Hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp, nếu được tiến hành hiệu quả, sẽ là bàn đẩy rất lớn đề đem về những lợi ích khổng lồ như:
- Thúc đẩy hoạt động giao tiếp, cộng tác, từ đó nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên
- Giáo dục nhân viên về sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty, nhờ vậy gắn kết và tạo dựng lòng trung thành của họ với tổ chức
- Giảm bớt rủi ro trong việc truyền tải thông tin, qua đó cải thiện các quy trình vận hành, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp
Tuy nhiên, với vô vàn nội dung và thông điệp được truyền tải hàng ngày hàng giờ, vấn đề giao tiếp chưa bao giờ được xem là dễ dàng để thực hiện hiệu quả. Đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 như hiện nay, doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ gián đoạn vận hành, nên giao tiếp nội bộ càng trở nên khó khăn.
Sẽ không thể tiến hành thủ công được nữa, doanh nghiệp thực sự cần tới sự hỗ trợ của công nghệ – để giữ cho các luồng giao tiếp được liền mạch, và để thụ hưởng các lợi ích to lớn mà chúng mang lại!
Hiểu được điều này cùng mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các hoạt động giao tiếp hiệu quả, Base.vn cho ra mắt bộ giải pháp quản trị giao tiếp chuyên sâu. Với các ứng dụng chuyên biệt, có thể giải quyết triệt để từng vấn đề về nội dung giao tiếp, bộ giải pháp hứa hẹn sẽ là trợ thủ đắc lực của mỗi cá nhân trong nội bộ tổ chức của bạn.
1. Bộ giải pháp quản trị giao tiếp của Base.vn – Công cụ hữu hiệu để truyền tải 4 tầng nội dung giao tiếp
Mọi hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp đều được tổng hòa trong 4 tầng nội dung, được phân chia theo thứ tự quan trọng từ thấp đến cao như sau:
- Tầm nhìn, sứ mệnh – là tầng nội dung quan trọng nhất, định hình hình ảnh và cách thức hoạt động mang lại giá trị của doanh nghiệp.
- Chính sách, nội quy hoạt động – là khung nội dung được ban hành như một thước đo quy chiếu cho nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình trong tổ chức.
- Quy trình và công việc – là tầng nội dung giao tiếp diễn ra xung quanh nhiệm vụ, công việc hàng ngày của các thành viên trong doanh nghiệp.
- Giao tiếp thường nhật – Là tầng nội dung giao tiếp cuối cùng, với ý nghĩa và luồng thông tin đơn giản, xoay quanh tất cả các hoạt động trao đổi thông tin của nhân viên trong tổ chức
Đựa vào mô hình lý thuyết trên, Base.vn đã cho ra đời những ứng dụng chuyên biệt, nhằm hỗ trợ tương tác và giải quyết triệt để những khúc mắc thường thấy trong quá trình truyền tải từng tầng nội dung. Chúng bao gồm:
- 1. Base Inside – Mạng truyền thông nội bộ dành cho doanh nghiệp
- 2. Base Office – Phần mềm quản lý thông báo & công văn nội
- 3. Base Wework – Phần mềm quản lý công việc & dự án toàn diện
- 4. Base Message – Ứng dụng chat và video call trực tuyến
Dưới đây, chúng ta sẽ đi sâu vào tìm hiểu từng phần mềm một và khám phá những lợi ích to lớn mà chúng có thể đem lại cho doanh nghiệp.
1.1. Mạng truyền thông nội bộ Base Inside – Phương tiện hiện đại, hiệu quả để truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh trong doanh nghiệp
Trong những năm trở lại đây, cùng với sự nở rộ của các trang mạng xã hội như Facebook, nhiều doanh nghiệp cũng dần hình thành nên mong muốn áp dụng công nghệ để truyền tải những thông điệp về tầm nhìn, sứ mệnh, qua đó gắn kết nhân viên với nội bộ tổ chức.
Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, các mạng xã hội này đều bộc lộ những nhược điểm của mình. Trong đó, vấn đề nan giải nhất là chúng không gắn kết được nhân viên với thông điệp của công ty. Điều này xảy ra do mạng xã hội là phương tiện thúc đẩy tương tác thân mật giữa những người tham gia, đi ngược lại với mục đích của hoạt động giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp – khi thông điệp phải có cấu trúc chính thống, đi từ lãnh đạo xuống nhân viên.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần đến một giải pháp công nghệ được thiết kế chuyên biệt, thay vì cố gắng xoay xở với các mạng xã hội vốn không đúng mục đích như cách làm hiện tại. Đây cũng chính là lý do Base Inside ra đời.
Base Inside được thiết kế dưới dạng một mạng truyền thông nội bộ, có tác dụng định hướng cho doanh nghiệp thực hiện hoạt động giao tiếp tầng nội dung sứ mệnh một cách hiệu quả.
Đầu tiên, những nội dung định hình doanh nghiệp như Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, nguyên tắc làm việc – luôn được thể hiện cố định ở trang chủ và xuyên suốt trong hệ thống để đảm bảo nhân viên luôn luôn được gắn liền với tổ chức. Quan trọng hơn, những thông điệp này chỉ được truy cập và chỉnh sửa bởi chính những người lãnh đạo cấp cao, c-level, do đó độ chính thống có thể hoàn toàn được đảm bảo.
Những nội dung về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị luôn được hiển thị xuyên suốt trên Base Inside
Ngoài ra, Base Inside cũng đã khắc phục được nhược điểm dòng thông tin thiếu định hướng thường thấy ở các mạng xã hội. Từng thông báo, cập nhật của Base Inside đều được cấu trúc rõ ràng và là các thông tin tích cực gắn liền với hoạt động của tổ chức như: Thư từ Ban lãnh đạo, Chào đón thành viên mới, Vinh danh thành viên xuất sắc, Bình chọn, … Thêm vào đó, tất cả những nội dung này đều được sắp xếp theo một cấu trúc thống nhất để đảm bảo khả năng lưu trữ và sử dụng lâu dài trong doanh nghiệp.
Thông tin truyền tải trên mạng truyền thông nội bộ sẽ mang tính chất chình thống, đáng tin cậy hơn
Cuối cùng vẫn sở hữu những tính năng như thảo luận nhóm, chat nhóm, bình luận như các mạng xã hội, Base Inside sẽ thúc đẩy nguyên tắc giao tiếp đa chiều, tạo động lực cho nhân viên cùng đóng góp và chia sẻ các giá trị của doanh nghiệp ngay trong nội bộ.
1.2. Phần mềm quản lý thông báo & công văn nội bộ Base Office – Kho trung chuyển chính sách, nội quy mạnh mẽ của doanh nghiệp
Chính sách, nội quy là những nội dung không thể thiếu trong doanh nghiệp. Không những vậy, hình thức nội dung này còn chiếm số lượng rất lớn, đòi hỏi việc truyền tải và lưu trữ phải được diễn ra chính xác, hiệu quả nếu không muốn xảy ra nhầm lẫn.
Nhìn vào quy trình ban hành và xử lý công chính sách, nội quy truyền thống, chắc chắn, khó nhà quản lý nào có thể hài lòng được trong bối cảnh công nghệ đang nở rộ như hiện nay. Bởi lẽ, sự chậm chạp, lỗi thời của chúng tiềm ẩn quá nhiều rủi ro sai sót, cùng với đó là thời gian và công sức tiến hành.
Để đáp ứng nhu cầu truyền tải những nội dung liên quan đến chính sách và nội quy doanh nghiệp hiệu quả, phần mềm quản lý công văn Base Office đã được cho ra đời với sức mạnh số hóa vượt trội.
