12 thói quen của những doanh nghiệp cộng tác hiệu quả (Phần 1)

03/09/2017

Cộng tác là một yêu cầu rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, nhưng lại hiếm có người quản lý nào biết được cách để cộng tác thành công.

Base Resources - Mỗi doanh nghiệp đều có những chiến lược hay giải pháp công nghệ khác nhau để nâng cao sự cộng tác do sự khác biệt về văn hoá, cách tiếp cận, mục tiêu và biện pháp. Vậy, đâu là công thức cho sự cộng tác thành công? Bài viết này sẽ cho bạn câu trả lời.

 

1. Lãnh đạo phải là người đi tiên phong

 

Nếu người lãnh đạo không ủng hộ và sử dụng các công cụ và chiến lược cộng tác thì nhân viên sẽ cảm thấy chẳng có lý do gì họ phải làm vậy. Vì thế, lãnh đạo luôn phải làm gương để tạo điều kiện, thúc đẩy và khuyến khích nhân viên thay đổi.

 

Ví dụ: Oce là một công ty in ấn và gia công lớn với văn hoá doanh nghiệp lớn mạnh, vậy mà nhân viên đều thừa nhận rằng họ không biết trong công ty có vấn đề gì đang yếu kém và cần thay đổi. Để giải quyết vấn đề này, họ đã tạo ra một team dẫn đầu và đi tiên phong trong việc cộng tác, khiến những người khác nhìn vào, thấy được hiệu quả của việc này và dễ tiếp thu những thay đổi hơn.

 

2. Cân bằng lợi ích cá nhân và lợi ích doanh nghiệp

 

Đừng tập trung vào những giá trị và lợi ích tổng thể của công ty khi thảo luận với nhân viên. Nhân viên đều quan tâm đến những điều tác động đến bản thân họ hơn là đến doanh nghiệp. Vậy hãy cho họ biết, việc cộng tác giúp ích gì cho công việc và cuộc sống của họ.

 

Ví dụ: Lãnh đạo ngân hàng AMP Sydney đã dành thời gian giải thích cho nhân viên biết được họ cần phải làm gì, cũng như những tác động tích cực của các công nghệ và chiến lược mới đến cuộc sống và công việc của họ. Nhờ đó, nhân viên của họ đã cộng tác hiệu quả hơn rất nhiều.

 

3. Xây dựng chiến lược trước khi áp dụng các giải pháp công nghệ

 

Chắc hẳn bạn không muốn mình là một người đi triển khai một giải pháp trong khi không hiểu tại sao phải làm vậy. Trước khi vội vã lựa chọn một nền tảng cộng tác mới, hãy tập trung vào việc phát triển một chiến lược giúp bạn hiểu "tại sao" trước khi biết phải "làm thế nào". Đây là một điều rất quan trọng đối với sự thành công của mọi sự cộng tác.

 

Ví dụ: Trường đại học Penn State Outreach đã nhận thấy tầm quan trọng của việc gắn kết và thu hút tất cả nhân viên. Vì vậy, họ đã từng tổ chức những cuộc họp định kỳ với đại diện từ các bộ phận trong trường, nhưng lại không mang đến hiệu quả như mong đợi. Sau thất bại này, họ đã xây dựng một chiến lược rõ ràng trước khi quyết định sử dụng một công nghệ và nhận ra những gì họ cần, tại sao họ cần, và làm thế nào để tiến hành hiệu quả. Giờ đây, tất cả các bộ phận trong trường đều đã được gắn kết.

 

4. Học cách trao quyền cho nhân viên

 

Bạn sẽ ngăn cản sự hợp tác bằng việc cố gắng giám sát tất cả mọi việc trong công ty. Hãy gợi ý, hướng dẫn nhân viên, và để họ tự giác làm việc.

