Mục tiêu doanh nghiệp là những đích đến, kết quả mà doanh nghiệp muốn đạt được. Bởi vậy chúng cần thể hiện một cách rõ ràng, dễ hiểu, dễ quản trị, thay vì phức tạp hóa bằng những thuật ngữ đao to búa lớn. Nhân viên có thể không hiểu mục tiêu chung dẫn đến thiếu gắn kết, thiếu động lực và hành động sai. Chính nhà lãnh đạo cũng không chắc chắn, dẫn tới thiếu quyết đoán khi dẫn dắt doanh nghiệp đi theo mục tiêu.
Nhằm giúp doanh nghiệp xác định đúng và dẫn dắt mục tiêu đi đúng hướng, trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn tháo gỡ lần lượt từng nút thắt xoay quanh định nghĩa “mục tiêu doanh nghiệp”, đồng thời hướng dẫn cách quản trị mục tiêu hiệu quả.
Dưới đây là sơ lược các phần trong bài viết:
- Phân biệt “Sứ mệnh” và “Tầm nhìn”
- Phân biệt “Chiến lược” và “Chiến thuật”
- “KPI” và “OKR”: Các tiêu chí bắt buộc để thực thi mục tiêu trong doanh nghiệp
- Hướng dẫn 4 bước quản trị mục tiêu hiệu quả cho doanh nghiệp
1. Phân biệt “Sứ mệnh” và “Tầm nhìn”
Khái niệm “Sứ mệnh” và “Tầm nhìn” sinh ra để phục vụ cho mục tiêu tối thượng. Dựa trên Sứ mệnh và Tầm nhìn, doanh nghiệp xây dựng hệ thống mục tiêu cấp tổ chức, mục tiêu cấp phòng ban, mục tiêu cá nhân tương ứng.
Tuy nhiên hai khái niệm này thường xuyên bị hiểu sai hoặc nhầm lẫn với nhau. Thực tế là tôi đã nghe nhiều nhân viên và lãnh đạo cãi nhau hai khái niệm này. Nếu bản thân họ không rõ về định nghĩa cơ bản, làm thế nào để họ đồng thuận với toàn bộ nhân viên trong công ty?
Trước khi giải thích cách tránh nhầm lẫn về hai khái niệm này, đầu tiên ta cùng nhìn vào bản chất của chúng.
Sứ mệnh là lí do khiến công ty tồn tại
Sứ mệnh sẽ lí giải sự tồn tại của tổ chức. Nó là lí do khiến công ty bạn ra đời, hay chính là mục đích thành lập của công ty. Ví dụ:
- “Trao quyền để con người xây dựng cộng đồng và đem thế giới lại gần nhau hơn” (Facebook)
- “Giúp con người vươn tới những hành tinh khác” (SpaceX)
Sứ mệnh thường khiến nhân viên và khách hàng thích thú, nên website các công ty thường phải trích dẫn sứ mệnh. Bởi đây chính là niềm tự hào của họ.
Tầm nhìn là hình tượng công ty hướng tới
Tầm nhìn sẽ phản ánh tình trạng hoạt động của công ty và xác định rõ định hướng của tổ chức. Đó chính là thứ mà tổ chức bạn muốn trở thành. Ví dụ:
- “Trở thành công ty bán lẻ hàng đầu thế giới” (Walmart)
- “Trở thành tập đoàn viễn thông hàng đầu trong thời đại kết nối tăng cường” (Vodafone)
- Tầm nhìn thường nghe không thú vị cho lắm. Nó thường là “trở thành người đứng đầu thị trường hoặc ngành hàng”. Bạn sẽ hay thấy cụm từ này trong các báo cáo thường niên của tổ chức, bởi những người có trách nhiệm với công ty như các cổ đông, ban quản lý và nhân viên rất quan tâm đến điều này.
Cách tránh nhầm lẫn khi nói về tầm nhìn và sứ mệnh
Những thiên tài như Steve Jobs, Jeff Bezos và Elon Musk thường nhắc đến “mục tiêu tối thượng” khi xây dựng công ty. Do mọi người thường hay nhầm lẫn khái niệm của “sứ mệnh”, “tầm nhìn”, trong khi đó lại quen thuộc với khái niệm “mục tiêu”; tôi khuyên bạn nên tóm gọn sứ mệnh và tầm nhìn thành hai vế trong mục tiêu tối thượng.
