Quản lí cơ sở dữ liệu ứng viên là nhiệm vụ thiết yếu của người làm tuyển dụng, nhưng không nhiều doanh nghiệp biết cách thực hiện nó hoặc vẫn tiến hành rất cơ bản. Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn một mẫu Excel rất đơn giản và dễ sử dụng, giúp bạn quản lí dữ liệu ứng viên một cách khoa học, từ đó nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
1. Làm thế nào để quản lí dữ liệu ứng viên hiệu quả bằng công cụ Excel?
Về cơ bản, template spreadsheet Quản lí dữ liệu ứng viên này vận hành dựa trên việc điền thông tin ứng viên theo từng vị trí tuyển dụng, từ đó theo dõi tiến trình tuyển dụng theo từng vòng và mốc thời gian.
Preview template Excel
Điểm khác biệt của Template so với các spreadsheet thông thường chính là tính năng tự động cập nhật và xử lí dữ liệu ứng viên thành một báo cáo chi tiết, với nhiều chỉ số cần thiết cho quá trình theo dõi chiến dịch tuyển dụng
Báo cáo sẽ bao gồm:
- Tổng số ứng viên đăng kí vị trí.
- Số ngày cần để tuyển xong một vị trí. Bạn có thể nhập tên và ngày ứng viên được chính thức nhận vị trí. Sau đó Excel sẽ tự động tính thời gian tối thiểu để tuyển ứng viên đó.
- Số ứng viên đang trong quá trình tuyển: Trong bảng trên, đang có 4 người ở vòng nộp hồ sơ, 2 người đang kiểm tra năng lực, 1 ở phỏng vấn nhóm và 1 ở phỏng vấn cá nhân).
- Phễu tuyển dụng hiển thị những ứng viên đã hoàn thành quy trình tuyển dụng (bao gồm cả trượt và đỗ). Bạn có thể theo dõi số lượng ứng viên từ vòng 1 đến vòng cuối, từ đó tính được tỉ lệ ứng viên đỗ sau mỗi vòng.
- Top các lí do từ chối sẽ xếp hạng những lí do khiến ứng viên trượt vòng tuyển dụng nhiều nhất. Điều này sẽ có ích với những người quản trị nhân sự muốn xây dựng chiến lược tuyển dụng thành công và giảm thiểu rủi ro tuyển sai người.
Để có được những chỉ số này, tất cả những gì bạn cần làm là nhập ứng viên và tình trạng của ứng viên (ứng viên đang ở giai đoạn nào của quá trình tuyển dụng).
Báo cáo này sẽ giúp ích nhà tuyển dụng rất nhiều trong việc phân tích các chiến dịch tuyển dụng, từ đó, lên kế hoạch và tối ưu hoá lại các chiến dịch tuyển dụng sau này. Đồng thời HR Manager cũng có thể dễ dàng theo dõi được tiến độ tổng quan của chiến dịch.
Bạn có thể download template tại đây.
2. Hướng dẫn sử dụng
Bước 1: Điền thông tin cơ bản về vị trí tuyển dụng
Điền thông tin cơ bản bao gồm chức vụ – tên của người phụ trách quản lí chiến dịch tuyển dụng và ngày bắt đầu chiến dịch tuyển dụng.
Bước 2: Điền tên các vòng tuyển dụng
Bạn có thể đổi tên của các vòng theo quy trình tuyển dụng của công ty. Nếu công ty chỉ có 3 vòng tuyển dụng, hãy để trống ô của vòng thứ tư.
Note: Trong template này, chúng tôi không nhắc đến vòng thứ năm là kết quả cuối cùng của đợt tuyển dụng.
Bước 3: Nhập dữ liệu ứng viên
- Điền tên ứng viên
- Điền ngày tháng ứng tuyển ở từng vòng. Nếu họ chưa đến vòng tiếp theo, tiếp tục để trống ô của vòng đó.
- Khi kết thúc quy trình tuyển dụng (ứng viên có thể trượt hoặc đỗ vị trí), điền ‘CLOSED’ vào cột ‘Trạng thái’.
- Điền ‘Lí do từ chối’ cho những ứng viên không trúng tuyển.
- Bổ sung thêm ‘Nhận xét’ để người tuyển dụng viết chú thích thêm thông tin về ứng viên.
- ‘Vòng tuyển dụng’ là cột cho biết ứng viên đang ở giai đoạn nào trong quy trình tuyển dụng. Dữ liệu của cột này sẽ được tự động cập nhật.
- Có thể đính kèm link dẫn tới CV để thuận tiện kiểm tra hồ sơ ứng viên.
- Ngoài ra, cột cuối cùng cho phép nhà tuyển dụng tự đánh giá điểm tuyển dụng của ứng viên.
Chúc các bạn sử dụng Template hiệu quả. Download template miễn phí ngay.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
