3 tỷ đô là chi phí mỗi năm nền kinh tế Mỹ phải chi trả do công nhân đi trễ. Con số này khiến bất kỳ nhà lãnh đạo cũng giật mình nhìn lại một vấn đề tưởng chừng nhỏ nhưng lại không hề nhỏ.
Văn hóa doanh nghiệp là một thứ rất kỳ lạ: Nếu đội ngũ quản lý không chủ đích tạo một văn hóa đặc thù thì chính bản thân các nhân viên sẽ tự sinh ra một văn hóa tự nhiên đầy tai hại. Bài viết này chúng ta sẽ bàn đến một vấn đề nhức nhối của mọi nhà quản lý khi nắm trong tay một số lượng nhân viên dù ít dù nhiều: Đi trễ.
Trễ bền vững – một “thói hư tật xấu” không hề xa lạ nơi công sở
Ở thế giới của những nhân viên công sở chuyên đi làm muộn, mỗi buổi sáng sẽ luôn có cả trăm ngàn lý do ngăn cản họ rời khỏi chiếc giường ấm áp để đến được vị trí của chiếc máy chấm công văn phòng:
“Em ngủ quên mất. Đêm qua thức khuya làm nốt cái báo cáo..”
“Hôm nay em hơi mệt.”
“Xe em hỏng giữa đường mà tìm mãi mới thấy chỗ sửa.”
“Tắc đường quá. Không hiểu sao giữa tuần mà lại tắc đường như thứ 2 sếp ạ!”
“Em mải nghĩ nên rẽ nhầm đường. Văn phòng mới nên vẫn chưa quen/ Nay em đi thử đường tắt nhưng bị lạc..”
“Hôm qua em quên mất không đặt báo thức/ Báo thức máy em không biết sao sáng nay không kêu..”
“Con ốm quá, nó đỡ đỡ em mới đi làm được nên đến hơi muộn ạ”
…
Sự thật là chúng ta cũng chẳng thể xác minh đâu là lý do đúng, đâu là lý do được “bịa” ra để bào chữa cho hành vi đến muộn của nhân viên. Nhưng tôi có thể chắc chắn một điều: Đối với những người đi trễ bền vững, tất cả chỉ là ngụy biện.
Vậy nguyên nhân thật sự của thói quen tệ hại này là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian kém
Sự chậm trễ, đặc biệt là chậm trễ trường kỳ cho thấy rằng nhân viên của bạn không biết cách (hoặc không muốn) quản lý thời gian của họ một cách hiệu quả. Điều rất quɑn trọng là phải ước tính cần bao lâu để có thể đi từ nơi nàу đến nơi khác, bao gồm cả thời gian giải quуết các vấn đề tiềm ẩn có thể nảy sinh như kẹt xe.
Năm 2001, Jeff Conte ở trường đại học San Diego thực hiện một nghiên cứu trong đó kết quả là những người có tính cách tập trung thường đi đúng giờ (nhóm A), những người có tính cách thoải mái lại thường đi muộn (nhóm B). Những người ở nhóm A cảm thấy 1 phút = 58 giây, còn nhóm B lại thấy 1 phút = 77 giây.
Điều chính уếu ở những người làm gì đó quá trễ so với thời giɑn quy định là do sự thiên vị khi đánh giá thời giɑn của họ. Ví dụ, trước cuộc hẹn một người chỉ định tắm trong 10 ρhút rồi đi đến chỗ hẹn, nhưng khi tắm lại tiện thể gội đầu mà không căn thời giɑn cần thiết cho việc làm thêm này.
Do tính cách của nhân viên đó: Vô trách nhiệm và thiếu tôn trọng
Một nguyên nhân lớn khiến một người không thể đến đúng giờ là do nội tại: thói quen sống khiến lối sinh hoạt của một số người trở nên thiếu trách nhiệm hoặc thiếu nghiêm túc ngay cả khi làm việc. Họ coi việc trễ giờ không có gì to tát và mặc kệ người đúng giờ chờ mình.
Nội quy (trong đó có giờ giấc làm việc) là một dạng cam kết giữa nhân viên và doanh nghiệp. Nhân viên hoàn toàn có khả năng đúng giờ nhưng nhiều người lại không muốn cố gắng vì thực tế là họ không tôn trọng “bản cam kết” này.
Nếu tối hôm qua nhân viên của bạn lấy lý do là thức khuya do làm việc muộn, vậy họ cần xem lại 8 tiếng tại văn phòng mình đã làm những gì. Nếu cung đường đi làm thường xuyên xảy ra tắc đường, họ hoàn toàn có thể đi sớm hơn hoặc chọn đường khác. Nếu biết mình chuẩn bị mọi thứ mất thời gian (nhất là các bạn nhân viên nữ cần make up, chọn quần áo,..), họ có thể lựa chọn dậy sớm hơn 10-15 phút…
Cùng một nguyên nhân, lần thứ nhất có thể là do không lường trước được, nhưng lần thứ 2 ta phạm phải thì đó không còn là lỗi lầm nữa mà đó là sự lựa chọn.
Bên cạnh 2 lí do có phần chủ quan do bản thân nhân viên ở trên thì đôi khi, lỗi còn nằm ở chính nhà quản lý:
Cơ chế thưởng phạt của doanh nghiệp chưa rõ ràng
Công ty của bạn có chế tài cho việc đi làm muộn không? Nếu có, nó có mạnh mẽ đến mức thúc đẩy nhân viên cố gắng đi làm đúng giờ không?
