5 lý do khiến nhân viên của bạn trễ deadline thường xuyên và cách xử lý triệt để

21/04/2019

Nhân viên của bạn liên tục trễ deadline và dường như đã “nhờn” với những lời nhắc nhở? Đã đến lúc bạn “đào sâu” gốc rễ lý do và dùng đến “vũ khí” tối tân nhất của thời 4.0!

Base Resources - Nếu nhân viên của bạn liên tục trễ deadline, đó là một tổn thất lớn với công ty xét theo nhiều khía cạnh.

 

Rõ thấy nhất, trong các dự án cần làm cùng khách hàng, việc chậm trễ công việc dẫn đến mất khách hàng và lợi nhuận. Nó cũng làm lãng phí thời gian và tiền lương mà công ty phải chi trả. Công ty buộc phải trả nhiều tiền lương hơn cho nhiều giờ xử lý công việc, trong khi đáng lẽ nhân viên của bạn phải thực hiện nó ngay trong giới hạn 4 tiếng đồng hồ.

 

Với tư cách là người quản lý, bạn không thể để tình trạng này tiếp tục phát triển thành một “căn bệnh” mãn tính nữa. Đó là lý do vì sao bạn cần xác định nguyên nhân đằng sau việc trễ deadline này.

 

Hiểu biết cụ thể về lý do chính khiến nhân viên của bạn trễ deadline là cơ sở tốt nhất giúp bạn có biện pháp ngăn chặn hiệu quả nhất. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ liệt kê 5 lý do phổ biến nhất kèm theo cách giải quyết bằng những công cụ có sẵn và hữu ích của thời đại 4.0, chắc chắn sẽ áp dụng được vào doanh nghiệp của bạn.

 

5 lý do chính khiến nhân viên của bạn trễ deadline và cách xử lý

 

1. Kỹ năng quản lý thời gian kém

 

“Thời gian là vàng bạc”. Thế nhưng, nhân viên của bạn lại đang lãng phí số vàng bạc đó mỗi ngày bằng việc thường xuyên vắng mặt, không tập trung vào công việc, không nắm rõ danh sách các việc cần làm,...

 

Thậm chí ngay cả multitasking (đa tác vụ) - thứ mà hầu hết nhân viên của bạn đều lầm tưởng rằng sẽ mang lại năng suất lao động cao - lại chính là nguyên nhân khiến hiệu quả công việc tụt dốc.

 

Đó là biểu hiện rõ ràng của kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian kém.

 

Ngay cả khi bạn hiểu rõ tầm quan trọng vấn đề này, bạn cũng có thể không đủ thời gian theo dõi và kiểm tra nó thường xuyên, cũng như dành ra tâm huyết đào tạo cho nhân viên các bí quyết làm chủ 24 tiếng mỗi ngày.

 

Vì lý do này, các công cụ hỗ trợ con người trong việc phân bổ thời gian và nhắc nhở công việc đóng vai trò là người thư ký tài giỏi.

 

Đọc thêm: Top 7 phần mềm nhắc việc hiệu quả nhất năm 2018

 

Lưu ý rằng nếu nhân viên được tối đa hoá quyền sở hữu và quản lý thời gian của họ, tính hiệu quả và năng suất công việc sẽ tăng lên. Điều đó đồng nghĩa với việc quản lý của bạn cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

 

2. Chưa nhận thức được độ cấp thiết của deadline

 

Thuật ngữ “deadline” dường như ám chỉ nghĩa đen là ranh giới giữa sự sống và cái chết của công ty bạn. Chỉ khi bạn nói rõ điều này với nhân viên, họ mới cảm thấy đó là một yếu tố quan trọng cần nghiêm túc để ý tới trong quá trình làm việc.

 

Khi làm việc trong một dự án, nhân viên thường xem deadline giống như một cột mốc không cố định - dễ dàng dời lại về sau, và nếu họ không đáp ứng chúng cũng chẳng bị trừng phạt gì đáng kể.

 

Lúc này, vai trò của bạn là phải thể hiện ra đúng tính chất cấp bách của deadline và nghiêm túc cảnh báo tác hại nghiêm trọng nếu nhân viên không đáp ứng đúng thời hạn. Đồng thời, nếu có thể, hãy một lần nữa nhắc nhở họ mau chóng hoàn thành công việc khi deadline đã cận kề.

 

Một cách để tăng trách nhiệm cho nhân viên là công khai các deadline này: trong cuộc họp tập thể, cuộc họp 1-1 với từng nhân viên, trên bản kế hoạch triển khai và cả trên hệ thống phần mềm quản lý công việc của công ty.

 

Khi tất cả quản lý và đồng nghiệp đều đang hướng cái nhìn vào deadline, mỗi nhân viên đều sẽ tự nhận thức được chúng.

