Khi các chỉ thị giãn cách xã hội do COVID-19 nới lỏng và phần lớn người dân đã được tiêm vaccine, nhiều doanh nghiệp có ý định đưa nhân viên quay trở lại phòng làm việc trong “trạng thái bình thường mới”. Tuy nhiên, đây không đơn giản là mở cửa trở lại sau kỳ nghỉ, mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với hàng loạt thách thức đặc biệt: nơi làm việc thay đổi, nhân sự thay đổi, bộ máy vận hành thay đổi,… và dịch bệnh vẫn đang có nguy cơ bùng phát bất cứ lúc nào.
Bắt buộc, doanh nghiệp cần duy trì hoạt động kinh doanh đồng thời với việc đặt sức khỏe của nhân viên lên đầu, và thiết lập các biện pháp an toàn cao độ.
Chi tiết về kế hoạch quay trở lại nơi làm việc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau, nhưng đều cần dựa trên một số đầu việc quan trọng nhất định. Dưới đây là nội dung Checklist được biên soạn bởi đội ngũ Base.vn.
1. Khảo sát và áp dụng chính sách làm việc với các đối tượng nhân sự khác nhau
Nếu tất cả nhân viên cùng quay trở lại làm việc vào cùng một ngày, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng quá tải và không an toàn. Có thể lựa chọn 10-20% nhân sự cần thiết nhất để tiên phong quay trở lại văn phòng, sau đó tăng dần số lượng khi tình hình ổn định hơn. Đối với mỗi nhóm nhân sự khác nhau, chính sách làm việc đều cần được quy định rõ ràng.
1.1. Thực hiện khảo sát để phân loại nhân viên:
- Có đang hoặc đã từng là F0 hay không? Hoặc có là F1, F2, F3 đang trong thời gian cách ly ở thời điểm hiện tại?
- Đã tiêm vaccine hay chưa? Đã tiêm 1 hay 2 mũi? Thời gian tính từ mũi 2 tới nay là bao lâu?
- Đang sinh sống trong khu vực an toàn hay có nguy cơ lây nhiễm, bị cách ly?
- Có gặp phải các khó khăn về sức khỏe, di chuyển, việc gia đình,… chưa thể quay trở lại làm việc hay không?
- Có muốn quay trở lại văn phòng làm việc hay không?
1.2. Lựa chọn những nhân viên nào sẽ quay trở lại:
- Phân tích lực lượng lao động và sắp xếp thứ tự ưu tiên, tính toán số lượng nhân viên cần thiết của mỗi phòng ban cho các hoạt động tại chỗ
- Ưu tiên những cá nhân đã sẵn sàng, ít rủi ro lây nhiễm và giữ vai trò quan trọng tại văn phòng đi làm trở lại trước
- Đối với các nhân viên thuộc nhóm có rủi ro lây nhiễm cao, cân nhắc cho phép tiếp tục làm việc tại nhà hoặc tạm nghỉ.
1.3. Với các nhân viên đủ điều kiện quay trở lại văn phòng:
- Yêu cầu hoàn thành khóa đào tạo/xác nhận đã nắm hết quy định về điều kiện an toàn tại nơi làm việc
- Yêu cầu nghiêm túc thực hiện các quy định phòng chống COVID-19
1.4. Với các nhân viên trong diện tiếp tục làm việc từ xa:
- Thay đổi lại chính sách làm việc từ xa (nếu cần). Tham khảo mẫu chính sách làm việc từ xa tại đây.
- Thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả để nhân viên từ xa theo dõi thông tin và tham gia được các hoạt động, cuộc họp tại nơi làm việc
- Áp dụng công nghệ để đồng bộ quản lý công việc và hiệu suất nhân sự ở cả hai nơi làm việc và tại nhà.
2. Lên kế hoạch cho các nhân viên quay trở lại nơi làm việc
Quay trở lại làm việc sau dịch đòi hỏi nhiều cân nhắc, quy trình làm việc và cộng tác khác nhau. Trước tiên, doanh nghiệp cần có một đội ngũ chuyên trách để đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru.
- Thành lập Ban chỉ đạo phụ trách công tác đưa nhân viên quay trở lại làm việc, bao gồm ban lãnh đạo, phòng nhân sự và đại diện các phòng ban. Danh sách này có thể trùng khớp với Ban chỉ đạo phòng chống COVID-19 trong doanh nghiệp.
