Trong quá trình tuyển dụng, một bước vô cùng quan trọng sau khi xem qua một loạt các CV đó là đưa ra quyết định: “Ai là ứng viên đủ tố chất khiến chúng ta muốn gặp?”. Và ngay sau quyết định đó, bạn phải gửi ngay cho ứng viên của mình một bức thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn.
1. Thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn là gì?
Cái tên của nó chính là câu trả lời đầy đủ nhất. Đây là bức thư thông báo với ứng viên của mình rằng họ đã được chọn tới vòng kế. Xưa khi chưa có sự xuất hiện của các phương tiện điện tử, người ta thường dùng văn bản và gửi tới hòm thư của từng nhà. Sau này khi việc gửi Mail trở nên dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn, mọi người chuyển sang dùng Mail như một công cụ chính.
2. Tiêu chí cho một mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn đúng chuẩn
Tất nhiên trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra một mẫu thư cho các độc giả tham khảo. Tuy nhiên, sử dụng chung một mẫu thư chắc chắn sẽ không tốt và ai cũng hiểu điều đó. Vì vậy, để hỗ trợ các bạn làm ra một mẫu thư báo trúng tuyển phỏng vấn của riêng mình, chúng tôi sẽ đưa ra một vài tiêu chí sau:
Về nội dung
- Có đủ thông tin về buổi phỏng vấn: Những thông tin này bao gồm ngày, giờ, địa điểm phỏng vấn, người bạn sẽ phỏng vấn và thời gian buổi phỏng vấn dự kiến sẽ diễn ra. Về cơ bản là vậy, còn nếu bạn muốn dặn dò thêm ứng viên hoặc đưa ra một số chỉ dẫn thì cứ viết vào, miễn là thỏa mãn các tiêu chí bên dưới.
- Đưa cho ứng viên một vài lựa chọn: Vì bạn đang Offer cho ứng viên một cuộc gặp nên hãy để họ lựa chọn. Lựa chọn có thể là khoảng thời gian thích hợp với họ, hay họ có đề xuất gì không hoặc thậm chí là lựa chọn có tới hoặc không tới phỏng vấn.
- Hỏi xác nhận: Sau cùng, sau khi trình bày mọi thứ, bạn nên nhắn ứng viên rằng hãy xác nhận sẽ tới phỏng vấn kèm theo các lựa chọn phù hợp với họ để cả 2 bên cùng cân nhắc. Việc này giúp tăng tương tác với ứng viên tiềm năng và giúp bạn xác định được những ứng viên nào còn hứng thú với công việc của mình.
- Khuyến khích mail cá nhân hóa: Hiện nay có nhiều công cụ cho phép cá nhân hóa các email gửi hàng loạt, đây là cách mà doanh nghiệp bạn nên tận dụng để tạo sự gần gũi với ứng viên. Nếu số lượng ứng viên ít và nguồn lực cho phép, thậm chí bạn có thể viết từng email riêng cho các ứng viên.
Về trình bày
- Ngôn ngữ gãy gọn: Đây là tiêu chí cơ bản mà tất cả các bức thư nên có. Điều này có nghĩa là bạn đừng cố viết vòng vo, giải thích này nọ, hãy để câu cú đơn giản và có nghĩa rõ ràng.
- Phong cách viết lịch sự, chuyên nghiệp: Bạn nên viết một phong cách trang trọng và cảm ơn ứng viên vì sự quan tâm của họ tới công ty. Sau đó từ từ đưa ra các thông tin cũng như giải thích nếu có. Điều này ắt sẽ thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp.
- Trình bày rõ ràng: Một thủ thuật rất đơn giản đó là thường xuyên cách đoạn (thường khoảng 3 dòng bạn nên cách đoạn 1 lần) và mỗi đoạn cách nhau một lần bấm Enter. Lưu ý khi chèn ảnh hay Link chúng ta không nên quá màu mè, ảnh thì nên căn giữa.
- Độ dài vừa phải: Email hay thư không nên quá dài sẽ làm người đọc nản ngay khi đọc. Nếu viết dài thì chắc chắn bạn đã không đạt tiêu chí thứ 2.
Nếu bức thư của bạn đạt các tiêu chí trên, hãy tự tin là mình đã có một thư thông báo phỏng vấn hay, gọn và đúng chuẩn!
3. Mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn
Dưới đây là mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn mà Base E-Hiring tổng hợp. Đây là mẫu thư đảm bảo các tiêu chí ở trên mà các độc giả của Base E-Hiring có thể tham khảo:
Subject: Thư mời phỏng vấn – [Tên công ty bạn]
[Tên ứng viên] thân mến,
Cảm ơn bạn đã ứng tuyển cho vị trị [Vị trí ứng tuyển] của công ty [Tên công ty bạn] chúng tôi!
Sau khi xem xét [đơn ứng tuyển / CV / Resumé / Porfolio] của bạn, công ty chúng tôi rất ấn tượng và mong muốn mời bạn tham gia buổi phỏng vấn [Trực tiếp / Qua điện thoại / Online] cho vị trí [Vị trí tuyển dụng] tại công ty [Tên công ty của bạn].
Bạn sẽ phỏng vấn với trưởng bộ phận [Tên bộ phận đang tuyển dụng] là anh / chị …. [Bạn có thể nói thêm những thứ khác mà ứng viên cần chuẩn bị tại phần này].
Chúng tôi sẽ tổ chức phỏng vấn các ứng viên tại các khung giờ sau:
- Lựa chọn 1
- Lựa chọn 2
- Lựa chọn 3
Nếu không có lựa chọn nào phù hợp, hãy nói cho chúng tôi biết khung giờ thích hợp của bạn nhé. Hạn để trả lời Email này là ngày: … Mọi thay đổi cần thông báo 24h trước khi phỏng vấn.
Hãy xác nhận Email này khi bạn nhận được kèm theo khoảng thời gian phỏng vấn phù hợp để chúng tôi tiếp đón bạn chu đáo.
Rất mong nhận được phản hồi sớm từ bạn!
Trân trọng,
[Tên của quản lý]
[Chữ ký]
Kết luận
Thư thông báo trúng tuyển dù đơn giản nhưng lại là bước rất quan trọng giúp bạn giao tiếp hiệu quả với ứng viên. Mong rằng những thông tin trong bài viết sẽ bổ ích cho các bạn – những người muốn tạo được một mẫu thư báo trúng tuyển phỏng vấn phù hợp.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nhận MIỄN PHÍ bộ 8 mẫu email dành cho nhà tuyển dụng tại đây.
