Những câu chuyện về quá trình tuyển dụng nhân viên bán hàng kéo dài tới vài tháng mà không lựa chọn được ứng viên nào phù hợp, hay nhân viên vừa làm được một thời gian ngắn đã nhảy việc, luôn khiến các nhà tuyển dụng phải đau đầu.
Một quy trình tuyển dụng hiệu quả là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp bởi nó không những tránh gây tốn kém, mất thời gian mà còn giúp tuyển được những ứng viên chất lượng. Dưới đây là gợi ý để các doanh nghiệp xây dựng quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng tối ưu.
1. Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng
Bước 1: Xây dựng tiêu chí tuyển dụng
Để nhận diện được hình mẫu nhân viên bán hàng tiềm năng, hãy nghiên cứu những người giỏi nhất trong nhóm của bạn. Họ có những đặc điểm nào chung? Phong cách bán hàng của họ là gì? Điều gì tạo động lực làm việc cho họ?
Danh sách dưới đây bao gồm 5 đặc điểm của những nhân viên bán hàng thành công nhất:
- Dễ tiếp thu: Với ngành nghề đòi hỏi sự linh hoạt như bán hàng thì khả năng tiếp thu tốt là vũ khí của những nhân viên muốn thành công. Chỉ khi sẵn sàng tiếp nhận những lời nhận xét và học hỏi từ nó, người bán hàng mới có thể giỏi hơn qua từng ngày.
- Tò mò: Các dữ liệu thống kê cho thấy những người bán hàng giỏi đặt nhiều câu hỏi gấp đôi người bình thường. Nhờ vậy mà họ luôn hiểu tường tận vấn đề và dễ dàng tìm ra điều khách hàng muốn.
- Thông minh: Những người bán hàng duyên dáng, hoạt bát và có hiểu biết sâu rộng chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tốt với mọi người xung quanh. Khách hàng luôn mua hàng từ những người họ thích, và nhân viên thông minh luôn nằm trong số đó.
- Chăm chỉ: Báo cáo của Hiệp hội tâm lý học Mỹ đã chỉ ra rằng hầu hết các nhân viên bán hàng giỏi đều rất chăm chỉ và tận tâm. Họ luôn dành thời gian và công sức cho việc mình làm. Chính điều đó giúp cho họ ngày càng xuất sắc hơn.
- Có thành tích: Họ có những thành tựu dù trong việc bán hàng hay trong học tập, thậm chí là công việc khác. Điều này chứng tỏ họ có ý chí phấn đấu để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Sau khi lựa chọn được các tiêu chí tuyển dụng bằng việc vẽ nên hình mẫu nhân viên bán hàng lý tưởng cho công ty mình, bạn đã sẵn sàng chuyển sang bước thứ 2.
Bước 2: Lên bộ câu hỏi và kỹ thuật phỏng vấn
Bằng cách nào chúng ta có thể biết được ứng viên của mình là người dễ tiếp thu? Có thật đó là người chăm chỉ như mô tả trong đơn xin việc không? Đây chính là lúc bộ câu hỏi và kỹ thuật phỏng vấn phát huy tác dụng.
Một chiến thuật phỏng vấn tốt sẽ giúp ích rất nhiều trong việc đo lường các đặc điểm của ứng viên. Bạn có thể sử dụng một trong các cách sau, hoặc có thể kết hợp các phương pháp để có nhìn nhận đầy đủ nhất về ứng viên của mình.
- Đặt ứng viên vào các tình huống: “Bạn sẽ xử lý như thế nào khi khách hàng phàn nàn về sản phẩm của công ty?”, “Bạn làm thế nào khi đang demo thì sản phẩm lỗi”… là kiểu câu hỏi giúp bạn “đọc” được ứng viên.
- Yêu cầu ứng viên đưa ra những ví dụ xác thực về cách thể hiện một đặc điểm bằng cách đặt câu hỏi hành vi: “Hãy kể về những trải nghiệm mà khi đó bạn thể hiện được tính tháo vát của mình”.
- Hồ sơ năng lực: Chú trọng vào các thành tựu của ứng viên như sự thăng tiến trong công việc. Qua đó bạn cũng có thể đánh giá được về thái độ với sự nghiệp cũng như năng lực của họ.
Sau khi có trong tay các yêu cầu và cách để nhận biết các ứng viên tiềm năng, bước tiếp theo cần làm là viết lại nó thành bản mô tả công việc.
