Đây không phải bài viết về một mô hình hay lý thuyết mới lạ để bạn cân nhắc việc áp dụng nó hay không trong tổ chức. Ngược lại, POLC là khung lý thuyết nền tảng của quản trị chiến lược mà mọi nhà lãnh đạo cần phải nằm lòng. Nó sẽ cho bạn cái nhìn bao quát và toàn diện nhất về 4 vai trò của lãnh đạo đối với tổ chức.
Cụ thể, bài viết dưới đây sẽ đưa ra:
- Mô hình POLC là gì?
- Ví dụ về POLC – Mô hình POLC trong chiến lược xoay chuyển tình thế của Coca-Cola
- 4 thách thức chính trong từng phương diện của POLC mà các nhà lãnh đạo cần phải đối mặt ngày nay
1. POLC là gì?
POLC là một khung lý thuyết chỉ ra 4 chức năng cốt lõi của quản trị. Nó là viết tắt của 4 từ:
- Planning: Lập kế hoạch
- Organizing: Tổ chức
- Leading: Lãnh đạo
- Controlling: Kiểm soát
Bốn chức năng này được tích hợp sâu sắc trong thực tế điều hành một tổ chức. Mặc dù không phải tất cả các cấp độ quản lý đều tham gia thực hiện cả 4 vai trò, và nó không nhất thiết có mặt đầy đủ trong công việc hàng ngày của mỗi nhà quản lý; tuy nhiên, việc phân loại các chức năng của POLC đóng vai trò như một khuôn khổ để bạn nhận thức rõ ràng hơn việc mình đang làm và xác định các bước thực hiện tiếp theo.
Dưới đây là bảng tổng hợp về vai trò chính, nhiệm vụ cụ thể và những thách thức lớn nhất tương ứng đối với từng chức năng lãnh đạo. Từng phần sẽ được đi sâu vào phân tích hơn trong các đoạn sau.
2. Mô hình POLC trong chiến lược xoay chuyển tình thế của Coca-Cola
Là một đế chế đứng đầu thế giới trong ngành công nghiệp nước giải khát, Coca-Cola hiện nay đã mở rộng tới gần 400 thương hiệu trên 200 quốc gia và lãnh thổ, phục vụ 1.5 tỷ người mỗi ngày.
Tuy nhiên, khi thâm nhập thị trường Pakistan vào năm 1996, muộn hơn 17 năm so với đối thủ Pepsi – lúc đó đã chiếm vị thế dẫn đầu tại đất nước 200 triệu dân, Coca đã có khoảng thời gian chật vật tranh giành thị phần và tăng trưởng ở thị trường này.
Đứng trước thách thức lúc đó là làm thế nào để xoay chuyển tình thế, giành thị phần từ tay đối thủ, Coca-Cola đã làm thế nào? Chiến lược nào đã khiến chỉ sau 12 năm, thị phần của Coca Cola tại Pakistan đạt 26,3% vào năm 2008. Con số này tăng vọt lên 37% vào cuối năm 2017, lật đổ một cách tuyệt đối Pepsi khỏi vị trí dẫn đầu.
Đây là một trong những case study điển hình về doanh nghiệp xoay chuyển tình thế mà không nhà lãnh đạo nào nên bỏ qua. Dưới góc độ phân tích theo mô hình lãnh đạo POLC, chiến lược của Coca-Cola có thể được tóm tắt lại như sau:
Thông qua việc xây dựng những tầm nhìn chiến lược như: Tập trung vào khách hàng, Coca Cola đã thành công trong việc nghiên cứu tập khách hàng mục tiêu và phát triển chiến dịch Coke Studio – show âm nhạc trực tuyến kết hợp cùng ca sĩ nổi tiếng người Pakistan – Rohail Hayat. Show âm nhạc ngay lập tức ghi nhận sự phổ biến rộng rãi. Nó thành công lớn đến nỗi sau đó, Coca Cola bắt đầu nhân rộng công thức này ở các thị trường khác.
