Trong thế giới phẳng ngày nay, đặc biệt là đối với doanh nghiệp, hầu hết thông tin giao tiếp giữa nhà tuyển dụng và ứng viên đều thông qua emai: từ những chiếc mail đơn giản xếp lịch phỏng vấn đến những email từ chối ứng viên khéo léo. Hiển nhiên, một hệ thống email hiệu quả sẽ giúp nhà tuyển dụng xây dựng một thương hiệu mạnh trong mắt ứng viên. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ vài tip về email để nhà tuyển dụng cải thiện giao tiếp với ứng viên.
Thông thường, một số thắc mắc về email tuyển dụng xoay quanh về các vấn đề:
- Ai sẽ gửi mail thông báo về vị trí mới cho ứng viên: nhân viên tuyển dụng hay nhà quản lý tuyển dụng?
- Ai sẽ gửi mail thông báo về vị trí mới cho ứng viên được giới thiệu: nhân viên tuyển dụng hay nhà quản lý?
- Nhà tuyển dụng nên trả lời các yêu cầu của ứng viên qua email trong bao lâu?
- Với một vị trí khó tuyển, người tuyển dụng nên gửi mail cho bao nhiêu ứng viên?
- Một số mẹo để gửi mail ứng tuyển là gì?
- Làm thế nào để nhà tuyển dụng cải thiện tỷ lệ phản hồi?
- Làm thế nào để nhà tuyển dụng đo lường được độ hiệu quả của mail?
- Liệu email được cá nhân hoá (personalized email) có thực sự hiệu quả không?
- Có những cách nào để cá nhân hóa các email tuyển dụng?
- Cách gửi mail phỏng vấn qua điện thoại như thế nào?
- Cách gửi mail mời đến địa điểm phỏng vấn như thế nào?
- Cách gửi mail giới thiệu công việc như thế nào?
- Cách gửi mail từ chối ứng viên khéo léo?
- Khi nào nhà tuyển dụng nên gọi điện cho một ứng viên thay vì gửi thư từ chối?
1. Ai sẽ gửi mail thông báo về vị trí mới cho ứng viên: nhân viên tuyển dụng hay nhà quản lý tuyển dụng?
Không quan trọng là người nào gửi, chỉ cần email có nội dung liên quan và có tính cá nhân hoá.
Email tuyển dụng từ người Quản lý tuyển dụng hoặc Giám đốc điều hành có thể khiến ứng viên bất ngờ hơn. Tuy nhiên gần đây, bộ phận nhân viên tuyển dụng cũng đã chú trọng viết email để thu hút sự chú ý của ứng viên hơn bao giờ hết.
Người nhân viên hay nhà quản lý tuyển dụng đều có thể gửi, nhưng họ nên cùng phối hợp để biên soạn nội dung email trước. Đó là bởi sự khác biệt giữa vai trò của họ trong quá trình gửi email. Nhà quản lý tuyển dụng có thể đánh giá đối tượng nào phù hợp với yêu cầu công việc. Trong khi đó, các nhân viên tuyển dụng sẽ biết cách quảng cáo vị trí tuyển dụng khôn khéo và ấn tượng.
2. Ai sẽ gửi mail thông báo về vị trí mới cho ứng viên được giới thiệu: nhân viên tuyển dụng hay nhà quản lý?
Cả hai người đều có thể gửi dạng email này, miễn sao email được thiết kế cẩn thận và có ghi tên người giới thiệu ứng viên vào công ty.
Chọn những gì tốt nhất cho công ty bạn dựa vào quy trình quyển dụng và chính sách giới thiệu. Tốt nhất là người tuyển dụng gửi email cho các ứng cử viên được giới thiệu, vì sau đó họ có thể cung cấp thêm thông tin liên quan đến việc làm để khơi dậy sự tò mò của ứng viên. Nếu ứng viên đã biết hết về các vị trí và nhóm tuyển dụng xác nhận bạn trúng tuyển, người quản lý tuyển dụng có thể đẩy nhanh tiến trình và trực tiếp phỏng vấn qua email..
