Xây dựng văn hóa thống nhất cho đội nhóm làm việc từ xa với 6 bước đơn giản

10/04/2020

Văn hóa là yếu tố sống còn của doanh nghiệp nếu muốn chạy đà phát triển. Vậy làm sao để nhà quản lý có thể xây dựng chúng cho đội nhóm/ nhân viên làm việc từ xa?

Base Resources - Sự phát triển của công nghệ đã và đang thay đổi đời sống của con người một cách đầy màu nhiệm. Với công nghệ, giờ đây, thay vì phải lên công ty và dán mặt vào màn hình máy tính 8 tiếng/ ngày, nhân viên giờ đã có thể làm việc từ xa với những công cụ hỗ trợ trực tuyến.

 

Trong một nghiên cứu bởi Nicholas Bloom và James Liang, so sánh các nhân viên làm việc tại nhà với các nhân viên làm việc tại văn phòng thì những người làm việc tại nhà hạnh phúc hơn, ít có khả năng nghỉ việc hơn và năng suất làm việc cao hơn. Không chỉ có vậy, theo kết quả nghiên cứu ước tính các doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được $2,500 (tương đương ~60 triệu VNĐ) chi phí trang thiết bị và nội thất tại văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm.

 

Lợi ích của chính sách làm việc từ xa mang lại là vô cùng to lớn, tuy nhiên, chúng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro đối với doanh nghiệp. Và một trong số đó là vấn đề những nhân viên làm việc từ xa thường không thấm nhuần giá trị cốt lõi và thống nhất văn hóa doanh nghiệp như những cá nhân còn lại.

 

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách để xây dựng và truyền tải văn hóa trong doanh nghiệp với nhiều đội nhóm, chi nhánh làm việc từ xa.

 

van-hoa-lam-viec-tu-xa-1

 

Để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, yếu tố con người luôn phải đặt lên hàng đầu. Bởi vậy, việc tuyển dụng những nhân viên làm việc từ xa cần phải được cân nhắc hết sức kỹ lưỡng, khi họ là những cá nhân không thường xuyên trực tiếp làm việc trong môi trường doanh nghiệp truyền thống.

 

van-hoa-lam-viec-tu-xa-6

 

Tùy thuộc vào vị trí và quy mô, mỗi doanh nghiệp lại có những đòi hỏi khác nhau khi tuyển dụng những nhân viên làm việc từ xa. Nhưng 2 yêu cầu kiên quyết mà những nhân viên này buộc phải có để làm việc hiệu quả, cũng như góp phần xây dựng văn hóa công ty là: kỹ năng tự tạo động lực làm việc cho bản thân và giải quyết vấn đề.

 

Lý giải cho điều này, nhiều nhà quản trị nhân sự chia sẻ: Bản chất của những việc làm từ xa là mỗi nhân viên sẽ dành phần lớn thời gian để tự mình giải quyết các khó khăn gặp phải. Nếu một cá nhân không có khả năng tự tạo động lực và giải quyết vấn đề, họ sẽ dần cảm thấy chán nản, xa rời với hoạt động, văn hóa công ty và cuối cùng là nghỉ việc. Ngược lại, bạn hoàn toàn có thể yên tâm giao phó công việc cho những cá nhân sở hữu phẩm chất phù hợp và tin tưởng vào những bước tiến xa hơn của họ trong doanh nghiệp.

 

van-hoa-lam-viec-tu-xa-2

 

Trái ngược với những nhân viên truyền thống, đội ngũ làm việc từ xa thường không có nhiều thời gian gặp gỡ và kết nối văn hóa với tổ chức và các đồng nghiệp trong công ty. Bởi vậy, các nhà quản trị phải nghĩ ra những hình thức mới để kết nối họ với tầm nhìn, giá trị và sứ mệnh của doanh nghiệp hiệu quả.

 

van-hoa-lam-viec-tu-xa-7

 

Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty tuy luôn được ban hành rộng rãi trong nội bộ doanh nghiệp, nhưng chừng đó là chưa đủ để thống nhất chúng với những nhân viên làm việc từ xa. 

 

Bạn phải định hình chúng ở một không gian dễ thấy và tần suất hiển thị dày hơn. 

