Trong một thế giới kinh doanh thu hút ngày càng nhiều nhân viên trẻ thuộc Thế hệ Millennials (Thế hệ Y – sinh ra từ khoảng năm 1980 đến những năm đầu thập niên 2000), nhu cầu làm việc linh hoạt (flexible working) lớn hơn bao giờ hết. Nhưng, nhu cầu này chắc chắn sẽ gây ra khúc mắc giữa lợi ích của nhân viên và doanh nghiệp.
Vậy nhà quản lý có nên cho nhân viên làm việc theo giờ linh hoạt không? Nếu CÓ, phải làm như thế nào để giữ hiệu suất ở mức cao nhất? Đã từng có case study thành công điển hình nào liên quan tới chính sách này chưa?
Bài viết này sẽ lần lượt trả lời các câu hỏi của bạn.
1. Làm việc theo giờ linh hoạt (flexible work hours) có nghĩa là gì?
Trước hết, giờ giấc linh hoạt không có nghĩa là sự tuỳ ý đến muộn – về sớm mà không tuân thủ giờ làm việc quy định của công ty.
Giờ làm việc linh hoạt cho phép một nhân viên làm việc theo những khoảng thời gian khác với quy định bắt đầu và tan làm của các công ty bình thường (ví dụ từ 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều). Trong một giới hạn cho phép, nhân viên có thể sắp xếp và xác định khi nào đến nơi làm việc, khi nào nên rời đi và đâu là lúc cần nghỉ ngơi giữa ngày.
Giờ làm việc linh hoạt là gì?
Trước đây, tính linh hoạt có nghĩa là nhân viên có thể làm việc từ 7 giờ sáng – 3 giờ chiều, nghĩa là làm việc thêm một giờ trước đó để đổi lấy tan làm sớm một giờ vào cuối buổi chiều. Nhưng, nhân viên ngày nay đòi hỏi nhiều hơn từ chủ lao động của họ và đặc biệt là thế hệ Millennials.
Khi giờ làm việc linh hoạt được áp dụng, giờ làm việc thông thường sẽ giảm xuống hoặc tăng lên trong giới hạn, ví dụ như 3 giờ. Nếu thời gian làm việc thông thường mỗi ngày là 8 giờ thì nhân viên sẽ có 5 giờ làm việc cố định.
Nhân viên thậm chí có thể linh hoạt hơn nữa dựa trên nhu cầu của họ tại bất kỳ thời điểm nào. Ví dụ, họ muốn đi làm vào những ngày có đối tác tới văn phòng cùng đàm phán, hay muốn được vắng mặt vào những ngày gia đình tổ chức bữa tiệc, cần đi khám bệnh,…
Lúc này, tích luỹ giờ linh hoạt sẽ phát huy tác dụng. Thông qua giờ làm việc hằng ngày của nhân viên, họ có thể tích luỹ tối đa +40 giờ hoặc bị âm -40 giờ cần phải làm bù. Nếu đã tích luỹ được nhiều, nhân viên có thể thoả thuận cùng nhà quản lý về việc nghỉ nhiều ngày và coi số tích luỹ đó là làm bù.
Cốt lõi vấn đề ở đây là việc bạn đặt niềm tin vào nhân viên và cho phép họ giao nộp kết quả công việc tại thời điểm họ thấy tâm đắc, đồng thời họ có thể tuỳ chọn vị trí tốt nhất để làm việc.
2. Có nên cho nhân viên làm việc theo giờ linh hoạt không?
Ngày nay, công cuộc chuyển đổi số dường như đang ủng hộ và thúc đẩy làm việc linh hoạt. Hàng loạt công cụ 4.0 và công nghệ đám mây đã nâng tầm cách thức giao tiếp, cho phép hầu hết chúng ta làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào, miễn là có kết nối Internet.
Do đó, ngày càng nhiều nhân viên mong muốn có được sự cân bằng tốt hơn giữa cuộc sống và công việc. Nhu cầu này mạnh đến mức nếu công ty không thể hoặc không sẵn lòng đáp ứng, họ sẽ nhanh chóng nghỉ việc và tìm kiếm nơi khác.
Có một thực tế là giờ làm việc linh hoạt không phù hợp với tất cả cá nhân và ngành nghề; nhưng bất kỳ công ty nào đang muốn phát triển đều nên xem xét đầy đủ lợi ích của nó và áp dụng một cách khéo léo.
3. 7 lý do bạn nên áp dụng giờ làm việc linh hoạt cho nhân viên
3.1. Tăng năng suất lao động
Nhân viên hiện đại có xu hướng muốn được hoạt động bên ngoài giới hạn 8 tiếng nơi công sở. Họ muốn cân bằng tốt hơn giữa công việc – cuộc sống và nắm quyền lựa chọn khoảng thời gian tốt nhất để làm việc hiệu suất cao.
