Từ nhiều năm trước, các nhà quản trị Việt đã không còn xa lạ gì với khái niệm phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP – hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để triển khai ERP đúng, đủ và có hiệu quả trong thực tế vận hành doanh nghiệp lại là một bài toán phức tạp, và ERP không chắc đã phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Bài viết này sẽ có ích cho những nhà quản trị doanh nghiệp đang cân nhắc về ERP.
1. Trước hết, cần hiểu rõ về khái niệm phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Có rất nhiều cách để định nghĩa ERP nhưng có thể được hiểu một cách đơn giản, ERP là mô hình ứng dụng công nghệ thông tin tất cả trong một (all-in-one) vào trong quản lý hoạt động kinh doanh, phản ánh mọi hoạt động phát sinh thực tế tại doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được tình hình và các nguồn lực hiện có của mình.
Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các lập trình gần như cố định có sẵn. Mọi hoạt động của doanh nghiệp từ kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, quản lý nhân sự đến theo dõi đơn hàng,… đều do duy nhất một phần mềm máy tính hỗ trợ và sử dụng một dòng dữ liệu chung duy nhất.
2. Có nên triển khai một phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tại Việt Nam?
Để đưa đến quyết định có áp dụng một công cụ mới vào doanh nghiệp hay không, chắc chắn doanh nghiệp phải dựa vào nhu cầu của mình trước. Nếu bạn cần cải tiến từ A-Z quy trình làm việc của doanh nghiệp và tập trung nhấn mạnh vào một lĩnh vực nhất định, ERP là một lựa chọn phù hợp. Bạn có thể tìm hiểu xem đâu là phần mềm ERP nổi trội về phòng ban tài chính – kế toán, đâu là phần mềm có module quản lý đơn hàng chuyên sâu,… để đưa ra quyết định. Lưu ý rằng với đa số các phần mềm ERP, khi một module được tập trung phát triển thì phần còn lại chỉ dừng ở mức độ cơ bản.
Còn nếu bạn chỉ có nhu cầu quản lý một số bộ phận / phòng ban nhất định, bạn có thể chọn mua các phần mềm chuyên biệt rồi tích hợp chúng vào nền tảng có sẵn của doanh nghiệp thay vì phải thay đổi từ A-Z một hệ thống cồng kềnh.
Điều đáng lưu tâm thứ hai là chi phí. Để có thể bắt đầu áp dụng một công cụ hỗ trợ, bạn cần hoạch định rõ ràng chi phí triển khai và chi phí cơ hội. Hãy so sánh chúng với lợi ích doanh nghiệp có thể nhận về. Dưới đây là bảng giá tham khảo của phần mềm ERP khi triển khai ở Việt Nam:
Bảng giá tham khảo của phần mềm ERP khi triển khai ở Việt Nam
Liệu bỏ ra $42.000 (tương đương khoảng 950 triệu VNĐ) cho một phần mềm quản lý ERP ở Việt Nam có phải là một giải pháp phù hợp?
Ngoài ra, chi phí cơ hội khi triển khai một giải pháp ERP không hề nhỏ. Bởi lẽ ERP là một hệ thống phần mềm khổng lồ xuyên suốt từ A-Z của quy trình vận hành, nên một khi đã quyết định sử dụng ERP, doanh nghiệp buộc phải đánh cược. Nếu có bất kỳ sai sót nào xảy ra, cả chuỗi vận hành sẽ bị tê liệt, thậm chí sụp đổ. Việc gây dựng lại doanh nghiệp từ đầu không phải nhà quản trị nào cũng sẵn sàng thực hiện.
Sau khi đã quyết định có hay không triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, hãy xét tới tính năng và chất lượng của các giải pháp ERP mà nhà sản xuất cung cấp. Một phần mềm ERP hữu dụng phải đáp ứng các tiêu chí cơ bản sau:
- Từng module phải đảm trách một nghiệp vụ tách biệt: Phần mềm ERP chỉ phát huy tác dụng khi có các module tương ứng với từng chức năng kinh doanh, và mỗi module mỗi chỉ đảm trách một nghiệp vụ nhất định. Các module này phải được lập trình để vận hành theo đúng các quy định và pháp luật tại Việt Nam.
- Các module phải có tính tích hợp chặt chẽ: Các module cần được tích hợp với nhau tạo thành một dòng dữ liệu xuyên suốt thì mới có thể đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu và dễ dàng luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban. Có như vậy, ERP mới thực sự là một chuỗi vận hành logic.
- Hệ thống ERP phải có tính mở: Tính mở được đánh giá thông qua khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó có hệ cơ sở dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp và ứng dụng thứ ba. Tuy nhiên, các phần mềm ERP hiện nay còn khá hạn chế về tính mở, chúng thường được lập trình cố định và không tương thích với các các ứng dụng bên ngoài.
3. Kinh nghiệm triển khai ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
3.1. Triển khai theo từng giai đoạn
Vấn đề chủ yếu trong việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là các thành viên, từ nhân viên tới nhà quản trị, đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình triển khai ERP theo nhiều giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính. Các phân hệ này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiệp đã dùng. Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễ dàng.
- Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng,… Các phân hệ này sẽ lập tức tích hợp vàp các phân hệ kế toán. Sau giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng.
- Giai đoạn 3: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất. Tùy từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động.
Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại nhiều doanh nghiệp. Giai đoạn 3 đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại. Có thể doanh nghiệp chỉ chọn áp dụng ERP đến giai đoạn 2 nếu thấy việc quản lý phân xưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn.