3. Nhà tuyển dụng nên trả lời các yêu cầu của ứng viên qua email trong bao lâu?
Như lẽ thông thường, người tuyển dụng nên giảm thời gian đợi của ứng viên càng ngắn càng tốt. Tuy nhiên, cũng tuỳ mục đích mail mà ta có cách phân chia thời gian khác nhau. Chẳng hạn như:
- Mail xếp lịch phỏng vấn: Cần được ưu tiên. Nếu ứng viên muốn được xếp lịch phỏng vấn trong ngày mai, bạn hãy cố gắng sắp xếp cuộc hẹn càng sớm càng tốt.
- Mail phản hồi sau phỏng vấn: Cho đến khi quy trình tuyển dụng hoàn thành, loại mail này mới bắt đầu được gửi. Trong thời gian chờ đợi, nhà tuyển dụng có thể gửi nhanh một email giải thích về các mốc thời gian trong quá trình tuyển dụng cũng như các công việc follow-up về sau.
- Mail kết quả phỏng vấn: Nếu ứng viên có tiềm năng và phù hợp với vị trí, bạn nên cố gắng trả lời sớm nhất có thể để giữ sự quan tâm của họ.
- Mail đề nghị tuyển dụng: Bạn nên tiếp tục giữ liên lạc kể cả khi ứng viên đã chấp nhận lời mời làm việc. Nếu nhân viên mới có bất cứ thắc mắc về quy trình làm việc, hãy giới thiệu họ tới người có thể giải quyết được vấn đề như Quản lý tuyển dụng hoặc Quản lý bộ phận nhân sự.
4. Với một vị trí khó tuyển, người tuyển dụng nên gửi mail cho bao nhiêu ứng viên?
Khi tìm kiếm ứng viên cho những vị trí khó tuyển (ví dụ như vị trí Giám đốc Sáng tạo), bạn nên tập trung vào chất lượng của email. Thay vì gửi hàng loạt mail với nội dung chung chung, bạn chỉ cần viết hai hoặc ba email dạng cá nhân hoá cho những ứng viên có khả năng đáp ứng đủ yêu cầu và có sự quan tâm đến công việc.
Có thể tìm thấy những ứng viên tiềm năng này trên LinkedIn – một trong những mạng xã hội nghề nghiệp chất lượng nhất ở Việt Nam. Bạn hoàn toàn có thể nhờ đồng nghiệp giới thiệu vị trí này cho người quen. Khi đã nhắm được đối tượng phù hợp, nên đầu tư thời gian để hoàn chỉnh một email đề nghị tuyển dụng thật lịch sự.
Tuy nhiên, cần lưu ý đến khoảng thời gian tuyển dụng cho mỗi vị trí để xác định số lượng ứng viên bạn cần gửi mail.
5. Một số mẹo để gửi mail mời ứng tuyển?
- Ngắn gọn: Email cần ngắn gọn và rõ ràng. Số lượng chữ chỉ nên dao động từ 200 đến 250 từ.
- Chuyên nghiệp: Văn phong nghiêm túc và đúng đắn. Tránh sử dụng emoji, từ lóng hoặc viết tắt.
- Chính xác: Luôn kiểm tra tiêu đề mail trước khi gửi, đặc biệt khi bạn sử dụng template email cho sẵn. Những trường hợp gửi nhầm người hoặc sai tiêu đề sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt ứng viên rất nhiều.
- Lịch sự: Hãy tôn trọng thời gian của ứng viên. Nên tránh gửi mail sau giờ làm việc và vào ngày cuối tuần. Trong trường hợp nhà tuyển dụng và ứng viên không ở cùng múi giờ, hãy chọn những lúc hai bên cùng làm việc để quá trình trao đổi thuận tiện hơn.
