nghiệp.
- Môi trường giao tiếp kém: Mặc dù các thành viên có thể trao đổi trong các card, tuy nhiên lại thiếu một giao diện cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Việc bình luận tại card cũng chưa thân thiện, không thể post bình luận ngay bằng phím Enter, bạn cần phải dùng chuột ấn “Lưu” – một lỗi cản trở trải nghiệm của người dùng.
- Không phù hợp cho quản lý thời gian: Với duy nhất một giao diện trải theo chiều ngang, Trello gây khó khăn cho người dùng trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc. Các card được thiết kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc (ví dụ: bạn khó biết được việc nào làm trước, việc nào làm sau, việc nào phải làm xong thì mới có thể làm được việc khác). Muốn tối ưu lại những yếu tố này, bạn sẽ cần những phần mở rộng – tích hợp với ứng dụng Gantt chart (trong phiên bản trả phí của Trello).
- Thiếu báo cáo công việc: Trello có thể là một công cụ tuyệt vời cho làm việc nhóm, nhưng lại thiếu đi nhiều tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý (Project/Team manager); trong đó phải kể đến việc báo báo. Trello không có một giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngay được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc được giao,…)
4. Base Wework – Phần mềm quản lý công việc hàng đầu thay thế cho Trello
Base Wework là phần mềm đầu tiên của Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới để giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án của doanh nghiệp.
Base Wework được phát triển bởi Base.vn – Nền tảng quản trị Doanh nghiệp #1 Việt Nam với hơn +5,000 khách doanh nghiệp hàng đầu như VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,…
Cả Base Wework và Trello đều được xếp hạng thuộc Top 15 phần mềm quản lý công việc và dự án tốt nhất hiện nay (cập nhật tháng 5/2021).
Base Wework kế thừa giao diện Kanban tối ưu của Trello, nhưng đồng thời giải quyết trọn vẹn những nhược điểm mà Trello mắc phải như:
- Tùy chỉnh phân quyền chặt chẽ, minh bạch, phù hợp cho quản lý đa phòng ban, đa dự án
- Tích hợp sẵn cùng tính năng chat nội bộ
- Theo dõi tiến độ trực quan và linh hoạt theo nhiều phương thức, phù hợp cho nhiều mục đích và tính chất dự án: Quản lý Kanban (trello), Quản lý theo Gantt chart, dạng bảng, dạng danh sách…
- Báo cáo tự động về hiệu quả công việc theo thời gian thực
- Chi phí chỉ bằng 1/10 các phần mềm thế giới, giao diện phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận TƯ VẤN và DEMO TRẢI NGHIỆM miễn phí phần mềm Base Wework, vui lòng đăng ký ngay tại đây.