Đó là một mục tiêu khiến mọi nhân viên hiểu và nhớ. Đó còn là Chòm sao Bắc Đẩu của công ty bạn, là thứ định hướng chiến lược và chiến thuật của tổ chức. Cấu trúc của một câu phát biểu về mục tiêu tối thượng sẽ giản lược như sau: [TẦM NHÌN] bằng việc [SỨ MỆNH].
Áp dụng vào trường hợp của Walmart, ta có: [Trở thành công ty bán lẻ hàng đầu thế giới] bằng việc [tiết kiệm tiền cho khách hàng vì một cuộc sống tốt đẹp hơn].
2. Phân biệt “Chiến lược” và “Chiến thuật”
Chiến lược và Chiến thuật cũng là hai thuật ngữ gây hiểu nhầm, tuy nhiên chúng đều có thể quy về các mục tiêu. Chúng ta hãy cùng xem lại bản chất của chúng trước khi giải thích cách để tránh nhầm lẫn đó.
Chiến lược hình thành trước trận chiến
Chiến lược (strategy) là một thuật ngữ sử dụng trong quân đội, được xuất phát từ tiếng Hy Lạp “stratos” (quân đội) và “ago” dẫu đầu. Đối với định nghĩa trong kinh doanh, chiến lược là cách điều phối nguồn lực để đạt được mục tiêu.
Chiến lược rất quan trọng vì không tổ chức nào có nguồn lực vô hạn. Sẽ không cần một chiến lược nếu công ty đó có vô số nguồn lực – bởi đơn giản nó có thể làm bất cứ điều gì nó muốn. Với nguồn lực hạn chế, chiến lược đóng vai trò quan trọng khi phải đưa ra quyết định lựa chọn. Bằng việc đề ra chiến lược, bạn đang điều phối nguồn lực để đi đến mục tiêu tối thượng.
Chiến thuật phát sinh trong trận chiến
Chiến thuật cũng là một thuật ngữ quân đội, xuất phát từ cụm từ “taktike” (nghệ thuật sắp xếp đội quân) trong tiếng Hy Lạp. Ta có thể nói ví von rằng: Dàn quân bằng chiến lược, và chiến đấu bằng các chiến thuật.
Nếu chiến thắng là cái đích cuối cùng, với tư cách là người lãnh đạo, bạn phải quyết định làm thế nào dẫn dắt nguồn lực của mình để đạt mục tiêu đó. Chẳng hạn như bạn có thể tấn công cánh trái hoặc cánh phải. Đó là một quyết định điển hình mang tính chiến lược. Hay nói cách khác, chiến thuật là những ý tưởng trước khi cuộc chiến nổ ra.
Cách dùng “Chiến lược” và “Chiến thuật” để tránh nhầm lẫn
Điều rắc rối ở đây là tính linh hoạt và độ nhạy ngữ cảnh của hai khái niệm này. Chiến lược của một tổ chức có thể đồng thời là chiến thuật của tổ chức khác.
Để tránh nhầm lẫn, tôi khuyên bạn chỉ nên dùng từ “Mục tiêu” để mô tả “Chiến lược” và “Chiến thuật”.
- Chiến lược giúp bạn điều phối nguồn lực vì Mục tiêu chung, nhưng nó chỉ dừng ở cấp độ ”công ty”. Chiến lược được phản ánh rõ rệt nhất thông qua mục tiêu công ty, và với hầu hết các tổ chức, những mục tiêu này sẽ được xây dựng theo năm.
- Chiến thuật tương ứng với Mục tiêu phòng ban và được xây dựng hàng quý.
Với khái niệm “Mục tiêu công ty” và “Mục tiêu phòng ban”, ai cũng có thể hiểu chính xác được vấn đề và hiểu tần suất xác định nên chúng.
Nên dùng từ “mục tiêu” thay cho khái niệm “chiến lược” và “chiến thuật”
3. “KPI” và “OKR”: Các tiêu chí bắt buộc để thực thi mục tiêu doanh nghiệp
Có thể thấy, tồn tại rất nhiều khái niệm được sử dụng để nói về mục tiêu công ty, nhưng cách nói không quan trọng bằng cách làm. Cái doanh nghiệp cần đằng sau tất cả các khái niệm là cách truyền đạt mục tiêu, theo dõi và đánh giá việc thực hiện mục tiêu. Hay nói cách khác, doanh nghiệp cần hệ thống quản trị mục tiêu “thực chiến”. Hai thuật ngữ bạn cần quan tâm lúc này là KPI và OKR.
