Nhân sự trong doanh nghiệp sẽ đến và đi bất kì lúc nào. Làm thế nào để những tri thức, kinh nghiệm của nhân sự có thể được lưu trữ, trở thành một phần tài sản công ty và truyền lại cho các lứa nhân sự sau? Doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị tri thức 4.0 – Base Square.
1. Tại sao doanh nghiệp cần một mạng xã hội học tập để chia sẻ và lưu trữ tri thức?
1.1. Tri thức nội bộ là lợi thế cạnh tranh cốt lõi của doanh nghiệp
Jack Welch, cựu chủ tịch và CEO của General Electric đã nhận định: Lợi thế cạnh tranh cuối cùng của một doanh nghiệp chính là khả năng học hỏi và nhanh chóng áp dụng các tri thức học được vào cải tiến công việc.
Có lẽ đại đa số CEO đều hiểu được điều này và mong muốn nhân viên chủ động nâng cao trình độ, tích lũy kiến thức hằng ngày. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường mắc phải hai sai lầm phổ biến:
- Một là, doanh nghiệp chưa có chiến lược và công cụ phù hợp để quản trị tri thức, khiến những tài sản quý giá này bị phân tán khắp nơi, chỉ có một vài người tiếp cận mà không được tận dụng triệt để. Dần dần, tri thức sẽ mất đi khi nhân sự đó nghỉ việc – hiện tượng “chảy máu chất xám”.
- Hai là, lãnh đạo chỉ chú trọng việc thu nạp tri thức từ bên ngoài (các khóa đào tạo, tài liệu trả phí,…) hoặc phụ thuộc duy nhất vào bộ phận L&D, mà quên đi nguồn tài nguyên có sẵn trong doanh nghiệp – được sở hữu bởi chính các đồng nghiệp. Đây là kho tri thức lớn nhất, thiết thực nhất và cũng tốn ít chi phí nhất.
Quả thực, mỗi nhân sự đều đã và đang tích lũy tri thức hữu ích trong quá trình làm việc. Nếu mỗi người học được 1 điều mới mỗi ngày, thì trong một năm người đó sẽ học được 365 điều và một đội nhóm 10 người sẽ học được 3650 điều mới. Nhưng như thế là chưa đủ. Để phát huy tối đa lợi thế cạnh tranh, một mạng xã hội học tập có khả năng chia sẻ tri thức theo mô hình phép nhân – không phải training 1-1 mà là chia sẻ rộng rãi trong phạm vi doanh nghiệp.
1.2. Được học hỏi là động lực giữ chân và thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả
Theo khảo sát của 15Five năm 2018, 46% nhân viên được hỏi mong muốn nhận được thêm phản hồi tích cực từ quản lý, cũng như được đào tạo thêm tri thức hữu ích cho nghiệp vụ chuyên môn và cá nhân của họ.
Sẽ thật tiếc nếu nhân viên của bạn xin nghỉ việc với lý do “Em cảm thấy công ty không còn gì mới cho em học nữa” hoặc “Dường như trong suốt một năm qua em không lớn thêm được chút nào.”
Có thể thấy, được học hỏi chính là động lực hàng đầu khiến nhân viên gắn bó với doanh nghiệp và chăm chỉ đi làm hơn mỗi ngày.
Mạng xã hội học tập là minh chứng rõ ràng nhất của một môi trường đề cao văn hóa học tập, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và tiếp thu tri thức cho cá nhân, đồng thời cũng ghi nhận mọi nỗ lực đóng góp của họ cho tài sản trí tuệ chung của doanh nghiệp.
Giải pháp hàng đầu cho bạn là một trong những ứng dụng quản trị 4.0 mới nhất – Mạng xã hội học tập Base Square. Base Square trông như thế nào? Doanh nghiệp có thể sử dụng Base Square ra sao để tối đa hóa lợi ích học tập? Cùng tham khảo các góc nhìn review dưới đây.
Lưu ý, tất cả hình ảnh minh họa trong bài đều là thực tế sử dụng phần mềm tại Base.vn.
2. Review về cách sử dụng Base Square – Mạng xã hội học tập nội bộ dành cho doanh nghiệp
Điểm hay của Base Square là có thể thúc đẩy văn hóa học tập của doanh nghiệp dưới nhiều góc độ khác nhau. Ứng dụng này giúp bạn và nhân viên luôn có được câu trả lời ưng ý:
– Tìm đến đầu mối nào để được giải đáp các thắc mắc nghiệp vụ?
