Nghiên cứu đã chỉ ra rằng trung bình một người đưa ra khoảng 2000 quyết định mỗi ngày. Hầu hết đây là những điều nhỏ nhặt và chúng ta thực hiện chúng theo bản năng hoặc gần như là tự động – sáng nay mặc gì để đi làm, nên ăn trưa ngay bây giờ hay đợi 10 phút nữa,…
Nếu bạn (cũng) là một nhà quản lý, điều này có nghĩa bạn phải chịu trách nhiệm với nhiều quyết định thực sự quan trọng hơn, cần suy nghĩ nghiêm túc và lo lắng tới hậu quả.
Lúc này, việc đưa ra quyết định sáng suốt trong công việc một cách nhất quán là thói quen quan trọng nhất mà bạn có thể phát triển. Sự lựa chọn này ảnh hưởng đến sức khỏe, sự an toàn, các mối quan hệ, thăng tiến sự nghiệp,… tổng thể của bạn.
Muốn đưa ra các quyết định quyết đoán với tính sáng suốt cao, chẳng có phương pháp nào tốt hơn là tìm ra những kẻ thù cản trở và loại bỏ chúng.
Bài viết này sẽ chỉ ra 6 kẻ thù chính ngáng đường các quyết định trong công việc của bạn, đồng thời hướng dẫn bạn cách vượt qua chúng một cách dễ dàng.
1. Trạng thái tinh thần mệt mỏi
Ngay cả những nhà quản lý năng nổ nhất cũng không thể có năng lượng tinh thần vô tận. Khi các vấn đề liên tục xảy ra, việc đưa ra quyết định trở nên mỏng manh và khó khăn hơn bởi sự mệt mỏi. Điều này càng đúng hơn nữa với những quyết định có ảnh hưởng lớn đến người khác.
Một trong những nghiên cứu nổi tiếng nhất về chủ đề này cho thấy các tù nhân được xét xử vào buổi sáng có nhiều khả năng được tạm tha hơn so với buổi chiều.
Kết luận này không nhằm chỉ trích hội đồng xét xử mà chỉ muốn chứng minh rằng: các phán quyết tư pháp có thể bị ảnh hưởng bởi các biến số ngoại lai không liên quan đến các quyết định pháp lý như chính trị và xã hội, yếu tố tâm lý và trạng thái tinh thần.
Để tránh rơi vào tình trạng này, hãy xác định những vấn đề quan trọng nhất, sau đó thường xuyên nhất có thể, ưu tiên thời gian để đưa ra quyết định khi bạn đang ở mức năng lượng cao nhất.
Có một lưu ý nhỏ là đừng lạm dụng các loại đồ uống chứa nhiều cafein như cafe, nước tăng lực,… Bởi chúng chỉ giúp cơ thể đạt được mức tinh thần cao trong một khoảng thời gian rất ngắn (khoảng 15-45 phút) nhưng lại mất tới 12 giờ để loại bỏ hoàn toàn cafein ra khỏi máu, đồng thời gia tăng nguy cơ mắc các triệu chứng căng thẳng, mất ngủ, táo bón, co giật,… Một lịch sinh hoạt và làm việc điều độ mới là giải pháp an toàn và lâu bền nhất.
Bạn sẽ không thể quyết định sáng suốt khi đang trong trạng thái mệt mỏi
2. Tình trạng mất tập trung kéo dài
“Cơn bão” công nghệ trong thập kỷ qua đã mở ra một kỷ nguyên sinh hoạt và làm việc thuận tiện chưa từng có. Nhưng nó cũng tạo ra một môi trường làm việc mất tập trung hơn – nơi thông tin và truyền thông gần như không bao giờ ngừng lại.
Các nhà nghiên cứu ước tính rằng bộ não của chúng ta đang xử lý thông tin nhiều gấp năm lần so với năm 1986.
Con số trên chứng tỏ điều gì?
Rất nhiều người trong chúng ta đang sống trong tình trạng mất tập trung và phải đấu tranh với môi trường ngoài cũng như chính bản thân mình để có thể tập trung.
Để khắc phục mọi sự xao nhãng có thể phá hỏng sự tập trung phân tích và ra quyết định, bạn có thể thực hành luôn các đầu việc sau:
- Sắp xếp không gian làm việc yên tĩnh, tránh các tác động ồn ào bên ngoài như tiếng xe cộ, tiếng hệ thống điện, tránh chỗ ngồi cạnh phòng giải trí, phòng họp,…
- Phân bổ lại thời gian biểu, sắp xếp một khung giờ cố định để thư giãn bản thân. Trong thời gian làm việc còn lại, hạn chế sự ràng buộc vào các thiết bị, đồ dùng có khả năng phân tán sự tập trung “khó cưỡng lại” như điện thoại, tivi, máy chơi game, tạp chí, đồ ăn,…
Lưu ý rằng khảo sát của Deloitte cho biết người trưởng thành kiểm tra điện thoại của mình trung bình tới 52 lần/ngày. Bạn có thể tham khảo một số mẹo tuỳ chỉnh cho smartphone để tránh bị lãng phí thời gian vô ích.
