Không có một công ty thành công nào trên thế giới không phải đối mặt với thời kỳ khó khăn.
Cho dù đó là một cuộc khủng hoảng truyền thông, sự từ chức hàng loạt của các cấp quản lý, một cuộc làm ăn thua lỗ lớn, bị mất 50% thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh hay thiếu nguồn lực tài chính,… sẽ có lúc nhân viên của bạn cảm thấy bị choáng ngợp, bối rối và nản lòng.
Tại thời điểm đó, nếu bạn không xuất hiện kịp thời và cho họ một lý do để ở lại, họ chắc chắn sẽ rời đi. Nhiệm vụ của bạn lúc này – dưới vai trò là nhà lãnh đạo – có thể chia thành 2 giai đoạn: trước tiên là xoa dịu sự hoảng loạn và sợ hãi của nhân viên, và sau đó là tập hợp tất cả họ lại, khơi dậy tinh thần của họ như lúc ban đầu.
Liệu bạn có xác suất chiến thắng trong cuộc chiến này?
Tất nhiên, hãy khéo léo vận dụng một số cách thức được hướng dẫn dưới đây để chỉ huy đội quân của bạn toàn thắng!
1. Tạo ranh giới cho những lo lắng và vấn đề của bạn
Là một nhà lãnh đạo, bạn có hai công việc khó khăn cần phải làm cùng lúc: trở thành chỗ dựa tinh thần vững chắc cho nhân viên và đối phó với sự căng thẳng của chính bạn. Cho dù những lời khuyên đằng sau sẽ hướng bạn tới việc chia sẻ cởi mở và đồng cảm hết mực với mọi người, thì bạn vẫn cần thiết phải giữ được ranh giới về những điều riêng tư.
Sự điềm tĩnh của bạn, cách bạn phản ứng với các cuộc đối thoại tiêu cực, cách bạn mạnh mẽ xuất hiện trước toàn thể nhân viên – đều là thông điệp ngầm mà nhân viên dễ dàng tiếp nhận. Không nhân viên nào có thể thoải mái ngồi vào bàn làm việc khi sếp của họ đang vò đầu bứt tai tìm cách cứu doanh nghiệp cả.
Bởi vậy, đừng để sự căng thẳng của bạn ảnh hưởng tiêu cực tới tinh thần của nhân viên.
Lý tưởng nhất, sau khi giữ được hình tượng can trường, tự tin, bất khuất của một nhà lãnh đạo, bạn luôn có thể tuỳ vào bối cảnh thực tế để điều chỉnh cảm xúc của nhân viên bằng các phong cách khác nhau: Định hướng, Huấn luyện, Kết nối, Dân chủ, Chỉ huy hoặc Dẫn đầu.
Đồng ý rằng bạn không thể ngay lập tức thay đổi một số thói quen và hành vi thông thường của bạn khi doanh nghiệp bất ngờ gặp khó khăn, nhưng duy trì thái độ nhất quán sẽ thúc đẩy cảm giác ổn định trong bạn. Đừng quên dành thời gian mỗi ngày để trấn an bản thân rằng mọi người đang trông cậy vào bạn và bạn hoàn toàn có thể làm được điều này.
2. Chọn được những “đồng minh” tuyệt vời
Điều tiếp theo bạn cần nhớ là một mình bạn không thể “cân” được hết hàng chục, thậm chí cả trăm nhân sự của doanh nghiệp. Bởi vậy, ranh giới cá nhân của bạn có thể được nới rộng ra hơn, bao gồm thêm các đồng minh cùng chiến tuyến.
Nhìn lại đội ngũ lãnh đạo và quản lý cấp trung mà bạn có, loại bỏ những người đã sớm nao núng và rút lui trước khó khăn, bạn còn lại những ai? Bạn có thể dùng thêm một vài phép thử nhỏ như cuộc gặp gỡ 1-1 riêng tư hoặc tập trung tất cả họ lại và hỏi trực tiếp xem ai sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Hãy chia sẻ nỗi lo lắng với họ, cùng nhau bàn bạc về chiến lược và sát cánh bên nhau trong từng hành động.
Ai sẽ là người sát cánh bên bạn trong thời điểm khó khăn của doanh nghiệp?
Trong giây phút khó khăn của doanh nghiệp, mỗi cá nhân đều đáng trân trọng trong việc tạo dựng niềm tin và tạo ra hiệu ứng đám đông, bất kể vai trò của người đó là nhà quản lý hay nhân viên bình thường.
