Hướng dẫn xác minh thông tin ứng viên (Reference Checking) trong tuyển dụng

10/01/2020

Nếu băn khoăn về một thông tin trong hồ sơ của ứng viên, bạn sẽ chọn kiểm tra lại hay bỏ qua trong phân vân? Liệu quyết định tuyển dụng của bạn đã đủ thuyết phục? Reference Checking có thể sẽ là chìa khóa dành cho bạn.

Base Resources - Ngày nay, khi thị trường lao động trở nên ngày một cạnh tranh thì áp lực tuyển dụng “đúng người, đúng việc” trở thành bài toán làm đau đầu nhà quản trị. 

 

Để tránh rơi vào tình huống doanh nghiệp - sau khi tuyển người vẫn hoang mang không chắc rằng ứng viên đó phù hợp hay chưa, chúng ta tìm hiểu một công cụ đánh giá khách quan mang tên Reference checking. Toàn diện thông tin về công cụ sẽ xuất hiện đầy đủ tại bài viết này.
 

Xác minh thông tin ứng viên (Reference Checking) là gì?

 

Khái niệm reference checking 

 

Xác minh thông tin về ứng viên (reference checking) là quá trình tại đây mà nhà tuyển dụng sẽ làm sáng tỏ thêm trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và tính cách của ứng viên thông qua các kênh tham khảo. 

 

Thông qua tiếp xúc với lãnh đạo cũ, đồng nghiệp cũ, bạn bè ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra được tính chân thật của những thông tin mà ứng viên cung cấp và có cái nhìn toàn diện về ứng viên. Đây là những thông tin tối quan trọng để nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng trong việc tuyển dụng.

 

Nếu để ý, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng thấy được có những khoảng trống về thời gian và kinh nghiệm trong CV của ứng viên. Mặt khác, để vượt qua sự cạnh tranh, một số ứng viên cố tình phóng đại thông tin và kinh nghiệm của họ trong nỗ lực vượt lên trên các ứng viên nặng ký khác. Bởi lẽ đó, việc kiểm tra thông tin tham khảo ngày càng trở nên quan trọng.

 

Đọc thêm: 6 cách đặt câu hỏi trong phỏng vấn giúp bạn đánh giá ứng viên hiệu quả

 

Mục đích của reference checking

 

Xác minh thông tin ứng viên (reference checking) là công cụ hiệu quả để quyết định việc lựa chọn giữa các ứng viên có trình độ tương đương nhau hoặc loại bỏ các ứng viên không phù hợp với văn hóa tổ chức của doanh nghiệp. 

 

  • Lấp đầy các khoảng trống thông tin 

Việc tìm kiếm các thông tin hay dữ kiện về ứng viên từ góc độ của người tham khảo giúp lấp đầy các khoảng trống thông tin trong cuộc phỏng vấn gần nhất với ứng viên. Bạn cũng có thể khám phá được những quan điểm nhìn nhận từ bên ngoài có giá trị về ứng viên và sự phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng từ phía người tham khảo.

 

  • Chứng thực thông tin

Việc kiểm tra thông tin ứng viên từ phía người người tham khảo sẽ giúp nhà tuyển dụng chứng thực những tuyên bố của ứng viên trong quá trình phỏng vấn. 

 

Nếu tồn tại sự mâu thuẫn giữa hai luồng thông tin, nhà tuyển dụng cần mở rộng phạm vi tham khảo. Nhà tuyển dụng không nên vội vàng kết luận mà cần có sự tỉnh táo để xác nhận mức độ trung thực của luồng thông tin đến phía mình. Nếu cần thiết, một bài kiểm tra lại về phía ứng viên có thể được nhà tuyển dụng đưa ra.

 

  • Khám phá các khía cạnh tính cách khác của ứng viên

Thời lượng ngắn ngủi của buổi phỏng vấn có thể chưa làm bạn hiểu thật rõ về ứng viên. Có những nét tính cách nào ở ứng viên mà bạn muốn hiểu sâu hơn nữa? Hay bạn phân vân rằng với tính cách này, liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp? Bằng việc trò chuyện với người tham khảo, bạn sẽ có thêm dữ kiện về ứng viên để giúp đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác cho doanh nghiệp mình.

 

Quy trình reference checking

 

Khi nào là thời điểm tốt nhất để tiến hành xác minh thông tin?

