Do diễn biến phức tạp của đại dịch COVID-19, người lao động đang bị “tấn công” bởi không ít những tác nhân tiêu cực, ảnh hưởng tới cả công việc và sức khỏe. Điều này có thể khiến người lao động suy giảm năng suất làm việc, mất đi tính gắn kết với tổ chức – ngay trong thời điểm mà doanh nghiệp đang cần họ cống hiến nhất.
Vì vậy, dù liên tục phải đối mặt với những thách thức chưa từng có tiền lệ, nhưng để “sống sót” qua giai đoạn khó khăn, doanh nghiệp vẫn phải tìm ra lời giải cho câu hỏi: “Làm sao để hỗ trợ nhân viên vượt qua giai đoạn khó khăn?”. Không chỉ là hành động để trấn an, khơi dậy tinh thần vượt qua nghịch cảnh, việc hỗ trợ nhân viên cũng chính là phao cứu sinh để doanh nghiệp tự cứu lấy mình.
1. Tình trạng của người lao động Việt Nam dưới tác động của dịch bệnh
Đại dịch Covid-19, bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam từ tháng 1 năm 2020, đã và đang ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm đời sống và tâm lý của người lao động trong nhiều ngành nghề, tại tất cả các tỉnh, thành phố trên cả nước. Cụ thể:
1.1. Tác động tới việc làm và thu nhập:
Diễn biến phức tạp của dịch bệnh khiến cộng đồng xuất hiện nhiều ca lây nhiễm và buộc phải áp dụng các quy định về giãn cách xã hội, ảnh hưởng vô cùng nặng nề tới khía cạnh việc làm của người lao động.
Theo số liệu của tổ chức lao động quốc tế (ILO), tính riêng ở khu vực thành thị, số người thất nghiệp đã tăng hơn 4% so với cùng kỳ năm ngoái (tính đến Quý 2/2021). Trên cả nước, con số này thậm chí còn nặng nề hơn: gần 5 triệu người đã và đang không có việc làm hoặc buộc phải tạm nghỉ.
Những người lao động khác may mắn hơn vẫn giữ được việc làm, nhưng cũng phải chịu những ảnh hưởng tiêu cực về lương thưởng và phúc lợi. Hơn 8.5 triệu người lao động đang phải chấp nhận mức lương giảm thiểu từ 5~40% so với thu nhập trước đây của họ. Ngoài ra, những phúc lợi, đãi ngộ phổ biến như trợ cấp ăn uống, đi lại, lương tháng thứ 13,… cũng gần như biến mất trong giai đoạn dịch bệnh.
Vượt lên trên tất cả, những lao động lành nghề trong những lĩnh vực ít bị ảnh hưởng như CNTT hay thương mại điện tử vẫn sở hữu mức lương thưởng ổn định trong bối cảnh hiện tại. Tuy nhiên, khó khăn của những nhân sự này lại xoay quanh việc phải thay đổi hoàn toàn môi trường làm việc. Khi phải làm việc từ xa với các công cụ hoàn toàn mới lạ, nếu không nhận được hướng dẫn cụ thể, họ rất dễ chậm trễ công việc dẫn tới suy giảm năng suất lao động.
1.2. Tác động tới đời sống và chi tiêu:
Để hiểu rõ hơn tác động của đại dịch tới đời sống của người lao động, ILO đã đặt ba 3 nhóm chi tiêu chính, bao gồm: thực phẩm, nhà ở và các loại chi tiêu cơ bản khác (như giải trí, đi lại, giáo dục,…) lên bàn cân để so sánh.
Nhóm chi tiêu “cơ bản khác” là nhóm đầu tiên bị cắt giảm với mức giảm nhiều nhất: 81,5% người lao động đã cắt giảm nhóm chi tiêu này và 16,4% cắt xuống dưới mức tối thiểu. Giãn cách xã hội và các biện pháp phong tỏa khiến người lao động không cần chi tiêu cho các nhu cầu giải trí và đi lại, nhờ đó giảm được một phần áp lực tài chính. Tuy nhiên, họ cũng phải cắt giảm cả chi phí y tế và tiền gửi cho gia đình (đối với người lao động di cư).