Nếu một nhân viên chấp nhận bị phạt nhiều lần mà không có dấu hiệu hạn chế hành vi vi phạm lại thì chứng tỏ cơ chế của bạn hẳn là đang không có tác dụng mấy. Việc đi làm muộn không gây nhiều ảnh hưởng rõ ràng nên họ vẫn vi phạm như một sự đương nhiên.
Một nhân viên có thể miễn cưỡng chấp nhận việc bị chỉ trích cá nhân khi đi trễ. Nhưng khi áp dụng chế tài xử lý nghiêm minh rồi, anh ta chắc hẳn sẽ không muốn bị “đánh mạnh vào tài chính” hay công khai phê bình trước tập thể. Không ngoại trừ việc anh ta sẽ có động lực thay đổi hoàn toàn, với mong muốn được khen thưởng.
Sếp.. cũng là người đi làm muộn
Có thể bạn không nhận ra mình chính là một lý do khiến nhân viên thường xuyên đi muộn.
Không nói đến những kiểu sếp thường xuyên có mặt trễ ở văn phòng, chỉ cần một vài lần đến muộn thôi là bạn đã tạo cho nhân viên một cảm giác “mình cũng có thể đi muộn vì sếp cũng thế”.
Hơn nữa khi lâm vào tình trạng này, bạn lại càng không khiển trách được họ. Rõ ràng người quản lý không thể bắt nhân viên làm điều chính mình không làm.
Quan trọng nhất: Văn hóa phải đi làm đúng giờ đã bị xem nhẹ
Chúng ta đều biết là chỉ cần muốn thì mình sẽ đúng giờ được. Lấy một ví dụ đơn giản: Nếu sáng hôm đó có một buổi hẹn với một khách hàng rất quan trọng lúc 9h, chắc chắn nhân viên của bạn có thể đến được trước cả nửa tiếng. Nhưng tại sao họ lại không đến văn phòng được lúc 9h – quy định giờ làm thông thường của công ty? Bởi vì họ nghĩ điều ấy là không cần thiết!
Bằng một nguyên nhân nào đó, có thể là quy chế thưởng phạt chưa chặt chẽ, quản lý dễ tính, với những vi phạm nhân viên từng mắc, quản lý không đủ gương mẫu… vô tình nhân viên của bạn đã hình thành suy nghĩ “không cần đến văn phòng đúng giờ”.
Hãy nhớ, nhân viên đến trễ là họ cảm thấy mình “được phép đến trễ”. Họ nghĩ rằng việc mình đến trễ không ảnh hưởng tiêu cực gì đến bản thân hay công ty. Nhưng sự thật có đúng là như vậy?
Doanh nghiệp phải trả những “cái giá” nào khi có nhân viên thường xuyên đi trễ?
Trước hết, tôi muốn đề cập đến một con số: 3 TỶ ĐÔ!
Đây là kết quả khảo sát đầy bất ngờ về chi phí mà nền kinh tế Mỹ thiệt hại do công nhân đi trễ được thực hiện bởi Mattress Clarity. Trang web đã thu nhập tỷ lệ việc làm ở mỗi tiểu bang và kết hợp dữ liệu đó với kết quả của cuộc khảo sát trên 2750 công nhân Mỹ. Họ phát hiện ra nền kinh tế ở mọi tiểu bang đều bị ảnh hưởng bởi sự chậm trễ của nhân viên.
Created by Mattress Clarity • View larger version
Vậy việc nhân viên đi trễ thường xuyên khiến doanh nghiệp phải chịu những loại chi phí nào?
Giảm năng suất
Đến muộn mỗi ngày có nghĩa là nhân viên bắt đầu làm việc muộn hơn mỗi ngày. Nếu khoảng thời gian đó không được bù thì đồng nghĩa với việc khả năng hoàn thành công việc của nhân viên sẽ giảm đi.
Việc đến muộn không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân họ. Khi một người tới họp muộn, những người khác phải gián đoạn cuộc thảo luận và quay lại từ đầu để giải thích tình hình cho người đến sau – một điều gây lãng phí thời gian và thậm chí là gây khó chịu. Nếu nhân viên đến muộn là một phần quan trọng của nhóm dự án, các thành viên khác sẽ không thể bắt đầu cho đến khi toàn bộ có mặt. Và nếu doanh nghiệp đang cộng tác trên một phần mềm quản lý quy trình tự động mà công việc sẽ được bàn giao lần lượt qua từng bước, việc chậm trễ ở bước 1 sẽ ảnh hưởng tới tất cả các bước đằng sau!
Ngoài ra, những người đến văn phòng muộn sẽ làm gián đoạn các đồng nghiệp khi họ đã bắt đầu ổn định và làm việc từ lâu rồi. Những tiếng ồn không cần thiết, hoạt động chào hỏi náo nhiệt xảy ra sẽ kéo mọi người ra khỏi sự tập trung đang có.