– Lưu trữ và tìm kiếm tri thức ở đâu để luôn đầy đủ và logic?
– Đâu là những tri thức chuẩn xác và phù hợp nhất để tiếp thu?
– Tương tác và xây dựng văn hóa chia sẻ tri thức như thế nào?
– Điều gì có thể khích lệ nhân viên học hỏi và đóng góp tri thức mỗi ngày?
2.1. Base Square giống một trang “Quora nội bộ”, nơi nhân sự hỏi – đáp tri thức và tương tác tích cực
Quora là website hỏi đáp lớn nhất trên toàn thế giới, nơi tất cả mọi người được phép đăng tải câu hỏi và nhận về câu trả lời tương ứng. Mạng xã hội này được người dùng bình chọn là một trong 10 trang web không thể không biết nếu muốn rèn luyện trí thông minh. Tính năng hỏi – đáp của Base Square cũng được thiết kế tương tự Quora: mỗi cá nhân có thể đóng vai trò người hỏi, người trả lời hoặc đơn thuần là người đọc.
Giao diện hiển thị các câu hỏi trên Base Square
Với tư cách người hỏi, mỗi nhân viên được phép đăng tải không giới hạn các thắc mắc xoay quanh công việc, đồng thời phân loại chúng vào các mảng kiến thức và chủ đề khác nhau: Content marketing, Case study khách hàng, Sản phẩm mới, Kinh nghiệm quản trị chung,… Nhờ tính mở này, nhân viên có thể phát huy quyền được học hỏi, quyền được thể hiện tiếng nói cá nhân (nhiều khi trùng khớp với nỗi lòng đồng nghiệp).
Với những câu hỏi có nội dung nhạy cảm hoặc không phù hợp, tài khoản quản lý trên ứng dụng Base Square có quyền ẩn/lưu trữ/xóa đi, nhằm đảm bảo môi trường học tập lành mạnh cho doanh nghiệp.
Trên Base Square, bất cứ nhân viên nào cũng có thể đóng vai trò người trả lời chứ không cố định bởi một hoặc một số “chuyên gia”. Ứng dụng khuyến khích mỗi nhân viên tham gia đóng góp cho câu trả lời, ngay cả khi thông tin không hoàn toàn đáp ứng được câu hỏi. Thậm chí, một người có thể tự trả lời câu hỏi của chính mình. Lời giải đáp hữu ích nhất sẽ được người hỏi chọn ra và ưu tiên hiển thị trên đầu với trạng thái màu xanh: “Câu trả lời được chấp nhận”.
Còn với vai trò người đọc, bạn và nhân viên có thể nhấn theo dõi các chủ đề mà mình quan tâm; đồng thời bình chọn cho các câu hỏi/câu trả lời hữu ích. Việc bình luận và thả biểu tượng cảm xúc được thực hiện giống các trang mạng xã hội thông thường.
Nhân sự dễ dàng hỏi, đáp và tương tác với các nội dung trên “Quora nội bộ”
Tính linh hoạt trong vai trò thành viên chính là chìa khóa tạo ra “phép nhân tri thức”. Trong mô hình hỏi đáp của Base Square, sự nhận về và cho đi luôn được song hành với nhau. CEO đứng ra giải đáp thắc mắc về quản trị cho tất cả nhân viên, đồng thời học hỏi thêm kiến thức nghiệp vụ từ chính nhân viên dưới quyền. Các bộ phận Phát triển sản phẩm, Marketing, Kinh Doanh, Chăm sóc khách hàng,… đều có khả năng trao đổi tri thức qua lại nhằm phục vụ công việc.
Nếu như một khóa học hoặc bài thi đều có thời điểm kết thúc, thì các tri thức trên Base Square lại tồn tại trong khoảng thời gian rất dài, không ngừng được cập nhật. Và nếu như phương pháp đóng gói tri thức truyền thống khó khăn để chia sẻ – bạn phải trả lời 5 lần cho 5 người có cùng thắc mắc, thì với Base Square, cả 5 người đó (và tất cả nhân sự khác trong doanh nghiệp) đều có thể tiếp cận tới tri thức bất cứ lúc nào.