Tiếp đến, người lao động có xu hướng cắt giảm chi phí thực phẩm hơn là nhà ở: 75,3% lựa chọn cắt giảm chi phí thực phẩm trong khi với chi phí nhà ở chỉ là 33,2%. Lý do là với người lao động địa phương, họ thường đã sở hữu nhà ở nên không phát sinh chi phí; còn với người lao động di cư, họ rất khó chuyển sang một nhà trọ khác trong thời kỳ dịch bệnh.
* Tất cả: NLĐ nói chung
* EMP: NLĐ là người kiếm tiền chính hoặc duy nhất trong gia đình, là người di cư và có con
1.3. Tác động tới tâm lý:
Trong giai đoạn dịch bệnh, tâm lý của người lao động cũng bị tác động đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của cá nhân. Theo CDC, các tác nhân phổ biến ảnh hưởng tới tâm lý người lao động thường xoay quanh:
- Không chắc chắn về tương lai của công việc hiện tại
- Gặp khó khăn để thích ứng với môi trường làm việc tại nhà trong thời gian dài
- Thiếu khả năng tiếp cận và sử dụng các công cụ cần thiết để thực hiện công việc
Những nguyên nhân sâu xa này sẽ kéo theo hàng loạt triệu chứng sức khỏe tinh thần mà không người lao động nào muốn trải qua, bao gồm thiếu động lực, khó tập trung, mệt mỏi, kiệt sức hay thậm chí là trầm cảm.
Đặc biệt, theo nghiên cứu của ILO, tác động đối với tinh thần của người lao động trong thời gian dịch bệnh tỉ lệ thuận với áp lực về tài chính, giới tính và việc làm. Cụ thể, nhóm lao động là thu nhập chính trong gia đình, nữ giới, đang làm những công việc phổ thông sẽ là những người bị ảnh hưởng nặng nề nhất.
2. Doanh nghiệp cần làm gì để hỗ trợ nhân viên vượt qua tình trạng hiện nay?
Đồng hành cùng nhân viên trong thời điểm gian khó là tiền đề để doanh nghiệp phát triển một đội ngũ nhân viên trung thành, là nòng cốt cho sự phát triển bền vững của hoạt động kinh doanh trong tương lai. Vậy đứng trước bối cảnh dịch bệnh như hiện nay, đâu là những hành động mà doanh nghiệp cần nhanh chóng tiến hành nhằm hỗ trợ nhân viên?
2.1. Linh hoạt trong phương pháp quản lý – “Cương nhu” đúng lúc với nhân viên
Trong giai đoạn dịch bệnh, những tổ chức có đường lối quản lý nghiêm khắc, đề cao vai trò “thống trị” của nhà lãnh đạo thường có ưu điểm về tốc độ thích nghi. Bởi lẽ bộ máy hoạt động của họ luôn sẵn sàng tuân thủ những quy định và phương thức làm việc mới vô điều kiện – mà ở thời điểm hiện tại là các hình thức làm việc từ xa và giãn cách xã hội.
Tuy nhiên, các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, nghiêm khắc trong khâu quản lý cũng có những mặt hạn chế nhất định – đặc biệt là trong vấn đề nhân sự. Việc bóp nghẹt người lao động đang bất ổn tâm lý với những quy tắc khô khan sẽ ngăn cản sức sáng tạo đổi mới, cũng như xúc cảm gắn kết của họ dành cho doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của nhà lãnh đạo ở thời điểm này là phải linh hoạt trong khâu quản lý – “cương” để giữ vững kỷ luật, hạn chế sự lây lan của dịch bệnh, và “nhu” để thúc đẩy đổi mới sáng tạo cũng như xoa dịu tâm lý người lao động. “Nhu” ở đây là để chỉ những phương pháp quản lý mềm mại, ưu tiên trao quyền tự chủ trong tiếng nói và công việc cho nhân viên.