“Sự nổi tiếng của Coke Studio còn lớn hơn rất nhiều. Chúng tôi nhận được lượt truy cập từ gần 180 quốc gia trên thế giới trên các trang chính thống. Một số bài hát đã vượt mốc 10 triệu, 20 triệu và thậm chí 100 triệu lượt truy cập trên YouTube.” – Fahad Qadir, người phát ngôn của Coca Cola tại Pakistan cho biết.
Ngoài việc xây dựng thương hiệu, Coca Cola còn đầu tư vào nâng cao năng lực sản xuất và phân phối. Cơ sở hạ tầng và tình trạng mất điện hàng ngày ở Pakistan là một trong những thách thức lớn đối với họ. Nhưng nhờ có khả năng kiểm soát tốt quy trình và chất lượng, Coca đã thành công trong việc nhân rộng các nhà máy và hệ thống phân phối bán lẻ, giúp duy trì sản phẩm ở nhiệt độ tối ưu cho người tiêu dùng cuối.
Qua tìm hiểu về case study của Coca-Cola, có thể thấy vai trò của lãnh đạo là yếu tố then chốt tạo ra xoay chuyển và những kết quả vượt trội. Tất nhiên, không thể chỉ đề cao tầm nhìn của nhà lãnh đạo mà phớt lờ vai trò quan trọng của nhân viên – những người thực hiện hoá tầm nhìn đó. Tuy nhiên, thực thi chỉ có thể đảm bảo một bộ máy vận hành tốt, còn để tạo ra những kết quả kinh doanh vượt trội, chiến lược của người lãnh đạo đóng vai trò quyết định.
Vậy, một nhà lãnh đạo giỏi được kỳ vọng sẽ làm gì cho tổ chức của mình? Chúng ta cùng đi vào phân tích cụ thể 4 vai trò trọng tâm của quản trị theo mô hình POLC và các thách thức chính đối với từng vai trò dưới đây.
2.1. Planning – Hoạch định chiến lược và mục tiêu
Thách thức: Thiết kế tổ chức nhất quán
Planning – Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và đóng vai trò não bộ, quyết định toàn bộ quá trình về sau của mô hình lãnh đạo POLC. Nó bao gồm việc thiết lập các mục tiêu và xác định quá trình hành động để đạt được các mục tiêu đó.
Quá trình thiết lập kế hoạch bao gồm nhiều bước cụ thể. Về cơ bản nó đi theo mô hình sau:
“Nếu tầm nhìn và sứ mệnh là trái tim và linh hồn của bản kế hoạch kinh doanh, thì chiến lược sẽ là bộ não.”
Một bản kế hoạch chỉ có ý nghĩa khi nó được liên kết với tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Đồng thời, giống như một bộ não phải hoạt động tốt thì mới điều khiển được tứ chi, để bản kế hoạch đi vào thực tế, cần đảm bảo các chiến lược được thiết lập phù hợp. Tất cả các yếu tố trong bản kế hoạch đòi hỏi sự nhất quán và liên kết chặt chẽ với nhau.
Điều này trên thực tế đang đặt ra nhiều thách thức và khó khăn hơn tưởng tượng. Thách thức của việc thiết lập một bản kế hoạch nhất quán nằm ở việc:
- Thứ nhất, nhất quán giữa mục tiêu và chiến lược: mục tiêu đề ra có thể chưa thực sự đo lường được hiệu quả chiến lược, từ đó không thể cải thiện và tối ưu hiệu quả.
- Thứ hai, nhất quán giữa các mục tiêu: cần đảm bảo các mục tiêu không tạo ra cạnh tranh về ưu tiên. Do việc tập trung nguồn lực hoàn thành mục tiêu này có thể đòi hỏi sự hy sinh một mục tiêu khác.