Base Square cũng tự động tổng hợp lại các câu hỏi theo từng tiêu chí thịnh hành nhất, mới nhất, được xem nhiều nhất, đã được trả lời, chưa có ai trả lời,… để phủ sóng tri thức tốt hơn trong doanh nghiệp.
2.2. Base Square giống một kho “Thư viện nội bộ”, nơi nhân sự chia sẻ và lưu trữ tài liệu không giới hạn
Bên cạnh tính năng hỏi – đáp trực tuyến, Base Square cũng cung cấp không gian trực tuyến chuyên biệt để lưu trữ các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp: sách điện tử, tạp chí, kết quả nghiên cứu, slide thuyết trình, văn bản mẫu,… Dung lượng trong kho tri thức này là không giới hạn.
Một lần nữa, mạng xã hội học tập này đề cao xu hướng trao quyền trong doanh nghiệp. Mỗi nhân viên đều có thể đóng góp tài liệu chuyên môn vào kho chung, đều được ghi nhận danh tính tác giả.
Kho thư viện tài liệu dùng chung trên Base Square
Bên cạnh đó, các nội dung Checklist tổng hợp, Hướng dẫn quy trình, Chia sẻ kinh nghiệm,… đặc biệt hữu ích cũng được ưu tiên đăng tải dưới dạng bài viết trong mục “Tri thức”, để toàn bộ nhân viên có thể tự tham khảo bất cứ lúc nào.
Các bài viết được đăng tải trong mục “Tri thức”
Cây thư mục tài liệu và tri thức đều được phân nhánh tương ứng với các đề mục trong phần hỏi đáp. Đây có thể coi là tấm biển chỉ dẫn tuyệt vời cho các “độc giả” ghé thăm, tránh tình trạng “lạc lối trong thư viện”.
Thời gian đầu sử dụng Base Square, số lượng tài liệu chung trong thư viện có thể không nhiều. Nhưng hãy tiếp tục tích tiểu thành đại, sẽ đến thời điểm bạn thấy ngạc nhiên bởi thư viện khổng lồ của chính doanh nghiệp mình. Lúc này, chắc chắn bạn đã rút ngắn được khoảng cách về tri thức giữa các bộ phận marketing, sales, chăm sóc khách hàng, kế toán,… và giữa những thế hệ nhân viên cũ – mới trong doanh nghiệp.
2.3. Base Square giống một trang “Google nội bộ”, nơi nhân sự tra cứu mọi tri thức xoay quanh công việc
Một trong các lợi ích tiêu biểu mà mạng xã hội học tập Base Square mang lại là “tính chủ động”. Trên thực tế, chúng ta thường xuyên sử dụng Google để tra cứu thông tin cho bất cứ từ khóa nào quan tâm, bao gồm cả mục đích công việc. Tuy nhiên, các tri thức về công việc trên Google mang nhiều điểm hạn chế: không thể xác thực, không thể tin cậy hoàn toàn, và không khớp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp bạn.
May mắn thay, Base Square có thể xử lý bài toán này. Được tích lũy trong kho câu hỏi và thư viện tài liệu là những tri thức gần gũi nhất với công việc của bạn và nhân viên, bởi chúng được chia sẻ từ chính những đồng nghiệp “người trong cuộc”. Chỉ cần nhập một từ khoá ngắn gọn vào thanh tìm kiếm, hệ thống sẽ trả về tất cả các nội dung có liên quan hoặc chính xác một tri thức nào đó nếu bộ lọc thông minh được sử dụng.
Tính năng kìm kiếm từ khóa trên Base Square vô cùng nhạy bén
Khi lượng dữ liệu hệ thống đủ lớn, bạn sẽ dễ dàng tạo cho nhân viên thói quen tìm kiếm tri thức trên ứng dụng. Tất nhiên, để có được hiệu suất tìm kiếm tốt nhất, tri thức cần được phân mục hợp lý và bao hàm các từ khóa quan trọng trong phần nội dung.
2.4. Base Square giống một trò chơi “Cuộc đua tri thức”, nơi xếp hạng thành tích dựa trên các đóng góp của nhân sự
Ứng dụng Base Square có một bảng xếp hạng đánh giá các thành viên đóng góp tích cực trong việc xây dựng kho tàng tri thức chung của doanh nghiệp.