Mất khách hàng
Khi tình trạng đi trễ của nhân viên vẫn tiếp diễn, dịch vụ khách hàng có thể bị ảnh hưởng. Bên cạnh năng suất làm việc giảm, đi trễ khiến thời gian phản hồi và các công việc tồn đọng sẽ ngày càng dài hơn. Ví dụ, một nhân viên chuyển giao hợp đồng muộn và không giao hàng cho khách hàng đúng hạn và ảnh hưởng đến công việc của họ, ngay cả khách hàng trung thành cũng hoàn toàn có thể chấm dứt hợp tác với doanh nghiệp ngay lập tức. Hay đơn giản là một nhân viên phụ trách mở cửa hàng mà đến muộn thường xuyên sẽ khiến khách hàng cảm thấy thất vọng và chắc chắn tìm đến một lựa chọn khác có dịch vụ tốt hơn.
Nhân viên thiếu tôn trọng tổ chức
Dù ở khía cạnh nào, việc không tôn trọng giờ giấc được phép diễn ra nhiều lần càng khiến nhân viên trở nên thiếu tôn trọng hơn đối với quản lý và doanh nghiệp. Một người quản lý bỏ qua vấn đề sẽ bị coi như trốn tránh giải quyết vấn đề. Nếu công ty nghiêm khắc với việc đi trễ nhưng vấn đề vẫn tiếp diễn, rõ ràng là công ty bất lực trước các vấn đề dù là nhỏ nhất.
Bên cạnh đó, việc nhân viên đi muộn thể hiện sự thiếu tôn trọng rõ ràng với người quản lý sẽ ảnh hưởng xấu đến thành viên còn lại trong nhóm. Mọi người đều ngầm hiểu đi trễ là cách nhân viên thể hiện rằng anh ta không quan tâm đến quy tắc là gì. Các nhân viên khác sẽ nhận thấy và thắc mắc sao quản lý không hành động gì hoặc sao người như vậy mà vẫn được ưu ái làm việc ở công ty. Một khi nhân viên đánh mất sự tôn trọng, người quản lý sẽ mất nhiều thời gian để lấy lại sự tôn trọng đó bằng các cuộc họp trực tiếp và họp nhóm để giải quyết bất bình.
Sự thiếu tôn trọng sẽ gây tổn hại cho doanh nghiệp theo nhiều cách và về lâu dài.
Mất đoàn kết nội bộ
Một nhân viên đi trễ có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của những người khác theo nhiều cách:
- Khi một công việc bị gián đoạn vì một nhân viên đến muộn, hoặc khi một quy trình nào đó tại nơi làm việc không thể bắt đầu vì một thành viên quan trọng không ở đó để thực hiện vai trò của mình, không chỉ năng suất làm việc của toàn đội nhóm bị giảm, điều này còn tạo ra sự căng thẳng cho toàn bộ thành viên, gây ảnh hưởng lớn đến tinh thần làm việc của mọi người.
- Cũng có trường hợp các đồng nghiệp cùng dự án cũng phải chịu trách nhiệm cho nhân viên đi muộn, điều này có thể khiến họ càng thêm bực bội. Các nhân viên sẽ căng thẳng với nhau và tạo ra bầu không khí tiêu cực tại nơi làm việc – điều này làm giảm tinh thần và hiệu suất làm việc.
- Những nhân viên khác đến đúng giờ thường cảm thấy bực bội với nhân viên thường xuyên xuất hiện muộn – đặc biệt nếu việc đi muộn không gây hậu quả gì. Những nhân viên đúng giờ sẽ bắt đầu cảm thấy như tinh thần làm việc và cách tuân thủ giờ giấc của họ không được công nhận. “Nếu V. có thể đến muộn 20 phút để đi làm và không phải nhận bất kỳ hậu quả nào, tại sao mình lại vội vàng để đi làm đúng giờ?”
Một tiền lệ xấu có khả năng lây lan thành văn hóa
Nếu một nhân viên thường xuyên đến muộn và không bị kỷ luật, như một tiền lệ xấu trong doanh nghiệp. Điều đó ngầm gửi một thông điệp đến những thành viên còn lại trong nhóm rằng việc đúng giờ không thực sự quan trọng.
Ông bà ta có câu “Gần mực thì đen…“, sự vô kỷ luật có thể bắt đầu lây lan và phát triển thành một loại văn hóa công ty của bạn. Một khi đồng nghiệp thường xuyên đi trễ mà không gây hậu quả gì, những người khác cũng sẽ bắt đầu đi làm muộn, đơn giản vì họ cảm thấy có thể. Dần dần, tính vô kỷ luật không chỉ dừng lại ở giờ giấc đi làm, nó có thể lây lan sang các vấn đề khác nghiêm trọng hơn như hiệu suất làm việc, văn hóa kỉ luật trong doanh nghiệp, sự tôn trọng đối với đồng nghiệp và cấp trên,…
Vậy xử lý nhân viên đi trễ thế nào cho “hợp tình hợp lý”?
Trong đa số các trường hợp, nhân viên đi muộn thường sẽ chỉ bị đánh dấu vào bảng chấm công trên Excel, phải nộp tiền phạt, hoặc bị trừ lương theo quy định của công ty. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những trường hợp phạm lỗi nhiều lần mà không thấy có dấu hiệu dừng lại, gây ảnh hưởng đến kỉ luật chung như đã phân tích ở trên. Lúc này bạn cần tìm cách xử lý phù hợp, dù sao thì điều mà chúng ta mong muốn vẫn là nhân viên đi vào khuôn khổ mà không phải đánh mất ai.