Những nhân viên ủng hộ giờ làm việc linh hoạt đều biết rõ khi nào họ đạt được tâm thế sẵn sàng làm việc nhất để làm việc, bất kể họ đã đến văn phòng hay đang linh hoạt tại nhà (làm việc từ xa). Có nhiều người thích làm việc vào sáng sớm với một tách cafe, và một số người khác lại có thói quen mở máy tính vào đêm khuya yên tĩnh.
Bằng cách chủ động phân bổ sự tập trung và năng lượng vào khoảng thời gian linh hoạt, nhân viên của bạn luôn duy trì được năng lượng và sức khoẻ tốt nhất.
Giờ làm việc linh hoạt giúp tăng năng suất lao động của nhân viên
Lý thuyết này ủng hộ phương pháp đo lường năng suất lao động dựa trên output (đầu ra) chứ không phải input (đầu vào).
Ví dụ, trong cùng một ngày, nhân viên A đã có mặt trong suốt 8 tiếng đồng hồ tại văn phòng, nhân viên B lại chỉ có mặt 2 giờ rồi sử dụng quỹ thời gian linh hoạt để có thể làm việc ở nhà. Đến deadline, 2 người cùng giao nộp kết quả, điều bất ngờ là nhân viên B giải quyết được nhiều công việc nhiều hơn. Vậy ai mới là người làm việc năng suất?
3.2. Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Có một sự thật là nếu nhân viên được phép làm việc khi họ đang trong trạng thái làm việc tốt nhất, chất lượng đầu ra của họ sẽ được cải thiện đáng kể. Ngược lại, khi bị ép phải hoàn thành deadline trong tâm thế chán nản, nhanh chóng cảm thấy kiệt sức và gần như không đặt trách nhiệm nhiều vào kết quả.
Bạn có thường để ý rằng, các lỗi sai kỹ thuật thường xuất phát từ nguyên nhân thiếu tập trung và thiếu đam mê của nhân viên?
Khi bị đặt trong chiếc hộp mà mọi người đều phải theo một khuôn mẫu, số lượng – vẻ bề ngoài của kết quả làm việc thường được đem ra so sánh ngầm với nhau. Chỉ khi được chủ động hơn, xu hướng tập trung vào chất lượng mới được kích hoạt.
Lúc này, thời gian làm việc linh hoạt cũng giống như một loại cảm hứng nghệ thuật. Miễn cưỡng người nghệ sĩ phải sáng tác trong không – thời gian bó buộc thì sẽ chẳng bao giờ có được kiệt tác để đời.
3.3. Giảm chi phí công nghệ thông tin
Cho phép nhân viên làm việc theo giờ linh hoạt thường đi kèm với BYOD (Bring your own device – mang theo thiết bị của riêng bạn). Hành vi này đã thấm nhuần trong văn hoá doanh nghiệp ở nhiều nơi trên toàn thế giới: nhân viên luôn hào hứng với việc sử dụng laptop, smartphone, tablet cá nhân để hoàn thành công việc.
Làm việc theo giờ linh hoạt thường đi kèm với văn hoá BYOD
Mặc dù đối với các đội kỹ thuật còn non yếu, văn hóa BYOD có thể gây ra rắc rối về bảo mật thông tin; nhưng nhìn chung nó vẫn được khuyến khích.
Lợi ích hữu hình nhất của BYOD là giúp giảm đáng kể số tiền mua sắm máy chủ, trang thiết bị đắt tiền và các chi phí có liên quan như tiền điện, bảo trì, bảo dưỡng, nhân sự,… cho doanh nghiệp.
3.4. Giảm chi phí tuyển dụng và tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
Có lẽ điều quan trọng nhất mà chính sách làm việc theo giờ linh hoạt mang tới là sự hài lòng của nhân viên. Rất nhiều người thậm chí sẵn sàng giảm thiểu lương và phúc lợi để tìm kiếm tiêu chí linh hoạt ở nơi khác.
Nhân viên hài lòng chắc chắn sẽ gắn bó với doanh nghiệp, ngay cả khi bạn đang trải qua thời kỳ khó khăn. Từ đây, tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate) ổn định ở mức thấp và doanh nghiệp không còn phải lo lắng bỏ thêm tiền bạc và công sức cho tuyển dụng người mới.
Kể cả trong trường hợp bạn cần mở rộng quy mô nhân sự, nội dung mô tả “Làm việc theo giờ linh hoạt” cũng là một điểm nhấn thu hút nhiều ứng viên hơn – một lần nữa giảm chi phí tuyển dụng.