KPI là chỉ số thể hiện mức độ hoàn thành mục tiêu
KPI – viết tắt của Key Performance Indicator – là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI được sử dụng như một công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức – hiệu quả đó được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,…
KPI là một con số rõ ràng, tuy nhiên con số đó lại không giải thích câu hỏi tại sao và làm cách nào đạt được con số đó. Ví dụ, một nhân viên được giao KPI 200 triệu doanh thu/ tháng, tuy nhiên tại sao mục tiêu lại là con số 200 triệu, con số đó đóng góp gì cho mục tiêu lớn của công ty, và bằng cách nào đạt được 200 triệu, thì KPI không giải thích được.
Để hiểu hơn về KPI và cách áp dụng KPI trong doanh nghiệp hiệu quả, mời bạn tham khảo thêm tại một số bài viết sau:
OKR là mô hình gồm mục tiêu và kết quả then chốt
OKR (Objectives and Key results) là một phương pháp quản trị doanh nghiệp, trong đó doanh nghiệp định lượng và tạo ra những kết quả then chốt (Key results) nhằm hiện thực hóa mục tiêu (Objectives) trong một thời hạn nhất định, thường là theo quý.
Theo triết lý quản trị OKR, quản trị không phải là giao việc một chiều từ trên xuống, mà là sự tương tác hai chiều giữa nhà lãnh đạo và nhân viên, cả hai cùng xây dựng một mục tiêu và cam kết đạt mục tiêu đó thông qua các kết quả then chốt cụ thể.
Để hiểu hơn về OKR và cách áp dụng OKR trong doanh nghiệp hiệu quả, mời bạn tham khảo thêm tại một số bài viết sau:
Doanh nghiệp nên quản trị mục tiêu bằng KPI hay OKR?
KPI và OKR đều là hai phương thức quản trị mục tiêu phổ biến. Hiểu điểm giống và khác giữa hai phương thức này giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp của mình.
Điểm giống nhau giữa KPI và OKR:
- Mục đích chung của KPI và OKR là giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn đã đặt ra.
- KPI và OKR nếu triển khai tốt có thể gia tăng năng suất của công ty.
- Cả KPI và OKR cần phải cụ thể và đo lường được.
Điểm khác nhau giữa KPI và OKR:
- Khác nhau 1: KPI cho thấy hiệu suất làm việc của nhân viên, còn OKR cho thấy rõ nỗ lực và sự tiến bộ của nhân viên.
- Khác nhau 2: Cách thức giao việc trong KPI là cách thức giao việc kiểu “Thác đổ”, từ cấp trên xuống cấp dưới. Cách thức giao việc trong OKR được thiết lập 3 chiều: từ trên xuống dưới, từ dưới lên, từ chéo sang.
4. Cách quản trị mục tiêu hiệu quả cho doanh nghiệp
Dù mục tiêu quan trọng với sự phát triển của tổ chức, song việc không đạt mục tiêu, chậm tiến độ hoàn thành, mục tiêu đi sai hướng,… vẫn diễn ra khá phổ biến. Để không rơi vào những trường hợp này, các lãnh đạo và quản lý cần trả lời được 4 câu hỏi cơ bản sau:
- Câu hỏi 1: Đặt mục tiêu ra sao để phù hợp với tổ chức?
- Câu hỏi 2: Lãnh đạo truyền đạt mục tiêu ra sao để nhân viên hiểu và gắn kết với mục tiêu đó?
- Câu hỏi 3: Theo dõi mục tiêu như thế nào để dễ dàng, sâu sát mà không ngốn nhiều thời gian?
- Câu hỏi 4: Đánh giá việc thực hiện mục tiêu như thế nào để chính xác và ra được giải pháp cho những lần cải thiện sau?
Để đáp ứng 4 câu hỏi trên, Base.vn gợi ý doanh nghiệp quy trình quản trị mục tiêu hiệu quả như sau:
Bước 1: Xây dựng và chia sẻ tầm nhìn:
Bước đầu tiên, ban lãnh đạo cần ngồi lại và vạch ra bức tranh kinh doanh cho 10 năm, 3 năm tới. Bức tranh cần làm được làm rõ theo 8 câu hỏi sau:
- Các giá trị cốt lõi của bạn là gì?
- Trọng tâm cốt lõi của bạn là gì?
- Mục tiêu 10 năm của bạn là gì?
- Chiến lược Marketing của bạn là gì?
- Bức tranh doanh nghiệp 3 năm tới trông như thế nào?