 

Thu thập đủ dữ liệu để tham khảo (bao gồm người tham khảo, chức vụ, thông tin về họ, lên kịch bản tham khảo, gặp mặt/gọi điện thoại để tiến hành phỏng vấn hay trò chuyện,...) thực chất là một công việc tốn kém thời gian. Quá trình này, nếu không được thực hiện khoa học sẽ ảnh hưởng đến thời gian tuyển dụng nói chung, nhất là khi mà doanh nghiệp của bạn không chỉ cần tuyển một mà đến hàng trăm nhân viên.

 

Một số thời điểm dưới đây mà bạn có thể cân nhắc cho việc xác minh thông tin ứng viên của mình:
 

  • Sau các cuộc phỏng vấn giai đoạn đầu tiên, khi đã thu hẹp danh sách nhân viên tiềm năng

  • Khi bạn gần hoàn tất quy trình tuyển dụng và chuẩn bị ra quyết định

  • Trường hợp đặc biệt, khi bạn phân vân một chi tiết nào đó trong cuộc phỏng vấn, hãy kiểm tra giả định của mình bằng cách liên hệ luôn với người tham khảo

 

Cách tốt nhất để reference checking là gì?
 

Về cơ bản có hai cách để bạn có thể nhận được tài liệu tham khảo - bằng văn bản hoặc qua điện thoại. Mặc dù tài liệu tham khảo bằng văn bản có thể thu thập đủ các thông tin cơ bản, tuy nhiên, để có được thông tin tường minh hơn, nhất là các khía cạnh cảm nhận về tính cách nhân viên, nhà quản lý hoàn toàn có thể sử dụng phương án gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp.

 

Một cách tiếp cận khác là tiến hành quy trình kiểm tra tham chiếu hai giai đoạn: với các hình thức yêu cầu qua văn bản (email, SMS,..) để xác minh các chi tiết cơ bản sớm, sau đó là các cuộc trò chuyện qua điện thoại chi tiết. Sau cùng, cuộc gặp mặt trực tiếp có thể sẽ được thiết lập nếu ứng viên là ứng cử cho một vị trí quan trọng hoặc họ thật sự rất tiềm năng.

 

reference-checking-tuyen-dung-2

Nhà quản lý có thể chọn hình thức gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp người tham khảo

 

Bạn nên nói chuyện với ai?

 

Thông thường, trong CV gửi về của ứng viên luôn có mục “thông tin người tham khảo” và đó có thể là cấp quản lý trực tiếp của ứng viên khi còn làm việc ở công ty đó. Hãy trực tiếp liên lạc với người này và kiểm tra thông tin sơ bộ về năng lực của ứng viên từ môi trường làm việc cũ.

 

Một người quản lý trực tiếp trước đây của ứng viên là lựa chọn tốt nhất, ngay cả khi họ đã rời khỏi tổ chức, vì họ sẽ có kinh nghiệm trực tiếp về việc quản lý ứng viên sâu sát trong một khoảng thời gian. Nếu ứng viên đã mất liên lạc với quản lý trực tiếp trước đó, hãy sử dụng LinkedIn để gửi lời mời liên lạc với họ.

 

Đừng quên tham khảo các nguồn tài liệu tham khảo cá nhân đính kèm trong hồ sơ của ứng viên. Những tương tác với bạn bè hoặc đồng nghiệp trên mạng xã hội rất có thể bộc lộ tính cách, quan điểm hay thái độ sống của ứng viên. Các chia sẻ công khai của họ trên mạng xã hội phần nào cũng nói lên mối quan tâm của họ. 

 

Các bước thực hiện reference checking

 

Khi kiểm tra người tham khảo, bạn có hai mục đích. Mục đích đầu tiên, kiểm tra về những gì mà ứng viên đã nói về kinh nghiệm làm việc của mình:Họ làm việc ở đâu, trong bao lâu, vị trí công việc cuối cùng và các nhiệm vụ đặc biệt mà họ đã hoàn thành,... Mục đích thứ hai, biết thêm về những thành công và thất bại, thói quen nghề nghiệp, điểm mạnh và điểm yếu,… của ứng viên.