- Lịch thiệp: Một điều tối kị là không nên gửi mail vào tài khoản công ty của ứng viên. Thay vào đó, bạn nên gửi vào email cá nhân hoặc liên lạc qua LinkedIn.
6. Làm thế nào để nhà tuyển dụng cải thiện tỷ lệ phản hồi?
Điều đầu tiên, hãy đảm bảo bạn đã tuân theo các nguyên tắc viết mail cơ bản trong doanh nghiệp sau:
- Mở đầu bằng tiêu đề mail hấp dẫn
- Rà soát và kiểm tra có lỗi chính tả
- Giới thiệu và nhấn mạnh vị trí bạn đang tuyển
- Có lời Call-to-action mạnh mẽ. Nó có thể là: ”Trong tuần tới bạn có thể sắp xếp một buổi nói chuyện về vị trí này không?“
- Nói thẳng vào chủ đề, tránh nói vòng vo
- Giọng điệu thân thiện nhưng vẫn toát lên sự chuyên nghiệp
- Email được viết để phù hợp với mỗi người ứng viên
Ngoài ra, ứng viên sẽ thoải mái và sẵn lòng trả lời mail của những người họ quen biết. Bởi vậy, nếu bạn đã từng gặp họ qua bạn bè chung hoặc mạng xã hội, hãy nhớ nhắc đến chi tiết này trong mail.
7. Làm thế nào để nhà tuyển dụng đo lường được độ hiệu quả của mail?
Để theo dõi và cải thiện phương thức giao tiếp với ứng viên, bạn có thể áp dụng một số chỉ số sau:
- Open rate (Tỉ lệ mở mail): Phần trăm người mở mail trên tổng số người nhận.
- Response rate (Tỉ lệ phản hồi): Phần trăm người phản hồi lại email trên tổng số người nhận.
- Click-through rate (Tỉ lệ click): Phần trăm người bấm vào đường link xuất hiện trong email trên tổng số người nhận.
- Conversion rates (Tỉ lệ chuyển đổi): Phần trăm người tham gia phỏng vấn, trúng tuyển và đang đi làm trên tổng số người nhận.
Hiện nay có rất nhiều công cụ mail tự động có thể giúp bạn kiểm soát xem email của bạn có đang hoạt động hiệu quả không.
8. Liệu email được cá nhân hoá (personalized email) có thực sự hiệu quả không?
100% câu trả lời sẽ là có. Trong một ngày, ứng viên có thể nhận hàng chục email, nên họ sẵn sàng bỏ qua những email ”có mùi quảng cáo“ và nhạt nhẽo. Do vậy, để gây ấn tượng với ứng viên, một personalized email cần xuất phát từ những nhu cầu của ứng viên như:
- Nội dung này có lợi gì cho tôi?
- Vị trí này liên quan gì đến kinh nghiệm và hiểu biết của tôi?
- Tại sao người tuyển dụng muốn tuyển tôi?
- Lí do gì khiến tôi nên đi phỏng vấn ở công ty đó?
Mặc dù các mẫu email rất tiết kiệm thời gian và có khả năng tiếp cận nhiều ứng viên hơn, chúng không có khả năng chuyển đổi mạnh bằng dạng mail đã được cá nhân hoá. Ứng viên nào cũng thích được công nhận, nên họ dễ dàng hứng thú nếu đọc một email như viết về câu chuyện cuộc đời của họ.
9. Có những cách nào để cá nhân hóa các email tuyển dụng?
Nhà tuyển dụng cần phải thể hiện mình rất hiểu nguyện vọng của ứng viên. Có rất nhiều để làm điều này, bạn có thể tham khảo dưới đây:
- Tiêu đề kèm với họ tên của người nhận
- Thu thập thông tin về ứng viên tiềm năng trên các mạng xã hội, blog), và bạn có thể nhắc đến một thành tựu của họ trong email. Nếu hai người đã từng gặp trước đây, hãy gợi nhớ lại câu chuyện đó, và giải thích rõ lí do bạn gửi mail họ.