- Thắt chặt kỷ luật trong việc giữ gìn văn hoá làm việc tập trung, năng suất của bạn nói riêng và doanh nghiệp nói chung: không làm việc riêng trong cuộc họp, không ăn uống trong giờ, không tụ tập tán gẫu và phát tán các loại tin đồn phố biến nơi công sở,…
- Tạo ra không gian làm việc chuyên nghiệp, tách biệt với các thông tin phiền nhiễu bên ngoài với các phần mềm chuyên biệt hoá: thay vì dùng mạng xã hội (Facebook, Zalo,…) thì dùng Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp Base Inside, thay vì liên tục gửi và nhận email hoặc tin nhắn Zalo để giao việc mỗi 5 phút/lần thì sử dụng Phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework,…
3. Thiếu dữ liệu đầu vào (input)
Là một nhà quản lý, bạn thường xuyên cần đưa ra quyết định trong hoặc sau các cuộc họp.
Kellogg School of Management gần đây đã phát hiện ra rằng trong một cuộc họp điển hình, 70% cuộc nói chuyện được thực hiện bởi chỉ 3 người. Đó là những người đã có nhiều thời gian để suy nghĩ và tập hợp được một lượng nhất định dữ liệu đầu vào (input) để đưa ra ý tưởng.
Để tăng độ nhanh nhạy và sáng suốt cho các quyết định của bạn, hãy đảm bảo bạn có trong tay agenda ít nhất là 24 giờ trước khi diễn ra cuộc họp. Điều này áp dụng cho cả các cuộc họp bạn đứng ra tổ chức và là người tham dự.
Trong một số trường hợp, bạn sẽ cần thêm thời gian để cân nhắc các thông tin được cung cấp trong cuộc họp. Bởi vậy, thiết lập văn hóa cho phép bạn và những người khác có thể đóng góp ý kiến trong vòng 24 giờ sau cuộc họp là ý kiến không tồi.
4. Đa tác vụ (Multitask)
Hầu hết các nhà quản lý hiện nay đều rơi vào tình trạng đa tác vụ (multitask) với số lượng lớn các đầu việc lớn nhỏ, có lẽ bạn cũng không phải ngoại lệ.
Điều đáng buồn là, nghiên cứu cho thấy hiệu suất làm việc, bao gồm hiệu quả của việc ra quyết định, bị ảnh hưởng tới 40% khi chúng ta tập trung vào hai nhiệm vụ nhận thức cùng một lúc.
Khi bạn cần đưa ra quyết định quan trọng, hãy khắc sâu nhiệm vụ này và cam kết dành ra một khoảng thời gian nhất định trong ngày để tập trung sâu hơn vào một mình nó. Các vấn đề khác cũng nên được sắp xếp giải quyết lần lượt theo hướng đơn tác vụ (single-task) như vậy.
5. Cảm xúc tiêu cực nhất thời
Sự thất vọng, phấn khích, tức giận, niềm vui,… là một phần tất yếu mà chúng ta phải trải qua hằng ngày hằng giờ. Và trong khi chúng có một ý nghĩa lớn lao trong đời sống của chúng ta, có lẽ bạn không cần phải xem thêm nghiên cứu để biết rằng vẫn chính những cảm xúc nhất thời này – đặc biệt là những khoảnh khắc giận dữ tột đỉnh – có thể cản trở khả năng đưa ra quyết định một cách sáng suốt.
Khi bạn cảm thấy cực kỳ không hài lòng với một nhóm nhân viên, bạn sẽ gửi một tin nhắn hoặc email tới họ sau 5 phút hay ngay lập tức lớn tiếng chỉ trích và quyết định xử phạt họ giữa chốn đông người?
Cảm xúc tiêu cực nhất thời dễ khiến bạn đưa ra các quyết định sai lầm
Nhà quản lý là người nắm quyền lực trong tay và cũng là người cần quan tâm tới uy tín cũng như hình ảnh cá nhân. Bởi thế, hãy chú ý hơn đến trạng thái cảm xúc của bạn và rèn luyện kỹ năng tự kiểm soát bản thân (self-control).
Quá trình chống lại sự cám dỗ của bùng nổ cảm xúc không hề dễ, nhưng hãy bắt đầu thực hành bằng việc tắt máy tính đi, đặt điện thoại xuống hoặc tìm một cái cớ để tránh mặt, sau đó chỉ trở lại với điều cần quyết định khi bạn đã bình tĩnh và khách quan hơn.
6. Tê liệt phân tích
Thời đại công nghệ thông tin và văn hoá dữ liệu (data-driven) đã ban tặng cho chúng ta rất nhiều thông tin, dữ liệu và số liệu có thể truy cập không giới hạn. Tuy nhiên, đối với việc ra quyết định, càng có nhiều thông tin phải xem xét thì quá trình này càng mất nhiều thời gian và dễ rơi vào tình trạng nhiễu loạn.
Lựa chọn tốt nhất mà bạn có thể áp dụng là hãy đặt một thời hạn nhất định cho việc ra quyết định, đồng thời chọn lọc một cách thông minh các thông tin trước khi bắt đầu phân tích.
Các phần mềm quản lý có khả năng tự động phân tích số liệu và xuất báo cáo tự động có thể là người thư ký đắc lực cho bạn trong trường hợp này. Thay vì phải tìm đọc một xấp dày cộp các dữ liệu thô, giờ đây bạn luôn có sẵn trong tay các chỉ số quan trọng nhất – một cách tức thời (real-time).
Kết luận
Gần như không thể tránh khỏi, tất cả chúng ta đều đưa ra một số quyết định tồi tệ mỗi ngày, kể cả bạn có là một nhà quản lý tài giỏi đi chăng nữa. Nhưng nếu bạn nhận thức được 6 kẻ thù của việc ra quyết định này và thực hiện theo các bước để vượt qua chúng, bạn hoàn toàn có thể tối ưu tính sáng suốt của các quyết định.
Chúc bạn thành công!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
