1. Vì sao mạng xã hội (Facebook, Yammer) không phù hợp cho mục đích của truyền thông nội bộ?
Theo nhiều nghiên cứu toàn cầu về quản lý tài chính và nguồn lực cho thấy, truyền thông nội bộ không chỉ đóng vai trò xuyên suốt thông tin trong doanh nghiệp, mà còn góp phần quan trọng vào hiệu quả làm việc-kinh doanh của công ty. Đặc biệt, doanh nghiệp càng lớn, truyền thông nội bộ càng là một bài toán khó và cấp thiết. Làm sao để mỗi nhân viên đều hiểu được giá trị cốt lõi của công ty và thấy được vai trò cá nhân trong bức tranh chung của tổ chức? Làm sao để tạo ra sự thống nhất từ trên xuống dưới và hiệu triệu được sức mạnh nội bộ mỗi khi cần?
Trong vòng 10 năm trở lại đây, cùng với sự nở rộ của các mạng xã hội như Facebook, các doanh nghiệp cũng đã có mong muốn áp dụng công nghệ tương tự trong doanh nghiệp, với hy vọng có thể tạo ra sự gắn kết nội bộ. Đó là lí do hàng loạt các mạng xã hội nội bộ như Facebook Workplace, Yammer ra đời.
Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, các mạng xã hội này đều bộc lộ những nhược điểm của nó trong công tác truyền thông nội bộ. Trong đó, vấn đề nan giải nhất là các mạng xã hội này không gắn kết được nhân viên với thông điệp của công ty. Thông tin trên mạng xã hội thiếu tính hệ thống, thiếu quy chuẩn, thiếu tính định hướng người dùng là một rào cản lớn. Mạng xã hội – trong khi có thể thúc đẩy tương tác và gắn kết giữa các nhân viên – lại không thể giải quyết được bài toán cốt lõi của truyền thông nội bộ là đưa nhân viên gắn kết với doanh nghiệp.
Ông Phạm Kim Hùng – Founder & CEO của Base.vn chia sẻ: “Doanh nghiệp 20 người thì không khó, nhưng doanh nghiệp 100 người, 1000 người thì việc gắn kết nhân viên với doanh nghiệp lại là câu chuyện hoàn toàn khác. Khi đó cần phải có một nền tảng công nghệ đủ tốt để giải quyết trọn vẹn để bài toán này”.
Lời giải cho doanh nghip chính là một ứng dụng được thiết kế chuyên biệt cho công tác truyền thông nội bộ – được gọi là “Mạng truyền thông nội bộ Base Inside“.
Hơn cả một giải pháp công nghệ, Base Inside được thiết kế để định hướng cho doanh nghiệp cách thức triển khai hoạt động truyền thông nội bộ một cách hiệu quả. Không đi sâu vào giải quyết sự tương tác giữa nhân viên với nhân viên, Base Inside là nơi doanh nghiệp kể câu chuyện của mình và nơi nhân viên được gắn kết với câu chuyện doanh nghiệp.
Video giới thiệu tổng quan về Mạng truyền thông nội bộ Base Inside
2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng mạng truyền thông nội bộ Base Inside?
2.1. Base Inside được coi như trang chủ của công ty – giao diện duy nhất để doanh nghiệp truyền tải những thông điệp quan trọng
Tầm nhìn, Sứ mệnh và Giá trị cốt lõi
Sứ mệnh và tầm nhìn là những thứ mà chỉ khi phát triển tới một quy mô nhất định các doanh nghiệp mới hiểu nó quan trọng thế nào, nếu không có tầm nhìn và sứ mệnh thì doanh nghiệp khó thể phát triển được. Nếu doanh nghiệp không thể kể cho nhân viên một cách rõ ràng sứ mệnh là gì và thứ mà chúng ta hướng đến trong ngắn hạn và dài hạn là gì, thì rất khó để chúng ta giữ được người sẽ đi cùng công ty lâu dài.
Giá trị cốt lõi là thứ định nghĩa chất gen của công ty, những người thuộc về công ty là những người như thế nào; từ đó giúp nhân viên biết được một cách chính xác họ có thuộc về nơi này hay không.
Tại Base Inside, ba thông điệp này được hiển thị xuyên suốt tất cả các trang, giúp nhân viên hiểu rõ và luôn hành động hướng theo những giá trị quan trọng mà công ty đang hướng tới.
Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi – Ba thông điệp quan trọng được nhấn mạnh trên Base Inside
Board Letter
Truyền thông nội bộ phải là việc xuất phát từ trên xuống dưới, người lãnh đạo phải là người định hướng việc truyền tải thông điệp. Trong Base Inside, người tạo nội dung và định hướng nội dung chính là những người lãnh đạo công ty. Đội ngũ BOD cần phải coi việc xây dựng văn hoá, xây dựng những giá trị quan trọng của công ty là thứ cần phải làm hàng ngày, đều đặn, liên tục. Base Inside không chỉ giúp các nhà lãnh đạo làm việc đó, mà còn giúp định hướng cách làm và biến nó thành một việc quan trọng.
Sự khác biệt của Base Inside với cách thức truyền thông thông thường là công nghệ. Công nghệ giúp vận tốc truyền đạt thông tin rất nhanh tới tất cả mọi người. Tại Base Inside, Board Letter có thể được gửi ngay lập tức tới email cho tất cả nhân viên, đồng thời thông báo trên hệ thống cho cả công ty.
Thông điệp từ đội ngũ BOD được truyền tải một cách trang trọng và chân thành
Trang tin nội bộ
Tin tức nội bộ không đơn thuần chỉ là những thông báo nhắc nhở công việc, mà có thể là những thành tựu mà công ty đã đạt được, những kế hoạch dự định mà công ty đang hướng tới,… mà còn là những điều quan trọng mà nhân viên cần được biết để hiểu và gắn kết hơn với lộ trình của công ty. Base Inside đưa tất cả những thông tin quan trọng này thành một dòng chảy hàng ngày, giúp nhân viên nắm bắt được hành trình vận hành mỗi ngày của doanh nghiệp.
Tin tức nội bộ trong doanh nghiệp được cập nhật một cách chính thống
Các thông điệp tích cực
Không chỉ công ty là người xây dựng nội dung, nhân viên cũng có thể chia sẻ nội dung trên Base Inside. Tuy nhiên, khác hẳn với mạng xã hội, nội dung trên Base Inside có tính định hướng, tích cực, và có cấu trúc. Base Inside cung cấp nhiều cách mà mọi người sẽ truyền tin như: Chia sẻ ý tưởng, vinh danh, lời chúc, chào mừng một nhân viên mới…, tất cả những điều này đều phục vụ cho mọi thành viên trong công ty gắn kết với nhau và với công ty hơn.
Trên mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp Base Inside có chia thành các phòng ban khác nhau: Toàn công ty, Chi nhánh Hà Nội, Phòng marketing, Câu lạc bộ thể thao,… Nhân sự có thể chia sẻ thông điệp ở những nơi khác nhau tùy mục đích và đối tượng hướng tới.
Lời mời tham gia sự kiện 8/3 được gửi tới tất cả nhân sự văn phòng Hà Nội
2.2. Mạng truyền thông nội bộ Base Inside khuyến khích tương tác 2 chiều trong nội bộ
Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên. Chính vì vậy, truyền thông nội bộ chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng một kênh thông tin hỗ trợ tương tác 2 chiều, giữa một bên là đội ngũ lãnh đạo và những người được uỷ quyền, và một bên là đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp.
Nếu như các hình thức dán bảng tin, phát công văn, làm tạp chí, hay thậm chí là gửi email thông báo,… ngăn chặn quyền được tương tác của nhân viên, thì Base Inside lại là không gian mở để toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp tương tác với nhau. Đó là thành tựu của các tính năng like (yêu thích), bình luận, gắn thẻ, chat với nhau trên hệ thống hoặc thậm chí là gọi điện video trong trường hợp cần thiết.
Các thông điệp trên Base Inside được nhân viên nhiệt tình hưởng ứng
2.3. Base Inside dễ dàng được sử dụng trên các thiết bị di động (smartphone, tablet, laptop)
Một kênh truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ không để người dùng bị gò bó bởi không gian và thời gian tiếp cận thông tin. Nghĩa là, kênh truyền thông đó phải đảm bảo chức năng kết nối toàn doanh nghiệp lại với nhau bất kể lãnh đạo và nhân viên đang ở đâu, làm gì.
Với khả năng truy cập và sử dụng đầy đủ tính năng trên thiết bị cầm tay, Base Inside chính là mạng truyền thông nội bộ tối ưu nhất trong kỷ nguyên 4.0 – internet kết nối vạn vật.
