Mẫu thư từ chối ứng viên

Thay vì để tình trạng đó xảy ra, hãy sử dụng mẫu thư từ chối này để dẫu lần này ứng viên chưa có cơ hội làm việc cùng doanh nghiệp thì họ vẫn cảm thấy thoải mái với những cơ hội về sau. 

Điều quan trọng trong mỗi lá thư từ chối là bạn giải thích được vì sao bạn phải từ chối. Điều đó thể hiện rằng bạn tôn trọng khoảng thời gian và sự quan tâm mà ứng viên đã dành cho công ty bạn. Ví dụ như nếu ở thời điểm này họ có đủ kĩ năng nhưng thiếu các kinh nghiệm cần thiết, họ hoàn toàn có thể cân nhắc việc ứng tuyển lại sau này. Hay nếu như họ ứng tuyển muộn, hoặc phù hợp hơn với các vị trí khác, bạn có thể liên lạc lại với họ khi có đợt tuyển mới. 

Nếu như ứng viên của bạn đã lọt được tới những vòng cuối cùng của đợt tuyển, bạn có thể gợi ý giữ liên lạc với họ qua các kênh mạng xã hội như LinkedIn. 

Tuy nhiên, nếu như bạn biết chắc chắn rằng bạn sẽ không nhận ứng viên này, thì tốt nhất bạn cũng nên thẳng thắn với họ – thay vì cố gắng úp mở về các cơ hội tương lai. Dù là từ chối thẳng thừng thì việc gửi cho họ những lời chúc nhỏ (như “Chúc bạn may mắn với công việc / dự án…” hay “Chúng tôi chúc bạn mọi điều may mắn nhất trong tương lai”) thì cũng giúp bạn để lại được ấn tượng tốt về công ty. 

Dưới đây là mẫu thư từ chối dành cho ứng viên đã đến tới những vòng tuyển dụng cuối, rằng bạn rất tiếc phải thông báo họ không thể đi tiếp tới những vòng sau đó. Bạn hoàn toàn có thể bổ sung vào email này một số nhận xét và chi tiết về lí do vì sao bạn từ chối họ, đặc biệt đối với những ứng viên đã tham gia vòng phỏng vấn. Với những ứng viên bị loại từ vòng gửi hồ sơ thì email có thể đơn giản và ngắn gọn hơn. 

Bạn cũng có thể thay đổi ngôn ngữ trong email theo phong cách chuyên nghiệp hoặc thân thiện, tùy theo văn hóa riêng của công ty bạn. 

MẪU THƯ TỪ CHỐI ỨNG VIÊN

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]   

[Tên_ứng_viên] thân mến,

Trước hết, chúng tôi chân thành cám ơn bạn đã dành thời gian quan tâm đến [Tên_công_ty]. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí [Tên_vị_trí] bởi ở thời điểm này chúng tôi nhận thấy [lí do từ chối]. 

[Bạn có thể tùy chỉnh vào đoạn này những góp ý của bạn về quá trình ứng tuyển đối với những ứng viên mà bạn có thể cân nhắc trong tương lai:] Thực sự chúng tôi cũng rất ấn tượng với kĩ năng và các thành tích mà bạn đã đạt được [Tốt nhất nên chi tiết thêm về những điểm ở ứng viên khiến bạn chú ý.] Chính vì vậy chúng tôi tin rằng bạn có thể phù hợp với công ty chúng tôi cho những vị trí trong tương lai, và chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi có cơ hội. 

Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp. 

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ kí]

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Download miễn phí bộ email template cho nhà tuyển dụng từ Base E-hiring – để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp trước ứng viên.