- Thứ ba, nhất quán giữa các định hướng chiến lược: một tổ chức không thể vừa có chiến lược mở rộng sản phẩm và tùy chỉnh sản phẩm cùng một lúc và mong chờ sẽ làm tốt cả hai.
Sự nhất quán chiến lược không chỉ là thách thức trong việc lập kế hoạch mà còn là bài toán lớn hơn ở bước thực thi. Do đó, làm thế nào để thiết kế một tổ chức nhất quán về mọi mặt đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo ngày nay.
2.2. Organizing – Xây dựng sơ đồ tổ chức & Thiết kế công việc
Thách thức: Chuyên môn hóa hay đa dạng hóa công việc?
Organizing là chức năng thứ hai của quản lý liên quan đến việc phát triển một cấu trúc tổ chức và phân bổ nguồn nhân lực để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu. Cấu trúc tổ chức thường được thể hiện bằng một sơ đồ. Có nhiều cách khác nhau để sắp xếp sơ đồ tổ chức sắp, theo bộ phận, phòng ban chức năng, theo sản phẩm, dự án, theo khu vực địa lý hoặc khách hàng.
Chức năng Organizing này cũng bao gồm việc thiết kế công việc. Bản chất của thiết kế công việc là quyết định các nhiệm vụ và trách nhiệm của từng công việc cá nhân, cũng như cách thức các nhiệm vụ đó được thực hiện.
Thách thức chính được đề ra ở đây là xác định định hướng của các công việc riêng lẻ nhằm sử dụng hiệu quả nhất nguồn nhân lực của tổ chức. Theo truyền thống, thiết kế công việc được dựa trên lĩnh vực chuyên môn, với niềm tin rằng yêu cầu công việc càng hẹp thì cá nhân thực hiện công việc càng thành thạo, hiệu quả. Tuy nhiên, khi công việc trở nên quá hẹp và chuyên biệt, nó kéo theo sự mệt mỏi và các kết quả tiêu cực, bao gồm việc giảm mức độ hài lòng trong công việc và cam kết với tổ chức; tăng tỷ lệ vắng mặt, nghỉ việc và tai nạn lao động.
2 định hướng chính trong thiết kế công việc
Gần đây, nhiều tổ chức đang nỗ lực đa dạng hóa trong thiết kế công việc. Nhiều công việc bắt đầu được thiết kế dựa trên các nguyên tắc như trao quyền, luân chuyển vị trí và làm việc theo nhóm. Mục đích chính là tạo điều kiện cho nhân viên được va chạm, học hỏi trong nhiều lĩnh vực liên quan bên cạnh việc phát triển chuyên môn chính.
Tuy nhiên, không phải công việc nào cũng cần có yếu tố đa dạng hay ‘T-shape’. Việc cân bằng giữa đa dạng hóa và chuyên môn hóa còn là bài toán khó đối với nhiều nhà lãnh đạo. Tùy thuộc vào từng vị trí, thiết kế công việc nên được tùy chỉnh theo.
2.3. Leading – Dẫn dắt & Tạo ảnh hưởng
Thách thức: Tư duy & quản trị thay đổi
“Leading” – Vai trò này bao gồm việc chỉ đạo, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên. Các nhà lãnh đạo giỏi không chỉ dẫn dắt, tạo động lực tích cực, mà còn có khả năng truyền cảm hứng cho các cá nhân xung quanh, kể cả trong công việc hay đời sống.
Nghiên cứu khoa học hành vi và các phong cách lãnh đạo sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc và hỗ trợ khá hiệu quả cho vai trò lãnh đạo này. Tuy nhiên, trong bối cảnh thế giới chuyển biến mạnh như ngày nay, những điều kiện thị trường đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng lãnh đạo đặc biệt hơn. Trong đó, quản trị thay đổi là một trong những kỹ năng được các chuyên gia xếp vào top đầu trong “5 xu hướng lãnh đạo sẽ quan trọng hơn bao giờ hết trong 2021” theo nghiên cứu Đại học University of Queensland.