 

Đọc thêm: Mẫu bảng đánh giá ứng viên chi tiết cho mọi nhà tuyển dụng

 

Chú ý rằng trước khi thực hiện xác minh thông tin, bạn cần phải được sự đồng ý của ứng viên để đảm bảo rằng sự đối chiếu thông tin không xâm phạm dữ liệu cá nhân, quyền riêng tư của họ hoặc ảnh hưởng đến vị trí hiện tại của họ ở một công ty khác.

 

Bước tiếp theo, hãy lên một danh sách những điều bạn cần hiểu rõ hơn về ứng viên. Lưu ý rằng, một kế hoạch có trình tự rõ ràng luôn giúp bạn thực hiện dễ dàng và thuận lợi hơn. 

 

Khi liên lạc với người tham khảo, hãy nhớ giới thiệu bản thân và vị trí bạn cần tuyển dụng, hỏi xem người đó có đang có thời gian rảnh để trao đổi cùng bạn về vấn đề này không. Sau đó, hãy lắng nghe câu chuyện và ghi chú cẩn thận thông tin mà bạn được cung cấp.

 

Vì người tham khảo đã dành thời gian ghi nhớ, phác thảo thông tin lại với bạn, nên hãy đánh giá cao sự giúp đỡ của họ và cảm ơn họ sau cuộc trò chuyện.

 

Quy trình này có thể được tóm tắt như sau:
 

1. Lên danh sách các thông tin cần chứng thực và các thắc mắc về ứng viên. Soạn sẵn danh sách câu hỏi.
 

2. Gửi thư ngỏ giới thiệu qua email hoặc trực tiếp giới thiệu mục đích cuộc trò chuyện sắp tới qua LinkedIn.
 

3. Phỏng vấn/trao đổi ngắn qua điện thoại để được giải đáp từ người tham chiếu. Như đã đề cập, trong trường hợp việc cân nhắc ứng viên đó rất quan trọng, đề nghị họ một buổi hẹn gặp trực tiếp.

Chú ý rằng trong bước này bạn nên:
 

  • Dành thời gian để xây dựng mối quan hệ tốt với người tham khảo. Điều này sẽ làm người đó thoải mái hơn khi chia sẻ thông tin cùng bạn.

  • Mô tả vắn tắt công việc mà ứng viên đang dự tuyển và hỏi xem liệu người đó có thực sự phù hợp với công việc này không?

  • Bằng sự khéo léo, tìm hiểu về phong cách, tính cách, điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên.
     

4. Kết thúc trò chuyện, hãy gửi email cảm ơn họ. Đừng quên giữ liên lạc với họ, vì rất có thể sau đó bạn muốn xin thêm thông tin về ứng viên.


 

 

reference-checking-tuyen-dung-1

Xác minh thông tin là một quy trình đòi hỏi sự kiên nhẫn và khéo léo

 

Danh sách mẫu các câu hỏi reference checking:
 

  • Các nhiệm vụ chính của ứng viên là gì?

  • Ứng viên thể hiện kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng cộng tác của mình như thế nào?

  • Anh/chị có thể cho biết một vài dự án nhóm mà ứng viên đã tham gia không? Vai trò của họ là gì và họ cộng tác với đồng nghiệp như thế nào?

  • Ứng viên phản hồi như thế nào khi được góp ý?

  • Anh/chị nghĩ ứng viên có điểm mạnh hay kỹ năng nào nổi bật?

  • Ứng viên xử lý các tình huống căng thẳng như thế nào? Xin đưa ra các ví dụ cụ thể.

  • Ứng viên có hành vi nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc không? (ví dụ như: đi làm trễ, không kịp deadline hoặc tranh cãi với đồng nghiệp)

  • Trách nhiệm chính của ứng viên trong vai trò cuối cùng của anh/cô ấy là gì?

  • Ứng viên cho thấy anh/cô ấy đã xử lý tốt một tình huống cụ thể như thế nào?

  • Ứng viên hòa nhập với môi trường tập thể như thế nào?

  • Lý do rời đi của ứng viên là gì?

  • Anh/chị có nghĩ ứng viên có thể đảm nhận vai trò cao hơn không? Tại sao?

  • Anh/chị có nghĩ rằng ứng viên đủ điều kiện cho vai trò mới này?

  • Nếu được lựa chọn, anh/chị có muốn tiếp tục làm việc với ứng viên không?