- Kế hoạch 1 năm của bạn là gì?
- Các mục tiêu quý của bạn là gì?
- Các vấn đề hiện tại của tổ chức là gì?
Lưu ý các mục tiêu đặt ra phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Mục tiêu đảm bảo tiêu chí S.M.A.R.T (Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable – Khả năng thực hiện được, Relevant – Tính thực tế, Time bound – Thời gian hoàn thành) và được cam kết thực hiện bởi các thành viên trong đội ngũ
- Mục tiêu có tính kế thừa, nếu không việc đặt mục tiêu vô ích. Ví dụ: Mục tiêu của tháng sau cần kế thừa kết quả từ mục tiêu tháng trước, đạt mục tiêu các tháng là điều kiện cần để đạt mục tiêu quý, mục tiêu quý là điều kiện để đạt mục tiêu năm.
- Mục tiêu có tính liên kết. Cụ thể, cần sự liên kết giữa Company target – Department target – Team target và Personal goal. Để bộ phận đạt mục tiêu, thì từng team và từng cá nhân cần đạt mục tiêu của riêng mình.
- Mục tiêu được chuẩn hóa cách đo lường một cách chính xác. Ví dụ: Mỗi bộ phận cần xác định những chỉ số/ kết quả then chốt để đo lường nỗ lực của bộ phận, và cần duy trì việc đo lường đó một cách nhất quán.
- Mục tiêu có sự cam kết của cả tổ chức. Mỗi mục tiêu đặt ra cần có người làm chủ mục tiêu đó.
- Ưu tiên thực thi hơn việc lập kế hoạch. Kế hoạch có thể thay đổi nhưng việc thực thi phải luôn thực hiện. Tuỳ đặc thù công việc của từng bộ phận, người lãnh đạo lựa chọn quản trị theo OKR hay KPI.
Bước 2: Gắn kết đội ngũ với mục tiêu
Gắn kết đội ngũ là để mục tiêu đi liền với công việc hằng ngày, nhiệm vụ, vai trò của từng cá nhân; nhằm gia tăng tính trách nhiệm và sự cam kết thực hiện của nhân viên.
Cách để thực hiện điều đó là chia nhỏ mục tiêu năm thành các công việc ưu tiên hàng quý, từ đó phân bổ các mục tiêu nhỏ đến các phòng ban/bộ phận, cuối cùng là đến từng cá nhân.
Tuy nhiên với tổ chức có nhiều nhân sự, nhiều phòng ban thì số lượng mục tiêu rất lớn, gây mất thời gian và rủi ro nhầm lẫn trong khi quản lý và theo dõi. Vì vậy Base gợi ý cho bạn công cụ quản trị mục tiêu Base Goal.
Base Goal sẽ giúp tổ chức và sắp xếp các mục tiêu một cách khoa học, nhờ đó mà các lãnh đạo/ quản lý có thể quản lý các mục tiêu dễ dàng hơn:
- Các mục tiêu được thiết lập khoa học theo departments (phòng ban), teams (đội nhóm), và metrics (liên kết với mục tiêu liên quan).
- Mỗi mục tiêu được thể hiện rõ ràng theo 4 loại thông tin sau: Mục tiêu thuộc cycle nào, mục tiêu thuộc team nào, loại mục tiêu là gì và mục tiêu được tạo cho ai (bản thân mình hay người khác).
- Base Goal linh hoạt với các cách thức quản trị mục tiêu trong doanh nghiệp khi cung cấp 2 hình thức thiết lập mục tiêu là theo KPI (theo chỉ số đánh giá thực hiện công việc) và OKR (theo kết quả then chốt).
Bước 3: Theo dõi mục tiêu
Một bảng tổng hợp các chỉ số chung sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của toàn công ty. Thông qua đó, với mỗi một chỉ số không hoàn thành, chúng ta sẽ thấy sự tác động của nó đến các chỉ số khác như thế nào, để cùng đưa ra phương án giải quyết vì lợi ích chung của công ty.
Không chỉ là công cụ đặt mục tiêu, Base Goal mà còn giúp doanh nghiệp cập nhật & theo dõi mục tiêu của mình.
- Tiến độ các mục tiêu được cập nhật 24/24: Khi nhân viên thực hiện thao tác check-in (cập nhật kết quả) lên hệ thống, con số đo lường % hoàn thành mục tiêu sẽ thay đổi. Nhìn vào màu sắc và dấu hiệu cảnh báo hiển thị, người lãnh đạo sẽ luôn biết tiến độ công việc của nhân viên.