Điểm số tích lũy được tính cho tất cả các câu hỏi, câu trả lời và tài liệu đóng góp của cá nhân, về cả mặt số lượng (point) và chất lượng (gold). Ví dụ: Mỗi câu hỏi đăng tải được 10 point, mỗi câu trả lời được 15 point, câu trả lời được chấp thuận tương đương 9 gold, tri thức đạt đến 100 lượt xem được tặng 10 gold,…
Mỗi nhân sự có thể theo dõi bảng xếp hạng chung và thứ hạng của mình trong đó. Đặc biệt, ứng dụng có thể thống kê tất cả các tri thức đóng góp bởi mỗi tác giả một cách minh bạch.
Bảng xếp hạng thành viên tích cực trên Base Square
Tính năng này biến Base Square thành một cuộc đua hấp dẫn, khích lệ nhân viên tích cực tham gia vào phong trào học tập nội bộ. Đồng thời, bạn cũng dễ dàng đánh giá mức độ đóng góp tri thức của mỗi cá nhân, từ đó đưa ra chính sách thưởng khuyến khích các hoạt động học tập trong doanh nghiệp.
3. Case study: Bộ phận đào tạo kinh doanh của Base.vn đang sử dụng Base Square như thế nào?
Hầu hết nhân sự các cấp tại Base.vn đều thường xuyên sử dụng Mạng xã hội học tập Base Square để học hỏi và chia sẻ tri thức với đồng nghiệp. Trong số đó, bộ phận Đào tạo thuộc phòng Kinh doanh là một trong các nhóm thành viên tích cực hàng đầu.
3.1. Với các câu hỏi và trả lời:
Theo Ms Lưu Phương Anh, L&D Specialist @Base.vn, có hai việc khó nhất khi triển khai Base Square trong doanh nghiệp là: (1) làm thế nào để tạo ra văn hoá đỏi – đáp, và (2) làm thế nào để có được các câu trả lời hữu ích.
Trên thực tế, các câu hỏi trên ứng dụng thường được bắt nguồn từ:
- Nhân sự có thắc mắc nhưng chưa được giải đáp, chờ đợi câu trả lời hữu ích từ các đồng nghiệp giàu kinh nghiệm.
- Nhân sự vừa được giải đáp/học được tri thức mới vô cùng tâm đắc, muốn chia sẻ rộng rãi tới tất cả đồng nghiệp.
- Các “chuyên gia” trong một lĩnh vực được nhiều người hỏi cùng một câu hỏi, đăng tải công khai để hạn chế phải phải hỏi – đáp nhiều lần.
- Nhân sự phụ trách đào tạo cần nắm rõ kiến thức để soạn thảo bài giảng.
Theo đó, các chủ đề được quan tâm nhiều nhất trên Base Square là các tri thức đặc thù không thể tìm kiếm tại những nơi khác:
- Kiến thức chuyên môn liên quan trực tiếp tới các sản phẩm/dịch vụ mà Base cung cấp
- Case study chia sẻ thực tiễn trong quá trình làm việc tại Base
- Tổng hợp các thông tin mọi người hay dùng tới (Ví dụ: Danh sách Product Lead, Danh sách link dẫn tới marketing ebook hoặc brochure,…)
Đặc biệt hơn, đội ngũ đã thiết lập tích hợp, để Base Square tự động bắn thông báo tới group chat trên Base Message (ứng dụng chat nội bộ) mỗi khi có một câu hỏi hoặc tài liệu mới thuộc các chủ đề bộ phận kinh doanh cần quan tâm (ví dụ như lộ trình phát triển sản phẩm). Đây là tính năng cực kỳ thú vị, vừa không để ai bị bỏ lỡ tri thức vừa tạo ra sự hứng thú học hỏi.
Base Square có thể bắn thông tin tự động vào group chat nội bộ
3.2. Với các bài viết trong mục “Tri thức”:
Theo Ms Lưu Phương Anh, trong công tác đào tạo luôn cần có một nơi để tổng hợp tất cả mọi thứ – giống như một quyển sách giáo khoa.