Dữ liệu từ LinkedIn’s Global Talent Trends 2019 cho thấy trong vòng 3 năm trở lại đây, số lượng tin tuyển dụng trên LinkedIn có đề cập đến tính linh hoạt trong công việc tăng tới 78%.
3.5. Tạo cơ hội làm việc cho nhân viên tài năng
Một khi bạn cho phép nhân viên linh hoạt chọn lựa khung giờ làm việc, bạn sẽ mở rộng cánh cửa tuyển dụng của mình tiếp cận tới một tệp rộng lớn các ứng viên tài năng. Điều này đặc biệt đúng đối với những người lao động có thể làm nhiều nghề cùng lúc và ưu tiên sự linh hoạt.
Ví dụ, nếu trong dự án của bạn có một vị trí công việc yêu cầu kỹ năng chuyên môn cao mà bạn không thể tìm được ai tại địa phương, hãy thiết lập giờ linh hoạt theo cách mà nhân viên từ xa có thể làm việc được. Kể cả là đối với người nước ngoài, sự chênh lệch múi giờ cũng không còn là vấn đề nữa.
3.6. Làm việc nhóm tốt hơn
Các nhóm hoạt động trên cơ sở làm việc linh hoạt có khả năng gắn kết với nhau hơn, bởi họ dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau nếu đồng nghiệp có việc bận, chứ không phải để mặc cá nhân tự xin nghỉ không lương.
Ví dụ, nếu ai đó cần nghỉ vài giờ vào buổi sáng để giải quyết vấn đề đột xuất trong gia đình, các thành viên còn lại trong nhóm sẽ đồng cảm và hỗ trợ nhất có thể; bởi vì họ biết điều tương tự sẽ diễn ra nếu họ rơi vào trường hợp tương tự.
Các đội nhóm làm việc linh hoạt cũng có ít mâu thuẫn nội bộ hơn, đơn giản là bởi họ không giáp mặt nhau 8 tiếng/ngày, có ít tương tác hơn và hầu hết trong số đó chỉ liên quan đến công việc.
3.7. Giảm lượng khí CO2 thải ra môi trường
Dấu chân carbon (carbon footprint) là chỉ số thống kê lượng khí carbonic (CO2) được thải vào khí quyển do những hành động hàng ngày của con người. Con số này càng lớn thì tác động vào môi trường càng mạnh.
Với việc ít người có mặt tại văn phòng một cách thường xuyên, sử dụng ít thiết bị hơn và xả rác thải ít hơn mỗi ngày, nơi làm việc của bạn chắc chắn sẽ cắt giảm đáng kể lượng khí thải CO2 này.
Làm việc linh hoạt theo giờ làm giảm lượng khí CO2 doanh nghiệp thải ra mỗi ngày
Lợi ích dễ thấy nhất là tiết kiệm được chi phí sản xuất năng lượng cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, không gian làm việc “xanh” là một hình tượng truyền thông rất có giá trị với ứng viên tuyển dụng và công chúng ngày nay, đặc biệt là những người quan tâm tới bảo vệ môi trường.
4. Case study: PwC đã xây dựng thành công văn hoá làm việc theo giờ linh hoạt bằng cách nào?
Cùng xem quy trình PwC biến giờ làm việc linh hoạt từ một ý tưởng táo bạo thành một yếu tố văn hoá doanh nghiệp, bạn sẽ hiểu được doanh nghiệp bạn cần phải làm những gì.
PwC là một trong bốn công ty kiểm toán hàng đầu thế giới hiện nay. Nghe đến lĩnh vực kiểm toán, chắc hẳn nhiều người sẽ nghĩ rằng đây là môi trường làm việc quy tắc chặt chẽ đến khắc nghiệt. Nhưng không, sự thật là PwC đã dành cả thập kỷ qua để xây dựng một nền văn hóa đề cao tính linh hoạt, cho phép nhân viên tuỳ chọn thời gian và địa điểm làm việc.
Chính sách này đã giúp PwC giữ vững vị trí trong Top 100 công ty tốt nhất để làm việc suốt 15 năm liên tiếp.
Quá trình đó của PwC được tóm gọn như sau:
4.1. Xây dựng chính sách từ những gì nhân viên thực sự muốn
PwC bắt đầu áp dụng giờ làm việc linh hoạt khi thế hệ Millennials đang dần chiếm tỷ lệ % cao trong lực lượng lao động của công ty. PwC nói rằng linh hoạt là 1 trong 3 điều kiện làm việc lý tưởng nhất đối với Millennials, điều này quả không sai.