3. Đối xử thân thiện, giao tiếp hằng ngày thường xuyên hơn
Không cần tới các con số nghiên cứu to tát, có một điều dễ hiểu rằng nếu bạn thân thiện chia sẻ và lắng nghe nhân viên với sự tôn trọng, mối quan hệ giữa hai phía sẽ tốt đẹp hơn rất nhiều. Động lực và năng suất làm việc đều nhờ thế mà tăng theo.
Chính sách cởi mở trong giao tiếp này thực chất luôn được khuyến khích áp dụng ở mọi doanh nghiệp, bất kể điều kiện kinh tế là gì.
Chắc chắn rằng nhân viên của bạn đang và sẽ bị ảnh hưởng về mặt tinh thần bởi các vấn đề tiêu cực đến với công ty. Với tư cách nhà lãnh đạo, bạn cần thiết phải thể hiện sự đồng cảm, quan tâm tới cảm xúc cá nhân của nhân viên và thường xuyên giao tiếp với họ. Các vấn đề cá nhân, xã hội,… cũng là những chủ đề thú vị, tránh việc giao tiếp bị gượng gạo bởi hai chữ công việc.
Có thể bạn sẽ bất ngờ đấy, bởi nhiều khi thứ nhân viên của bạn cần nhất lúc này – cảm giác an toàn – chỉ là sự xuất hiện rất thân thiện của bạn.
4. Mở rộng kênh liên lạc để phản hồi hai chiều
Lưu ý rằng càng trong những lúc khó khăn thì bạn càng không nên trốn tránh. Cố gắng để nhân viên cảm thấy họ được tôn trọng và có tiếng nói bất cứ lúc nào, cơ bản nhất là việc đặt câu hỏi và tìm kiếm phản hồi từ bạn hoặc những người khác có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
Thêm vào đó, bạn có thể không muốn nghe, nhưng cần phải xác định điều gì đang thực sự xảy ra với đội ngũ nhân viên của bạn để xác định phương án giải quyết càng sớm càng tốt.
Không gì tốt hơn việc mở rộng kênh liên lạc hơn nữa, để bạn và nhân viên thuận tiện phản hồi qua lại mà không cần trực tiếp gặp mặt nhau.
Một phương pháp truyền thống mà có lẽ bạn đã duy trì từ trước là các cuộc họp định kỳ. Đừng huỷ bỏ lịch họp này nếu bạn không muốn ngầm thừa nhận rằng tình trạng của doanh nghiệp đang thực sự tồi tệ. Bên cạnh các nội dung gửi báo cáo và lên kế hoạch quen thuộc, bạn có thể dành nhiều thời lượng hơn để trao đổi về các vấn đề cụ thể mà nhân viên đang gặp phải.
Email chỉ thích hợp với các phản hồi dài và quan trọng chứ chưa thực sự phù hợp để tương tác real-time và nhanh chóng. Các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo,… lại quá loãng và nhiễu loạn thông tin bởi các tương tác bên ngoài. Bởi vậy, một mạng lưới liên lạc nội bộ trong doanh nghiệp chính là lựa chọn tối ưu nhất.
Mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp Base Inside là kênh liên lạc nhanh chóng, hai chiều và chính thống hàng đầu
5. Minh bạch hoá mọi thông tin
Một khảo sát của CareerBuilder cho thấy 37% công nhân có ý định rời bỏ công việc vì cho rằng sếp của họ thiếu minh bạch.
Đó là con số chứng minh cho câu nói “Những gì bạn không biết có nguy cơ cao làm tổn thương bạn”, và cũng là nút cảnh báo cho bạn – hãy cung cấp thông tin càng minh bạch càng tốt.
Một cuộc khảo sát khác của Harvard Business Review năm 2013 đã chỉ thêm rằng, 70% nhân viên thừa nhận rằng họ tham gia nhiều nhất khi lãnh đạo cấp cao liên tục cập nhật và truyền đạt các thông tin chính thống của công ty.
Cụ thể, ngoài việc cởi mở giao tiếp thì bạn có thể làm những gì khác để minh bạch thông tin? Đây là một số gợi ý:
- Đảm bảo sự bình đẳng đối với mọi nhân viên
- Công khai, chia sẻ thông tin liên quan chính xác, kịp thời
- Chủ động minh bạch tài chính nội bộ
- Báo cáo và ghi nhận kết quả làm việc cụ thể, chính xác
- Đánh giá nhân viên theo đúng năng lực, công khai kết quả đánh giá
- Rõ ràng trong cơ chế thưởng phạt, chế độ đãi ngộ,…
Lưu ý thứ nhất: Trung thực và nhất quán là hai yếu tố luôn cần đi kèm với nhau, đặc biệt trong những thời điểm nhạy cảm. Ví dụ, khi bạn nói với nhân viên rằng đây là thông tin mật chỉ BOD được quyền biết, thì đừng bao giờ tiết lộ điều đó với bất kỳ cá nhân nào khác. Nếu có người phát hiện điều đó, uy tín của bạn sẽ bị mờ nhạt, và lòng trung thành của nhân viên đối với bạn có thể bị suy yếu.