 

Nếu là trang hoặc nhóm Facebook, hãy sử dụng phần mô tả hoặc bài đăng được ghim ở trên cùng. Nếu là nhóm chat, hãy ghim tin nhắn. Nếu là email nội bộ, hãy tạo một chữ ký ở cuối trang. Nếu là mạng truyền thông nội bộ có sẵn không gian để điền, hãy tối ưu nội dung để dễ đi vào lòng người nhất. Các thông tin hữu ích khác như tình hình kinh doanh của công ty, các biện pháp cần thiết để phòng tránh dịch bệnh,... cũng nên được phía công ty cập nhật thường xuyên cho nhân viên của bạn.

 

Thêm vào đó, để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy của thông tin, bạn nên giới hạn số người được trao quyền đăng tin chính thống gồm CEO, C-level, chuyên viên nhân sự và chuyên viên truyền thông nội bộ. Những người khác muốn đóng góp có thể liên lạc trực tiếp với các đầu mối này.

 

van-hoa-lam-viec-tu-xa-3

 

Làm việc từ xa khiến cho việc nhận diện con người khó khăn hơn thực tế. Nhân viên của bạn rất dễ bị lạc lõng trong tập thể hàng chục, hàng trăm con người. Đặc biệt hơn, với các nhân viên hướng nội ít xung phong thể hiện ý kiến cá nhân, làm thế nào để bạn cho họ thấy cá nhân nào cũng là một mảnh ghép quan trọng?

 

Nếu quy mô công ty bạn quá lớn để làm điều này, hãy triển khai về từng đội nhóm nhỏ hơn. Một team leader có thể quan tâm 3-5 người, hoặc nhóm 4 người có thể tự khích lệ tinh thần lẫn nhau.  

 

Thử tham khảo các ý tưởng sau đây:

 

  • Đặt cho mỗi nhân viên một tên riêng duy nhất không bị trùng lặp với ai khác. Ví dụ: Hưng NT, Hiệp Content, Thu Thảo BC 03,...

  • In tặng mỗi nhân viên một biển chức danh để bàn kèm theo logo công ty hoặc một câu slogan nhỏ. Nhân viên có thể tự đến lấy hoặc nhận giao hàng từ công ty.

  • Trong các thông báo chung của tập thể, team leader nhắc từng người vào đọc và xác nhận, cố gắng đề cập điểm đặc biệt của từng người. Ví dụ: “@hungnt vào điền tờ khai y tế đi nhé, có thông tin gì về khu dân cư em đang ở cứ nói với anh”; “@hiepcontent ơi có thay đổi trong công thức tính lương, em check lại bảng lương này càng sớm càng tốt nhé!”  

  • Những câu khen ngợi và cảm ơn không bao giờ là thừa. Ví dụ: “Cảm ơn chị Trang đã thống kê bảng này giúp team em nhé ạ!”; “Bài blog này sâu sắc quá, chắc hẳn Huyền đã dành rất nhiều tâm huyết, mọi người cùng đọc và góp ý thêm cho Huyền nhé!”

 

van-hoa-lam-viec-tu-xa-4

 

Nếu nhân viên truyền thống thường có những hình thức khen thưởng cụ thể bằng giấy chứng nhận hay hiện vật cụ thể, thì số người làm việc từ xa lại không nhận được ưu đãi này. Bởi vậy, muốn nhấn mạnh văn hóa tôn trọng và bình đẳng giữa mỗi cá nhân, doanh nghiệp phải có những hình thức ghi nhận riêng đối với họ.

 

Hình thức phổ biến nhất hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng là tạo các bài đăng khen thưởng công khai với những cá nhân có thể hiện xuất sắc. Bạn có thể tận dụng email hay chuyên nghiệp hơn là sử dụng mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp, đơn cử như Base Inside, để tạo một bài viết ghi nhận thành tích và gửi tới toàn thể nhân viên trong công ty theo thời gian thực. Những người khác có quyền tương tác (yêu thích, bình luận) ngay dưới bài đăng nhằm lan tỏa niềm vui và động lực cho cả hai bên.