3.2. Chạy thử
Do việc ứng dụng hệ thống phần mềm ERP làm thay đổi quy trình, thói quen làm việc của mọi người nên việc đào tạo và chạy thử chương trình là rất quan trọng. Chỉ sau khi mọi người chạy thử chương trình thật trơn tru mới đưa vào sử dụng thực được. Không được quá nóng vội trong giai đoạn này.
Bạn có thể chạy thử phần mềm qua 3 giai đoạn sau:
3.3. Tham khảo giải pháp thay thế
Hiện nay, khi công nghệ phần mềm đã phát triển hơn, nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã lựa chọn sử dụng các phần mềm chuyên biệt cho từng lĩnh vực / bộ phận khác nhau thay vì sử dụng một hệ thống ERP duy nhất. Ví dụ, riêng trong lĩnh vực phần mềm quản lý công việc và dự án, có thể kể ra một vài cái tên nổi tiếng như Asana, Jira, Wework, Wrike, Trello,…
Ngay tại Việt Nam, một số công ty công nghệ đã cho ra mắt bộ giải pháp bao gồm nhiều phần mềm chuyên biệt. Các phần mềm này sở hữu tính năng chuyên sâu và hoạt động độc lập với nhau, nhưng cùng thống nhất trên một nền tảng cơ sở dữ liệu nhờ cơ chế APIs mở. Bạn có thể tuỳ ý lựa chọn một hoặc một số phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp.
4. Về Base Platform – Bộ các phần mềm chuyên biệt thống nhất trên một nền tảng
Base.vn là công ty công nghệ đầu tiên của Việt Nam đi đầu trong việc xây dựng và tích hợp các phần mềm chuyên biệt dành cho doanh nghiệp trên cùng một nền tảng. Bộ giải pháp này kế thừa được tất cả tinh hoa của giải pháp ERP truyền thống – tính thống nhất dữ liệu, logic trong quy trình vận hành, tốc độ của dòng công việc khi chuyển giao sang phòng ban khác,… Hơn thế nữa, Base Platform khắc phục được tất cả các nhược điểm của ERP:
- Phù hợp hơn với nhu cầu của doanh nghiệp: Với bộ phần mềm chuyên biệt này, bạn có thể hài lòng với những lĩnh vực mà doanh nghiệp đang làm rất tốt và chỉ lựa chọn ra một hoặc một vài phần mềm cần thiết. Những phần mềm này đều được Base.vn lập trình chuyên sâu và sánh ngang với mọi phần mềm quốc tế cùng lĩnh vực.
- Chi phí triển khai hợp lý hơn: Các phần mềm chuyên biệt của Base Platform đều được duy trì mức giá phù hợp với các doanh nghiệp Việt. Ví dụ, gói Starter dành cho 30 tài khoản của mạng truyền thông nội bộ Base Inside có giá 300.000 VNĐ/tháng. So với chi phí $42.000 (gần 1 tỷ VNĐ) để triển khai một phần mềm quản lý ERP, chắc hẳn bạn đã nhìn ra đâu là giải pháp kinh tế nhất.
- Gọn nhẹ hơn, triển khai nhanh hơn: Nếu như ERP là một phần mềm quản lý bắt buộc phải triển khai lại từ A-Z hệ cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp, thì các phần mềm của Base Platform dễ dàng tích hợp với hệ cơ sở dữ liệu có sẵn. Cơ chế APIs mở của Base Platform còn tương thích với rất nhiều ứng dụng bên ngoài, giúp bạn tuỳ ý sử dụng thêm công cụ hỗ trợ đặc thù khác. Chỉ cần 1-2 ngày là doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru một phần mềm chuyên biệt, chứ không cần tiêu tốn vài tháng trời như với ERP truyền thống.
- Giảm rủi ro trong vận hành hệ thống: Tính năng all-in-one của ERP dù rất hữu ích nhưng lại gây ra nguy cơ làm “chết” bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Ví dụ, khi module quản lý hàng tồn kho bị lỗi thì module bán hàng và hàng loạt quy trình sau đó cũng bị tê liệt theo. Còn với các phần mềm chuyên biệt của Base Platform, chúng vận hành độc lập với nhau nên đảm bảo cho sự ổn định và bảo mật trong doanh nghiệp.
- Miễn phí nhận được các tính năng nâng cấp, hỗ trợ: Với tư cách một khách hàng của Base.vn, bạn sẽ luôn nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình về các phần mềm chuyên biệt cũng như chiến lược quản trị hiệu quả. Doanh nghiệp cũng được update miễn phí các phiên bản mới của phần mềm, bao gồm các tính năng được nâng cấp hoặc bổ sung thêm.
- Tương thích với nhiều thiết bị: Một ưu điểm vượt trội của Base Platform là tương thích với nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại di động, laptop, máy tính bảng,… Nhờ vậy, nhân viên có thể làm việc linh hoạt ở nhiều không gian và thời gian khác nhau, và bạn cũng dễ dàng quản lý doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.
Bạn sẽ tìm thấy lời giải 4.0 cho bài toán quản lý doanh nghiệp ở các phần mềm chuyên biệt sau:
- Phần mềm quản lý công việc Base Wework
- Phần mềm quản trị tuyển dụng Base E-hiring
- Mạng truyền thông nội bộ Base Inside
- Ứng dụng xử lý yêu cầu và đề xuất Base Request
- Hệ thống báo cáo tự động và quản lý báo cáo nội bộ Base Report
- Mô hình quản trị doanh nghiệp theo mục tiêu Base OKRs
- …
Đăng ký nhận tư vấn và demo trải nghiệm Bộ giải pháp tích hợp các phần mềm chuyên biệt Base Platform tại đây.