Với Base Office, doanh nghiệp có thể ban hành các loại tài liệu, công văn chuẩn xác hơn về cả nội dung và đối tượng. Đó là nhờ hệ thống tự động gửi notification và email thông báo tới tất cả người nhận (được xác định bởi thẻ tag @ của người gửi) ngay sau khi công văn được phê duyệt. Nếu doanh nghiệp bạn đã cấu trúc kho lưu trữ theo phòng ban như Toàn công ty, Phòng marketing, Phòng Hành chính – Nhân sự,… thì thẻ @all sẽ tự động tiếp cận tới tất cả thành viên của phòng ban đó.
Lúc này, công văn được gắn thẻ trạng thái Đã ban hành và hiển thị trên phần mềm. Người nhận có thể mở văn bản ra xem trực tiếp trên hệ thống mà không cần download hay sử dụng trình duyệt hỗ trợ khác, bởi Base Office đã tích hợp sẵn với các công cụ như Word, Excel, PowerPoint… và cả Calendar để hiển thị thời gian thực.
Công văn được ban hành trên Base Office
Thêm vào đó, dù là bản thảo, tài liệu mới hay đã quá thời hạn hiệu lực, doanh nghiệp đều có thể đưa lên phần mềm và lưu trữ. Cùng với khả năng cấu trúc hồ sơ logic theo nhiều tầng, như phòng ban, loại văn bản (như quyết định, bổ nhiệm, báo cáo, tờ trình,…) hay trạng thái (Đã ban hành / Chưa ban hành / Không thông qua), các tài liệu sẽ có thể được tìm kiếm dễ dàng qua bộ lọc thông minh. Nhờ đó, bất kể bạn là nhân viên mới hay cũ đều có thể nắm bắt được những thông điệp của doanh nghiệp muốn truyền tải hiệu quả.
Bộ lọc tìm kiếm của phần mềm Base Office
Cuối cùng, vẫn tôn trọng nguyên tắc giao tiếp đa chiều, mọi nhân viên đều có quyền bình luận và đóng góp ý kiến về tất cả các hồ sơ được lưu trữ trên Base Office. Ngay dưới mỗi giao diện tài liệu, hệ thống đã định dạng sẵn nhiều kiểu bình luận như gõ text, gửi thêm file tài liệu bổ sung hoặc tạo các cuộc bình chọn online,… để hỗ trợ các nhà quản lý trưng cầu ý kiến của nhân viên đối với mỗi chính sách, nội quy.
Giao diện bình luận trên mỗi đầu công văn ban hành của phần mềm
1.3. Phần mềm quản lý công việc & dự án Base Wework – Trợ thủ hỗ trợ nhân viên trong hoạt động cộng tác làm việc
Mỗi doanh nghiệp đều có những hình thức cộng tác làm việc riêng:
- Có tổ chức thì hoạt động theo mô hình dự án, mỗi dự án có một danh sách các đầu việc tương tự hoặc khác biệt nhau.
- Số khác sở hữu những quy trình cố định, mỗi nhiệm vụ sẽ được phân chia thành các công việc con với từng bước cụ thể.
- Hay đối với nhiều phòng ban, mỗi người sẽ hoạt động theo chức năng, được giao các công mang tính chất lặp lại hằng ngày.
Nhưng dù doanh nghiệp bạn có đang hoạt động với hình thức nào đi chăng nữa thì phần mềm quản lý Base Wework vẫn có thể hỗ trợ giao tiếp hiệu quả trong công việc. Việc giao tiếp công việc thông qua ứng dụng này có thể được liệt kê sơ bộ như sau:
- Bắt đầu từ giao việc. Bạn dễ dàng tạo lập các dự án và các nhóm công việc khác nhau mà team cần đảm nhiệm. Trong đó, mỗi đầu việc được giao cho một thành viên cùng với các yếu tố đi kèm như ngày bắt đầu, deadline, người theo dõi, file hướng dẫn, đánh dấu khẩn cấp,… Mỗi task lại có thể bao gồm nhiều subtask (công việc con) ở dưới để chia nhỏ nhiệm vụ cần làm.