Trên thực tế, các nhà lãnh đạo thường chỉ quen thuộc với một phương pháp quản lý nhất định – rất khó để linh hoạt “cương nhu” trong giai đoạn dịch bệnh. Vậy nên, việc chia đều quyền quản lý giữa các nhà lãnh đạo – mỗi người một phong cách – sẽ là phương án hợp lý nhất cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào phong cách tương ứng, nhà lãnh đạo sẽ được quyền tiếp quản một trong hai mục tiêu: (1) đảm bảo an toàn, kỷ luật trong thời gian dịch bệnh, hoặc (2) thúc đẩy sáng tạo, đổi mới trong công việc để làm bàn đạp phát triển cho doanh nghiệp, thoát khỏi sự kìm kẹp của dịch bệnh.
2.2. Xây dựng cơ chế phúc lợi – “Phao cứu sinh” cải thiện đời sống nhân viên
Ngoài công việc, cơ chế phúc lợi trong thời điểm dịch bệnh cũng là một yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần sớm có những hình thức hỗ trợ để cải thiện đời sống của nhân viên trong từng hoàn cảnh, trường hợp khác nhau.
Ảnh minh họa: Chính sách hỗ trợ nhân viên bị ảnh hưởng bởi Covid-19 được ban hành trên Ứng dụng quản lý công văn Base Office
Phổ biến nhất là phúc lợi về lương thưởng trong trường hợp người lao động tạm thời phải ngừng việc vì dịch bệnh Covid-19. Các đối tượng trực tiếp nhận được phúc lợi này bao gồm:
- Người lao động là đối tượng F0 phải cách ly y tế tập trung để chữa bệnh;
- Người lao động là đối tượng F1 phải thực hiện cách ly y tế tập trung,hoặc cách ly tại nhà có điều kiện kèm theo;
- Người lao động là đối tượng F2 phải thực hiện cách ly y tế tập trung, tại nhà;
- Người lao động là đối tượng khác phải thực hiện giãn cách xã hội;
- Người lao động thuộc các doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp không hoạt động được vì các lý do khách quan liên quan đến Covid-19 mà phải ngừng việc.
Nếu các đối tượng này buộc phải tạm ngừng làm việc từ 14 ngày làm việc trở xuống, doanh nghiệp có thể hỗ trợ trả lương ngừng việc cho họ không thấp hơn mức lương tối thiểu. Trong đó, mức lương tối thiểu vùng năm 2021 được xác định lần lượt là: vùng I: 4.420.000 đồng/tháng; vùng II: 3.920.000 đồng/tháng; vùng III: 3.430.000 đồng/tháng; vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần có nghĩa vụ thực hiện đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc theo mức tiền lương nhân viên được hưởng trong thời gian ngừng việc.
Còn nếu các đối tượng kể trên phải ngừng việc trên 14 ngày, doanh nghiệp có thể thỏa thuận về tiền lương ngừng việc với nhân viên, nhưng phải đảm bảo tiền lương ngừng việc trong 14 ngày đầu tiên không thấp hơn mức lương tối thiểu. Bảo hiểm xã hội của các đối tượng này vẫn phải được đóng đầy đủ theo mức lương thỏa thuận (sau 14 ngày) và mức lương tối thiểu (trong 14 ngày).
Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, đối với nhân sự là F0 và có người thân là F0 phải cách ly y tế hoàn toàn để tập trung chữa bệnh, doanh nghiệp cũng nên có những phúc lợi về khám chữa bệnh cụ thể.
Chủ doanh nghiệp nên nhanh chóng cần kết nối với đơn vị bảo hiểm xã hội để cung cấp các hình thức hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh theo đúng quy định của nhà nước. Ngoài ra có thể gửi tặng những phần quà, nhu yếu phẩm cần thiết hoặc tiền mặt để hỗ trợ nhân viên trong giai đoạn đau ốm, ví dụ: 2.000.000đ/trường hợp. Bên cạnh đó, với trường hợp nhân viên có người thân (bố mẹ đẻ hoặc bố mẹ chồng/vợ, chồng/vợ, con) là F0, doanh nghiệp cũng nên trích kinh phí công đoàn để thăm hỏi bệnh nhân. Ví dụ: 500.000đ/trường hợp.