Hãy sử dụng phương pháp “Cảnh báo nâng cao” dành cho hậu quả ngày càng nghiêm trọng đối với vi phạm có dấu hiệu nghiêm trọng. Phương pháp này cho phép nhân viên có những cơ hội để sửa chữa hành vi trước khi họ làm hỏng môi trường và văn hóa làm việc lành mạnh của bạn, đồng thời bạn cũng có thể đưa ra những hỗ trợ để họ sửa được lỗi.
Mức độ 1: Nói chuyện 1-1
Trước tiên hãy nhẹ nhàng cảnh cáo nhân viên bằng một cuộc trò chuyện riêng tư: cho phép nhân viên có cơ hội giải thích về hành vi của mình nếu có bất kỳ tác động ngoại cảnh hoặc cá nhân khác ảnh hưởng đến giờ giấc của anh ta. Điều này cũng đồng nghĩa với việc cho nhân viên cơ hội sửa chữa hành vi mà không ảnh hưởng đến sự nghiệp của họ tại công ty.
Khi một nhân viên thông báo cho người quản lý trực tiếp về việc vắng mặt, quản lý cần phải giải thích về ảnh hưởng của việc anh ta vắng mặt đối với công việc của nhóm và phải lên kế hoạch sắp xếp lại công việc do nhân viên đó đảm trách trong thời gian vắng mặt.
Mức độ 2: Kỷ luật bằng hình thức cảnh cáo
Cảnh cáo bằng văn bản đối với hành vi vi phạm những lần tiếp theo của nhân viên đó. Sự xuất hiện của các văn bản trong trường hợp này làm tăng mức độ nghiêm trọng của cảnh báo và ngụ ý rằng “hành vi của anh đã không được cải thiện – theo quan sát của tôi”. Đồng thời văn bản này cũng là sự bảo hộ pháp lý trong trường hợp một nhân viên không hài lòng với quyết định của công ty và nộp đơn kiện.
Nhà quản lý có thể ứng dụng phần mềm để quản lý, lưu trữ và xử phạt các sự vụ, sai phạm trong công ty. Ví dụ như Base Case, ứng dụng này có thể giúp ghi nhận các trường hợp vi phạm nhanh chóng và minh bạch. Nhân viên không thể chối cãi hay kiện tụng, vì mọi quy chế xử phạt đều đã được công khai rõ ràng, bản thân họ cũng đã xác nhận đã đọc hiểu khi mới vào làm việc. Doanh nghiệp cũng có được cái nhìn tổng quan về tình hình thực hiện nội quy, quy định chung trong tập thể và lịch sử sai phạm của từng người.
Khi có sai phạm xảy ra, bất kỳ ai cũng có thể tạo một báo cáo sự vụ trên đó: Mô tả lại sai phạm theo nhiều hình thức khác nhau và tag tên những người có liên quan.
Mức độ 3: Kỷ luật hạ cấp/sa thải
Nếu một văn bản cảnh cáo không đủ năng lực để khắc phục vấn đề của nhân viên, hãy làm rõ với anh ta rằng sẽ phải đối mặt với việc bị giáng chức hoặc thậm chí là sa thải.
Trước khi sa thải nhân viên, hãy đảm bảo là bạn đã chuẩn bị đúng, đủ các điều kiện theo quy định pháp luật về xử lý kỷ luật lao động. Việc này chỉ áp dụng khi công ty đã áp dụng các hình thức kỷ luật khác trước đó mà nhân viên không có dấu hiệu cải thiện và vẫn tiếp tục tái phạm (theo điều 125, Bộ Luật lao động 2019). Lưu ý rằng đây chỉ là cách thức xử lý cuối cùng khi thấy rõ rằng nhân viên không có thiện chí cải thiện.
Làm thế nào để dứt điểm tình trạng nhân viên đi trễ trong doanh nghiệp?
1. Đặt ra một kỳ vọng rõ ràng
Trước tiên: Thế nào là đúng giờ?
Điều đầu tiên nhà quản lý cần phải định nghĩa chính xác cho nhân viên và chính bản thân mình: Đúng giờ nghĩa là gì?
Đối với các cuộc hẹn (cá nhân lẫn công việc), người Nhật họ thường có thói quen tới các cuộc hẹn trước khoảng 15 phút và xem đó mới là đúng giờ. Họ khác với người Mỹ là đến đúng vừa kịp thời gian hẹn thì cũng là đúng giờ. Khi đến trước 15 phút, họ có nhiều thời gian để chuẩn bị tài liệu, tránh kẹt xe, xem lại trang phục hay có khi là kịp đi vệ sinh, rửa mặt cho tỉnh táo…
Ở chúng ta, đúng giờ có nghĩa là check in trước 7 giờ 59 phút hoặc 8 giờ, thậm chí 1-2 phút vẫn có thể châm chước. Tuy nhiên chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp tình trạng một nhân viên vào công ty đúng 8:00 nhưng họ phải mất 10-15 phút để chuẩn bị thì mới có thể bắt đầu công việc của mình, thậm chí còn ăn sáng, uống cà-phê mất cả tiếng đồng hồ. Vô tình chúng ta đã đánh cắp khoảng thời gian đó trong buổi sáng, và việc đến công ty đúng 8 giờ trở nên vô nghĩa.
Trong công việc, đúng giờ có nghĩa là đúng vào giờ đó, bạn phải hoàn toàn ngồi vào chỗ làm việc và chỉ làm việc.
