Có một ai đó đã nói rằng: “Tất cả các bug trong phần mềm suy cho cùng đều là lỗi giao diện người dùng, bởi vì ai đó đã phải vào đó xem thì mới nhìn thấy lỗi.” Tương tự như vậy, trong một tổ chức, dường như tất cả các vấn đề cuối cùng đều là do giao tiếp, bởi vì đó là cách chúng ta tiếp xúc với nhau và khiến cho các vấn đề được lộ ra.
“Giao tiếp trong doanh nghiệp” được hiểu ở một nghĩa rộng và mang tính chất quy chuẩn hơn hơn so với giao tiếp đời thường ngoài xã hội. Nó bao gồm cả việc thông báo tin tức tới cho nhân viên, trình bày về một ý tưởng kinh doanh mới, tương tác ở mức độ đội nhóm,… và bất kỳ hành vi nào khác ẩn chứa thông điệp bên trong.
Có rất nhiều lý do tại sao một công ty lại thất bại trong một việc tưởng chừng như đơn giản là giao tiếp, nhưng phổ biến nhất là 5 vấn đề dưới đây. Tất nhiên, bài viết này cũng hướng dẫn bạn cách xử lý những vấn đề này.
1. Vấn đề giao tiếp: Thiếu chiều sâu
Thiếu chiều sâu được thể hiện rõ nhất khi giao tiếp chiến lược trong công ty, mà đối tượng phổ biến nhất là đội ngũ quản lý cấp trung. Ai đó rất khảng khái vạch ra chiến lược, nhưng lại không thể phác thảo ra những gì thực sự thay đổi trong công việc hằng ngày của nhân sự và luôn lảng tránh những câu hỏi thực tế. Kết quả, mọi người bị hiểu lầm và thất vọng.
Vấn đề ở đây là, vẫn là ý tưởng đó, nếu được trình bày sâu sắc một diễn giả hoặc một người giỏi giao tiếp hơn, rất có thể sẽ trở thành một phát kiến quan trọng.
Trong doanh nghiệp, những người có cơ hội trình bày trước đám đông thường được gửi gắm rất nhiều kỳ vọng. Một mình họ truyền đạt ý tưởng với một tập thể khán giả bên dưới, lắng nghe phản hồi và hồi đáp lại.
Quá trình giao tiếp này, ngoài chiều dài ra thì còn yêu cầu chiều sâu nhiều so với tưởng tượng thông thường. Bởi vậy, không ít người đã thất bại ngay từ giai đoạn diễn giải ý tưởng. Có thể hiểu biết của họ nông cạn, nhưng cũng có thể họ chỉ gặp phải vấn đề khó khăn trong việc truyền đạt mà thôi.
Chiều sâu giao tiếp quyết định hiệu quả truyền đạt ý tưởng và thông điệp trong doanh nghiệp
Bạn có thể làm gì?
Bạn nên kỳ vọng và đầu tư hơn vào việc có chiều sâu trong giao tiếp giữa các nhà quản lý cấp trung và nhân viên trong công ty. Giỏi về kiến thức thôi là chưa đủ, hãy đề cao kỹ năng đàm phán và thuyết phục sao cho người nghe hiểu được càng nhiều càng tốt. Độ tin cậy của mỗi cá nhân cũng nhờ vậy mà sẽ cao hơn trong mắt mọi người.
Bạn có thể trau dồi điều này bằng cách yêu cầu bắt buộc về sự giải thích trong mọi hoàn cảnh giao tiếp trong công ty, đặc biệt là các buổi họp, thuyết trình, báo cáo kết quả, tường trình sự việc,…
Với những nhân viên còn “nông” trong giao tiếp, hãy trao thêm cho họ cơ hội được giao tiếp. Sắp xếp một chương trình mentorship về kỹ năng giao tiếp cũng là ý tưởng hữu ích cho bạn.
2. Vấn đề giao tiếp: Mâu thuẫn về bối cảnh và góc nhìn công việc
Sự mâu thuẫn về bối cảnh xuất hiện khi mọi người giao tiếp hời hợt, chỉ quan tâm tới phía mình mà không xem xét bối cảnh do bên kia nắm giữ, hay nói cách khác là không đặt mình vào vị thế đối phương.
Ví dụ, Đội A có một dự án được ưu tiên hàng đầu và yêu cầu được nhận hỗ trợ từ Đội B. Nhưng Đội B lại coi dự án này có mức độ ưu tiên thấp và đã gác lại để tập trung cho những dự án quan trọng hơn theo cách họ đánh giá. Kết quả, Đội A thất vọng và không còn cởi mở với Đội B như trước.