- Họp bàn và thống nhất các mốc thời gian trong kế hoạch quay trở lại nơi làm việc, sau khi đã xem xét tình hình dịch bệnh, vấn đề pháp lý, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và mục tiêu kinh doanh
- Chỉ định một cá nhân cập nhật thường xuyên các chỉ thị có liên quan của địa phương, tình hình dịch bệnh trong khu vực, quy định của tòa nhà nơi đặt văn phòng làm việc.
- Thông báo kế hoạch quay trở lại nơi làm việc tới toàn bộ nhân viên, tiếp nhận phản hồi để điều chỉnh kế hoạch khi cần.
3. Thiết lập điều kiện an toàn tại nơi làm việc
Nhân viên cũng như khách hàng có thể lo sợ về việc quay trở lại doanh nghiệp khi dịch bệnh chưa hoàn toàn kết thúc. Bởi vậy, thiết lập điều kiện an toàn là biện pháp ưu tiên hàng đầu giúp xoa dịu nỗi sợ hãi và củng cố lòng trung thành của nhân viên/khách hàng với doanh nghiệp/thương hiệu.
3.1. Có kế hoạch dọn dẹp, khử trùng định kỳ toàn bộ nơi làm việc. Mở cửa sổ và cửa ra vào để đảm bảo thông thoáng.
3.2. Tăng cường sử dụng các trang thiết bị bảo hộ cá nhân:
- Cung cấp các trang thiết bị bảo hộ cá nhân (khẩu trang, găng tay y tế, tấm che mặt, nước rửa tay,…) cho mỗi nhân viên
- Yêu cầu nhân viên đeo khẩu trang trong suốt thời gian có mặt tại nơi làm việc, bao gồm cả trong thang máy
- Bố trí nước rửa tay dùng chung, khăn lau tay và thùng rác có nắp đậy tại cửa thang máy, các lối đi và khu vực sinh hoạt chung.
3.3. Thiết lập các biện pháp tạo khoảng cách vật lý:
- Sắp xếp ca làm việc và giờ nghỉ ngơi lệch nhau giữa các bộ phận
- Thực hiện mô hình giao thông một chiều trong không gian nội bộ, yêu cầu giữ khoảng cách tối thiểu 1 mét khi di chuyển theo hàng
- Bố trí lại chỗ ngồi làm việc của nhân viên, đảm bảo khoảng cách tối thiểu 2 mét và/hoặc có tấm chắn ngăn cách
- Giới hạn số lượng nhân sự có mặt tại cùng thời điểm ở những không gian chung hoặc các khu vực có lưu lượng truy cập cao (thang máy, canteen, ghế sofa, phòng họp,…). Bổ sung lắp đặt tấm kính ngăn cách nếu cần thiết.
- Đóng cửa tạm thời các khu sinh hoạt chung không bắt buộc như khu vui chơi, bàn trà,… Thực hiện nghỉ giải lao tại bàn làm việc. Khuyến khích nhân viên tự mang theo đồ ăn, nước uống và bát, đũa, cốc,… từ nhà.
3.4. Thực hiện các quy trình kiểm soát và bảo đảm sức khỏe người ra vào nơi làm việc (đối tác, khách hàng,…):
- Giới hạn số lượng có mặt tại cùng một thời điểm
- Đo nhiệt độ trước khi vào nơi làm việc
- Lưu lại thông tin cá nhân và khai báo y tế nếu cần
- Yêu cầu nghiêm túc thực hiện các biện pháp phòng chống COVID-19
3.5. Thiết lập các quy trình, chính sách liên quan tới COVID-19 tại nơi làm việc:
- Quy trình theo dõi tình trạng sức khỏe người bị lây nhiễm/có nguy cơ
- Quy trình bàn giao, xử lý công việc trong trường hợp thiếu hụt nhân sự
- Chính sách hỗ trợ, đồng hành cùng nhân sự trong mùa dịch.