Một chính sách quản lý nhân sự hợp lý
Điều này nghe có vẻ hiển nhiên. Nhưng việc xây dựng một chính sách quản lý nhân sự chính thức với những kỳ vọng rõ ràng sẽ đảm bảo nhân viên làm việc chuyên nghiệp và chăm chỉ hơn.
Đầu tiên, cần có một người phụ trách nhiệm vụ không hề dễ dàng này:
- Tổng hợp ý kiến của ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền để xác định mục tiêu và định hướng;
- Rà soát các quy định có liên quan;
- Xây dựng các chính sách quản lý nhân sự;
- Triển khai, theo dõi và chỉnh sửa cho phù hợp với toàn doanh nghiệp
#1 Xây dựng chính sách
Các quy định về thời gian làm việc cần được nêu rõ trong các tài liệu của công ty bao gồm:
- Nội quy công ty, thỏa ước lao động tập thể: thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, mức độ vi phạm đối với từng hành vi không tuân thủ thời gian làm việc.
- Quy tắc ứng xử: Đúng giờ là tôn trọng chính mình
- Tài liệu văn hóa doanh nghiệp; các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp: Yếu tố đúng giờ hoặc ý thức tự giác đúng giờ, có trách nhiệm
- Quy định về việc đi trễ, về sớm hoặc các công việc đột xuất: Tạo một kênh thông báo về các trường hợp đi trễ về sớm và thông báo cho những người cần thiết.
Trên thực tế, số nhân viên đi làm muộn chỉ là một vài cá nhân đặc biệt, xảy ra với tần suất thấp thì có thể áp dụng biện pháp nhắc nhở, nặng hơn là cảnh báo, phê bình, ghi biên bản bổ sung vào hồ sơ cá nhân, nhưng nếu tỷ lệ nhân sự của công ty đi muộn cao (tùy đánh giá mỗi doanh nghiệp) thì cần tìm hiểu rõ nguyên nhân, cân nhắc để có sự điều chỉnh khung giờ làm việc cho hợp lý.
Tùy vào đặc điểm của từng khu vực địa lý, thời điểm cụ thể mà có sự thống nhất chung của toàn bộ nhân viên tại công ty, chẳng hạn xem xét các yếu tố như thời tiết vào đông, tránh giờ cao điểm rơi vào tình trạng tắc nghẽn giao thông,… trong khuôn khổ vẫn đảm bảo số giờ làm việc mỗi ngày thì có thể bắt đầu vào lúc 9 giờ sáng thay vì 8 giờ sáng.
Hoặc ví dụ những công ty chuyên ngành IT, thiết kế đồ họa hay những công ty chuyên ngành kỹ thuật – xây dựng cần di chuyển nhiều như sửa chữa máy móc, giám sát công trình thi công,… thì có thể linh động về mặt thời gian, không yêu cầu với số giờ làm là 8 giờ/ ngày, thay vào đó tăng ca, làm thêm để kịp tiến độ dự án.
Dựa vào tính chất công việc từng bộ phận, từng phòng ban và từng nhóm với đặc thù riêng để có những cân nhắc xác đáng về giờ giấc mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
#2 Ban hành chính sách
Các quy chế thưởng phạt sẽ chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp ban hành một cách chính thống, rộng rãi trong toàn thể nhân viên và thực sự áp dụng vào các trường hợp tương ứng. Trong trường hợp các nội dung trong quy chế được sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp cần thiết phải thông báo tới nhân viên để họ nắm bắt.
Trên thực tế, tuy thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp có thể có những cách khác hoặc linh hoạt kết hợp những cách này lại với nhau:
- Dán cố định trên các bảng tin, bảng thông báo;
- In thành bản cứng dưới dạng công văn, từ lãnh đạo ban hành xuống quản lý cấp trung, lần lượt ban hành xuống nhân viên cấp thấp nhất;
- In trong sổ tay nhân viên, phát hành cho mỗi nhân sự một cuốn, đặc biệt là nhân sự mới;
- Ban hành và lưu trữ trong hệ thống phần mềm quản lý nhân sự của doanh nghiệp, cấp quyền truy cập cho tất cả nhân viên, tự động gửi thông báo tới từng người khi có sửa đổi bổ sung trong quy chế.
Có thể dễ dàng nhận thấy các cách ban hành quy chế truyền thống đều dễ khiến cả lãnh đạo và nhân viên rơi vào thế bị động: một bên thực hiện ban hành mà không đảm bảo kết quả, một bên không biết phải cập nhật, tra cứu thông tin qua kênh nào. Lúc này, một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRM – Human Resource Management) mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:
– Chỉ cần tạo và lưu trữ mọi quy chế chính thống tại một nơi duy nhất, không phải qua nhiều nguồn lẻ tẻ
– Không cần ban hành nhiều bước cũng đảm bảo nhân viên tiếp cận được thông tin
– Tự động gửi cho nhân viên mới onboard, tránh phải nhắc nhở đào tạo nhiều lần
– Thao tác chỉnh sửa, cập nhật được thực hiện nhanh chóng, ban hành thẳng xuống cho nhân viên
– Quy chế đưa ra có thể áp dụng ngay được vào các phần mềm tính công, tính lương, xử phạt,…
– Mọi quy chế đều hiển thị minh bạch, dễ tra soát, hạn chế triệt để các rắc rối phát sinh
Giao diện quản lý quy chế lương thưởng, phụ cấp trong doanh nghiệp trên Base HRM
Có thể “mượn” công nghệ để giúp quản lý và theo dõi thời gian đi làm của nhân viên như thế nào?