Với thiết bị di động, lãnh đạo có thể dễ dàng gửi đi thông báo hay bất kỳ chính sách nào tới nhân viên ngay khi đang đi trên đường, vừa rời khỏi bàn đàm phán với khách hàng, hay trong một chuyến công tác xa. Các phản hồi từ nhân viên cũng được truyền đến đầy đủ và chính xác chỉ sau vài giây ngắn ngủi.
Về phần nhân viên, việc truy cập vào mạng truyền thông nội bộ của công ty từ thiết bị di động giúp họ luôn cập nhật kịp thời các thông báo quan trọng. Điều này đặc biệt hữu ích với các nhân viên sales, bán hàng, customer success,… là những vị trí phải di chuyển thường xuyên và làm việc tại nhà. Chưa kể đa số nhân viên đều ưa thích làm việc từ các thiết bị cá nhân của riêng họ. Cho dù đó là một chiếc smartphone, tablet đời cũ không có nhiều tính năng ngoài việc truy cập internet, họ vẫn có xu hướng mang theo đến văn phòng và để ý tới chúng thay vì dành toàn bộ thời gian cho hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Như vậy, truyền thông nội bộ trên thiết bị di động đã góp phần làm tăng năng suất làm việc của nhân viên.
Giao diện mobile app của ứng dụng Base Inside
2.4. Thông tin trên Base Inside được sắp xếp khoa học và bảo mật chặt chẽ
Là công cụ đại diện cho tiếng nói của doanh nghiệp, chỉ đăng tải và lưu truyền các thông tin chính thống nên ứng dụng Base Inside có khả năng sắp xếp và lưu trữ thông tin một cách hệ thống và lâu dài, giống như việc phòng hành chính – kế toán truyền thống lưu trữ công văn giấy tờ vậy.
Với một hệ thống đề mục khoa học có tiêu chí phân loại rõ ràng, nhân sự sẽ tiết kiệm được thời gian khi muốn cập nhật các thông tin mới. Bất cứ ai cũng dễ dàng tìm được thứ họ muốn bằng cách truy cập vào thư mục tương ứng hoặc tìm kiếm từ khóa. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhân viên mới – những người đang trong quá trình onboarding và rất cần một nguồn tin chính thống đầy đủ.
Tính bảo mật cần thiết của Base Inside cũng được thể hiện ngay ở cách gọi tên – Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp – khác với các nhóm truyền thông đối ngoại hay PR,… Chỉ có nhân sự doanh nghiệp được cấp tài khoản mới có thể truy cập, và những tài khoản nhất định được phân quyền mới có quyền đăng bài/chỉnh sửa/xóa bài ở những phòng ban tương ứng.
Ứng dụng Base Inside được phân quyền chặt chẽ nhằm bảo mật dữ liệu
3. Chi phí sử dụng Mạng truyền thông nội bộ Base Inside là bao nhiêu?
Chi phí triển khai Base Office được đánh giá là phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và các lợi ích tuyệt vời mà mạng truyền thông nội bộ này mang lại. Cụ thể, chi phí tiêu chuẩn của một tài khoản sử dụng là 15.000đ/tháng, gói 30 tài khoản là 450.000đ/tháng,…
Bên cạnh đó, nền tảng Base Platform đã tích hợp sẵn một số phần mềm cho khách hàng – miễn phí nhưng cực kỳ hữu dụng:
- Base Account: Quản lý tài khoản và phân quyền nhân sự
- Base Message: Chat và video call nội bộ
- Base Drive: Quản lý file tài liệu nội bộ
Để cập nhật bảng giá mới nhất của ứng dụng Base Inside, bạn vui lòng xem tại đây.
Kết luận
Một số nhà quản lý có thể đặt ra câu hỏi, liệu xu hướng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp có tồn tại lâu dài được hay không. Câu trả lời thỏa đáng nhất có lẽ là, truyền thông nội bộ không phải một xu hướng nên làm, mà là một điều doanh nghiệp cần làm để có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực và giữ chân nhân sự.
Base Inside – Mạng truyền thông nội bộ đầu tiên tại Việt Nam là công cụ tuyệt vời hàng đầu để mở cánh cổng kết nối giữa ban lãnh đạo, nhân viên và hướng đi chung của toàn doanh nghiệp.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm đến Mạng truyền thông nội bộ Base Inside, bạn có thể đăng ký ngay tại đây để được nhận tư vấn và demo trải nghiệm sản phẩm.