 

Những lưu ý cho nhà tuyển dụng khi reference checking
 

Là hình thức kiểm tra thông tin khách quan, reference checking qua người thứ ba bộc lộ nhiều ưu điểm của mình. Tuy nhiên, do làm việc với con người nên khi thực hiện hình thức này, nhà tuyển dụng cần khéo léo:
 

  1. Tránh hỏi những câu mơ hồ như: “A có làm tốt công việc quản lý ở phòng anh ta không?” thay vào đó hãy hỏi những câu cụ thể hơn như: “A giỏi nhất về làm gì? Đồng đội của A thích anh ta nhất ở điểm nào? A có tích cực tham gia các hoạt động của công ty hay không?”
     

  2. Đừng hỏi những câu hỏi mang tính chất thu hút sự tiêu cực, ví dụ: “Điểm yếu của ứng viên này là gì?”, “Có điều gì mà đội nhóm của ứng viên không thích ở anh ta?”. Người tham khảo có thể sẽ cảm thấy không thoải mái khi phải đưa ra phản hồi xấu về một nhân viên đã nghỉ việc. Thay vào đó, để nhận biết thông tin không tích cực ở ứng viên, hãy khai thác từ những gì không được nói.
     

  3. Đừng hỏi những câu hỏi quá chung chung hoặc quá mở, ví dụ: "Ấn tượng của bạn về ứng viên này là gì?". Tốt nhất là bám sát các kỹ năng liên quan đến vị trí cũ và mới của ứng viên để đưa ra câu hỏi cho người tham khảo.
     

  4. Nếu một người tham khảo không tự tin rằng họ hiểu biết về ứng viên, hãy để họ giới thiệu người khác. Bạn có thể hỏi: “Anh/chị có biết người nào có thể cho tôi một số kinh nghiệm của A trong lĩnh vực này không?”, “Nếu có thể, anh/chị vui lòng cho tôi xin liên hệ của người quản lý đã từng trực tiếp làm việc với anh ấy.” Bạn càng nói chuyện với nhiều người thì bức tranh tổng thể của bạn có được càng rõ ràng hơn.

 

Tổng kết
 

Nếu ứng viên nổi bật hoặc xuất sắc, tôi đảm bảo là tám trên mười người sẽ hồi đáp nhanh chóng và có thiện chí giúp đỡ” -  trích từ “Tuyển dụng thông minh”, Pierre Mornell. 

 

Theo quy luật này, việc kiểm tra lại lần hai (double checking) hoàn toàn có thể cho bạn những quyết định chính xác trong việc săn lùng nhân tài. Là một nhà tuyển dụng có tầm nhìn chiến lược, bạn cần hiểu rõ lợi ích của phương pháp reference checking thay vì hiểu lầm “phức tạp”, “tốn thời gian” mà nó thường bị dán nhãn. 

 

Hi vọng rằng với những gợi ý từ Base Resources, bạn sẽ có thêm những ý tưởng để ngày càng hoàn thiện quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp mình.

 

Việc chọn ra một ứng viên phù hợp nhất chưa bao giờ là dễ dàng, bởi vì bạn cần phải so sánh họ với những cá nhân khác, và vì việc nhìn nhận của con người thường bị ảnh hưởng với các yếu tố cảm xúc, cảm tính. Để hạn chế tình trạng này, bạn hoàn toàn có thể ứng dụng các phần mềm tuyển dụng hiện đại, đơn cử như E-Hiring của Base.vn.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Làm thế nào để rút ngắn quy trình tuyển dụng và bài học kinh nghiệm từ LinkedIn

Không có một doanh nghiệp nào tồn tại mà không trải qua quy trình tuyển dụng. Nhưng bạn đã biết cách rút ngắn và tối ưu hiệu quả của nó chưa?

Tuyển dụng 20/08/2019
5 mẫu website tuyển dụng chuẩn dành cho các doanh nghiệp tham khảo

Bạn muốn có 1 website tuyển dụng cho công ty chuyên nghiệp giống như các “ông lớn”? Không hề khó, chỉ cần tham khảo theo các mẫu và hướng dẫn sau đây.

Tuyển dụng 26/12/2018
Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng: Phải chuẩn ngay từ đầu mới tăng được doanh số

Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng đầy đủ, chi tiết sẽ giúp tuyển chọn được nhân viên tài giỏi một cách dễ dàng mà hiệu quả.

Tuyển dụng 17/12/2018

Đăng ký nhận bản tin