Bước 3: Viết bản mô tả công việc
Ví dụ về bản mô tả công việc vị trí Nhân viên bán hàng của Base Enterprise
Bản mô tả công việc ảnh hưởng đến cả số lượng và chất lượng của các ứng viên. Vì vậy, hãy dành thời gian để viết một bản mô tả thật hấp dẫn, đồng thời cho họ thấy yêu cầu chính xác của công việc. Để làm được điều đó, bạn cần tránh những lỗi thường gặp sau đây:
- Cóp nhặt bản mô tả công việc từ các công ty khác: Việc tham khảo cách các công ty miêu tả về vị trí công việc tương tự, văn hoá công ty, chế độ đãi ngộ… là cần thiết. Tuy nhiên hãy đảm bảo bản mô tả công việc của bạn giữ được tính độc đáo riêng có.
- Viết ra một danh sách các yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm không thực tế: Trong bản mô tả, nhiều nhà tuyển dụng vẽ nên hình ảnh của một nhân viên bán hàng hoàn hảo – điều này khiến nhiều ứng viên lo ngại không dám ứng tuyển. Để tránh sai lầm đó, bạn nên chia những yêu cầu thành các mục: tối thiểu, ưu tiên và bổ sung.
Chiến thuật này sẽ khuyến khích các ứng viên đạt 60% yêu cầu cũng có thể đăng ký, đây cũng là những gì bạn cần ở một ứng viên. Bởi một người bán hàng hoàn hảo, xét cho cùng thì không tồn tại.
- Sử dụng những thuật ngữ mơ hồ: Những yêu cầu như nhạy bén trong kinh doanh, năng động, nhiệt huyết… được sử dụng quá nhiều đến mức trở nên sáo rỗng. Khi bạn càng cụ thể, khả năng gặp được các ứng viên đúng với yêu cầu càng cao.
- Nếu đội ngũ bán hàng của bạn cần những người có khả năng tiếp thu tốt, hãy nói rằng bạn đang tìm kiếm nhân viên bán hàng “thích được nhận những lời góp ý”. Cách thể hiện này đơn giản, thẳng thắn và quan trọng nhất là trung thực.
- Miêu tả công việc một cách kém hấp dẫn: Bạn đang tìm cách thu hút các ứng viên tiềm năng về đội mình, do đó cần phải đưa ra những lý do khiến đây là công việc đáng mơ ước. Có thể là văn hoá công ty, lộ trình thăng tiến, mức lương cạnh tranh,… những đặc quyền mà chỉ công ty bạn mới có được.
- Đưa ra những thông tin sai lệch: Khiến công việc của mình nghe hấp dẫn không đồng nghĩa với xuyên tạc nó. Ví dụ, nhiệm vụ của nhân viên bán hàng trong tháng đầu chỉ là gọi điện thoại cho khách hàng tiềm năng. Nếu thông tin đó không được đề cập trong bản mô tả sẽ khiến các ứng viên sớm bỏ việc khi nhận ra sự thật về công việc.
Một phương pháp hay để áp dụng đó là mô tả một ngày làm việc bình thường của vị trí công việc đó. Cho ứng viên thấy được lịch trình làm việc mỗi ngày sẽ giúp họ xác định mức độ phù hợp với công việc.
Tiếp đến, làm thế nào để ứng viên biết rằng bạn đang tuyển dụng và có một vị trí công việc rất tiềm năng đang chờ đợi họ? Bước tiếp theo đã sẵn sàng.
Bước 4: Tìm nguồn ứng viên
Sau khi viết xong bản mô tả công việc, bạn đăng lên 10 trang thông tin tuyển dụng và chờ đợi các nhân viên bán hàng tiềm năng ứng tuyển. Có thể cách này sẽ giúp đảm bảo về số lượng ứng viên, nhưng về chất lượng thì không thể chắc chắn. Do vậy, thử nhiều kênh truyền thông tuyển dụng là một cách hiệu quả để có nguồn ứng viên đáp ứng được yêu cầu.
Trang thông tin tuyển dụng
Một số website tuyển dụng phổ biến và hiệu quả nhất ở Việt Nam có thể kể đến như Vietnamworks, Careerlink, CareerBuilder.vn… Mỗi website có đặc thù riêng về đối tượng sử dụng và thuật toán dò tìm nên trước khi đăng thông tin tuyển dụng, bạn nên cân nhắc lựa chọn trang phù hợp nhất để tiết kiệm được về thời gian và chi phí.
LinkedIn là trang mạng xã hội tập trung vào người dùng là các cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu kết nối để tuyển dụng cũng như tìm việc làm. LinkedIn hiện đứng thứ 3 thế giới chỉ sau Facebook và Twitter về số lượng người dùng nên đây chắc chắn là nơi cung cấp nguồn ứng viên dồi dào cho các doanh nghiệp.
Mạng xã hội
Với kênh truyền thông này, ngoài việc đăng tuyển lên các hội, nhóm, diễn đàn việc làm, bạn cũng nên yêu cầu các nhân viên trong công ty chia sẻ cơ hội việc làm lên trang cá nhân của mình.