- Để thuận tiện cho việc cập nhật mục tiêu, Base Goal có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ làm việc khác như Email, phần mềm quản lý khách hàng CRM, các phần mềm quản lý công việc, quản lý quy trình của Base.vn,… Mục đích của việc tích hợp là liên kết mục tiêu thành hành động được giao trực tiếp cho nhân viên, và tự động thu thập thông tin kết quả công việc (doanh thu, số lượng,…) về hệ thống.
- Kết hợp nhiều hình thức đánh giá mang lại kết quả đa chiều: Base Goal cung cấp hai hình thức là Tự đánh giá (Self-review) hoặc Quản lý đánh giá (Manager review). Đối với tự đánh giá, nhân viên có thể tự chấm điểm về mức độ tự tin hoàn thành mục tiêu. Đối với quản lý đánh giá, quản lý review và chấm điểm lại hiệu suất làm việc thực tế của nhân viên. Kết quả đánh giá mục tiêu cuối cùng thu được chính là trung bình cộng của hai con số này.
Quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ hoàn thành các mục tiêu với Base Goal
Bước 4: Cuộc họp review mục tiêu hàng tuần
Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi review mục tiêu hàng tuần. Với mỗi chỉ số đạt, sẽ là một niềm vui để tạo động lực hoàn thành công việc ưu tiên của quý. Với các chỉ số không đạt, nó sẽ là thách thức và chúng ta cùng ngồi lại với nhau bàn xem vấn đề đang gặp phải ở đây là gì?
Một buổi review mục tiêu hàng tuần hiệu quả sẽ là một buổi mà mọi người tham gia thảo luận một cách cởi mở, vấn đề được giải quyết một cách đồng thuần, mọi người biết phải làm gì sau cuộc họp. Nếu bạn chưa biết một buổi review mục tiêu hàng tuần có những gì, tham khảo ngay mẫu tổ chức cuộc họp dưới đây:
- Mỗi thành viên lần lượt chia sẻ tin tốt trong tuần (5 phút)
- Review lại các chỉ số kinh doanh trong tuần vừa qua (5 phút)
- Review lại các công việc ưu tiên quý của công ty (5 phút)
- Chia sẻ ngắn gọn về phản hồi của khách hàng và nhân viên trong tuần (5 phút)
- Review To do List tuần vừa rồi, xem đã hoàn thành hay chưa? (5 phút)
- Xử lý vấn đề (60 phút)
- Kết thúc: tóm tắt các ý chính và đánh giá chất lượng cuộc họp (5 phút)
Một yếu tố quan trọng để có buổi họp hiệu quả là mọi thành viên tham gia đều cần chuẩn bị các báo cáo trước khi họp, thông tin trong báo cáo phải đúng và rõ ràng. Nếu doanh nghiệp đã tốn nhiều thời gian cho việc làm báo cáo mà vẫn cảm thấy báo cáo chưa đủ số, chưa đủ rõ ràng thì Base Goal sẽ một giải pháp:
- Base Goal cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến mục tiêu: % hoàn thành của toàn công ty, hiệu suất theo từng team, từng thành viên…
- Base Goal tự động tạo ra các báo cáo trực quan theo dạng biểu đồ, giúp người đọc dễ nhìn, dễ phân tích và dễ ra quyết định
- Lãnh đạo nắm toàn bộ tiến trình mục tiêu của tổ chức chỉ qua một màn hình với Base Goal, thay vì phải đi hỏi han từng bộ phận hoặc đọc từng báo cáo.
Báo cáo trực quan với đầy đủ thông tin trên Base Goal
Kết luận
Các cụm từ Tầm nhìn, Sứ mệnh, Chiến lược, Chiến thuật quả thực dễ khiến các nhà lãnh đạo tâm đắc, nhưng lại quá khó để có thể thực thi và mang lại kết quả như kỳ vọng. Bởi vậy, Mục tiêu và xây dựng – quản trị Mục tiêu như thế nào cho hiệu quả là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp lúc này. Hy vọng bài viết giúp bạn có được những ý tưởng đột phá, và quan trọng hơn hết là biết được phải nhanh chóng hành động những gì để doanh nghiệp sớm bước vào quỹ đạo mới: vận hành ổn định và tăng trưởng không ngừng.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn và triển khai Giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện và thống nhất Base Goal cho doanh nghiệp, bạn có thể đăng ký tại đây.