 

Ví dụ: Chi nhánh ING Direct Canada đã tiến hành việc trao quyền cho nhân viên rất hiệu quả. Ở đây, tất cả mọi người đều không có chức vụ, không có văn phòng, bất cứ ai cũng có thể trò chuyện và cộng tác với nhau một cách tự do. Trong doanh nghiệp không có một trở ngại nào cho việc cộng tác, các nhà quản lý chỉ phải tập trung vào việc loại bỏ những trở ngại thay vì tạo ra chúng. Tất cả phản hồi và ý kiến đóng góp của nhân viên, cho dù là tiêu cực hay tích cực đều được chào đón. Môi trường làm việc vì thế mà trở nên vô cùng thân thiện, vui vẻ.

 

5. Lắng nghe nhân viên

 

Chúng ta luôn luôn kiên trì lắng nghe tiếng nói của khách hàng, nhưng lại bỏ qua tiếng nói của nhân viên. Để xây dựng sự cộng tác trong toàn bộ doanh nghiệp, hãy làm cho mỗi nhân viên trở thành một phần của quá trình ra quyết định. Hãy lắng nghe các ý tưởng, nhu cầu, đề xuất, phản hồi của họ và tích hợp chúng vào các chiến lược và giải pháp cải thiện hoạt động trong doanh nghiệp.

 

Ví dụ: Booz Allen Hamilton đã từng tạo sự gắn kết trong nhân viên một cách tuyệt vời. Họ chỉ mất 2 tuần để xây dựng một nền tảng cộng tác dựa trên những phản hồi của nhân viên. Nhưng sau đó, dự án này lại thất bại, vi khi được chuyển qua bộ phận IT, nhân viên không còn được đóng góp ý kiến để xây dựng nó thêm nữa. Sự gắn kết và thích ứng của nhân viên cũng theo đó mà giảm mạnh. Đây là một bài học đáng nhớ không chỉ cho Booz Allen Hamilton mà còn cho tất cả các doanh nghiệp đang muốn cải thiện sự cộng tác.

 

6. Cộng tác trong mọi công việc

 

Sự cộng tác không phải là một nhiệm vụ bổ sung hoặc một yêu cầu ngoài luồng. Nó cần phải được tiến hành đồng thời cùng các công việc thường ngày một cách tự nhiên. Ví dụ, thay vì để nhân viên sử dụng quá nhiều phương tiện giao tiếp, hãy tạo ra một nền tảng cộng tác tập trung dành cho công việc, cho phép nhân viên giao tiếp và tương tác với nhau để trao đổi về mỗi công việc.

 

Ví dụ: TELUS Canada luôn xem sự cộng tác chính là cốt lõi trong cách làm việc của nhân viên. Họ có một nền tảng tập trung cho phép nhân viên cộng tác, nền tảng này cũng cho phép truy cập đến tất cả các giải pháp công nghệ khác của công ty để nhân viên dễ dàng làm việc. Sự cộng tác tập trung chính là giá trị giúp họ tìm kiếm thêm được nhiều nhân viên tài năng và mang về lợi ích cho công ty.

 

Tìm hiểu những động thái mà các doanh nghiệp cần triển khai khi cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tới gần thông qua cuốn Ebook: "Chiến lược đột phá năng suất cho Doanh nghiệp Việt trong kỷ nguyên 4.0"

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Synchronous Communication và nghịch lý: Khi giao tiếp nhanh khiến công việc chậm

Có phải bạn luôn cho rằng, giao tiếp cũng như chiến trận, đánh nhanh là có thể thắng nhanh không? Sự thật thì có thể hoàn toàn khác so với những gì bạn suy nghĩ đấy!

Đừng lên kế hoạch trước cho các cuộc họp quan trọng của bạn!

Nghe rất mâu thuẫn đúng không? Nhưng thực tế đúng là vậy, đừng vội vàng tạo sẵn agenda cho các cuộc họp quan trọng. Sẽ có cách khác hiệu quả hơn nhiều!

Phần mềm quản lý công văn Base Office giúp hiện đại hoá quy trình xử lý công văn như thế nào?

Một phần mềm quản lý công văn hiện đại sẽ xoá bỏ mọi quy trình thủ công rườm rà và đưa bạn tới gần hơn với khái niệm “doanh nghiệp 4.0” thực sự.

Đăng ký nhận bản tin