Các mối quan hệ
Đối với những vị trí công việc quan trọng, yêu cầu kinh nghiệm cao, sử dụng các mối quan hệ để tìm kiếm ứng viên là cách tối ưu. Hãy tận dụng các mối quan hệ nghề nghiệp của mình và nhờ họ giới thiệu các ứng viên phù hợp với các tiêu chí bạn đề ra. Phương pháp giới thiệu ứng viên này vừa đỡ tốn kém chi phí, vừa đáng tin cậy.
Giám đốc kinh doanh
Khuyến khích giám đốc kinh doanh ở công ty bạn duy trì liên lạc với nhân viên bán hàng tại các công ty khác, không phải để ép họ rời bỏ công việc hiện tại mà đưa cho họ những lời khuyên về công việc. Khi tới thời điểm muốn chuyển nơi làm việc, công ty bạn sẽ nằm trong danh sách của họ.
Công ty tuyển dụng
Nếu bạn đang cần tuyển gấp nhân viên bán hàng, thuê dịch vụ tuyển dụng bên ngoài là một giải pháp nhanh chóng. Nhược điểm của cách làm này là tốn kém và các nhà tuyển dụng bên ngoài không nắm rõ văn hoá công ty bạn nên có thể khó khăn khi tìm người phù hợp.
Bước 5: Đo lường và tối ưu
Trong quá trình tuyển dụng, hãy theo dõi và ghi chú lại về mọi khía cạnh, bước nào hiệu quả, bước nào chưa thành công. Đây sẽ là tư liệu hữu ích cho những lần tuyển dụng sau này. Nếu nhận thấy rằng những nhân viên bán hàng có năng lực tốt đều được tuyển dụng qua mạng xã hội, lần tới bạn sẽ tập trung truyền thông trên kênh này thay cho các cách khác.
Bạn có thể sử dụng Base E-hiring như một công cụ đo lường và báo cáo hiệu quả trong các kênh ứng viên và trong từng bước của quá trình tuyển dụng
Trên đây là 5 bước cần làm trước khi trực tiếp gặp mặt ứng viên. Sau khi hoàn thành quá trình chuẩn bị này, đã đến lúc đánh giá và lựa chọn ứng viên!
Bước 6: Sàng lọc trước phỏng vấn
Ở bước sàng lọc này, có nhiều hình thức có thể áp dụng như gọi qua điện thoại, làm bài kiểm tra ngắn hoặc phỏng vấn nhanh trong vòng 10 phút. Mục đích của bước này là kiểm tra một số kỹ năng của ứng viên, giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho vòng phỏng vấn.
Mỗi phương pháp sàng lọc có một ưu điểm riêng. Nếu gọi qua điện thoại giúp bạn kiểm tra phản ứng nhanh nhạy, bài kiểm tra ngắn cho thấy khả năng viết lách thì phỏng vấn nhanh sẽ thử thách tư duy nhạy bén của ứng viên. Đây đều là những kỹ năng cơ bản mà một nhân viên bán hàng cần phải có.
Bước 7: Vòng kiểm tra kỹ năng bán hàng (demo/pitching)
Việc kiểm tra kỹ năng bán hàng có thể sẽ không cần thiết nếu bạn chấp nhận những ứng viên chưa có kinh nghiệm vào làm rồi đào tạo họ. Nhưng đối với những người đã có 1-2 năm trong nghề thì việc kiểm tra này là cần thiết để đánh giá trình độ của ứng viên.
Giao cho ứng viên đề bài bán sản phẩm mà công ty bạn cung cấp và quan sát cách họ thực hiện. Qua đó, ứng viên sẽ không chỉ cho thấy khả năng bán hàng của mình mà còn bộc lộ mức độ tâm huyết, nghiêm túc với vị trí công việc. Những đánh giá qua vòng này sẽ giúp đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng, nhất là khi bạn đang cân nhắc giữa nhiều ứng viên.
Bước 8: Phỏng vấn
Con người vốn luôn bị ảnh hưởng bởi cảm xúc nên nếu chỉ qua một buổi phỏng vấn, khó có thể đánh giá chính xác một người có phù hợp với công việc hay không. Đó là lý do bạn cần đi qua các bước sàng lọc và kiểm tra phía trên trước đi đến với vòng này.
Để cải thiện khả năng đánh giá ứng viên, các buổi phỏng vấn cần được chuẩn hoá bằng cách sử dụng phiếu ghi điểm và bộ câu hỏi thống nhất. Hãy đặt những câu hỏi tương ứng với các yêu cầu năng lực cần có ở một nhân viên bán hàng và người phỏng vấn sẽ chấm điểm trên cơ sở câu trả lời của ứng viên. Sau khi tổng hợp lại, mỗi ứng viên sẽ có 1 số điểm trung bình đánh giá sự thể hiện của họ.