Có thể bạn sẽ ngạc nhiên khi một nửa số công ty trong “Danh sách Fortune 500 năm 2019” được thành lập trong thời kỳ kinh tế suy thoái. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp kỳ lân ngày nay, bao gồm Airbnb, Slack và Uber, đều sinh ra trong Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu.
Bí mật nằm ở việc áp dụng tư duy và khả năng quản trị để tận dụng sự thay đổi và bứt phá, thay vì để nó lấn át. Nghiên cứu về cách ứng phó và dẫn dắt sự thay đổi, mô hình 8 bước quản trị thay đổi của John Kotter dưới đây sẽ đóng vai trò làm “tấm bản đồ chỉ đường” cho doanh nghiệp đi đúng hướng và vượt qua những cuộc suy chuyển.
“The only constant is change.”
(Tạm dịch: Thứ duy nhất không thay đổi là sự thay đổi.)
Câu nói này ngày càng đúng hơn với thực tế thị trường hiện nay. Cuộc cách mạng chuyển đổi số, đại dịch COVID-19, sự ra đời của Blockchain hay tiền điện tử… tất cả đang tác động thay đổi không ngừng đến thị trường và toàn bộ đời sống. Trong bối cảnh này, một nhà lãnh đạo có khả năng dẫn dắt tổ chức trước những biến đổi là cần thiết hơn bao giờ hết.
2.4. Controlling – Kiểm soát
Thách thức: Xây dựng cỗ máy cải tiến liên tục
Bước cuối cùng trong mô hình POLC là Controlling – Kiểm soát, được định nghĩa là quá trình đảm bảo rằng hiệu suất không đi chệch so với tiêu chuẩn.
Về quá trình thực hiện, hoạt động kiểm soát bao gồm ba bước chính:
(1) Thiết lập các tiêu chuẩn hoạt động
(2) So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn
(3) Thực hiện hành động khắc phục nếu cần thiết
Về phương pháp thực hiện, cũng có ba phương pháp kiểm soát chính phân loại theo ba đối tượng cần kiểm soát là: hành vi, kết quả và con người. Cụ thể như sau:
Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp, nhiều biến động, xu thế toàn cầu hóa và nhu cầu minh bạch tổ chức lan tỏa nhanh chóng, chức năng kiểm soát ngày càng đóng vai trò quan trọng. Trong quá trình ra quyết định, các nhà lãnh đạo không thể không phụ thuộc vào những công cụ kiểm soát, đo lường số liệu để làm cơ sở cho phương án hành động.
Cùng với đó, một trong những thách thức về kiểm soát được quan tâm hàng đầu hiện nay là phương pháp kiểm soát chiến lược nhằm đưa ra phân tích và giải pháp cải tiến. Theo khảo sát của Sciencedirect về sự thay đổi ưu tiên trong chức năng của kiểm soát: năm 2014, vai trò chính của kiểm soát trong tổ chức là cung cấp dữ liệu và báo cáo; mặt khác năm 2019, vai trò của kiểm soát có xu hướng chuyển sang tập trung vào phân tích và tư vấn giải pháp. Nói một cách ngắn gọn, các tổ chức ngày nay có xu hướng quan tâm ít hơn về mặt báo cáo dữ liệu đơn thuần, và quan tâm nhiều hơn đến thực thi và cải tiến.
Với nhu cầu kiểm soát nhằm cải tiến và thay đổi đang chiếm ưu thế, có thể nhận thấy thị trường ngày nay đang trở nên linh hoạt, nhanh nhạy hơn. Các nhà lãnh đạo chủ động trang bị kiến thức, áp dụng chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ và ra quyết định dựa trên dữ liệu, tối ưu hoá nền tảng… Tất cả là dấu hiệu của một kỷ nguyên quản trị cải tiến liên tục. Để bắt đầu hành trình cải tiến của mình, liệu doanh nghiệp của bạn đã chuẩn bị đủ những tri thức và công cụ cần thiết để cạnh tranh?
