21 cách tăng năng suất làm việc: Hoàn thành gấp đôi công việc chỉ với một nửa thời gian (phần 2)

21/05/2018

Năng suất làm việc là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay, đây chính là thời điểm phù hợp nhất để bạn tìm hiểu về vấn đề cải thiện năng suất cho doanh nghiệp của bạn.

Base Resources - Đọc lại phần 1 tại đây.

 

Bước 2: Tăng năng suất làm việc của nhân viên (tiếp)

 

13. Tạo điều kiện cho nhân viên được làm những công việc đa dạng

 

Làm một công việc lặp đi lặp lại có thể khiến nhân viên của bạn nhàm chán. Đa dạng hoá loại công việc, cách làm việc (ví dụ như làm việc độc lập/ làm việc nhóm) có thể khiến công việc trở nên mới mẻ hơn, giúp nâng cao kĩ năng của nhân sự, đồng thời cho họ có cái nhìn toàn diện về công ty khi được luân chuyển nhiều vị trí khác nhau.

 

14. Đầu tư vào việc đào tạo nhân viên

 

Đào tạo nội bộ vừa giúp chất lượng bộ máy nhân sự tốt hơn, vừa tạo cho nhân viên cảm giác mong muốn “trả ơn” cho công ty. Hãy chú ý thường xuyên hơn tới những quản lý tầm trung, họ là những nhân sự chủ chốt dẫn dắt team thực thi tầm nhìn doanh nghiệp thành hiện thực, vì vậy những buổi huấn luyện về lãnh đạo cho đội ngũ quản lý sẽ trực tiếp cải thiện năng suất công ty. 

 

training-nhan-vien

 

15. Cam kết với những cải tiến trong tổ chức  

 

Để cải thiện năng suất làm việc, nhà lãnh đạo cần cam kết với sự thay đổi trong quy trình tổ chức. Các bước cho việc cải tiến này như sau:
 

  • Đặt ra một mức cơ bản: Nếu bạn là doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ, thì tổng doanh thu mỗi giờ làm việc là bao nhiêu? Các dịch vụ cơ bản mà bạn cung cấp là gì và chúng thường mất bao nhiêu thời gian? Nếu bạn là doanh nghiệp sản xuất, mất bao lâu để sản xuất sản phẩm? Nguyên liệu đầu vào của bạn có đang dư thừa, bạn có hàng tồn kho hay không? Số phần trăm sản phẩm bị lỗi khi sản xuất lần đầu tiên là bao nhiêu?
     

  • Xác định các mảng cần cải thiện: Ví dụ, bạn muốn giảm bớt số lượng sản phẩm bị lỗi bằng cách tăng số lượng nhân viên, hoặc làm tinh gọn lại quy trình sản xuất. Bạn muốn tăng quy mô doanh nghiệp, bắt đầu từ việc thay đổi cơ cấu phòng ban... Hãy xác định các mảng cụ thể cần cải thiện, để từng bước đạt được mục tiêu dài hạn. 
     

  • Thiết lập quy trình thay đổi và xác định các chỉ số thành công: Quá trình này có thể mất hàng tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Bạn sẽ cần thử nghiệm các quy trình mới để xem chúng có đang cải thiện các chỉ số đặt ra hay không. 
     

  • Đào tạo đội ngũ quản lý: Để một quy trình hoạt động, trước tiên bạn sẽ cần đào tạo người quản lý của mình, bởi họ là người trực tiếp quản lý nhân viên triển khai nó.

 

Bước 3: Để công nghệ làm việc cùng bạn 

 

16. Đầu tư vào sản phẩm công nghệ giúp tiết kiệm thời gian và công sức

 

Mục đích của công nghệ là để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, vì vậy nếu phải mất một đội ngũ nhân sự toàn thời gian để duy trì công nghệ, hoặc nhân viên của bạn liên tục gặp vấn đề, thì sản phẩm công nghệ đó không hợp với doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, khi chọn lựa giải pháp công nghệ, hãy chọn các giải pháp mất ít thời gian và công sức của nhân sự nhất.

 

17. Trang bị cho nhân viên máy tính mới

 

Máy tính cũ có thể tiết kiệm tiền bạc, nhưng từng giây dành cho việc khởi động máy hoặc chờ loading... rõ ràng làm giảm năng suất của nhân sự. Vì vậy, đầu tư vào chiếc máy tính mới vừa giúp tiết kiệm thời gian doanh nghiệp, vừa cho nhân viên thấy nhà lãnh đạo của họ mong muốn cho họ công cụ làm việc tốt nhất. Họ sẽ trả công bạn bằng khả năng làm việc tốt nhất của họ.

 

remote work

 

18. Cung cấp một nền tảng công nghệ để nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu

 

Một số nghiên cứu chỉ ra rằng nhân sự được phép làm việc từ xa làm việc năng suất hơn, bạn có thể thúc đẩy năng suất nhân viên khi tạo điều kiện cho họ “tranh thủ” làm việc trong lúc chờ đợi. Để làm được điều đó, nhân viên của bạn cần được hỗ trợ bởi các sản phẩm công nghệ như:

 

  • Laptop: Laptop là công cụ tối thiểu giúp nhân viên làm việc từ xa, nhưng chỉ khi nó được đồng bộ với máy tính và program của công ty
     

  • Điện thoại thông minh và máy tính bảng (tablet): cho phép nhân viên check mail và sửa tài liệu ngay cả khi di chuyển.  
     