Cuối cùng, với trường hợp người lao động không nằm trong diện nguy cơ, phúc lợi lớn nhất mà doanh nghiệp có thể cung cấp là chi trả mức lương cố định trong hợp đồng cho họ ngay cả khi làm việc hoàn toàn tại nhà. Hình thức trao tặng các gói hỗ trợ là hiện vật, nhu yếu phẩm hay tiền mặt cũng nên được cân nhắc với những đối tượng có hoàn cảnh khó khăn, bị đại dịch tác động xấu đến đời sống sinh hoạt.
Ảnh minh họa: Hình thức trao tặng nhu yếu phẩm cho nhân viên được gài gắm cùng thông điệp tích cực trên Mạng truyền thông nội bộ Base Inside
2.3. Gặp mặt trực tuyến định kỳ – Chia sẻ và cổ vũ tinh thần nhân viên
Làm việc từ xa là hình thức làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp mùa dịch, nhưng với nhân viên thì không hẳn như vậy. Nhiều người cảm thấy bị kẹt giữa công việc và gia đình, không thể phân bổ thời gian hợp lý cho cả hai, khiến họ có thể vướng phải tình trạng bất ổn tâm lý và mất đi động lực làm việc, gắn kết với doanh nghiệp.
Nhà quản lý có thể chủ động tổ chức những buổi gặp mặt trực tuyến định kỳ để giải quyết vấn đề này. Việc được trò chuyện, kết nối với đồng nghiệp có thể trở thành chất keo dính tuyệt vời trong thời điểm dịch bệnh – khi mọi tương tác xã hội tưởng chừng như bình thường lại trở nên xa xỉ hơn bao giờ hết.
Nếu thời gian trùng hợp với một sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp, hãy sắp xếp và chuẩn bị một buổi họp mặt thú vị trên không gian trực tuyến với nhiều điều bất ngờ và thú vị. Nếu không, những cuộc trò chuyện có thể được tiến hành nhanh trong 5 đến 10 phút trên các nền tảng họp online như Zoom, Google Meet,… hay ứng dụng “không gian làm việc ảo” như Gather, để nhà quản lý và nhân viên có thể thoải mái trao đổi, hỏi han và động viên nhau về công việc, đời sống và sức khỏe.
Thậm chí việc kết nối gặp mặt còn có thể diễn ra dưới hình thức đơn giản hơn rất nhiều: trong các nhóm chat trên mạng xã hội. Vào thời điểm xúc cảm của con người bị gò bó trong thời gian dài như hiện nay thì một tin nhắn hỏi thăm, động viên đều sẽ khiến mỗi cá nhân ổn định được tâm lý, cũng như lạc quan hơn về bối cảnh tương lai.
Nhìn chung, doanh nghiệp hãy cứ công nhận môi trường làm việc “ảo” giờ đây chính là môi trường làm việc “thật”. Hãy cố gắng tạo ra những cơ hội tương tác thường xuyên và tự nhiên nhất có thể trong nội bộ tổ chức để khuấy động tinh thần, cổ vũ tâm lý của nhân viên.
Ảnh minh họa: Sự kiện sinh nhật 5 năm của Base.vn được tổ chức trên không gian ảo AltspaceVR
2.4. “Job crafting” – Cho phép nhân viên chủ động tùy biến công việc
Việc phải thay đổi môi trường, cách thức và công cụ làm việc sẽ khiến người lao động có thể gặp tình trạng căng thẳng, mệt mỏi trong thời gian dịch bệnh. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể ứng dụng “Job crafting” – một hình thức làm việc ưu việt trong các thời điểm đòi hỏi sự thích nghi cao.
Cụ thể, với “Job crafting”, doanh nghiệp sẽ cho phép người lao động linh hoạt tùy biến các khía cạnh công việc để phù hợp với nhu cầu, khả năng và mức độ ưu tiên của họ. Chẳng hạn, khi làm việc tại nhà, nhân viên có thể chủ động thay đổi giờ giấc làm việc sao cho phù hợp nhất với đồng hồ sinh học của bản thân nhằm hoạt động hiệu quả hơn. Hay đối với những nhân viên kinh doanh, họ có thể chủ động thay đổi hình thức tìm kiếm khách hàng từ offline sang online để phù hợp với bối cảnh thị trường.