- Hãy nhắc đến tên của người giới thiệu cho ứng viên (nếu có). Bạn có thể nói: ”Chúng tôi đang cần tuyển vị trí [Quản lý Marketing] và anh [Nguyễn Văn An] đã giới thiệu bạn là một người rất phù hợp.
- Tránh viết thông tin chung chung như “Tôi rất ấn tượng với profile của anh/chị”. Để email được chi tiết, bạn nên liệt kê một số thành tựu họ đã đạt được.
- Tránh đề cập những thông tin riêng tư. Bạn chỉ nên viết về những thông tin đã có sẵn trên mạng và liên quan đến công việc của ứng viên. Bạn muốn thu hút sự chú ý của ứng viên và cho họ thấy rằng bạn đã dành thời gian để tìm hiểu về họ, nhưng theo một cách chuyên nghiệp.
Gửi mail cá nhân hóa tự động trên phần mềm quản trị tuyển dụng Base E-hiring
10. Cách gửi mail phỏng vấn qua điện thoại như thế nào?
Trong giai đoạn sàng lọc ứng viên ban đầu, phỏng vấn qua điện thoại hoặc Skype đang trở nên phổ biến hơn. Một số thông tin bạn cần nói trong lúc phỏng vấn như sau:
- Giới thiệu tên, chức vụ và công ty
- Nhắc lại vị trí ứng tuyển của ứng viên
- Giải thích qua quy trình của cuộc gọi, như: “Tôi muốn giới thiệu một số thông tin cụ thể về công việc” hoặc “Tôi muốn tìm hiểu bạn một chút và làm rõ thêm một số chi tiết trong sơ yếu lý lịch của bạn”
- Cung cấp tên của người phỏng vấn và thời gian ước tính cho buổi phỏng vấn
- Đề xuất ngày và giờ cho buổi phỏng vấn và yêu cầu ứng viên xác nhận thông tin. Hãy lưu ý vấn đề múi giờ trước khi lên lịch phỏng vấn
- Nếu thấy cần thiết, bạn có thể đề cập đến cấu trúc buổi phỏng vấn cũng như giải đáp những vấn đề ứng viên còn thắc mắc.
- Đảm bảo bạn có số điện thoại di động và tài khoản Skype của ứng viên trước khi bắt đầu buổi phỏng vấn. Các buổi nói chuyện hay phỏng vấn nên được thống nhất cùng dạng cấu trúc.
Bạn có thể tham khảo Mẫu email mời phỏng vấn để hình dung rõ hơn về một mẫu Email quy chuẩn.
11. Cách gửi mail mời đến địa điểm phỏng vấn như thế nào?
Đây là một số thông tin bạn cần đề cập trong mail mời phỏng vấn:
- Giới thiệu tên, chức vụ và công ty
- Gửi lời cảm ơn ứng viên đã ứng tuyển, và nhắc lại vị trí ứng tuyển của họ
- Giải thích qua quy trình của buổi phỏng vấn
- Cung cấp tên của người phỏng vấn và thời gian ước tính cho buổi phỏng vấn
- Đề xuất ngày và giờ cho buổi phỏng vấn và yêu cầu ứng viên xác nhận thông tin
- Đưa địa chỉ chính xác của văn phòng – nơi tổ chức phỏng vấn. Nếu cần thiết, bạn có thể đính kèm file bản đồ sẵn cho ứng viên
- Thông báo những thứ cần mang trong buổi phỏng vấn (chứng minh thư, bản sao CV)
- Nếu thấy cần thiết, bạn có thể đề cập đến cấu trúc buổi phỏng vấn, chẳng hạn như: Sẽ có bài thi kiểm tra kiến thức của bạn về Excel
- Đảm bảo chữ ký email của bạn có đủ thông tin liên hệ cá nhân để ứng viên liên lạc thuận lợi