Hệ thống quản trị tuyển dụng Base E-hiring hỗ trợ đánh giá năng lực ứng viên ngay trong lúc phỏng vấn trực tuyến
Phương pháp này đặc biệt hữu ích vì nó giúp loại bỏ sự chủ quan và thiên vị trong quá trình phỏng vấn, hơn nữa cũng dễ dàng khi so sánh các ứng viên với nhau.
Bạn có thể tham khảo các cách hỏi sau đây:
- Bạn sẽ làm gì nếu…?
- Hãy tưởng tượng bạn đang trong hoàn cảnh X. Bạn sẽ hành xử như thế nào?
Bộ câu hỏi của bạn nên đảm bảo đánh giá được kỹ năng bán hàng, thái độ và tính cách, động lực làm việc của ứng viên. Nếu có kỹ năng nào bạn nhất định cần ứng viên đáp ứng, hãy hỏi thật sâu vào đó trong buổi phỏng vấn.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng
Trải qua quá trình tuyển dụng sau đó sa thải và tìm nhân viên thay thế thực sự tốn kém cả về chi phí lẫn thời gian cho doanh nghiệp. Do đó, nên tổ chức họp nhóm giữa những người phỏng vấn để cân nhắc và đưa ra quyết định phù hợp.
Nếu ứng viên cần vài ngày để cân nhắc lời đề nghị của bạn, hãy cho họ thời gian. Nếu trong quá trình tuyển dụng có nhiều ứng viên phù hợp hơn số lượng cần tuyển, hãy giữ mối liên lạc và đồng thời cho họ biết rằng bạn rất ấn tượng và mong được hợp tác trong tương lai. Bởi rất có thể trong vài tháng tới, bạn lại cần tuyển dụng một nhân viên bán hàng khác.
Bạn có thể tham khảo sử dụng Mẫu quyết định tuyển dụng đúng chuẩn.
2. Những điều cần biết trước khi tuyển dụng nhân viên bán hàng
2.1. Cân nhắc kỹ về hình mẫu nhân viên bán hàng bạn cần
Những nhân viên bán hàng hoàn hảo thực sự hiếm, hoặc thậm chí không tồn tại. Chỉ có nhân viên bán hàng phù hợp nhất với vị trí công việc mà thôi. Vì vậy thay vì yêu cầu ứng viên có tất cả những đặc điểm của một người bán hàng xuất chúng, hãy cân nhắc đâu là những yếu tố bạn đang cần tìm nhất.
2.2. Mất bao lâu để nhân viên bán hàng mang lại lợi nhuận cho công ty?
Tuyển dụng nhân viên bán hàng mới sẽ trải qua 3 giai đoạn: không có doanh thu, hồi vốn và tạo ra lợi nhuận. Phải mất một thời gian nhất định mới đến giai đoạn thứ 3, và khoảng thời gian đó là khác nhau với mỗi người. Điều này ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của công ty nên bạn cần cân nhắc nó.
Đầu tiên, cần xem xét tất cả các khoản tài chính liên quan đến một nhân viên bán hàng, bao gồm lương cơ bản, hoa hồng, tiền thưởng,… Sau đó, lấy doanh thu ước tính trừ đi số tiền phải trả cho nhân viên bán hàng mỗi tháng, từ số liệu này, bạn sẽ tính toán được thời gian phải “tài trợ” cho nhân viên của mình trước khi ra được lợi nhuận.
2.3. Bạn sẽ trả lương cho họ như thế nào?
Có nhiều cách để trả lương cho nhân viên bán hàng như: chỉ trả lương cứng, lương cứng kèm theo hoa hồng, hoặc chỉ hoa hồng. Mỗi công thức tính lương đều có ưu và nhược điểm riêng, tuy nhiên dù chọn phương pháp nào thì những người bán hàng giỏi vẫn luôn xứng đáng với một mức thu nhập cao.
Lời kết
Bất kỳ công ty nào cũng mong muốn tuyển được những ứng viên hàng đầu. Tuy nhiên nhân viên bán hàng dù có giỏi đến đâu nhưng không phù hợp với văn hoá công ty thì cũng không thể làm việc hiệu quả được. Vì vậy, nắm vững quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng là một lợi thế rất lớn để lựa chọn được những ứng viên phù hợp.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp để nâng cao hiệu quả tuyển dụng đội ngũ bán hàng, bạn có thể đăng ký ngay tại đây để được tư vấn và nhận hỗ trợ demo Hệ thống quản trị tuyển dụng Base E-hiring.