3.6. Lên kế hoạch ứng phó trong trường hợp có nhân viên là F0, F1, F2, F3:
- Chỉ định đầu mối tiếp nhận thông tin báo cáo
- Ban hành chính sách yêu cầu nhân viên báo cáo trung thực khi là F0, F1, F2, F3 hoặc xuất hiện các triệu chứng thường gặp của COVID-19
- Nắm rõ thủ tục thực hiện cách ly y tế khi xảy ra sự cố phơi nhiễm tại nơi làm việc. Soạn thảo sẵn mẫu thông báo tới các nhân sự có thể đã tiếp xúc với cá nhân đó (trong khi vẫn bảo vệ danh tính cho F0)
- Thiết lập biện pháp giữ liên lạc với các nhân viên trong diện F.
4. Yêu cầu nhân viên chấp hành các quy định về phòng chống COVID-19 tại nơi làm việc
4.1. Xây dựng chính sách tiêm chủng tự nguyện hoặc bắt buộc đối với nhân sự.
4.2. Soạn thảo và yêu cầu nhân viên ký Cam kết phòng chống COVID-19, bao gồm:
- Các quy định phòng, chống dịch COVID-19 của Bộ Y tế và địa phương
- Các quy định trước khi đến nơi làm việc: vệ sinh cá nhân, hạn chế tiếp xúc, hạn chế du lịch, hạn chế sử dụng phương tiện công cộng, tự theo dõi sức khỏe tại nhà,…
- Các quy định tại nơi làm việc: vệ sinh cá nhân, đeo khẩu trang, đảm bảo khoảng cách, rèn luyện sức khỏe, tăng cường giao tiếp từ xa, không có thái độ phân biệt đối xử,…
- Các quy định sau khi kết thúc công việc: dọn vệ sinh, tránh tụ tập đông người, thông báo với Ban chỉ đạo nếu đi công tác ở khu vực có nguy cơ lây nhiễm,…
4.3. Truyền thông nội bộ tần suất cao, nhấn mạnh vào các nội dung cốt lõi:
- Cập nhật các tin tức mới nhất về tình hình dịch bệnh
- Khuyến khích nhân viên tự giác thực hiện đảm bảo an toàn
- Tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên khi quay trở lại làm việc.
5. Điều chỉnh các yếu tố liên quan tới lợi ích nhân viên
Trong thời gian tạm ngừng làm việc hoặc triển khai làm việc từ xa, nhiều doanh nghiệp áp dụng chính sách cắt giảm lương thưởng, khấu trừ phúc lợi dành cho nhân sự. Giờ đây, khi đã quay trở lại văn phòng làm việc, doanh nghiệp cần quyết định tiếp tục cắt giảm hoặc khôi phục lại các chế độ phúc lợi như trước kia, thậm chí thu hồi các khoản cắt giảm và tăng cường thêm các phúc lợi khác. Tất cả chính sách này đều cần được thông báo cho nhân viên càng sớm càng tốt.
5.1. Xem xét các yếu tố lợi ích của nhân viên, bao gồm:
- Lương thưởng theo hợp đồng lao động
- Phạm vi bảo hiểm
- Chính sách PTO (nghỉ phép có lương)
- Chính sách tăng lương hàng năm
- Các khoản phúc lợi, trợ cấp trong thời gian work from home
5.2. Thay đổi một số chính sách nhân sự để phù hợp với trạng thái bình thường mới:
- Nới lỏng chính sách chấm công để khuyến khích nhân viên có nguy cơ lây nhiễm ở nhà
- Làm rõ thủ tục xin nghỉ làm trong từng trường hợp (ai duyệt, ai theo dõi,…)
- Cắt giảm hoặc tạm hoãn chính sách đi du lịch tập thể của doanh nghiệp
5.3. Cập nhật, hoàn thiện các giấy tờ pháp lý của cá nhân nhân sự bị tạm hoãn trong thời gian qua:
- Hợp đồng lao động mới
- Bảo hiểm y tế
- Vé gửi xe hằng tháng,…
5.4. Bổ sung, hoàn tất quy trình nhập môn (onboarding) cho những nhân sự mới
5.5. Cập nhật các tài liệu ủy quyền công việc đã hết hạn
Tạm kết
Tại thời điểm này, đưa nhân sự quay trở lại làm việc chính là nền tảng quan trọng cho trạng thái bình thường mới – điều mà các doanh nghiệp luôn chờ đợi trong thời gian qua. Hy vọng với bản Checklist lưu ý được soạn thảo trên đây, doanh nghiệp bạn có thể thực hiện mọi thứ thuận lợi đúng như kỳ vọng.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng Bộ công cụ vận hành không gián đoạn của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