Nhắc đến quản trị cải tiến, không thể không nhắc đến các giải pháp chuyển đổi số và các công cụ tối ưu hóa dữ liệu. Công nghệ số hóa đóng vai trò là công cụ đo lường dữ liệu và dữ liệu là yếu tố then chốt để doanh nghiệp đưa ra quyết định chuyển đổi, cải tiến. Nếu bạn đang định hướng doanh nghiệp của mình hướng tới mô hình tổ chức cải tiến liên tục, bạn có thể cân nhắc trải nghiệm thử nền tảng Base.vn với hơn 20 giải pháp chuyên biệt dành cho doanh nghiệp. Với mỗi giải pháp là một công cụ tối ưu hóa, ví dụ như: tối ưu quy trình làm việc. tối ưu quản trị con người hay tối ưu quản trị thông tin, Base.vn đã và đang giúp giải quyết những “nỗi đau” doanh nghiệp phổ biến nhất của hơn 5000 tổ chức tại Việt Nam.
Chúng tôi mong muốn tập trung hóa dữ liệu, tạo sự kết nối giữa các phòng ban, đặc biệt là các đơn vị bán lẻ và khối văn phòng. Tự nhìn nhận lại các hoạt động vận hành và quản trị nội bộ, chúng tôi đã xác định được ba bài toán cốt lõi về quản lý công việc – đề xuất – quy trình.
Bài toán đầu tiên là tìm một ứng dụng quản lý công việc đáp ứng đầy đủ tính năng cần thiết và nằm trong mức ngân sách phù hợp.
Thứ hai, nhân sự từ cấp trưởng phòng trở lên đều quá tải với lượng email đề xuất cần xử lý hằng ngày. Các đề xuất dù khẩn cấp hay không đều bị lẫn vào nhau, dẫn tới tình trạng bỏ lỡ các thông tin quan trọng. Cứ 2-3 ngày tôi mới lại ngồi xuống xem xét đề xuất một lượt. Chính vì thế có những email bị ứ đọng mãi rồi quên luôn.
Cuối cùng là bài toán về quy trình. Hồi trước xây dựng quy trình đã rất cực rồi. Vậy mà các bạn vẫn thường xuyên làm sai. Lúc đào tạo lý thuyết thì nhân viên mới hiểu sơ sơ thôi. Khi bắt tay vào thực hiện các bạn mới thấy mắc chỗ nọ, vướng chỗ kia, ví dụ như đến bước này thì liên hệ ai, làm cái gì tiếp theo. Và quan trọng là phải hiểu kết quả đầu ra của mỗi quy trình là gì. Sau khi tìm hiểu thì chỉ có nền tảng công nghệ Base.vn là có thể giúp tôi giải quyết cùng lúc cả 3 bài toán trên.
Mr Trần Nhật Duy – Giám đốc Điều hành TSN Company chia sẻ về hiệu quả khi áp dụng giải pháp của Base.vn
Báo cáo dữ liệu nhân sự tự động với Base HRM
Tổng hợp thông tin và truyền thông nội bộ với Base Inside
Số hóa quy trình làm việc với Base Workflow
TỔNG KẾT
Các chức năng quản lý như lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát theo mô hình POLC cung cấp cho chúng ta tư duy bao quát nhất về toàn bộ công việc cốt lõi của nhà quản lý. Cho dù bối cảnh thị trường có thay đổi, các công cụ hỗ trợ có thể phát triển và thay thế nhiều nhiệm vụ thủ công, thì các nhà quản lý vẫn sẽ luôn thực hiện những chức năng thiết yếu và đặc thù này. Qua bài viết trên đây, Base kỳ vọng sẽ cho bạn những góc nhìn toàn diện để trở thành một nhà lãnh đạo chiến lược và dẫn dắt tổ chức của mình tốt hơn. Chúc bạn thành công!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