Trong mục “Tri thức”, đội ngũ Base đã xây dựng một bài viết có vai trò tương tự cuốn “Business Consultant Handbook”, là nơi tổng hợp đường link của tất cả các bài viết khác. Trong một bài viết tổng hợp các nội dung sẽ được chia thành từng section nhỏ, với các tính năng tương tác, bình luận giống với một bài đăng thông thường.
“Business Consultant Handbook”, được đăng tải dưới dạng bài viết nhiều section trên Base Square
3.3. Với các tài liệu dạng template trong mục “Thư viện”:
Đội ngũ kinh doanh của Base sẽ có một số tài liệu dạng template để đồng nhất sử dụng với khách hàng (Ví dụ: Slide pitching, file báo giá, giấy ủy quyền, mẫu phụ lục hợp đồng,…).
Ngày trước, các file này sẽ được lưu tại thư mục chung trên Google Drive, mỗi cá nhân sẽ truy cập thư mục để tải về khi cần thiết hoặc tải sẵn về máy tính / tạo bản sao thuộc sở hữu cá nhân. Phương pháp lưu trữ tài liệu trên Google Drive có một số nhược điểm:
- Sau một thời gian, nhân sự thường không nhớ file tài liệu nằm ở đâu, phải mất công đi tìm kiếm và hỏi lại.
- Nhiều file tài liệu cần được cập nhật để hoàn thiện, tối ưu hơn. Nếu chủ sở hữu thực hiện cập nhật file gốc, nhiều nhân sự có thể không nắm được và tiếp tục sử dụng file cũ. Kết quả, sẽ xảy ra tình trạng sai lệch nội dung khi làm việc cùng khách hàng, đối tác,…
- Trên Drive có quá nhiều thư mục dùng cho các mục đích khác nhau, dẫn tới nguy cơ bị xáo trộn, “chỉnh sửa nhầm”, “lỡ tay xóa”,… hoặc nghiêm trọng hơn là rò rỉ dữ liệu.
Giải pháp thay thế tuyệt vời chính là thư viện trên Base Square. Tại đây, tất cả các file tài liệu được tập trung về một chỗ và được cập nhật phiên bản đồng bộ (có lưu lại lịch sử cập nhật).
“Trong công tác đào tạo, những bài toán nhỏ tưởng chừng vô hại lại có thể ảnh hưởng rất lớn tới hành vi/thói quen học tập của nhân viên. Sau một chặng đường từng bước xây dựng, mình nhận ra Base Square thực sự đã đi vào đời sống của đội ngũ khi hầu hết nhân sự đều có thói quen ‘Square’ khi tìm hiểu về điều gì đó (tương tự như việc tra cứu Google). Mình tin rằng khi đầu vào (input) được chuẩn bị tốt thì đầu ra (output) chắc chắn sẽ rất tuyệt vời.”
Ms Lưu Phương Anh, L&D Specialist @Base.vn
4. Bảng giá của ứng dụng Mạng xã hội học tập Base Square
Bảng giá của ứng dụng Base Square. Xem chi tiết tại đây.
Ứng dụng Base Square có chi phí khoảng 15.000đ/tháng/tài khoản sử dụng – để sở hữu tất cả các tính năng không giới hạn về phân mục tri thức, hỏi và trả lời, thư viện lưu trữ, bảng xếp hạng,…
Trong khi đó, rất có thể bạn phải chi trả 150.000đ để có được bộ tài liệu, hoặc cần tới 1.500.000đ để đăng ký một suất tham gia khóa đào tạo – nhưng chỉ bao gồm tri thức của một chủ đề nhất định.
Có thể nói, để xây dựng văn hóa học tập và quản trị tri thức nội bộ doanh nghiệp, thì công cụ vừa hiệu quả vừa tối ưu chi phí hàng đầu chính là Base Square.
Kết luận
Rõ ràng, quản trị tri thức là chiếc chìa khóa tuyệt vời chống tình trạng chảy máu chất xám, đồng thời nâng cao giá trị nguồn lực nhân sự – cũng chính là gia tăng giá trị của doanh nghiệp. Với Giải pháp chia sẻ và lưu trữ tri thức nội bộ Base Square được thiết kế hiện đại, bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng xây dựng một môi trường làm việc đáng tự hào – đề cao văn hóa học tập, chia sẻ, phát triển và khả năng sáng tạo của nhân sự.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