- Khi thành viên trong team làm xong một đầu việc, họ sẽ báo cáo kết quả công việc ngay ở đó trước khi đánh dấu tick vào checklist, Gantt chart hoặc kéo-thả ở giao diện Kanban.
- Sau đó, bạn có thể ra kiểm tra và duyệt hoàn thành hoặc góp ý, nhắc nhở dưới mục Bình luận trong chính những đầu công việc..
Đặc biệt hơn, phần mềm cũng cho phép từng cá nhân tạo ra các đầu việc cho riêng mình. Nên mô hình giao tiếp trên hoàn toàn có thể áp dụng giữa hai thành viên bất kỳ trong team chứ không nhất thiết phải là leader và người dưới quyền. Bởi vậy, bạn có thể an tâm rằng sự cộng tác chuyên nghiệp được xuyên suốt trong cả team của mình.
Một vấn đề khác thường gặp trong giao tiếp công việc là khi bạn phải liên lạc với nhân viên để nhắc nhở về công việc và deadline. Hoạt động này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn gây gián đoạn luồng công việc của chính bạn.
Nhưng với Base Wework, bạn có thể bao quát toàn bộ hành động của thành viên trong team và tự động gửi thông báo và lời nhắc khi cần thiết.
Bạn và nhân viên đều nhận được thông báo ngay lập tức khi có sự thay đổi trong công việc liên quan như ai đó giao việc cho bạn, thêm bạn làm người theo dõi, chỉnh sửa thông tin đầu việc, đánh dấu hoàn thành, yêu cầu review, bình luận,…
Sẽ không có nhiệm vụ nào bị bỏ quên hoặc lấp liếm được, cho dù những thay đổi trong đó được thực hiện vào ngoài giờ làm việc, thậm chí là nửa đêm. Mọi thay đổi trong công việc đều được phần mềm Wework ghi lại và bắn thông báo tới bạn
Thêm vào đó, các thẻ trạng thái “Due today”, “Quá hạn” và email mỗi ngày là thế mạnh độc đáo mà chỉ mình Wework sở hữu. Với hệ thống nhãn trạng thái và email rõ ràng này, các đầu việc trong team vẫn được giám sát chặt chẽ mà không cần tới sự giục giã khó chịu của các thành viên.
Nhìn chung, những vấn nạn như lãng phí thời gian, công sức di chuyển, hay các cuộc gọi, email nhắc nhở sẽ hoàn toàn biến mất, khi mọi mọi hành vi giao tiếp liên quan đến công việc đều được có thể được tiến hành trơn tru trên hệ thống của Wework.
1.4. Base Message – Trao đổi, thảo luận và chat nội bộ mọi lúc mọi nơi
Ngoài những tính năng giao tiếp ở những tầng nội dung chuyên môn, khả năng chat nội bộ, trao đổi thông tin thường nhật cũng là điểm mà doanh nghiệp cần tới trong việc hoạt động vận hành.
Các ứng dụng như Facebook, Skype,… có thể đáp ứng được tốt nhu cầu này, nhưng trên thực tế, chúng lại không thực sự phù hợp để áp dụng vào trong các doanh nghiệp. Bởi các phần mềm chat này khiến nhân viên phân tán tư tưởng, gây nhiễu thông tin và làm lẫn lộn các mối quan hệ cá nhân và công việc.
Base Message sẽ là lựa chọn thích hợp hơn trong môi trường công sở lúc này. Đây là ứng dụng chat và video call được tặng kèm theo tất cả phần mềm hệ thống của Base. Nó được thiết kế dành cho hoạt động nội bộ doanh nghiệp, nên sẽ góp phần tạo ra một môi trường làm việc độc lập và chuyên nghiệp hơn các phần mềm chat rất nhiều. Khi có tin nhắn, bạn cũng sẽ nhận được thông báo và các lựa chọn phản hồi đầy đủ.