12. Cách gửi mail giới thiệu công việc như thế nào?
Mail đề nghị tuyển dụng thường có thông tin hấp dẫn. Bạn có thể tham khảo một số tip để tăng tỉ lệ đồng ý lời chào mời của vị trí cần tuyển:
- Lời mở đầu thân thiện: “Tôi rất hân hạnh khi được giới thiệu cho bạn về [tên vị trí] ở [tên công ty]
- Chi tiết về vị trí (tên chức vụ, giờ làm việc, bộ phận và người quản lý)
- Thời hạn hợp đồng
- Lương bổng và phúc lợi
- Tài liệu công ty (chính sách công ty, quyển hướng dẫn nhân viên hoặc những điều khoản việc làm cần kí)
- Đưa ra hạn thời gian cụ thể để nhận phản hồi của ứng viên
Rất dễ để gửi mail mẫu đề nghị tuyển dụng, vì loại mail này được ưu tiên về số lượng hơn chất lượng. Nếu ứng viên đã đồng ý lời mời, bạn có thể điều chỉnh nội dung mail này giống mẫu mail welcome.
13. Cách gửi mail từ chối ứng viên khéo léo?
Emai từ chối sẽ thông báo kết quả tuyển dụng của người ứng viên. Nó cũng nhằm mục đích kết thúc quy trình tuyển dụng với một thái độ tích cực. Email từ chối nên bao gồm những phần sau:
- Thông báo và giải thích lí do họ không lựa chọn
- Chia sẻ những cảm nhận về ứng viên (đặc biệt là với những người đã đến bước cuối trong quá trình tuyển dụng)
- Đề cập đến điểm bạn thích ở ứng viên
- Cảm ơn họ đã dành thời gian quan tâm đến công ty
- Có thể đề nghị kết nối trên LinkedIn hoặc mời họ giữ liên lạc trong tương lai.
14. Khi nào nhà tuyển dụng nên gọi điện cho một ứng viên thay vì gửi thư từ chối?
Dù bạn từ chối ứng viên như thế nào, đừng bao giờ để họ phỏng đoán. Tuy nhiên, cách công ty từ chối ứng viên có thể phá vỡ danh tiếng của công ty chỉ trong nháy mắt. Do vậy, một vài trường hợp có thể từ chối qua điện thoại bao gồm:
- Khi ứng viên đã đến vòng cuối trong quy trình phỏng vấn và người quản lý tuyển dụng muốn gửi lời cảm ơn tới họ
- Bạn muốn giới thiệu về một vị trí khác trong công ty bạn.
- Bạn muốn xây dựng tiền đề cho một mối quan hệ trong tương lai
- Họ sẽ hỏi về ý kiến phản hồi trong buổi phỏng vấn.
- Nhà tuyển dụng muốn nghe phản hồi từ phía ứng viên
Phía trên là tất cả những mẹo bạn có thể sử dụng để gây ấn tượng với ứng viên qua email. Ngày nay, nhờ sức mạnh của công nghệ Applicant Tracking System, việc gửi email tới ứng viên đã có thể được thiết lập hoàn toàn tự động và chuyên nghiệp hóa dễ dàng, gia tăng mức độ chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng.
Hệ thống quản trị tuyển dụng là một ứng dụng có thể giúp bạn quản lý toàn bộ hoạt động tuyển dụng (quản lý tin tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên, giao tiếp với ứng viên,…) – tất cả trên cùng một nền tảng duy nhất.
Giao diện trao đổi email với ứng viên của Hệ thống quản trị tuyển dụng Base E-Hiring
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm tới cách tối ưu trải nghiệm ứng viên nói riêng và quản lý quy trình tuyển dụng nói chung, bạn có thể đăng ký để được tư vấn trải nghiệm Base E-hiring tại đây