Hoặc ví dụ khác đơn giản hơn, 2 nhân viên cùng được giao chung một nhiệm vụ. Nhân viên A đặt rất nhiều tâm huyết và muốn hoàn thành sớm việc này, nhưng nhân viên B lại vướng phải một nhiệm vụ khác quan trọng hơn nên không thể tham gia ngay được.
Sự xung đột bối cảnh này là nguy cơ cho các vấn đề tiêu cực trong công ty như mâu thuẫn nội bộ, mất tinh thần đoàn kết, sự ganh ghét đố kỵ,…
Bạn có thể làm gì?
Thống nhất một “văn hoá giao việc” đề cao sự minh bạch và rõ ràng trong toàn bộ công ty.
Có nhiều chính sách mà bạn có thể áp dụng, ví dụ như một công việc chỉ quy trách nhiệm cho một cá nhân duy nhất. Với các dự án đòi hỏi cộng tác, ngay từ đầu hãy chia dự án thành các nhóm công việc, thậm chí là các task và cố gắng giao cho từng cá nhân càng cụ thể càng tốt.
Bạn cũng nên có một bên thứ 3 đủ uy tín và khách quan để đánh giá độ ưu tiên cho các công việc chung để tránh các bên tham gia có mâu thuẫn về góc nhìn.
3. Vấn đề giao tiếp: Thiếu sự đồng cảm
Thiếu đồng cảm được cho là một tình trạng “mãn tính” tại nhiều công ty, bất kể là hành vi vô ý hay lựa chọn bắt buộc.
Nguyên nhân chủ yếu nhất là do người nói đã suy nghĩ thấu đáo về một điều, cho rằng đó là đúng đắn nhất và sau đó giao tiếp hoàn toàn dựa trên niềm tin cá nhân của họ. Họ quên đi rằng đối với người nghe, đó là thông tin rất mới mẻ và chắc chắn sẽ gây ra cảm xúc hoang mang.
Thiếu sự đồng cảm trong giao tiếp là một vấn đề phổ biến trong mọi doanh nghiệp
Ví dụ, các yếu tố bên ngoài tác động mạnh tới công ty khiến CEO phải đưa ra quyết định đóng cửa một dự án và phân bổ lại nhân sự cho các dự án ưu tiên cao hơn. Khi đưa thông báo này, CEO chỉ ra trọng tâm là mục tiêu kinh doanh và thể hiện tính chất ép buộc, không hề ghi nhận hay an ủi những người đã đóng góp cho dự án cũ.
Hỏi nhân viên lúc ấy sẽ cảm thấy như thế nào? Tủi thân, chán nản, thất vọng, lo lắng, phẫn nộ hay bất kỳ điều tiêu cực gì khác khiến họ muốn rời bỏ công ty? Câu trả lời là tất cả điều đó.
Vấn đề tương tự cũng thường diễn ra trong các cuộc trò chuyện phản hồi, khi người đưa ra phản hồi bị cuốn vào dòng phản biện của chính họ và hoàn toàn không đặt mình vào hoàn cảnh của người tiếp nhận. Hai bên đều cho rằng đối phương vừa sai trái vừa viện cớ để lấp liếm sai phạm.
Bạn có thể làm gì?
“Tôn trọng và thấu hiểu đồng nghiệp” xứng đáng là một giá trị văn hoá cốt lõi được công bố rộng rãi trong công ty bạn. Thậm chí bạn có thể tổ chức các hoạt động gắn kết, cộng tác, mentorship nội bộ nhằm kéo các nhân sự lại gần và thấu hiểu nhau hơn.
Trong trường hợp chưa thể hoàn toàn thấu hiểu nhân viên, bạn vẫn có thể khéo léo áp dụng các câu nói và cử chỉ trong giao tiếp nhằm tạo cho đối phương cảm giác được đồng cảm.
Với tư cách là nhà lãnh đạo, hãy luôn làm gương bằng cách luôn đề cao sự đồng cảm với nhân viên. Mọi thông điệp truyền thông nội bộ đều có thể sử dụng cấu trúc quen thuộc “Tôi hoàn toàn hiểu rằng bạn sẽ thấy khó khăn với chuyện này, nhưng tôi buộc phải quyết định nó. Và đây là điều công ty dự định sẽ làm để bù đắp lại cho thiệt thòi cho bạn.”
4. Vấn đề giao tiếp: Không có cùng sự tin tưởng
Vấn đề nảy sinh trong giao tiếp khi mọi người kỳ vọng hoặc tự huyễn nhiều sự tin tưởng hơn so với thực tế họ có.