4.2. Đưa ra cùng một chính sách linh hoạt cho nhân viên và để họ tự linh hoạt sử dụng nó
Mặc dù giờ làm việc linh hoạt đặc biệt quan trọng hơn với một số nhân viên (ví dụ như phụ nữ mang thai hoặc có con nhỏ), nhưng PwC tin rằng mọi người đều có thể hưởng lợi từ chính sách này và đều tin rằng điều đó có giá trị với họ.
Đó là lý do tại sao PwC đã đưa ra chính sách chung nhất có thể mà không trao đặc quyền cho riêng nhóm nhân viên nào.
Tính tinh hoạt hằng ngày dành cho nhân viên của PwC được thể hiện qua một số quy định:
- Sử dụng “Ngày linh hoạt” để nghỉ ngơi giống như ngày phép thông thường
- Cung cấp các nguồn lực bí mật hỗ trợ nhân viên và gia đình của họ về tài chính, giáo dục, chăm sóc người già và trẻ em,… và giảm tải áp lực nhờ các cuốn sách báo, tạp chí miễn phí.
- Không giới hạn ngày nghỉ ốm cho nhân viên dự kiến làm việc trên 1000 giờ/năm, hỗ trợ cả ngày nghỉ để chăm sóc bố mẹ, con cái, vợ chồng,…
Bên cạnh đó, nhân viên của PwC không bắt buộc phải ngồi trước bàn làm việc trong giờ hành chính từ thứ hai tới thứ sáu. Sự đóng góp được ghi nhận theo kết quả thực tế chứ không phải số giờ có mặt tại văn phòng.
Các đội nhóm của PwC sẽ cùng thống nhất các khả năng linh hoạt xoay quanh giờ làm việc như giảm số lượng giờ, đẩy khung giờ lên sớm/muộn hơn, số ngày/tuần có thể làm việc tại nhà, 2 người cùng chịu trách nhiệm 1 vị trí công việc, chính sách giữ nguyên hay giảm lương,…
Cuối cùng, PwC đưa ra một số quy tắc lỏng lẻo, ví dụ như nhân viên cần thông báo cho người quản lý và đồng nghiệp biết khi nào họ vắng mặt thay vì cứ đến và đi đột ngột.
Giờ làm việc linh hoạt đã thấm nhuần vào văn hoá doanh nghiệp của PwC
4.3. Tin tưởng tuyệt đối vào nhân viên
Một số công ty lo sợ việc linh hoạt này sẽ khiến năng suất sẽ bị ảnh hưởng. Nhưng PwC luôn tin tưởng nhân viên cho dù lịch trình của họ có linh hoạt đến đâu hay họ đã gắn bó với công ty bao lâu.
Bằng cách tin tưởng đó, PwC nhận về sự trung thành của nhân viên. Khi công ty trong giai đoạn cần phải làm thêm nhiều giờ hơn, nhân viên sẽ vui vẻ ủng hộ.
4.4. Lãnh đạo và nhà quản lý là lá cờ tiên phong
Quá trình triển khai văn hoá làm việc linh hoạt tại PwC bắt đầu bằng việc các nhà lãnh đạo nhắc đi nhắc lại về sự linh hoạt để ý tưởng bén rễ trong tâm trí nhân viên. Tiếp theo, các cấp quản lý tự mình thực hiện sự linh hoạt, sau đó nói với nhân viên rằng đó là quyền mà nhân viên cũng được hưởng.
Ngày nay, tính linh hoạt không còn là một chính sách mà đã trở thành một phần chính của văn hóa doanh nghiệp tại PwC. PwC vẫn giữ vững vị thế ông lớn trong ngành và không ngừng cải thiện môi trường làm việc đáng mơ ước.
Tạm kết
Mong muốn về giờ làm việc linh hoạt thường bị từ chối thẳng thừng bởi các nhà quản lý thông thường. Họ cho rằng nhân viên đang lười biếng, muốn làm ít việc hơn hoặc thoát khỏi tầm kiểm soát của nhà quản lý, nên ra sức giữ đội ngũ nhân sự theo đúng khuôn mẫu kỷ luật chung.
Tuy nhiên, là nhà quản lý hiện đại, bạn cần tin tưởng nhân viên nhiều hơn và hiểu rằng sự hạnh phúc của mỗi cá nhân chính là nền tảng làm nên một “doanh nghiệp hạnh phúc”.
Chúc bạn thành công trong việc áp dụng giờ làm việc linh hoạt vào doanh nghiệp mình!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đăng ký tư vấn và trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý công việc Base Wework – thúc đẩy cộng tác từ xa tại đây.