Điểm cần lưu ý khi áp dụng hình thức làm việc này là doanh nghiệp phải hoàn toàn đặt niềm tin vào đội ngũ nhân viên và trao cho họ quyền tự chủ cao nhất trong công việc. Có rất nhiều trường hợp, doanh nghiệp tuy “cho phép” nhân viên tùy chỉnh công việc, nhưng lại luôn khắt khe giám sát và đánh giá, giới hạn những tùy chỉnh đó – khiến nhân viên “stress chồng stress”, gây ra phản tác dụng.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần nhấn mạnh thông điệp về tính cam kết cho nhân viên: Việc được trao quyền tùy biến công việc không đồng nghĩa với việc các kết quả mục tiêu cũng thay đổi theo. Nhân viên vẫn phải đảm bảo hiệu suất cá nhân cũng như kết quả đóng góp cho doanh nghiệp trong giai đoạn dịch bệnh, và chính những kết quả này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thưởng phạt của họ như trong giai đoạn bình thường.
2.5. Áp dụng công nghệ trong làm việc – Công cụ thúc đẩy và đảm bảo năng suất lao động nhân viên
Tại thời điểm này, có thể nói thật may mắn nếu doanh nghiệp còn hoạt động, và nhân viên vẫn được làm việc và có thu nhập. Không mong muốn khối lượng công việc bị giảm đi, điều cả nhà lãnh đạo và nhân viên đều mong muốn lúc này là tối ưu năng suất lao động. Làm thế nào để sắp xếp kế hoạch làm việc khoa học, cân bằng với thời gian dành cho cá nhân và gia đình? Làm thế nào để tiến độ làm việc nhanh theo kịp deadline? Làm thế nào để cộng tác từ xa nhịp nhàng với các đồng nghiệp khác? Làm thế nào để hạn chế tối đa sai sót, đạt được kết quả tốt nhất để hưởng lương thưởng tối đa?… Chỉ khi có được đáp án cho các câu hỏi trên, nhân viên mới trút bỏ được gánh nặng lớn.
Hiện nay trên thị trường đã có nhiều công cụ hỗ trợ đội nhóm, doanh nghiệp tối ưu năng suất lao động: quản lý KPI/OKR, quản lý công việc, tự động hóa quy trình nghiệp vụ,… Bạn có thể tham khảo Bộ giải pháp vận hành không gián đoạn toàn diện bao gồm tất cả các công cụ trên của Base.vn:
- Giao tiếp “không biên giới”: Hỗ trợ tương tác nội bộ và với đối tác/khách hàng từ xa
- Thao tác “không chạm”: Chấm công từ xa và Ký duyệt, xử lý đề xuất từ xa
- Vận hành “không gián đoạn”: Quản lý mục tiêu – quy trình – tiến độ trên cùng một nền tảng online, Hỗ trợ nhân viên hoàn thành đúng và đủ yêu cầu công việc
- Lãnh đạo “không bị động”: Nắm rõ dữ liệu kinh doanh trong thời gian thực, Đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu, Ứng biến linh hoạt với các thay đổi của bối cảnh/thị trường.
Dễ dàng quản lý và thúc đẩy hiệu suất làm việc từ xa với Bộ công cụ vận hành không gián đoạn của Base.vn
Tạm kết
Người lao động là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp – bởi vậy, bằng mọi giá, chủ doanh nghiệp phải đem lại những trải nghiệm làm việc tốt đẹp nhất cho nhân viên của mình trong giai đoạn khó khăn như hiện nay. Để cải thiện cả ba yếu tố công việc – đời sống và tâm lý của nhân viên tuy không phải là nhiệm vụ dễ dàng, nhưng mọi sự nỗ lực của doanh nghiệp đều sẽ được đền đáp xứng đáng. Ngược lại, nếu bỏ rơi nhân viên trong giai đoạn này – đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang “tự bắn vào chân mình” – chặn đứng lối đi phục hồi và phát triển hậu dịch!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