Điểm mạnh của phần mềm này là có thể sử dụng linh hoạt trên nhiều phương tiện, hỗ trợ người dùng có thể giao tiếp, thảo luận mọi lúc mọi nơi. Ngay cả trong những tình huống khẩn cấp, với tính năng tag hiển thị thông báo, thông tin cũng ngay lập tức có thể tiếp cận được tới người dùng nhanh chóng.
2. Vì sao bạn nên lựa chọn Bộ giải pháp quản trị giao tiếp của Base cho doanh nghiệp?
2.1. Giá thành
Bên cạnh việc chất lượng của các ứng dụng có thể hoàn toàn được khẳng định là đi đầu Việt Nam và không thua kém gì các giải pháp quốc tế hiện nay, ưu điểm tiếp theo của các phần mềm đến từ Base là giá thành hợp lý.
Gói Starter của Wework cho phép tối đa 30 tài khoản, được sử dụng đầy đủ các tính năng, với chi phí chỉ là 1 triệu VNĐ/ tháng, tương đương 1.4$/ người dùng/ tháng.
Còn đối với Base Inside và Office, doanh nghiệp chỉ phải trả mức giá 300.000 VND/ tháng/ 30 người với gói tài khoản Starter. Tính trung bình, doanh nghiệp chỉ tiêu tốn 0,43$ cho/ 1 người dùng 1 tháng để tận hưởng hết những tính năng của 2 phần mềm này.
Cuối cùng, Message là phần mềm được cung cấp hoàn toàn miễn phí, đi kèm theo các ứng dụng của Base. Có thể nói, với mức giá kể hợp lý trên, các doanh nghiệp Việt Nam hoàn toàn có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng hiệu quả các phần mềm đến từ Base.
2.2. Đội ngũ triển khai và chăm sóc khách hàng
Base Platform còn có điểm mạnh khác là sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt, và có đội ngũ của Base.vn (ở cả chi nhánh Hà Nội và TPHCM) luôn sẵn sàng tư vấn.
Đội ngũ triển khai có chuyên môn cao, nhanh chóng hỗ trợ và hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập hệ thống, từ các vị trí lãnh đạo cho đến nhân viên, đồng thời luôn sẵn sàng hướng dẫn doanh nghiệp trong quá trình sử dụng các sản phẩm. Nhắn tin trên chatbot hoặc gọi tới hotline cũng là hai cách hiệu quả để kết nối khi cần trợ giúp.
Ngoài ra tất cả các ứng dụng trên Base có thể sử dụng dễ dàng trên trình duyệt, smartphone (iOS, Android), máy tính bảng, hoặc cài đặt trên máy tính để bàn. Tất cả các ứng dụng chính đều hỗ trợ đa ngôn ngữ (Tiếng Việt, English) và nâng cấp liên tục.
2.3. Là lựa chọn của hơn 8000 khách hàng Việt Nam
Hiện tại Base đang là nền tảng quản trị phổ biến nhất Việt Nam hiện nay, và cũng là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp nền tảng SaaS kết nối các ứng dụng đám mây cho quản trị và điều hành doanh nghiệp, giúp hơn 8000+ khách hàng doanh nghiệp quản trị thuộc mọi quy mô, lĩnh vực quản trị từ xa hiệu quả.
Tạm kết
Giao tiếp trong doanh nghiệp là vấn đề quan trọng nhưng có cấu trúc phức tạp và không dễ dàng để quản trị. Tuy nhiên, đó chỉ là khi bạn và doanh nghiệp của mình vẫn áp dụng những phương pháp làm việc thủ công lạc hậu, mà bỏ qua sức mạnh vượt trội của công nghệ trong kỷ nguyên mới. Ở Việt Nam, chúng tôi tin rằng, với sự trợ giúp đến từ bộ giải pháp quản trị giao tiếp của Base, doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể an tâm cộng tác và làm việc hiệu quả, từ đó phát triển và xô đổ những mục tiêu mới mỗi ngày.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