Ví dụ, bạn có thể giới thiệu một nhà quản lý cấp trung mới với profile rất ấn tượng cho nhân viên và nghĩ rằng họ sẽ hào hứng chào mừng. Bất ngờ thay, nhân viên của bạn lại thể hiện sự hoài nghi và e ngại với nhà quản lý mới. Hỏi kỹ ra mới biết, nguyên nhân là bởi trước đó họ đã từng gặp phải một leader có profile tương tự nhưng cuối cùng lại khiến họ thất vọng.
Quá trình giao tiếp về một chiến lược thất bại cũ, một cách làm tham khảo từ một doanh nghiệp khác, hay kể cả một thử nghiệm quá mới mẻ,… đều có thể bị cản trở bởi việc chênh lệch niềm tin từ hai phía.
Bạn có thể làm gì?
Mối quan hệ mạnh mẽ được xây dựng trên giao tiếp hai chiều cởi mở và trung thực. Các hành vi giao tiếp đời thường ngoài công việc có thể khiến đồng nghiệp thân thiết và tin tưởng nhau hơn. Bởi vậy, đừng quá chuyên chế với loại hình văn hoá doanh nghiệp đặc trưng của công ty bạn, hãy thử áp dụng caring-culture (văn hoá quan tâm) hoặc purpose-culture (văn hoá mục tiêu).
Bên cạnh đó, là một nhà lãnh đạo, điều quan trọng là phải trao đi niềm tin (cùng với sự kỳ vọng và hỗ trợ rõ ràng) để có được sự tin tưởng. Tất cả quản lý cấp trung và nhân viên của bạn cũng nên làm điều tương tự.
5. Vấn đề giao tiếp: Không kiềm chế cảm xúc cá nhân
Vấn đề này xảy ra với cả giao tiếp đời thường và giao tiếp trong môi trường làm việc. Nhưng hệ quả mà nó có thể gây ra đối với doanh nghiệp có thể nghiêm trọng hơn rất nhiều, ít nhất là xét từ góc độ một nhà lãnh đạo như bạn.
Kiềm chế cảm xúc cá nhân là cần thiết trong giao tiếp doanh nghiệp
Ví dụ, trong một cuộc tranh luận trái chiều ở cuộc họp, một nhân viên có thể sử dụng những từ ngữ khá gay gắt. Sếp của họ bỗng nhiên phản ứng dữ dội hơn, lớn tiếng chỉ trích hay thậm chí là quát mắng. Nhân viên nọ dường như không thể chịu đựng nữa, vùng lên cãi nhau tay đôi với sếp ngay trước mặt hàng chục đồng nghiệp khác.
Hoặc phổ biến hơn, các lời nói nhạy cảm, trò đùa không đúng lúc, các hành vi có phần vượt quá giới hạn mối quan hệ thông thường,… đều có thể dẫn tới sự bùng nổ cảm xúc. Xu hướng tâm lý con người khó mà bình tĩnh tìm phương án xử lý thoả đáng nhất ngay lúc đó.
Bạn có thể làm gì?
Có thể nhiều nhà quản lý coi đây là lẽ dĩ nhiên không thể tránh khỏi và làm ngơ tính cảm xúc. Nhưng bạn có thể làm được. Đừng ngại thể hiện rằng bạn và công ty đề cao sự bản lĩnh của mỗi cá nhân – khả năng kiềm chế cảm xúc và cư xử đúng đắn như thế nào. Bất cứ hành vi sai trái nào đều có cách xử lý kỷ luật nghiêm khắc.
Ở một “cái tâm” và “cái tầm” cao hơn, bạn có thể phổ biến phương pháp quản trị cảm xúc vào doanh nghiệp. Đó là việc vận dụng trí tuệ xúc cảm để điều hướng cảm xúc của những người xung quanh theo chiều hướng bản thân mong muốn. Chắc chắn việc giao tiếp nội bộ sẽ hiệu quả hơn nhiều.
Tạm kết
Giao tiếp tại nơi làm việc quả thực phức tạp và rủi ro. Để giải quyết được 5 vấn đề trên, bạn cần có sự quyết liệt và định hướng lâu dài, đồng thời lấy chính bản thân làm tấm gương sáng cho các nhân sự cấp dưới noi theo. Chúc bạn sớm hoàn thành mục tiêu, xây dựng được một môi trường làm việc giao tiếp hiệu quả nhất.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Giống như cách giải quyết 5 vấn đề trong giao tiếp, bạn cần quản trị một cách có chiến lược hơn đối với các bài toán phát sinh khác trong doanh nghiệp. Hãy bắt đầu bằng việc vạch ra những trọng tâm cốt yếu và xác định cách để xử lý từng vấn đề một. Tải về miến phí ebook “Cẩm nang xử lý 9 vấn đề cốt yếu trong quản lý công việc và dự án” ngay tại đây.