#1 Quản lý dữ liệu chấm công với máy chấm công
Đối với các doanh nghiệp cần sự tôn trọng giờ giấc, kỷ luật và đảm bảo tiến độ công việc, máy chấm công là giải pháp giúp cấp trên kiểm tra, theo dõi, lưu trữ thời gian check-in, check-out của nhân viên. Đây cũng là cơ sở làm việc cho bộ phận nhân sự, kế toán khi tính toán lương, thưởng cho nhân viên.
Một vài phương thức chấm công bằng máy phổ biến thường được sử dụng trong doanh nghiệp như sau: Chấm công bằng thẻ từ; Chấm công bằng vân tay; Nhận diện khuôn mặt (Face ID); Chấm công trực tuyến bằng ứng dụng web/ mobile;
Bên cạnh đó, còn có phần mềm có khả năng tự động tổng hợp tất cả dữ liệu cần thiết để tạo thành một bảng chấm công hoàn chỉnh với độ chính xác cực kỳ cao. Ví dụ Base Checkin là phần mềm quản lý dữ liệu chấm công của nhân viên, có khả năng để tiếp nhận và lưu trữ dữ liệu chấm công từ tất cả các thiết bị của doanh nghiệp: máy chấm vân tay, máy quẹt thẻ từ, ứng dụng nhận diện khuôn mặt,… hoặc từ file Excel được tải lên; sau đó tự động hiển thị đâu là thời gian chấm công sớm nhất và muộn nhất. Ứng dụng này cũng hỗ trợ nhân viên của bạn chấm công trực tuyến qua thiết bị di động.
Thời gian làm bảng công của bạn hoàn toàn có thể giảm từ 3 ngày xuống chỉ còn 1 buổi, và quan trọng nhất là không phải đau đầu xử lý các nhầm lẫn phát sinh.
#2 Theo dõi giờ giấc đi làm của nhân viên
Bên cạnh chức năng tự động tổng hợp và tạo ra bảng công cuối cùng từ dữ liệu chấm công và nghỉ phép, Base Timesheet còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thể lưu trữ và theo dõi dữ liệu chấm công hàng ngày của mình và những người khác.
Nhà quản lý dễ dàng tra soát và nắm bắt tình hình đi làm của nhân viên. Đội ngũ C&B không còn phải so sánh dữ liệu thời gian thủ công như trước. Còn nhân viên thì có thể theo dõi bảng công của mình mỗi ngày, vì dữ liệu luôn được cập nhật tức thời (real-time). Quan trọng hơn là tất cả các bên đều nhanh chóng phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh nếu có sai sót.
Timesheet giúp nhà quản lý dễ dàng nắm được một tháng tình trạng đi muộn của nhân viên như thế nào
2. Xây dựng một môi trường tự giác
“Cảnh giới” cao nhất của kỷ luật doanh nghiệp là nhân viên tự giác thực hiện theo kỷ luật – điều mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng thèm muốn. Đạt được điều này không chỉ khiến doanh nghiệp có hiệu suất làm việc cao, kết quả làm việc tốt, các nhà quản lý cũng sẽ tiết kiệm được vô số thời gian chạy theo giám sát và chấn chỉnh nhân viên để tập trung hơn vào những công việc mang tính định hướng chiến lược cho tổ chức.
Đối với doanh nghiệp về lâu về dài, cần có một số các hoạt động truyền thông nội bộ, hướng dẫn, nhắc nhở và đánh giá đúng thực trạng, mong muốn của mọi người về thời gian làm việc, hiệu quả làm việc nhằm có các biện pháp phù hợp hơn và linh hoạt hơn là việc áp dụng theo quy định một cách máy móc.
- Tìm hiểu một số trường hợp thường xuyên đi trễ hoặc không chấp hành giờ giấc làm việc: Nhà xa, hoàn cảnh gia đình, hay do thói quen, hay không muốn đi làm do thiếu động lực…hoặc khảo sát mong muốn của mọi người về thời gian làm việc để linh động giờ làm việc cho các bộ phận và nhân viên.
- Nhà quản lý nên chú trọng đến nguyên tắc khen chê đúng lúc, như vậy mới kích thích được tinh thần làm việc và cống hiến của mọi người. Với những ai thường xuyên giữ kỷ luật, tuân thủ giờ giấc thì nên có chính sách thưởng xứng đáng và ngược lại. Từ đó, góp phần tạo hiệu ứng tích cực lan tỏa đến các nhân viên khác, xây dựng văn hóa đảm bảo tính kỷ luật trong công ty.