 

van-ha-lam-viec-tu-xa-04

 

Điều này giúp cho nhân viên cảm thấy có giá trị và được tôn trọng, đồng thời khuyến khích nhân mỗi cá nhân chia sẻ những quan điểm tích cực của mình cho người khác.

 

van-hoa-lam-viec-tu-xa-5

 

Nếu làm việc tại văn phòng, thật dễ dàng để vô tình gặp mặt và trò chuyện phiếm với nhân viên của bạn ở bàn trà, sảnh hành lang hay khi đi chung thang máy. Bằng cách nào đó mỗi người đều sẽ tìm được ai đó để chia sẻ chuyện cá nhân và nhận về niềm an ủi.

 

Nhưng khi mọi người chỉ giao tiếp với nhau qua internet, việc vô tình nhắn tin “Dạo này sao rồi, chọn được chiếc tivi nào ưng ý chưa?” dường như bất tiện. Vậy mọi người có thể thoải mái trò chuyện với nhau bằng cách nào? 

 

Một ý tưởng mới lạ bạn có thể thử là “bữa trưa ảo”. Vào giờ ăn trưa của một ngày cố định nào đó trong tuần, nhân viên sẽ cùng tham gia vào một cuộc gọi video nhóm mà trong đó, nhân viên vừa ngồi ăn trưa tại nhà (với máy tính hoặc thiết bị di động) vừa trò chuyện bất cứ điều gì với đồng nghiệp. Chắc chắn rằng sẽ có nhiều điều để nói trong hoàn cảnh từ xa như thế này.

 

van-hoa-lam-viec-tu-xa-11

 

Trong khi cộng tác làm việc hoặc trong các cuộc họp, nhân viên từ xa đã có “quyền được nói” thông qua tin nhắn, bình luận,... Nhưng ngoài giới hạn đó thì sao? Chắc chắn luôn có nhiều điều thắc mắc và góp ý.

 

Bạn có thể tạo đồng thời một homthugopy@tencongty.com và một Google Biểu mẫu để nhân viên lựa chọn hình thức gửi email công khai danh tính hoặc góp ý ẩn danh. Người phụ trách thu thập và xử lý các góp ý này có thể là chuyên viên nhân sự hoặc chuyên viên truyền thông nội bộ.

 

Bạn cũng nên khuyến khích nhân viên thẳng thắn trao đổi với quản lý trực tiếp của họ hoặc thậm chí là CEO qua các đề xuất trực tiếp. Mọi thứ càng minh bạch thì việc vận hành từ xa của công ty càng dễ thực hiện.  

 

van-hoa-lam-viec-tu-xa-10

 

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, nếu coi doanh nghiệp là một cỗ xe, thì văn hóa sẽ là bàn đạp và tay lái. Để cỗ xe tiếp tục lăn bánh đúng hướng, doanh nghiệp buộc phải xây dựng một văn hóa lành mạnh, thống nhất trong toàn thể công ty, từ các nhân viên truyền thống đến đội ngũ làm việc từ xa. Hi vọng qua bài viết dưới đây, bạn sẽ có thể triệt để xử lý vấn đề này.

 

Bên cạnh các bài blog chất lượng, Cộng đồng HR 4.0 | Base People còn đem tới các bạn những số tạp chí online được biên soạn kĩ lưỡng với hàm lượng kiến thức sâu rộng, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng-nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

 

Download miễn phí E-book "Thiết lập và quản lý doanh nghiệp làm việc từ xa" chỉ với 1 click tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Làm thế nào để thúc đẩy sự tự giác của nhân viên: Kết hợp kỉ luật và động lực

Nắm được cách sử dụng 2 con át chủ bài này trong tay, nhà quản lý hoàn toàn có thể chinh phục được những nhân sự năng lực nhất.

Chiến lược ngành nhân sự: Nghệ thuật giữ chân nhân viên

Giúp nhà lãnh đạo giải quyết gốc rễ của vấn đề rơi rớt nhân sự trong doanh nghiệp

Tại sao ứng viên đi làm thể hiện không tốt như khi phỏng vấn?

Một thực tế không khó bắt gặp với nhiều doanh nghiệp: Tuyển được người rồi nhưng nhân viên làm việc không hiệu quả - lý do tại sao và làm thế nào để giải quyết?

Đăng ký nhận bản tin