 

xu-ly-nhan-vien-tre-deadline-01

Giao diện Danh sách công việc cần làm trên phần mềm, với deadline cụ thể và ghi chú rất có trách nhiệm

 

3. Không dự đoán được tiến độ cụ thể

 

Ngay cả khi deadline được chính nhân viên tự quyết định, tình trạng chậm trễ tiến độ vẫn có thể xảy ra. Đó là bởi nhân viên của bạn chưa thể tính toán chính xác tiềm năng của vấn đề cũng như lường trước các sự cố phát sinh.

 

Hãy giúp nhân viên của bạn trau dồi kỹ năng lập kế hoạch để deadline được dự tính chuẩn xác nhất.

 

Dựa vào kinh nghiệm đã trau dồi, dựa vào sự cố vấn của chuyên gia hay bất kỳ phần mềm quản lý tiến độ hữu ích nào đều được, miễn là mốc thời gian được chốt không sai lệch nhiều so với thực tế.

 

Trong trường hợp công việc ở mức đơn giản, nhân viên của bạn có thể bỏ qua thao tác lập kế hoạch, nhưng bạn vẫn cần yêu cầu một cam kết thời hạn cụ thể. Đừng để tầm nhìn công việc của nhân viên bị giới hạn trong 24 tiếng đồng hồ - bởi tình trạng trễ deadline sẽ vì thế mà lặp đi lặp lại!

 

Không dự đoán được tương lai cũng dẫn tới tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Có thể deadline vẫn được đáp ứng một cách miễn cưỡng, nhưng chất lượng công việc chắc chắn sẽ kém hơn.

 

Đọc thêm: Quản lý tiến độ công việc bằng Excel thời nay có còn hữu dụng?

 

4. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp kém

 

Rất có thể nhân viên của bạn đang phải đấu tranh với một dự án hoặc chuỗi công việc phức tạp mà họ không thể sắp xếp, ghi nhớ và kiểm soát tất cả các thành phần cần thiết. Hệ quả cuối cùng là tổng thể dự án bị chậm tiến độ.

 

Điều này gây ra nhiều tình huống dở khóc dở cười trên thực tế.

 

Lấy ví dụ một câu chuyện như thế này.

 

Công ty của bạn sắp diễn ra một sự kiện ra mắt sản phẩm lớn có sự tham dự của các đối tác và khách hàng tiềm năng. Các phòng ban của công ty được yêu cầu dốc sức chuẩn bị mọi thứ cho buổi tổng duyệt diễn ra trước sự kiện 1 ngày.

 

Tất cả dường như đã sẵn sàng cho đến khi một nhân viên của bạn chợt ngớ người vì đã quên… thiết kế video demo sản phẩm! Buổi tổng duyệt vẫn tiếp tục diễn ra nhưng không thể hoàn hảo như dự kiến.

 

Khi hỏi rõ lý do, designer của bạn thừa nhận rằng vì có quá nhiều thứ cần thiết kế nên đã vô tình quên video demo. Đương nhiên nhân viên đó vẫn phải chịu trách nhiệm, nhưng bạn vẫn không nỡ nặng lời, bởi lẽ anh ấy thực sự đã làm việc bù đầu và cố gắng hết sức suốt 1 tuần qua.

 

Vấn đề được xác định: Do nhân viên đó không tổ chức sắp xếp và vạch ra rõ ràng các đầu việc cần làm.

 

Bạn có thể nghĩ rằng “Nhân viên đó vẫn còn 1 ngày nữa để hoàn thành cơ mà?” Nhưng bạn nên nhớ rằng, buổi tổng duyệt chính là deadline được đặt ra cho việc chuẩn bị, và 1 ngày sau đó đáng lẽ ra chỉ cần chỉnh sửa và trau chuốt lại (nếu có). Trong trường hợp này, việc chậm tiến độ của designer đã ảnh hưởng tới bước tiếp theo trong quy trình làm việc.

 

Hãy hướng dẫn nhân viên của bạn chia các dự án lớn thành các phần nhỏ dễ quản lý hơn như nhóm công việc, task, hoặc thậm chí là sub-task.

 

xu-ly-nhan-vien-tre-deadline-02

Công việc và deadline được chia theo nhiều cấp độ trên hệ thống: Dự án > Nhóm công việc > Task > Sub-task

 

Về cơ bản, phương pháp này liệt kê rõ ràng các đầu việc cần làm và tạo ra các deadline nhỏ tách biệt thay vì một hạn chót chung nhau như trước. Nhân viên của bạn sẽ không bị bỏ sót nhiệm vụ, và cũng bớt choáng ngợp bởi khối công việc khổng lồ. Tiến độ dự án cũng được cập nhật kịp thời và chi tiết nhất có thể.

 

Để hỗ trợ kỹ năng tổ chức và sắp xếp cho nhân viên, không có công cụ nào tốt hơn một phần mềm lập kế hoạch chi tiết cả.