- Truyền thông về việc đi làm đúng giờ:
- Công ty luôn muốn nhân viên rời khỏi công ty đúng giờ, để cân bằng cuộc sống và gia đình
- Phòng HR luôn đứng về phía nhân viên để bảo vệ quyền lợi cho mọi người
- Đúng giờ là đức tính cần thiết cho mọi nhân viên công ty
- Hướng dẫn thực hiện và duy trì thói quen đi sớm, thói quen trong cuộc sống
- Chia sẻ kỹ năng quản lý thời gian
- Chia sẻ về tầm quan trọng của kỷ luật
- Tổ chức các cuộc thi nhỏ trong công ty về đi làm sớm cho các cá nhân, team. Các hoạt động chia sẻ nội bộ đúng giờ hoặc quà tặng cho các bạn đến sớm hoặc cafe miễn phí trước 30 phút đầu giờ…In và dán các khẩu hiệu truyền thông đúng giờ, đặt các standee ở sảnh công ty, phòng họp, thông tin qua e-mail, website nội bộ. Chia sẻ các tấm gương không bao giờ đi trễ và bí quyết của họ…
Những thay đổi nhỏ sẽ dần tạo thói quen trong tất cả các hoạt động và cần sự phối hợp của các cấp lãnh đạo: họp đúng giờ, làm việc đúng giờ, kết thúc đúng giờ… cho đến nhân viên để tạo ra các hiệu ứng cộng hưởng thật tốt và tạo ra nền tảng cơ bản cho sự thay đổi. Và qua đó, nâng cao ý thức trách nhiệm, sự tự hào của nhân viên với công việc và với công ty.
Phản biện: Có nhất thiết phải quản lý giờ giấc đi làm của nhân viên không?
Đúng giờ chắc chắn là một thói quen tốt, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vậy tại sao lại còn phải xem xét có nên áp dụng nó hay không?
Có những nhân viên dù không đến công ty đúng giờ nhưng lại luôn làm việc hiệu quả. Họ có thể đến công ty lúc 9 rưỡi sáng thay vì 9 giờ như quy định và làm việc tới tận 7 giờ tối hoặc có thể hơn. Dù đi làm trễ nhưng rất tận tâm trong công việc, bằng chứng là họ luôn đạt các chỉ tiêu về KPI và các loại deadline do sếp đề ra. Những người này chỉ có một tật xấu là không dậy sớm được vào buổi sáng vì lí do nào đó, có thể là do thường xuyên thức khuya vào buổi tối. Tật xấu này đáng trách, nhưng cũng không đến nỗi đáng bị lên án. Có lẽ bản thân họ cũng cảm thấy lối sống như vậy là không được khỏe mạnh nhưng vẫn chưa đủ quyết tâm để cải thiện. Với những người này, nếu vì quy định của công ty mà đánh mất họ liệu người làm nhân sự có nuối tiếc.
Những người này trái ngược hoàn toàn với một kiểu nhân viên tiêu biểu khác thời nay: cho dù luôn đến công ty đúng giờ nhưng cũng không khỏi mong ngóng đồng hồ điểm 17h30 để đứng lên check-out ra về. Hiệu suất làm việc thấp, thái độ làm việc không tốt, những người như vậy thường chỉ nghĩ đến lợi ích cá nhân, tinh thần cống hiến vì công việc và công ty là không có.
Chọn “đi làm đúng giờ” hay “làm việc hiệu quả”?
Tất nhiên người quản lý nào cũng muốn nhân viên của mình có cả 2 điều này: vừa làm việc hiệu quả lại tuân thủ nguyên tắc của công ty. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn vẫn chưa rèn luyện được văn hóa đúng giờ, sẽ có lúc bạn phải cân nhắc về việc lựa chọn một nhân viên thường đi trễ 1 tiếng nhưng lại overtime 2-3 tiếng/ hiệu suất cao hay nhân viên đi làm đúng giờ nhưng hiệu suất không bằng.
Đây hoàn toàn là câu chuyện về lựa chọn giá trị. “Hiệu quả” hay “Kỉ luật”, đâu là giá trị mà doanh nghiệp của bạn đề cao? Đây thực sự là một lựa chọn khó.
Tuy nhiên, có một điều phải công nhận với nhau rằng, kỷ luật mới là thứ có thể giúp doanh nghiệp đi đường dài.
Trong hành trình của mình, sẽ luôn xuất hiện những yếu tố ảnh hưởng khiến bạn dễ dàng mất động lực hoặc nhiệt huyết trong công việc. Lúc này, chẳng ai có thể đảm bảo hiệu suất của bạn luôn cao hay bạn không nghỉ việc bất thình lình – với tính cách không quy củ này. Kỷ luật, mặt khác, lại giống như một loại cơ bắp: phải mất thời gian để xây dựng, luyện tập và cơ bắp này cũng cần thời gian để hao mòn.
Hãy tưởng tượng một nhân viên dành 6 tháng để phát triển thói quen kỷ luật là thức dậy lúc 5:00 AM mỗi ngày để kiểm tra hộp thư đến của họ. Ngay cả khi họ có một tuần doanh thu tồi tệ và cảm thấy hoàn toàn không có động lực để đi làm thì họ vẫn có thể thức dậy sớm mỗi ngày để trả lời email vì điều này đã trở thành tạo thói quen. Như quán tính, kỷ luật tiếp tục đẩy họ về phía trước trong khi sự chán nản muốn họ dừng lại từ bao giờ rồi!
Vì vậy, trong kinh doanh và trong quản trị nhân sự, kỷ luật vẫn nên được đặt lên hàng đầu. Bởi vì nếu bạn trau dồi và rèn luyện cho nhân viên một cách đủ tốt, họ vẫn sẽ làm việc quy củ mỗi ngày – có chuyện gì xảy ra thì bầu trời cũng chưa sụp ngay được!