Lưu ý thứ hai: Sự minh bạch bền vững được bảo vệ khi mọi thông tin quan trọng được thông báo bằng văn bản cho tất cả nhân viên: Người gửi có thể là bạn hoặc một ai khác được bạn uỷ quyền, và có thể dưới dạng email hoặc bản tin trong mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp. Đảm bảo rằng kênh tin tức này có cơ chế thông báo tiếp cận tới từng cá nhân và bảo mật.
Sự minh bạch được ban hành dưới dạng văn bản luôn mang lại niềm tin cho nhân viên của bạn (Ảnh: giao diện Base Inside)
6. Mạnh mẽ, quyết liệt ngăn chặn tin đồn
Như bạn đã biết, tin đồn có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng, không chỉ đối với tinh thần của nhân viên mà còn đối với danh tiếng của một tổ chức. Thời điểm doanh nghiệp gặp khó khăn chính là lúc dễ phát sinh các tin đồn mơ hồ nhất, mặc dù bạn đã áp dụng hàng loạt biện pháp trấn an nhân viên trước đó.
Để ngăn chặn sự lan truyền của tin đồn, bạn phải loại bỏ sự mơ hồ. Tìm ra những nhân viên góp mặt nhiều nhất vào sự việc, nghiêm khắc xử lý tuỳ theo tính nghiêm trọng của tin đồn. Đừng quên nhắc nhở lại nhân viên về kỷ luật của công ty – cũng là kỳ vọng của bạn tại nơi làm việc.
7. Trân trọng mọi thành tích, chiến thắng
Trước tiên, bạn nên tạo thêm cơ hội cho nhân viên được hành động điều gì đó vì công ty. Cảm giác bất lực là kẻ thù số một của tinh thần và năng suất lao động.
Trong thời gian này, việc ăn mừng bất kỳ thành tích nào là vô cùng quan trọng, bất kể nó nhỏ bé như thế nào. Nhân viên của bạn cần xác nhận rằng công việc của họ vẫn có giá trị và tạo ra tác động tích cực.
Có thể bạn cho rằng đây là một động thái nhỏ nhặt và không đáng để tập trung công sức khi còn vô số những việc nguy cấp “hữu hình” hơn. Trong trường hợp này, bạn có thể gián tiếp ủng hộ từ xa và để bộ phận nhân sự / điều hành lo liệu các quy trình chi tiết. Miễn là các câu chuyện thành công và lời cảm ơn được dành cho mọi dấu hiệu tích cực: tỷ lệ traffic website cao hơn, KPI vẫn đảm bảo, một hợp đồng mới được ký với khách hàng tiềm năng,…
Không cần quá quan trọng tới giải thưởng vật chất, sự trân trọng và giá trị tinh thần mới là điều quý giá lúc này.
8. Lồng ghép các hoạt động vui chơi giải trí
Để xua tan không khí căng thẳng và áp lực kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể phê duyệt chính sách đan xen các hoạt động giải trí, vui chơi thư giãn tại nơi làm việc.
Có thể là một bữa sáng cùng nhau, 15 phút uống trà chiều, 30 phút giải lao cùng tham gia văn nghệ, một cuộc thi nội bộ với giải thưởng bí ẩn không được tiết lộ,… nhằm đoàn kết mọi người và tiếp thêm năng lượng. Tổ chức các buổi chia sẻ trải nghiệm vui trong quá trình làm việc là một ý tưởng không tồi.
Kết luận
Thời điểm khó khăn của doanh nghiệp luôn tiết lộ sự trưởng thành của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo. Do đó, hãy xem nó như một cơ hội để rèn giũa và chứng minh khả năng lãnh đạo của bản thân trước tất cả nhân viên, thay vì khuất phục và coi nó là chướng ngại vật cho kỳ vọng nghề nghiệp cá nhân.
Nếu bạn giữ được tinh thần và năng suất của nhân viên vượt qua được giai đoạn này, chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ tăng trưởng bền vững trong tương lai. Chúc bạn thành công!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