  • Các chương trình (program) có thể đồng bộ giữa các thiết bị khác nhau: Mọi thứ trên desktop của nhân viên cần có sẵn trong laptop, điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ. Điều này tạo ra một bộ máy nhân sự linh hoạt, được kết nối. Nếu nhân viên chỉ có thể truy cập program tại bàn làm việc của họ, họ sẽ mất khả năng linh hoạt và khó thể làm việc ngoài giờ.
     

  • Nền tảng công nghệ cộng tác: ví dụ như mạng xã hội Jive hay Yammer, các công cụ giao tiếp như Skype hay Google Hangouts, giúp nhân viên kết nối ngay cả khi họ không gặp nhau trực tiếp.
     

  • Nền tảng đám mây: Lưu trữ công việc và cộng tác trên nền tảng đám mây giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn, nhân viên của bạn có thể truy cập vào hệ thống và làm việc từ mọi nơi.

 

19. Sử dụng phần mềm theo dõi công việc online

 

Hãy nghĩ về thời gian mà nhân viên của bạn dành để theo dõi, kiểm tra một công việc đã xong hay chưa, hoặc thảo luận về tiến độ làm việc trong cuộc họp. Những phần mềm theo dõi tiến độ công việc như Flow, Producteev hay Wework cho phép nhân viên cập nhật tiến độ dự án ở bất cứ đâu. Điều này giúp cuộc họp ngắn hơn, ít email qua lại hơn và tất nhiên là tăng năng suất hiệu quả gấp nhiều lần.

 

wework

Giao diện theo dõi công việc trên phần mềm quản lý công việc và dự án Wework 

 

20. Khuyến khích nhân viên sử dụng các ứng dụng nhắc việc, to-do list

 

Những ứng dụng To-do list cho phép bạn đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ dựa trên ngày hết hạn hoặc các chỉ số khác, từ đó đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý công việc Wework, giao diện To-do list giúp nhà quản lý thấy được danh sách việc cần làm không chỉ của cá nhân, mà còn của tất cả nhân viên trong từng dự án cụ thể. 

 

21. Đầu tư vào nhiều phần mềm phục vụ một mục đích cụ thể, hơn là một phần mềm làm được tất cả mọi thứ

 

Các phần mềm được thiết kế cho một mục đích cụ thể, ví dụ như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hay phần mềm cộng tác nội bộ nhóm, sẽ chuyên biệt và dễ sử dụng hơn cho từng mục đích cụ thể, hơn là các chương trình tổng quát như ERP, khi đó nhân viên của bạn sẽ dễ dàng làm quen với công cụ làm việc và cải thiện năng suất tốt hơn.

 

Nếu bạn là một nhà quản lý đang tìm kiếm giải pháp tăng năng suất doanh nghiệp, chúng tôi gợi ý giúp bạn giải pháp Wework - phần mềm chuyên biệt cho quản lý công việc và cộng tác nhóm, tập trung giải quyết vấn đề cải thiện năng suất làm việc cho doanh nghiệp, với các ưu điểm sau:

 

  • Không cần cài đặt, dùng online trên nền tảng đám mây, nhân viên có thể truy cập và làm việc ở bất cứ đâu.

  • Không tốn nhân sự duy trì hệ thống, bởi Wework có đội ngũ hỗ trợ triển khai trực tiếp tại Việt Nam

  • Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, giảm bớt công sức cập nhật tình trạng công việc, tiết kiệm thời gian meeting, tăng năng suất công việc lên tới 200%.

  • Tính năng nhắc việc, đặt ưu tiên công việc, đặt ngày hết hạn, giúp hạn chế tối đa tình trạng trễ deadline.

  • Giao diện quản lý theo dạng to-do list, Kanban và Gantt chart, linh hoạt, phù hợp với đặc thù công việc của các team khác nhau. 
     

Nếu bạn quan tâm tới phần mềm quản lý công việc và dự án Wework, đăng kí ngay tại đây để nhận tư vấn trải nghiệm sản phẩm.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Bộ kỹ năng và phương pháp quản lý thời gian không thể thiếu trong doanh nghiệp

“Mình quá bận để làm việc này lúc này, thôi để sau vậy” - Bạn có cảm thấy câu nói này quen thuộc? Chưa biết cách quản lý thời gian - không thể thoát khỏi guồng quay của công việc sẽ làm bạn bỏ lỡ rất nhiều điều ý nghĩa khác trong cuộc sống.

Phần mềm BPM là gì? Doanh nghiệp của bạn liệu có cần đến chúng?

Lôi kéo tới 68% doanh nghiệp trên thế giới sử dụng, liệu bạn đã biết gì về phần mềm BPM và sự phát triển mạnh mẽ của chúng chưa?

Quy tắc 5S và câu chuyện lạ đời: Dọn dẹp khu vực làm việc sạch sẽ có thể tăng năng suất lao động?

Chuyện thật như đùa: Năng suất làm việc lại có mối quan hệ chặt chẽ với sự gọn gàng ngăn nắp của mỗi nhân viên!

Đăng ký nhận bản tin