Hơn thế nữa, chúng ta mới chỉ nói đến câu chuyện giờ giấc, còn hàng nghìn câu chuyện khác liên quan đến việc tôn trọng kỷ luật và các vị trí trong doanh nghiệp. Cái giá phải trả cho một môi trường không quy củ là rất lớn. Nếu như mọi người đều làm theo ý muốn của bản thân và lấy cớ rằng “tôi vẫn làm tốt việc của mình là được” thì một tổ chức sẽ loạn tới mức nào?
Tuy nhiên, đừng vội “cứ theo quy định mà làm”!
Ở cương vị điều hành một doanh nghiệp, tính nghiêm minh đối với một người sếp là điều cần thiết. Tuy nhiên, phong cách điều hành quản lý với từng đối tượng khác nhau là điều quan trọng hơn cả. Chắc chắn sẽ không có nhân tố nào là không thể kiếm được người để thay thế; nhưng vấn đề ở việc để tìm kiếm và đào tạo một nhân tố mới cũng hết sức tốn kém mà hiệu quả thì phải chờ đợi thời gian trả lời.
Việc theo dõi sát sao sẽ gây nên cảm giác khó chịu và ngột ngạt ở nhân viên. Đột nhiên bị kiểm soát sẽ khiến họ mất tinh thần và nhiệt huyết làm việc, chắc chắn rằng những thứ như overtime hay làm việc cuối tuần sẽ ngày càng ít hơn. Và sự thật là nếu nhân viên đã muốn chống đối thì họ sẽ tìm đủ mọi cách để thoát khỏi sự kiểm soát của bạn.
Lời khuyên ở đây là ko nên thể hiện thái độ quá khắt khe và cứng nhắc với chuyện kỉ luật, hãy ngồi lại nói chuyện, tìm hiểu nguyên nhân và đi đến thỏa thuận. Chắc chắn một cuộc nói chuyện gần gũi sẽ là bí quyết giúp sếp “lấy lòng” nhân viên của mình. Trong bất cứ vấn đề gì thì việc đầu tiên bạn cần làm là tìm hiểu nguyên do, lắng nghe chia sẻ và sau đó là tìm cách xử lý. Có như thế nhân viên mới tâm phục khẩu phục và đương nhiên họ sẽ nhận sai và tự khắc phục tránh tái phạm lại lần sau.
Bằng cách dành thời gian để tìm hiểu, bạn đã cho phép nhân viên và mình có cơ hội để giải thích và hiểu nhau. Dù cho không phải lúc nào mọi người cũng có lý do chính đáng, nhưng họ sẽ rất trân trọng và đánh giá cao sự nhượng bộ và cảm thông của bạn, thay vì chỉ biết trách mắng hay trừng phạt.
Kết luận: Đúng giờ – văn hóa của sự tôn trọng
Thực tế cho thấy những công ty sở hữu một đội ngũ nhân viên tận tụy, luôn đi làm đầy đủ, đúng giờ và hết mình với công việc có một lợi thế cạnh tranh rất lớn. Quản lý tình trạng nhân viên vắng mặt không có lý do chính đáng đóng một vai trò quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nhân đã đầu tư hết tài sản cá nhân, tinh thần và trí tuệ của họ cho một công ty
Các nhà quản trị tài ba ngày nay đã không còn khuôn phép, cứng nhắc, chỉ chăm chăm vào kỷ luật nữa rồi. Họ không muốn doanh nghiệp chỉ giữ được phần “xác” mà không tạo ra cái “hồn” cho nhân viên. Nếu nhân viên thiếu niềm đam mê trong công việc và chỉ có mặt ở văn phòng để giết thời gian thì điều đó sẽ còn ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp nhiều hơn là khi họ không đến công sở.
Tất cả đều ngầm hiểu rằng một môi trường kỷ luật là bao gồm những nhân viên tự kỷ luật, tự kiểm soát bản thân mà không cần phải sử dụng nhiều đến hình phạt. Nhân viên tự biết mình nên làm gì trong khuôn khổ, tôn trọng công việc và tôn trọng lẫn nhau. Về bản chất đó là môi trường của tự do, là văn hóa của sự tôn trọng.
Điểm bắt đầu của quản trị là xây dựng một cơ cấu tổ chức khoa học; thiết lập vai trò – nhiệm vụ rõ ràng và triển khai các chính sách hiệu quả. Bộ giải pháp quản trị & phát triển toàn diện nhân sự Base HRM+ giúp các doanh nghiệp thực hiện công việc này một cách dễ dàng với 20 ứng dụng chuyên sâu giải quyết 4 bài toán nhân sự chính:
1. Organizational Design & Employee data platform (Sắp xếp bộ máy tổ chức & Quản lý hồ sơ nhân sự)
2. Compensation & Benefits (C&B)
3. Goal & Performance Review (Thiết lập mục tiêu & Đánh giá hiệu suất)
4. Learning & Development (Đào tạo và phát triển)
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để được tư vấn và nhận trải nghiệm demo ứng dụng!
Bài viết chia sẻ hình thức quản lý nhân viên làm việc đúng giờ ,cho chúng ta cách nhìn đa chiều để áp dụng cụ thể từng công ty, từng nhân sự một cách tương đối hợp lý. Cám ơn tác giả rất nhiều.