 

Đọc thêm: Rút ngắn 80% các cuộc họp vô bổ nhờ phần mềm lập kế hoạch công việc

 

5. Không có cơ chế khen thưởng, xử phạt xứng đáng

 

Bên cạnh sự nhắc nhở và truyền thông về tầm quan trọng của deadline, có thể nhân viên của bạn cần điều gì đó manh mẽ hơn thế: một cơ chế khen thưởng và xử phạt xứng đáng cho cá nhân tuân thủ deadline / luôn luôn trễ hạn.

 

Đây là một trong các bước cơ bản để nâng cao đạo đức làm việc cho nhân viên của bạn, trong đó tỷ lệ hoàn thành công việc đúng deadline được sử dụng như một thước đo đánh giá.

 

Một nhân viên có thể miễn cưỡng chấp nhận việc bị chỉ trích cá nhân khi trễ deadline. Nhưng khi áp dụng chế tài xử lý nghiêm minh rồi, anh ta chắc hẳn sẽ không muốn bị “đánh vào tài chính” hay công khai phê bình trước tập thể. Không ngoại trừ việc anh ta sẽ có động lực thay đổi hoàn toàn, với mong muốn được khen thưởng.

 

Khi áp dụng biện pháp này, điều kiện cần duy nhất của bạn là một công cụ giúp giám sát chặt chẽ và báo cáo real-time trạng thái công việc của từng nhân viên.

 

Ngay lúc này nhân viên A đang còn tồn đọng mấy nhiệm vụ? Nhân viên B đã hoàn thành công việc trễ hơn deadline dự kiến mấy lần? Tỷ lệ đáp ứng đúng deadline của nhân viên C là bao nhiêu %?... Các con số thống kê càng cụ thể thì càng giúp ích cho chính sách của bạn.

 

xu-ly-nhan-vien-tre-deadline-03

Giao diện báo cáo trạng thái xử lý công việc theo từng nhân viên trên phần mềm Wework

 

Và giải pháp công nghệ 5-trong-1 giúp xử lý triệt để tình trạng nhân viên trễ deadline là đây

 

Base Wework là một Phần mềm quản lý công việc và dự án toàn diện, giúp bạn tạo ra được môi trường làm việc chuyên nghiệp và số hoá cho nhân viên.

 

Với Wework, nhân viên của bạn có thể:

 

  • Lập kế hoạch chi tiết với danh sách công việc cụ thể tới mức subtask có deadline theo giờ

  • Xem được tình trạng cụ thể từng đầu việc để phân bổ nguồn lực hợp lý

  • Hệ thống hoá được tất cả đầu việc, không bị bỏ sót

  • Tuỳ chỉnh gắn nhãn, lọc và sắp xếp mức độ ưu tiên công việc

  • Được nhắc việc hằng ngày (qua email và tính năng Reminder)

 

Và người quản lý - là bạn - có được nhiều lợi ích từ Wework:

 

  • Nhận mọi thông báo khi có sự thay đổi trong trạng thái công việc của nhân viên

  • Giao việc có đính kèm sẵn deadline và yêu cầu thực hiện cho nhân viên

  • Theo dõi tiến độ dự án được cập nhật tự động, real-time

  • Tuỳ chỉnh mức độ ưu tiên nguồn lực cho các dự án

  • Được báo cáo tự động về tỷ lệ % đáp ứng deadline công việc của từng nhân viên


xu-ly-nhan-vien-tre-deadline-05

Phần mềm Base Wework quản lý được toàn bộ các nhân viên và dự án bị trễ deadline
 

Nếu bạn quan tâm tới giải pháp 4.0 cho tình trạng trễ deadline của nhân viên doanh nghiệp, nhanh tay đăng ký để nhận tư vấn và hỗ trợ demo phần mềm quản lý công việc & dự án Base Wework TẠI ĐÂY.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Thu hút khách hàng bằng sự minh bạch: Khi không cỗ máy nào có thể khiến “thượng đế” hài lòng

Sự phát triển của công nghệ đang giúp doanh nghiệp đưa ra nhiều sản phẩm hiện đại, phù hợp với thị hiếu tiêu dùng đang không ngừng biến đổi. Tuy nhiên, điều đó đôi khi là chưa đủ để làm hài lòng những thượng đế khó chiều.

Bộ kỹ năng và phương pháp quản lý thời gian không thể thiếu trong doanh nghiệp

“Mình quá bận để làm việc này lúc này, thôi để sau vậy” - Bạn có cảm thấy câu nói này quen thuộc? Chưa biết cách quản lý thời gian - không thể thoát khỏi guồng quay của công việc sẽ làm bạn bỏ lỡ rất nhiều điều ý nghĩa khác trong cuộc sống.

Phần mềm BPM là gì? Doanh nghiệp của bạn liệu có cần đến chúng?

Lôi kéo tới 68% doanh nghiệp trên thế giới sử dụng, liệu bạn đã biết gì về phần mềm BPM và sự phát triển mạnh mẽ của chúng chưa?

Đăng ký nhận bản tin